Sfaturi de productivitate pentru proprietarii de site-uri web

Publicat: 2022-10-17

Unii oameni muncesc 18 ore pe zi și totuși ajung să realizeze puțin. Ei sunt cei care par mereu tulburați, grăbiți și obosiți. Nimeni nu îi poate reproșa că le-au luat ușor, dar, la sfârșitul zilei, au mai rămas multe în farfurii.

Ceea ce le lipsește nu este dedicarea, ci utilizarea eficientă a sfaturilor dovedite de productivitate. În acest ghid, am adunat 12 sfaturi de productivitate pentru proprietarii de site-uri web, care ar putea schimba viața profesională și personală.

De ce este importantă productivitatea

Cei care folosesc sistematic acele tactici productive, ei bine, sunt diferiți. Ei reușesc să-și desfășoare zilele îngrijindu-se de lucruri unul după altul. Au un simț clar al scopului despre ceea ce fac și ce trebuie să facă. Ei nu par a fi victime ale programelor lor, ci stăpâne asupra lor.

Important este că nu sunt obosiți, agitați sau anxioși.

S-ar putea să credeți că nu au suficientă muncă de făcut sau că ceea ce au sunt sarcini simple. S-ar putea să credeți că au acces la o echipă mai mare sau la un software mai bun. Adevărul nu este nimic din toate acestea.

Sunt mai productivi. Ei știu cum să profite la maximum de fiecare zi.

Pentru asta, implementează în mod conștient și regulat sfaturi de productivitate. Dacă sunteți proprietarul unei afaceri online care crede că nu duceți niciodată la bun sfârșit lucrurile, aveți nevoie și de o reorganizare a modului în care lucrați.

Sfaturi de productivitate pentru proprietarii de site-uri web

12 sfaturi de productivitate pentru proprietarii de site-uri web

1. Eliminați notificările

Dacă vrei să fii productiv, trebuie să-ți concentrezi toată atenția asupra sarcinii pe care o ai la îndemână. Unul dintre cele mai mari obstacole în acest sens este împingerea constantă a notificărilor din aplicațiile dvs.

S-ar putea să vă aflați în mijlocul scrierii unei prezentări sau a revizuirii unui argument de vânzare și primiți brusc o notificare de la unul dintre canalele dvs. de socializare sau de la clientul dvs. de e-mail. Este suficient pentru a-ți distrage atenția de la orice faci.

Chiar dacă nu faci clic pe notificare, ți-ai pierdut concentrarea doar privind-o. Acum creierul tău trebuie să facă mai multe sarcini între două zone de atenție. Asta ia energie de la sarcina pe care te-ai concentrat.

Soluția este să dezactivați toate notificările, atât de pe smartphone, cât și de pe computer. Acest mic sfat vă poate ajuta în mare măsură să vă faceți mai concentrat și mai puțin distras.

2. Cunoaște-ți prioritățile

Nu ești acolo pentru a face totul în calitate de proprietar de afaceri online și pentru a fi în fruntea tuturor deciziilor și proceselor. Treaba ta este să ai grijă de priorități. Dar asta ar putea duce la o problemă mai mare. Ce este mai exact o sarcină prioritară?

Majoritatea oamenilor văd ceea ce se află în prezent pe agenda lor ca o prioritate. Ei cred că are nevoie de toată atenția lor doar pentru că este în programul lor. Aceasta este o abordare inerent inutilă.

O modalitate eficientă de a stabili prioritățile este utilizarea matricei Eisenhower. Pe axa x, veți avea urgent și nu urgent. Pe axa y, adăugați important și nu important.

Acum, prioritatea ta numărul unu este ceea ce este important și urgent. Ar trebui să faci un plan pentru ceea ce este important, dar nu urgent. Apoi, delegați colegilor dvs. de echipă cele urgente, dar neimportante și eliminați sarcinile neurgente și neimportante.

3. Concentrați-vă pe trei sarcini prioritare pe zi

Odată ce ați identificat sarcinile cele mai importante și urgente, ar putea fi tentant să le combinați pe toate și să începeți imediat. Acesta ar fi modul greșit de a gestiona acele sarcini cruciale.

Ar trebui să vă planificați sarcinile prioritare pentru ziua următoare la sfârșitul fiecărei zile. O poți face și a doua zi, dar te va energiza dacă intri în birou știind exact ce ai de făcut.

Limitarea acestora la doar două sau trei pe zi este importantă. Chiar dacă crezi că poți face față mai multor, concentrează-te pe aceste trei.

4. Împărțiți sarcinile în unități mai mici

Când sarcinile par mai mari, este ușor să amâni. Ai putea crede că ai avea nevoie de o zi întreagă pentru a avea grijă de ei. Dar știi foarte bine că este dificil să dedici o după-amiază întreagă, cu atât mai puțin o zi, unei anumite sarcini.

Modul de a le gestiona este de a le împărți în unități mai mici, gestionabile. Deci, nu trebuie să vă revizuiți strategia de generare de clienți potențiali B2B dintr-o singură mișcare. Puteți analiza metodele de apelare la rece separat de comunicarea prin e-mail.

Nu trebuie să concepeți o întreagă strategie de conținut în această săptămână. Trebuie doar să-ți dai seama de blogurile tale luni, conținutul de e-mailuri marți etc.

Există un avantaj trecut cu vederea în a vă împărți sarcinile în unități mai mici. Acum există un control mai mare asupra fiecărui aspect al acelui job. Asta vă va spune unde trebuie să vă îmbunătățiți. Poate că tot ce trebuie să faci este să-ți schimbi scripturile de apelare la rece pentru a obține mai multe clienți potențiali.

5. Fără întâlniri inutile

Dacă există un lucru pe care îl puteți începe chiar acum pentru a îmbunătăți eficiența biroului dvs., este să puneți la îndoială necesitatea întâlnirilor.

Majoritatea întâlnirilor au loc nu pentru că trebuie discutat ceva important din punct de vedere strategic. Pentru că nimeni nu a pus la îndoială de ce au fost nevoiți să participe la o întâlnire.

Cu alte cuvinte, întâlnirile au loc pentru că întâlnirile sunt programate.

Cea mai ușoară modalitate de a analiza dacă trebuie să vă întâlniți este să puneți persoanelor în cauză o întrebare simplă: poate fi acesta un e-mail sau un apel telefonic sau un chat privat între două persoane?

În marea majoritate a cazurilor, răspunsul ar fi oricare dintre aceste opțiuni. Rezistați impulsului de a organiza întâlniri dacă sunt inutile. Întâlnirile sunt modul în care pierzi timpul, resursele și te concentrezi.

6. Reduceți comunicarea fără rost

Dacă întâlnirile sunt evidente în modul în care pierd timpul, e-mailul reprezintă o scurgere nu atât de evidentă a resurselor companiei. Dacă vă puteți lua o zi pentru a evalua toate e-mailurile pe care le trimiteți, le primiți și la care răspundeți, veți vedea rostul.

Cele mai multe dintre ele sunt banale sau repetitive. Oamenii trimit e-mailuri nu pentru a comunica nimic important, ci pentru a transmite tuturor celorlalți că își fac partea lor sau că acum este rândul altcuiva.

Și mai rău este obiceiul de a trimite e-mailuri de grup. Persoanele care nu au nimic de-a face cu un proiect sunt notificate în mod repetat despre progresul sau lipsa acestuia. Ceea ce ar fi putut fi cu ușurință conversații de două minute între două persoane se extind la mesaje cu mai multe fire care pierd timpul tuturor.

Dacă sunteți o afacere online, spuneți tuturor din sistem că e-mailurile trebuie trimise numai dacă sunt urgente și numai celor care trebuie să știe. Important, transmiteți că orice comunicare care poate fi făcută prin telefon nu ar trebui să fie trasă în e-mailuri.

Și, desigur, interziceți sau limitați sever e-mailurile de grup.

7. Reduceți deciziile pe care trebuie să le luați

Există câteva decizii mici pe care trebuie să le iei în fiecare zi care sunt epuizante. Acestea includ ce să poarte, ce să mănânci, ce traseu să mergi la birou etc.

Aceste decizii banale te lasa obosit cu putina energie pentru deciziile mari. Leacul pentru aceasta este eliminarea necesității unor astfel de decizii. Daca este vorba despre ce sa porti, pune-ti tinutele pe rotatie.

Nu petrece mai mult de trei secunde întrebându-te ce să mănânci. Fie hotărăște-te în avans și stabilește o rutină, fie alege ceea ce îți vine mai întâi în minte.

Amintiți-vă, mai puține decizii = mai multă energie.

8. Automatizați sarcinile

Majoritatea oamenilor care muncesc din greu, dar realizează puțin, fac de obicei aceleași sarcini în mod repetat. Pentru a vă concentra asupra sarcinilor importante, trebuie să automatizați orice altceva.

Dacă un client trimite un e-mail despre o întârziere a implementării sau un furnizor vă abordează cu o propunere, ar trebui să existe un protocol pentru aceasta. Sfătuiește-ți membrii echipei despre ce să faci. Puteți face o notă sau o listă de lucruri de făcut pentru astfel de situații.

Scopul este să automatizezi răspunsul și să te asiguri că nu trebuie să fii implicat.

Alte moduri prin care puteți automatiza sarcinile? Crearea de răspunsuri nefinalizate la întrebări obișnuite, învățarea comenzilor rapide de la tastatură etc.

9. Nu faceți niciodată mai multe sarcini

Multitasking poate fi definit ca eșec la mai multe sarcini simultan. Este opusul a fi productiv.

Durata noastră de atenție este limitată și ultimul lucru pe care ar trebui să-l facem este să îi oferim surse concurente. Când efectuați mai multe sarcini, vă asigurați că nu vă veți concentra în mod corespunzător asupra niciunei sarcini.

Din păcate, majoritatea oamenilor văd multitasking-ul ca pe o virtute. Ei vorbesc cu mândrie despre capacitatea lor de a face mai multe lucruri deodată și chiar își încurajează angajații să facă același lucru. Aceasta este o rețetă pentru o cultură a mediocrității.

Nu vă verificați e-mailul în timp ce lucrați. Nu preluați apeluri telefonice în timp ce citiți rapoartele. Nu trimiteți mesaje text colegilor când sunteți într-o întâlnire.

Concentrați-vă doar pe o singură sarcină la un moment dat. Vezi doar ce ai în fața ta.

Una dintre cele mai ușoare moduri de a face acest lucru este atunci când lucrați la un computer. Accesați ecranul complet. Acest lucru vă va asigura că vedeți numai fila din fața dvs. Schimbarea filelor va necesita ceva mai mult efort și veți fi descurajat să comutați frecvent.

10. Începe să spui nu

Dacă sunteți proprietarul unei afaceri online, veți simți că trebuie să vă ocupați de tot. Trebuie să fii în fruntea tuturor deciziilor și proceselor. Asta înseamnă să spui da la mai multe lucruri.

Așa ești întrerupt constant și te implici în sarcini care nu necesită supravegherea ta. Una dintre cele mai eficiente moduri de a-ți recâștiga timpul și concentrarea este să spui nu.

Nu ești nepoliticos sau neinteresat de acele sarcini. Începi să-ți prețuiești timpul.

O modalitate ușoară de a face acest lucru este să întârzieți timpul pe care v-ați lua pentru a răspunde. Spune-le că te vei întoarce dacă cineva va cere să ne întâlnim în loc să spună da. Apoi, evaluați dacă este necesar și spuneți nu dacă nu vi se pare important sau urgent.

Un alt avantaj de a spune nu este că îi împuternici pe alții din sistem să ia decizii. Acest lucru va accelera luarea deciziilor și va crește implicarea angajaților.

11. Cunoaște-ți ritmul energetic

Un sfat comun de productivitate pentru antreprenori și proprietari de site-uri web este să se trezească devreme și să se apuce de lucru. Deși poate fi potrivit pentru unii oameni, nu se va aplica tuturor, deoarece oamenii au ritmuri diferite.

Trucul este să-ți dai seama de perioada de vârf de energie. Pentru unii, ar putea fi dimineața devreme, în timp ce alții ar putea excela seara. Nu trebuie să urmărești pe nimeni altcineva. Trebuie doar să-ți dai seama când ești cel mai bun.

Odată ce știi asta, ar trebui să-l marchezi ca „timp de lucru profund”. Atunci ar trebui să vă concentrați pe cele mai importante sarcini care vă vor afecta afacerea pe termen lung.

Ar trebui să lucrezi ca un pustnic în acea perioadă. Nu aveți nevoie de câteva ore pentru a vă angaja într-o muncă profundă, deoarece ar putea deveni obositor. Trebuie să-i dedici doar 90 de minute în fiecare zi lucrătoare.

12. Ia pauze dese

Săptămâna de 90 de ore fără pauze nu este modul în care devii productiv. Așa devii obosit în mod constant, ai probleme grave de sănătate, devii cinic și obosit. Aceasta este și rețeta problemelor de relație.

Pauzele regulate ar trebui să fie o prioritate atât din motive profesionale, cât și personale. Dacă nu vă puteți da înapoi și vă reîncărcați, nu veți lucra la capacitatea maximă. De asemenea, vei lua multe decizii proaste.

Chiar dacă știi importanța pauzelor frecvente, trebuie să instituționalizezi asta în cultura ta de lucru pentru ca aceasta să fie eficientă. Ar trebui să existe sloturi dedicate pentru relaxare. Acestea nu sunt pauze pentru a intra în apeluri telefonice sau pentru a verifica rețelele sociale.

Acesta este momentul în care trebuie să lași jos și să respiri profund. Acesta este momentul în care ar trebui să mergi la plimbare, departe de orice ai pe birou.

Încheierea

A munci din greu înseamnă că există o contribuție substanțială fără rezultate semnificative. A fi productiv înseamnă că profiti la maximum de fiecare zi din lucrurile care contează cel mai mult.

Este o cultură în care a fi eficient este mai important decât a fi ocupat. În calitate de proprietar de afaceri online, ar trebui să insufleți această cultură în viața profesională, precum și în organizația dvs.

Obțineți conținutul bonus: Cartea electronică WPprosper: Sfaturi de îngrijire personală și bunăstare pentru proprietarii de site-uri web
Click aici