Un scurt ghid pentru rezolvarea problemelor în managementul proiectelor (Sfaturi de experți)

Una dintre cele mai importante abilități care te face un mare manager de proiect este rezolvarea problemelor. Când vă gestionați proiectele, problemele sunt inevitabile. Pentru că toți trebuie să ne confruntăm cu același tip de situații chiar și în viața noastră de zi cu zi. Ceea ce face diferența este cunoștințele și cât de eficient le puneți în aceste cunoștințe pentru a rezolva o problemă actuală sau iminentă.

Rezolvarea problemelor este procesul de observare a ceea ce se întâmplă în mediul tău; identificarea lucrurilor care ar putea fi schimbate sau îmbunătățite.

kepner-tregoe

Rezolvarea problemelor în managementul proiectelor este un proces strategic. Prin urmare, nu puteți obține această abilitate peste noapte. Este nevoie de învățare pas cu pas, de adoptarea unui cadru pentru a face asta și, evident, de menținerea unor considerații cruciale.

Ei bine, în acest scurt ghid, vă vom arăta câteva dintre metodele dovedite de rezolvare a problemelor de urmat în managementul proiectelor. După ce veți termina de citit, veți putea înțelege care sunt cele mai esențiale lucruri pe care trebuie să le faceți și veți iniția o foaie de parcurs pentru a deveni un rezolvator eficient de probleme.

Importanța rezolvării problemelor în managementul proiectelor

Există multe motive pentru care trebuie să înveți abilitățile de rezolvare a problemelor în managementul proiectelor. Înainte de a continua cu cele mai bune tehnici sau cele mai bune practici, să trecem prin câteva dintre punctele cheie care fac din rezolvarea problemelor în managementul de proiect o afacere serioasă.

Repararea lucrurilor stricate în proces

Rezolvarea problemelor necesită o mentalitate unică. Când aveți asta în minte, vă puteți îngriji cu ușurință proiectele cu mai multă intensitate. A face afaceri și a gestiona proiecte este un lucru simultan. O structură bine dezvoltată de rezolvare a problemelor vă ajută să subliniați lucrurile care sunt stricate, care au nevoie de îmbunătățiri sau de o actualizare.

Sortați riscurile

Identificarea riscurilor este crucială pentru proiectele dvs. Cadrul de rezolvare a problemelor vă ajută să înțelegeți starea actuală a afacerii dvs. Cu date suficiente, puteți rezolva cu ușurință riscurile care pot fi gestionate cu resurse adecvate.

Îmbunătățirea performanței

Proiectele tale și angajații sunt integrale, se completează reciproc pentru a atinge un singur obiectiv – succes și dezvoltare. Deci, atunci când sunteți pregătiți să căutați o soluție fiabilă pentru problemele dvs., aceasta are și un impact bun asupra angajaților dvs. În cele din urmă, asta duce la îmbunătățirea performanței tale generale.

Caut Oportunități

Cu cât rezolvi mai mult probleme, vezi cele mai noi fisuri, lucruri stricate și lucruri care au nevoie de o actualizare. Cu același proces, puteți învăța să vedeți imaginea de ansamblu, să înțelegeți natura imaginii de ansamblu și să deveniți capabil să o transmiteți ca manager de proiect. Prin urmare, puteți rezolva riscurile și oportunitățile și, în același timp.

Dacă doriți să vă gestionați toate activitățile de proiect direct din tabloul de bord WordPress, consultați acest articol din Ghidul pentru începători pentru gestionarea proiectelor WordPress.

5 pași pentru rezolvarea problemelor în managementul de proiect pe care ar trebui să îi urmați

După cum știți deja, abilitățile de rezolvare a problemelor necesită un cadru. În calitate de manager de proiect, trebuie să eficientizați cele mai potrivite metode urmând expertiza și resursele dvs. Mai jos, am sortat câteva dintre cele mai dovedite tehnici care vă pot face un profesionist inteligent pentru rezolvarea problemelor în managementul proiectelor. Aruncă o privire la ele unul câte unul -

1. Definirea problemei este prima ta prioritate

În felul în care privești o problemă, angajații tăi nu o vor face. Pentru că, atunci când văd o problemă, vor să o rezolvi pentru ei, deoarece tu ești managerul de proiect. Deci, este important pentru tine să definești problema în primul rând. De exemplu, echipa ta lipsește în mod continuu termene limită, așa că este o problemă de la capătul lor. Pentru a ajunge la o soluție viabilă, trebuie să înțelegi de ce echipa ta face aceleași greșeli.

Înțelegerea naturii unei probleme este posibilă atunci când știi de ce se întâmplă ceva cu proiectul tău, de ce lucrurile continuă să devină probleme. Pentru a vă da seama, puteți urma abordarea 5W1H.

Înseamnă să pui aceste șase întrebări pentru a defini o problemă în managementul de proiect -

• OMS   afecteaza problema?
• Care sunt simptomele problemei?
• Unde/unde a avut loc proiectul?
• Când se întâmplă?
• De ce   are loc problema?
• Cum se întâmplă?

Așadar, adresarea acestei întrebări te-ar ajuta cu siguranță să-ți definești problema atunci când vrei să o rezolvi într-un mod inteligent și impecabil.

Citiți mai multe: Cum să îmbunătățiți productivitatea echipei folosind WP Project Manager.

2. Aflați motivele din spatele problemei

După ce înțelegeți natura unei probleme, următorul pas necesar este să aflați motivele din spatele acesteia și să le analizați până la bază. Este similar cu găsirea golului în fluxul dvs. de lucru și completarea lor una după alta pentru a ajunge la o soluție adecvată. Prin urmare, găsirea motivelor nu va fi dificilă dacă urmați o abordare strategică.

De exemplu, puteți utiliza o diagramă Fishbone. Este un proces celebru și util pentru a afla motivele unei probleme. Ei bine, ce este o diagramă Fishbone? Teoreticianul organizațional japonez Kaoru Ishikawa a creat-o, care este folosită pentru a clasifica motivele principale ale unei probleme într-o formă vizuală.

Uită-te deasupra imaginii. Să presupunem că problema este că site-ul dvs. web este defect. O diagramă Fishbone vă va ajuta să notați posibilele motive care pot determina căderea site-ului dvs. Menținând o astfel de demonstrație vizuală, puteți deveni mai bun și eficient în ceea ce privește rezolvarea problemelor dvs. în managementul proiectelor.

Iată câteva lucruri inevitabile – motivele pe care le notați, ar trebui să fie reale. Dintr-o mulțime de motive posibile, treaba ta este să înțelegi motivele reale. Este posibil dacă mergi pentru o analiză profundă. Prin urmare, pentru a face acest lucru, Root Cause Analysis (RCA) ar fi de ajutor.

3. Generarea de idei pentru soluții

Acum că știți ce problemă trebuie să rezolvați și care sunt cauzele, puteți să generați idei pentru soluțiile potrivite. Este un pas gradual de rezolvare a problemelor în managementul proiectelor. Deci, în acest pas, aveți mai multă libertate de a deveni creativ. Scopul acestui pas este de a găsi un set de soluții. Aveți nevoie de o rezervă de soluții sau de soluții alternative evident. Ele vă ajută să vă reduceți riscurile. Dacă o soluție eșuează, puteți alege o abordare alternativă.

Prin urmare, trebuie să lucrați mult cu mintea, să cercetați și să adunați modalități de soluții posibile. Cele mai bune două moduri de a genera idei sunt – brainstormingul și hărțile mintale.

Mindtools explică că rezolvarea creativă a problemelor funcționează în patru pași. Ele sunt – clarifică, idee, dezvoltă, implementează.

Etapa de clarificare te face să explorezi din nou viziunea ta asupra proiectului și natura problemelor. Apoi, ghidează spre colectarea datelor necesare și formularea întrebărilor. Următorii pași se referă la extinderea cadrului cu toată înțelegerea, datele, resursele și obiectivul dvs. pentru a explora idei, a formula soluții și a crea un plan de implementare.

4. Selectați cea mai potrivită soluție

Nu este ușor să alegi culoarea potrivită atunci când garderoba ta este plină de haine similare. Dar atunci când sunteți hotărât, cunoașteți eticheta și codul vestimentar al acelui program, simțul dvs. de modă vă permite să alegeți culoarea care se potrivește cel mai mult. Același lucru se întâmplă întotdeauna în timp ce gestionați orice proiecte și puteți rezolva ceva.

După ce ai generat o mulțime de idei și ai formulat o grămadă de soluții diferite, ezitarea este inevitabilă. Deci, în calitate de manager de proiect, abilitatea dvs. de rezolvare a problemelor necesită să selectați cea mai utilă și mai ușoară modalitate de a vă rezolva problemele.

Ei bine, cele mai bune modalități de a face acest lucru este să măsurați toate soluțiile, să le comparați între ele și să luați în considerare următoarele fapte -

• Așteptările și prioritățile tale
• Evaluează toate soluțiile și măsoară-le
• Luați în considerare resursele dvs
• Alegeți cel mai simplu în primul rând

Cu toate acestea, nu ar trebui să încetați niciodată să puneți întrebări. Întrebați-vă, inspirați-vă elevii care lucrează la proiect să pună întrebări. Cu cât apar mai multe întrebări, soluția ar fi mai eficientă și mai ireproșabilă.

5. Luați măsuri pentru a vă rezolva problemele

Când știi care este problema ta și ce soluție trebuie să implementezi, iei de la capăt. Este timpul să luați o acțiune. Implementarea unei soluții este pasul final. Dar trebuie să treci prin toți pașii anteriori pentru a ajunge la acel nivel. Este un cadru stabilit pentru a vă crește abilitățile de rezolvare a problemelor.

Citește mai mult: 6 idei interesante de management de proiect de urmat în 2022.

Cum vă poate ajuta un instrument de management de proiect în rezolvarea problemelor

Într-o epocă a automatizării, managementul proiectelor devine mai ușor datorită instrumentelor care vă ajută să creați o bază de date online a angajaților, clienților, conturilor și proiectelor generale etc. Un software de automatizare PM vă permite să urmăriți în direct fiecare proces și să vă ușurați efort de a lua decizii mai bune.

De exemplu, dacă aveți un instrument de automatizare PM precum WP Project Manager , rezolvarea problemelor în managementul proiectelor ar fi mai viabilă și mai simplă. Iată cum -

• Acesta asigură cea mai bună utilizare a resurselor și a planificării dumneavoastră
• Organizați-vă și urmăriți-vă în mod robust proiectele și sarcinile
• Instrument de management avansat pentru a vă face urmărirea mai eficientă
• Instrumentul vă va intensifica efortul de colaborare
• Generați un raport astfel încât să puteți vedea cum decurg proiectele dvs. și care sunt lipsurile dvs

În general, WP Project Manager are toate caracteristicile care vă pot simplifica fluxul de lucru. Când vedeți actualizări live și activități ale tabloului de bord al proiectelor dvs. (inclusiv panoul Kanban, Diagrama Gantt, Lista de activități, Calendar etc.), puteți urma cu ușurință toți pașii de rezolvare a problemelor cu mai multă eficiență. Treaba ar fi mai ușoară, totuși.

Închidere pentru rezolvarea problemelor în Project Managemet

Majoritatea problemelor sunt mici la început. Ca manager de proiect plin de resurse, treaba ta este să le rezolvi cât mai curând posibil. Cu cât întârzi mai mult, cu atât problema ar crește mai mult. O navă are adesea multe mici defecțiuni în motor sau crăpături atunci când este într-o călătorie lungă. Căpitanul inteligent este mereu la curent pentru a le remedia simultan. Ca manager de proiect, munca ta nu este nimic mai puțin decât atât.

Un cadru strategic de rezolvare a problemelor vă va ajuta să faceți față acestei bucle, iar un instrument perfect de automatizare a managementului de proiect vă permite să vă rezolvați problemele mai rapid (nu uitați să adăugați flexibilitate, accesibilitate, managementul timpului și inteligență).

Așadar, iată ultimele noastre cuvinte – continuă să inovezi cele mai noi moduri de a rezolva problemele din proiectele tale și nu lăsa problema ta să devină mai mare decât tine.