11 cele mai bune moduri de a vă crește eficiența managementului de proiect cu un manager de activități automatizat (sfaturi și instrumente de experți)
Publicat: 2022-03-03În calitate de manager de proiect, abilitățile și eficiența dvs. pot merge mai departe și dincolo. Nu există nicio limită. Deci, este un pas inteligent să adoptați un set de procese care vă pot îmbunătăți eficiența managementului de proiect în mod constant. Dacă le urmezi, exersezi în mod regulat și evoluezi, cu siguranță te poți îmbunătăți mult cu timpul.
În afacerile moderne, managerii de proiect devin mai inteligenți și își dezvoltă capacitățile prin automatizare. Deci, este, de asemenea, o parte integrantă a acelui proces despre care vorbim. Economisirea de bani, timp și efort este ceea ce vă face mai mult spațiu pentru inovație, iar automatizarea vă va oferi atât de ușor.
În următorul blog, vom discuta totul și vă vom arăta cum să vă creșteți eficiența ca manager de proiect cu un management inteligent al sarcinilor și un proces strategic. Continua să citești.
De ce trebuie să fii mai eficient în managementul proiectelor
Eficiența în managementul proiectelor este o calitate pe care o poți obține treptat. Ceva care te face un manager de proiect dinamic, care poate folosi resursele și timpii disponibile cu estimare exactă, poate rezolva probleme și poate face un proiect un succes. Eficiența vă oferă, de asemenea, capacitatea de adaptare, deschidere și popularitate în rândul părților interesate.
Conceptele de eficiență și eficacitate sunt utilizate în mod obișnuit atunci când se evaluează diferite procese. Organizațiile bazate pe proiecte se luptă adesea cu echilibrul între timp, cost și calitate, ele sunt interesate să facă acest lucru cât mai eficient și eficient posibil.
Erik Sundqvist, Science Direct
De la planificare, bugetare și execuție – un manager de proiect trebuie să treacă printr-un proces lung și obositor. Iar riscurile sunt aproape o certitudine. Gestionarea oamenilor, distribuirea sarcinilor și apoi îndeplinirea obiectivelor necesită un efort mental și fizic greu. Deci, care ar putea fi harul tău salvator?
Într-adevăr, este eficiența ta. Dacă puteți utiliza toate resursele disponibile cu potențialul potrivit, puteți reuși. Prin urmare, cum se face? Aici este locul în care jobul tău cere să treci prin câțiva pași.
11 pași dovediți pentru a vă îmbunătăți eficiența managementului de proiect
Lista măsurilor de eficiență nu se termină. Poți inova într-un mod nou, ei bine, poate în fiecare săptămână. Dar problema crucială este care dintre ele sunt cele mai bune și expertul consideră că funcționează cu adevărat.
Mai jos, am sortat câteva dintre cele mai bune practici dovedite pentru a vă spori, totuși, abilitățile de management de proiect. Verifică-i -
- Concentrați-vă pe planificare
- Creați o bază de cunoștințe
- Stabiliți un proces de comunicare simultană
- Gestionarea și bugetarea timpului proiectului
- Strategia de management al riscului
- Faceți accesibile toate datele proiectului
- Urmărirea procesului
- Recompensați membrul echipei performante
- Obțineți instrumentele potrivite aliniate
- Deschis pentru feedback și sugestii
- Nu vă stabiliți niciodată și nu faceți îmbunătățiri continue
Să explorăm în detaliu și să aflăm cum aceste modalități îi vor ajuta pe managerii de proiect să-și sporească eficiența managementului de proiect -
1. Concentrați-vă pe planificare
Planificarea este pilonul tuturor activităților dumneavoastră de management de proiect. Dacă aveți un plan ordonat și unul de rezervă, puteți juca în siguranță. De asemenea, este primul pas pentru a te asigura că faci o afacere serioasă.
Pur și simplu, trebuie să faceți acest lucru pentru a face un plan acționabil -
- Definirea domeniului de aplicare a proiectelor dvs
- Creați o structură pentru defalcarea muncii
- Definiți și ordonați activitățile proiectului
- Faceți o estimare înțeleaptă a bugetului, duratei și a altor resurse
- Păstrați un plan de urgență pregătit
Toate sarcinile de mai sus v-ar simplifica doar proiectele. Când scheletul tău este puternic, corpul trebuie să ia o formă fină.
2. Creați o bază de cunoștințe
Crearea unei baze de cunoștințe este esențială pentru proiectele dvs. Ori de câte ori aveți nevoie de informații, o bază de cunoștințe vă poate ajuta. Prin urmare, un scenariu comun ar fi acesta - să presupunem că cineva trebuie să știe numărul de vânzări din ultimul trimestru. Îl anunțați. Apoi vine o altă persoană care cere aceleași informații. Nu te superi să răspunzi din nou?
O bază de cunoștințe este necesară pentru partajarea încrucișată și pentru rularea unui flux simultan de date în întreaga organizație. Acest lucru va ajuta nu numai persoana din cadrul proiectelor dvs., ci și pe cei din afară, precum și clienții.
3. Stabiliți un proces de comunicare simultană
Dacă nu aveți o comunicare stabilă între părțile interesate, proiectul dumneavoastră este în pericol. Toți cei atașați la proiectul dvs. trebuie să se asigure că sunt pe aceeași pagină și lucrează pentru același scop. Cu toate acestea, multe proiecte eșuează din cauza lipsei acestuia. Evident, „defectarea comunicării” cauzează 57% dintre eșecurile proiectului.
Ei bine, cum să stabilești un proces de comunicare care să se lipească? Primul lucru este alegerea unui format sau a unei plăci în care toate informațiile ar trebui să fie păstrate și actualizate în mod regulat.
Următoarea fază este stabilirea unui obiectiv de comunicare. Aceasta înseamnă să faceți un alt plan pentru ceea ce doriți să realizați prin procesul de comunicare cu părțile interesate ale proiectului. După ce aveți formatul și obiectivul dvs. de comunicare, este timpul să vă identificați părțile interesate și să alegeți o metodă pe care doriți să o urmați.
4. Gestionarea și bugetarea timpului proiectului
Pe lângă timpul și banii pe care i-ați cheltuit, o întârziere a unui proiect vă poate costa cel mai prețios lucru – clienții. Deci, bugetarea adecvată și gestionarea timpului este o problemă mare pe care trebuie să o rezolvi. Deci, atunci când începeți să gestionați un proiect, trebuie să marcați următoarea listă de verificare -
- O bună estimare a resurselor pe care le investiți,
- Oamenii pe care îi alegi complici
- Împărțiți acel proiect în fracțiuni mici, atribuiți oamenii potriviți la locul potrivit
- Setați un timp estimat pentru a finaliza fiecare sarcină
Bugetul este o sarcină grea. Deci, ceea ce te face eficient este sa selectezi metoda cea mai potrivita in functie de afacerea ta.
5. Strategia de management al riscului
Ca manager de proiect, riscurile sunt evidente. În cele din urmă, ar trebui să devii un bun manager de risc pentru a-ți face proiectul de succes. Strategia de management al riscului este un arsenal destul de inteligent pentru a lupta împotriva oricărei situații iminente. Specialiștii moderni de marketing iau în considerare întotdeauna strategiile pozitive și negative de gestionare a riscurilor în timp ce se confruntă cu probleme.
Există trei tipuri de strategii găsite de experți pentru a rezolva problemele de management al riscului. Acestea sunt răspunsuri la risc pozitive, negative și contingente.
De exemplu, dacă mergi pe unul pozitiv, există patru pași în managementul riscului. Exploatați, distribuiți, îmbunătățiți și acceptați. Exploatarea înseamnă riscuri intenționate pentru a iniția posibilități. Uneori, managerii de proiect inteligenți caută parteneri și împărtășesc riscul de a concretiza o posibilitate.
Răspunsul contingent vine pentru ocazii speciale. Uneori, estimarea ta poate să nu obțină rezultatele exacte și să te ducă în pragul eșecului. Apoi, un răspuns contingent de management al riscului te ajută să scapi de greutăți.
6. Faceți toate datele de proiect accesibile
Am menționat deja importanța unei baze de cunoștințe. Cu toate acestea, un proiect care rulează cu succes necesită cel mai înalt nivel de accesibilitate în rândul părților interesate ale proiectului.
Un proiect în derulare generează o mulțime de seturi de date și documente. Ori de câte ori cineva are nevoie de ceva, el/ea trebuie să aibă modalitatea de a-l lua fără nicio bătaie de cap și cu ușurință. Este, de asemenea, o parte integrantă a imaginii de ansamblu a procesului de comunicare. Pe lângă asta, ceea ce faci, ar trebui să fie documentat. Într-o bază de date accesibilă, toate datele proiectului trebuie să fie salvate și urmăribile.
7. Urmărirea procesului
Urmărirea vă oferă o imagine completă a proiectului. Unele dintre cele mai importante sunt:
- Cât de mult ai făcut o sarcină,
- Care este îmbunătățirea,
- În câte ligi trebuie să mergi
- Ce măsuri vă pot îmbunătăți mai mult procesul
Ca manager de proiect inteligent, sarcina ta este să găsești cea mai bună modalitate de a-ți urmări eficient sarcinile de management de proiect. În acest caz, un software de management de proiect sau un manager de activități automatizat vine împreună cu mari avantaje.
8. Recompensați membrul echipei performante
Nu că toți membrii echipei tale sunt la fel. Au roluri, domenii, simț al responsabilităților și capacități diferite. În afară de aceste calități predeterminate, oamenii reacționează diferit în timp ce lucrează la un proiect. Nu te poți aștepta ca ei să performeze în același mod tot timpul. Prin urmare, trebuie să le asamblați pentru a vă crește rata de succes. În astfel de cazuri, care ar putea fi cea mai bună modalitate de a-și spori puterea interioară de a lucra mai strâns și mai eficient?
Recunoașterea angajaților este vitală pentru 37% dintre angajați. Echipele care au punctat în primele 20% din angajamente înregistrează cu 59% mai puține cifre de afaceri. Aproximativ 34% dintre lucrătorii din SUA se simt implicați.
Unul dintre sfaturile dovedite este că – recompensați oamenii care au performanțe mai bune. Este o tradiție veche de a-i inspira pe alții să cânte în același tempo sau de a-i ajuta să încerce să facă acest lucru în mod natural, și nu prin forță.
9. Aliniați instrumentele potrivite
Ei bine, aceasta este partea dificilă. Automatizarea este ceva în care majoritatea managerilor de proiect moderni doresc să creadă. Dar câți dintre ei fac asta cu adevărat? Mckinsey a raportat că 31% dintre companii au cel puțin o funcție complet automatizată.
Prin urmare, potrivit Farc Research, „profesioniștii au nevoie în medie de 18 minute pentru a localiza manual un document – 20% până la 40% din timp – și își petrec 50% din timp căutând informații.”
Aceasta înseamnă că adoptarea automatizării vă poate economisi efort și timp și vă oferă mai mult timp pentru a vă concentra pe alte chestiuni pentru a crește eficiența managementului proiectelor.
Ca rezultat, necesitatea unui instrument de automatizare este inevitabilă pentru a vă dezvolta procesul de afaceri. Dar pe care să alegi și cum instrumentul potrivit îți poate îmbunătăți jocul? Vă vom arăta asta.
10. Deschideți pentru feedback și sugestii
Un bun manager de proiect este întotdeauna deschis la opiniile elevilor săi. Cel puțin, nu e nimic rău în a asculta oameni care au aceleași gânduri, a împărtăși gânduri și sugestii, nu?
Ce rea este povestea comună a unui manager de proiect care nu este deschis la idei noi și le spune oamenilor săi: „Știu mai multe decât tine, de aceea sunt managerul tău.”
Să presupunem că îl cheamă domnul Brooks. Nu s-a gândit niciodată la membrii echipei care adaugă ceva valoare proiectului sau la orice probleme iminente. Deci, ori de câte ori a apărut vreo problemă, ei nu prea au prea multe în mână pentru a rezolva problema. Și în timp ce planul său eșua, bărbatul s-a încăpățânat să accepte orice sugestii noi, dar să învinovățească membrii echipei.
Proiectul nu mergea nicăieri. Și, lucrurile au început să se destrame. În ciuda faptului că este o persoană capabilă cu bune cunoștințe de domeniu, domnul Brook nu și-a îndeplinit scopul.
O lecție este clară aici: ca manager de proiect, trebuie să apreciezi fiecare dintre membrii echipei tale. Păstrați-vă deschis la idei noi și discuții. Pentru că fiecare are ceva de pus într-un proiect în timp ce lucrează la el.
De asemenea, v-ar putea plăcea să citiți: Un ghid cuprinzător pentru metodologia cascadei în managementul proiectelor!
11. Nu vă stabiliți niciodată și nu faceți îmbunătățiri continue
Viața ca manager de proiect este o călătorie care promovează inovația în fiecare zi. Așadar, dacă obțineți succes urmând un set de bune practici și reguli, să nu credeți că data viitoare sau următorul proiect va urma și el exemplul. Este o lume care se schimbă continuu, așa ar trebui și tu. Jocul tău este adaptabil și a fi dinamic te poate duce la poziții de conducere.
Utilizați un manager de sarcini automat pentru a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a proiectelor
Automatizarea aduce inovație și viteză forței de muncă. Prin urmare, toate măsurile de eficiență pe care le-am discutat pe parcursul blogului pot fi ușor de realizat dacă aveți un manager de activități automat pe mânecă.
De la planificare la urmărirea procesului, distribuirea sarcinilor până la bugetarea timpului sau urmărire, obțineți totul de la astfel de instrumente. De exemplu, dacă aveți un manager de activități automatizat precum WP Project Manager, puteți pur și simplu să simplificați toate sarcinile proiectului și să creșteți eficiența managementului de proiect.
Unele dintre caracteristicile de bază pe care vă puteți baza sunt:
- Resurse și asistență pentru planificare
- Urmărirea inteligentă a mai multor proiecte
- Puteți seta termene limită și un sistem de memento/notificare pentru a le respecta
- Opțiune eficientă de urmărire a timpului
- Colaborarea în echipă prin Kanban, liste de sarcini, diagramă Gantt și opțiune de stocare accesibilă a fișierelor
- Raport și analiză
WP Project Manager este un instrument de management open-source complet care vă poate automatiza la maximum echipele și proiectele.
Cuvinte finale despre eficiența managementului de proiect
Managementul proiectelor este o sarcină strategică. Nu are nevoie de grabă, mai degrabă necesită măsuri pas cu pas pentru a atinge scopul. Dacă vrei să fii unul inteligent, arma ta de bază ar trebui să fie eficiența ta ca manager și adaptabilitatea la tehnologie.
În plus, pașii de mai sus pe care i-am menționat, poți oricând să adaugi schimbări și să inovezi cele mai noi măsuri de eficiență. Deci, care parte din managementul dumneavoastră actual de proiect necesită o renovare? Spune-ne în secțiunea de comentarii.