6 metrici cheie de management de proiect pentru a asigura succesul

Succesul nu este doar un scop; este o luptă constantă împotriva timpului, a resurselor și a provocărilor neprevăzute. Provocarea de a livra proiectele la timp poate fi simțită ca un urcuș, lăsând chiar și pe cei mai pricepuți manageri de proiect în căutarea unor soluții eficiente.

Potrivit datelor de la Smartsheet, 91% dintre profesioniștii în managementul proiectelor recunosc că organizațiile lor se confruntă cu provocări semnificative în managementul proiectelor.

Dar nu vă faceți griji, valorile managementului de proiect pot fi lumina dvs. călăuzitoare în mijlocul acestui haos. Aceste metrici sunt măsuri cuantificabile utilizate pentru a urmări diferite aspecte ale performanței și progresului unui proiect, pentru a identifica zonele de îmbunătățire și pentru a lua decizii informate.

Fără ele, vă va fi cu adevărat dificil să vă asigurați succesul proiectului. Continuați să citiți această postare pentru a afla care sunt valorile cheie ale proiectului și cum le puteți implementa în domeniul dvs.

Tipuri majore de metrici de management de proiect

Valorile proiectului includ valori de planificare (cum ar fi SV și SPI), valori de cost (cum ar fi CV și CPI), valori de calitate (cum ar fi Densitatea defectelor și Scorul de satisfacție a clienților), valorile de resurse (cum ar fi Rata de utilizare a resurselor și Alocarea) și multe altele. Să intrăm în discuția detaliată.

1. Măsuri de management al costurilor

Măsurile de management al costurilor sunt măsuri cantitative care evaluează și controlează aspectele financiare ale unui proiect de-a lungul ciclului de viață al managementului proiectului. Aceste valori oferă informații despre performanța costurilor, respectarea bugetului, utilizarea resurselor și sănătatea financiară generală a proiectului. Să aruncăm o privire la valorile comune ale proiectelor financiare.

a) Variația costurilor (CV)

Variația costurilor (CV) măsoară variația dintre costurile reale suportate și costurile bugetate pentru lucrările finalizate.

 Formula: CV = Earned Value (EV) - Actual Cost (AC)

Exemplu : să presupunem că costul bugetat pentru o sarcină de proiect este de 10.000 USD, iar costul real suportat pentru finalizarea sarcinii este de 8.000 USD.
Variația costurilor (CV) = EV – AC
CV = 10.000 USD – 8.000 USD
CV = 2.000 USD (valoarea pozitivă indică faptul că proiectul este sub buget)

b) Indicele de performanță a costurilor (IPC)

Indicele de performanță a costurilor (IPC) măsoară eficiența performanței costurilor comparând valoarea câștigată cu costul real suportat.

 Formula: CPI = EV / AC

Exemplu : Continuând din exemplul anterior, să calculăm:
Indicele de performanță a costurilor (IPC) = EV / AC
IPC = 10.000 USD / 8.000 USD
IPC = 1,25 (un IPC mai mare de 1 indică faptul că proiectul are performanțe mai bune decât era planificat în ceea ce privește eficiența costurilor)

c) Valoarea câștigată (EV)

Valoarea câștigată (EV) reprezintă valoarea lucrărilor finalizate exprimată în termeni monetari, pe baza bugetului planificat al proiectului.

 Formula: EV = Planned % Complete * Budget at Completion (BAC)

Exemplu : Să presupunem că o sarcină de proiect a fost planificată să fie finalizată în proporție de 50% până la sfârșitul lunii, iar bugetul total pentru sarcină este de 20.000 USD.
EV = 50% * 20.000 USD
EV = 10.000 USD (indicând faptul că lucrările în valoare de 10.000 USD au fost finalizate conform planului proiectului)

2. Programează valorile de performanță (Respectarea termenului limită)

Acestea sunt măsurile cantitative pe care le puteți utiliza pentru a evalua eficiența și eficacitatea managementului programului într-un proiect. Aceste metrici ajută la calcularea dacă sarcinile proiectului sunt finalizate conform programului planificat, identifică variațiile de program și urmăresc progresul către etapele de referință și termenele limită ale proiectului.

a) Varianta de orar (SV)

Schedule Variance (SV) măsoară diferența dintre valoarea câștigată (EV) și valoarea planificată (PV) pentru munca finalizată, indicând dacă sarcinile sunt înainte sau în urmă programului.

 Formula: SV = EV - PV

Exemplu: Să presupunem că o sarcină de proiect a fost planificată să aibă o valoare câștigată (EV) de 8.000 USD până la o anumită dată, dar valoarea reală câștigată este de 6.000 USD. Valoarea planificată (PV) pentru sarcină a fost de 7.000 USD. Varianta de orar va fi calculată după cum urmează:
Varianta de orar (SV) = EV – PV
SV = 6.000 USD – 7.000 USD
SV = -1.000 USD (o valoare negativă indică faptul că sarcina este în întârziere cu 1.000 USD)

b) Indicele de performanță a programului (SPI)

Indicele de performanță a programului (SPI) măsoară eficiența performanței programului comparând valoarea câștigată (EV) cu valoarea planificată (PV).

 Formula: SPI = EV / PV

Exemplu : Continuând din exemplul anterior, să calculăm:
Indicele de performanță al programului (SPI) = EV / PV
SPI = 6.000 USD / 7.000 USD
SPI ≈ 0,857 (un SPI mai mic de 1 indică faptul că sarcina este în întârziere)

c) Rata de realizare a jalonului

Milestone Achievement Rate măsoară procentul de etape ale proiectului finalizate la timp în comparație cu numărul total de repere planificate.

 Formula: (Number of milestones achieved on time / Total number of planned milestones) * 100%

Exemplu : Dacă un proiect are 10 etape planificate și 7 dintre ele sunt finalizate la timp, rata de realizare a reperelor va fi calculată după cum urmează:
Rata de realizare a reperului = (7/10) * 100%
Rata de realizare a reperelor = 70% (indicând faptul că 70% din reperele au fost atinse la timp)

3. Măsuri de management al calității

Măsurile de management al calității evaluează calitatea rezultatelor, proceselor și rezultatelor proiectului. Aceste metrici îi ajută pe managerii de proiect să evalueze eficacitatea proceselor de asigurare a calității, să identifice zonele de îmbunătățire și să se asigure că obiectivele proiectului sunt îndeplinite cu standarde înalte de calitate.

a) Densitatea defectelor

Densitatea defectelor măsoară numărul de defecte identificate per unitate de lucru sau produs, indicând calitatea livrabilului.

 Formula: Defect Density = Number of defects / Size of deliverable (eg, lines of code, pages of documentation)

Exemplu : Dacă o aplicație software are 1000 de linii de cod și sunt identificate 50 de defecte, Densitatea defectelor va fi calculată după cum urmează:
Densitatea defectelor = 50 de defecte / 1000 de linii de cod
Densitatea defectelor = 0,05 defecte pe linie de cod

b) Scorul de satisfacție a clienților (CSAT)

Scorul de satisfacție a clienților (CSAT) evaluează nivelul de satisfacție în rândul părților interesate de proiect, cum ar fi clienții, utilizatorii finali sau părțile interesate interne.

 Formula: CSAT = (Number of satisfied respondents / Total number of respondents) * 100%

Exemplu : După finalizarea unui proiect, se efectuează un sondaj în rândul clienților, iar 80 din 100 de respondenți își exprimă satisfacția față de rezultatele proiectului. CSAT ar fi calculat după cum urmează:
CSAT = (80 de respondenți mulțumiți / 100 de respondenți în total) * 100%
CSAT = 80%

c) Procentul de livrabile care îndeplinesc standardele de calitate

Procentul de livrabile care îndeplinesc standardele de calitate măsoară proporția de livrabile ale proiectului care îndeplinesc criteriile sau standardele de calitate predefinite.

 Formula: (Number of deliverables meeting quality standards / Total number of deliverables) * 100%

Exemplu : Dacă un proiect are 20 de livrabile și 16 dintre acestea îndeplinesc standardele de calitate stabilite, procentul de livrabile care îndeplinesc standardele de calitate ar fi calculat după cum urmează:
Procentul de produse care îndeplinesc standardele de calitate = (16 / 20) * 100%
Procentul de livrabile care îndeplinesc standardele de calitate = 80%

4. Măsuri de utilizare a resurselor

Măsurile de utilizare a resurselor sunt măsuri utilizate pentru a evalua cât de eficient sunt utilizate resursele în cadrul unui proiect. Aceste valori îi ajută pe managerii de proiect să înțeleagă cât de eficient sunt utilizate resurse, cum ar fi capitalul uman, echipamentele sau fondurile, pentru a îndeplini obiectivele proiectului.

5. Măsuri de management al riscului

Măsurile de management al riscului ajută la evaluarea și monitorizarea eficacității proceselor de management al riscului în cadrul unui proiect. Aceste metrici oferă informații despre nivelul de expunere la risc, succesul eforturilor de atenuare a riscurilor și profilul de risc general al proiectului.

a) Expunerea la risc

Expunerea la risc cuantifică impactul potențial al riscurilor identificate asupra obiectivelor proiectului, luând în considerare atât probabilitatea de apariție, cât și severitatea impactului.

 Formula: Risk Exposure = Probability of Occurrence * Impact Severity

b) Eficacitatea răspunsului la risc

Eficacitatea răspunsului la risc evaluează succesul strategiilor de răspuns la risc implementate în atenuarea sau controlul riscurilor identificate.

 Formula: Risk Response Effectiveness = (Initial Risk Exposure - Residual Risk Exposure) / Initial Risk Exposure * 100%

c) Numărul de riscuri identificate vs. riscuri rezolvate

Numărul de riscuri identificate vs. riscuri rezolvate măsoară raportul dintre riscurile identificate care au fost rezolvate sau atenuate efectiv în comparație cu numărul total de riscuri identificate.

 Formula: Number of Resolved Risks / Total Number of Identified Risks * 100%

6. Indicatori de satisfacție a părților interesate

Un sondaj de implicare a părților interesate este efectuat periodic. În această metodă, părțile interesate își evaluează nivelul de implicare pe o scară de la 1 la 5. Evaluarea medie a tuturor părților interesate oferă Indicele de implicare a părților interesate.

Un sondaj este realizat pentru a evalua percepțiile părților interesate asupra eficienței comunicării proiectului, cu întrebări care acoperă claritatea, actualitatea și relevanța comunicării. Scorul mediu oferă Scorul de eficacitate a comunicării.

Un alt indicator al părților interesate este Stakeholder Feedback Analysis . Feedback-ul primit de la părțile interesate prin sondaje, interviuri sau formulare de feedback este clasificat, analizat și rezumat pentru a identifica teme comune, tendințe și perspective acționabile pentru îmbunătățirea satisfacției părților interesate.

De ce sunt importante valorile proiectului în organizația dvs

Să vorbim despre motivul pentru care valorile proiectului contează într-o organizație.

Facilitarea luării deciziilor în cunoștință de cauză : valorile proiectului sunt ca consilierul tău de încredere atunci când vine vorba de luarea deciziilor. Vă oferă fapte interesante și concrete de care aveți nevoie pentru a face alegeri în cunoștință de cauză care să vă orienteze proiectele în direcția corectă.

Monitorizarea progresului și a performanței : când vine vorba de urmărirea modului în care merg lucrurile, valorile proiectului vă ajută să monitorizați progresul și performanța în timp real, astfel încât să știți întotdeauna unde vă aflați și ce necesită atenție.

Identificarea zonelor de îmbunătățire : valorile proiectului expun, de asemenea, domenii în care puteți face mai bine. Ele identifică zonele de îmbunătățire, fie că este vorba de eficientizarea proceselor sau de strategii de reglare fină, astfel încât să vă puteți îmbunătăți în mod constant jocul.

Asigurarea eficienței resurselor : valorile proiectului vă asigură că utilizați resursele cu înțelepciune. Păstrând un ochi pe valori precum utilizarea resurselor, puteți optimiza resursele și puteți evita risipa.

Îmbunătățirea comunicării și a satisfacției cu părțile interesate : Nu în ultimul rând, valorile proiectului vizează menținerea tuturor la curent și fericiți. Prin comunicarea eficientă a parametrilor de performanță, puteți construi încrederea cu părțile interesate și puteți asigura satisfacția acestora la fiecare pas.

Citește și: Sfaturi eficiente de management de proiect pentru a fi un manager de proiect mai bun

Diferența dintre valorile proiectului și KPI-urile proiectului

În timp ce metricile proiectului se concentrează pe urmărirea diferitelor variabile ale proiectului și indicatori de performanță, KPI-urile proiectului sunt mai strategice în natură. KPI-urile de proiect oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt asupra succesului proiectului, direct legată de obiectivele organizaționale, ghidând luarea deciziilor. Iată un tabel de comparație care evidențiază diferențele cheie dintre valorile proiectului și KPI-urile proiectului:

Cum să implementați metrica de succes a proiectului pentru managementul echipei dvs

Încorporând indicatori de succes a proiectului în abordarea managementului echipei, puteți îmbunătăți urmărirea performanței, îmbunătățirea procesului decizional și creșterea probabilității de a atinge obiectivele proiectului. Să învățăm cum ești

1. Definiți obiective clare ale proiectului și factori cheie de succes

Ar trebui să începeți prin definirea obiectivelor clare ale proiectului și identificarea factorilor critici de succes. Aceasta oferă o foaie de parcurs pentru echipa dvs., ghidându-și eforturile către rezultatele dorite. De exemplu, dacă obiectivul este lansarea unui nou produs, factorii cheie de succes pot include respectarea termenului limită de lansare, atingerea unui anumit nivel de penetrare pe piață și asigurarea satisfacției clienților.

2. Selectați Valori relevante aliniate cu obiectivele proiectului

Apoi, selectați valori relevante care se aliniază direct cu scopurile și obiectivele proiectului. Alegeți indicatori care măsoară cu acuratețe progresul și performanța în domenii critice pentru succesul proiectului. Dacă unul dintre obiectivele proiectului este de a îmbunătăți satisfacția clienților, valorile relevante pot include Net Promoter Score (NPS), rata de reținere a clienților și evaluările de feedback ale clienților.

3. Stabiliți metode de măsurare și linii de bază

Odată ce ați identificat valorile, stabiliți metode de măsurare și linii de bază pentru a asigura coerența și acuratețea. Definiți modul în care fiecare măsurătoare va fi măsurată, colectată și analizată pe parcursul ciclului de viață al proiectului. De exemplu, dacă urmăriți costurile proiectului, stabiliți un buget de bază și utilizați instrumente precum software de management al proiectelor sau foi de calcul pentru a urmări cheltuielile reale în raport cu bugetul.

4. Utilizați instrumente și sisteme de urmărire

Utilizați instrumente și sisteme de urmărire pentru a eficientiza procesul de monitorizare și pentru a captura datele relevante în mod eficient. Fie că este vorba de software de management al proiectelor, foi de calcul sau tablouri de bord personalizate, asigurați-vă că aveți instrumentele necesare pentru a urmări eficient progresul.

Piața de software de management de proiect nu este doar în creștere. Este în plină expansiune. Până în 2030, se estimează că piața va atinge 15,08 miliarde de dolari . Aceasta este o rată de creștere de 10,68% din 2022 până în 2030.

Cercetarea pieței Zion

Puteți utiliza software de management de proiect precum WP Project Manager, Asana sau Trello pentru a urmări progresul proiectului, sarcinile și etapele, permițând membrilor echipei să-și actualizeze progresul în timp real.

5. Monitorizați și analizați în mod regulat

Monitorizați și analizați în mod regulat valorile proiectului pentru a fi la curent cu progresul și pentru a identifica orice abateri de la plan. Acest lucru vă permite să luați măsuri corective în timp util, să abordați problemele și să valorificați oportunitățile pentru a menține proiectul pe drumul cel bun.

Utilizați WP Project Manager pentru a integra cu ușurință valorile proiectului

Dacă conduceți un site web WordPress, WP Project Manager poate fi aliatul dvs. în implementarea unor metrici de management de proiect pentru organizația dvs. Acest plugin oferă o interfață ușor de utilizat și funcții puternice pentru a eficientiza sarcinile de gestionare a proiectelor, colaborarea și comunicarea în cadrul echipei dvs.

Cu WP Project Manager Pro, puteți organiza cu ușurință proiecte, atribui sarcini, urmări progresul și comunica cu membrii echipei, totul din tabloul de bord WordPress. Managerul de proiect WP oferă caracteristici esențiale pentru a implementa în mod eficient valorile proiectului:

• Managementul sarcinilor : creați și atribuiți sarcini membrilor echipei, stabiliți termene limită și urmăriți progresul sarcinii.
• Etape : stabiliți reperele proiectului pentru a urmări realizările cheie și pentru a monitoriza progresul proiectului.
• Urmărirea timpului: Urmăriți timpul petrecut cu sarcini și proiecte pentru a măsura productivitatea și utilizarea resurselor.
• Diagrame Gantt : Vizualizați cronologia proiectului, dependențele și progresul sarcinii cu diagrame Gantt interactive.
• Panou Kanban: Panoul Kanban vă permite să vizualizați sarcinile ca carduri aranjate în coloane reprezentând diferite etape ale unui flux de lucru (de exemplu, To Do, In Progress, Done).
• Raportare și analiză : generați rapoarte și analize pentru a monitoriza performanța proiectului, a identifica tendințele și a lua decizii bazate pe date.
• Tabloul de bord : Aici puteți obține o imagine de ansamblu rapidă a progresului proiectului, a termenelor limită viitoare și a sarcinilor. Tabloul de bord oferă informații dintr-o privire pentru a vă ține informat și actualizat cu privire la stadiul proiectelor dvs.

Indiferent dacă gestionați proiecte mici sau inițiative la scară largă, WP Project Manager se adaptează nevoilor dvs. Folosind acest instrument, puteți să integrați fără efort valorile proiectului în site-ul dvs. WordPress, să simplificați fluxurile de lucru de management al proiectelor și să conduceți succesul proiectului.

Aplicați valori eficiente ale proiectului pentru a asigura succesul

Pe măsură ce ajungem la concluzia explorării noastre în metrica managementului de proiect, este evident că aceste măsuri cuantificabile servesc drept instrumente neprețuite pentru orice manager de proiect. De la urmărirea progresului până la gestionarea riscurilor și a satisfacției părților interesate, aceste valori ale proiectului ajută la navigarea cu încredere în complexitățile managementului de proiect.

Este esențial să înțelegeți nu numai semnificația lor, ci și să le aplicați eficient în proiectele dvs. Așadar, este rândul tău să îmbrățișezi puterea valorilor de management al proiectelor și să le lași să te direcționeze către destinația ta. Cu valorile potrivite la dispoziție, succesul nu este doar o posibilitate, ci este o certitudine.