7 strategii de management de proiect pentru a trece înaintea jocului (studii de caz + instrument)

Strategiile de management de proiect se referă la a avea un plan clar de cristal despre modul în care vă veți finaliza proiectul. Managementul modern al proiectelor se bazează în mare măsură pe platforme și metodologii digitale. Dar importanța și obiectivul principal au fost întotdeauna aceleași de sute de ani. Adică finalizarea unui proiect în cel mai bun mod, la cel mai mic cost și în mai puțin timp posibil.

După cum a spus marele Aristotel cu mii de ani în urmă:

În primul rând, ai un ideal practic clar, clar; un scop, un obiectiv. În al doilea rând, ai mijloacele necesare pentru a-ți atinge scopurile; înțelepciune, bani, materiale și metode. În al treilea rând, ajustează-ți toate mijloacele în acest scop.

Cu timpul, importanța managementului organizat de proiect a crescut. Pentru nevoi specifice, avem multe metodologii de management de proiect pe care le practicăm în prezent. Cu aceste metodologii avansate și strategii adecvate, puteți finaliza un proiect în cel mai eficient mod.

În acest articol, vă vom arăta 7 strategii de management de proiect care vă vor asigura că nu trebuie să pierdeți mai mult timp, efort sau resurse decât este necesar. Dar mai întâi, să obținem o imagine de ansamblu clară a managementului modern de proiect.

De ce este important managementul de proiect pentru organizația dvs

Managementul de proiect este planul și procesul combinat de atingere a obiectivelor specifice ale proiectului prin utilizarea forței de muncă, resurselor, timpului și instrumentelor în cel mai optim mod.

Managementul modern de proiect constă dintr-un set de metodologii de management de proiect care pot oferi rezultate previzibile și repetabile. Metodologiile și strategiile pe care le urmăm în aceste zile sunt extrem de analitice și decisive.

Cu toate acestea, studiile arată că doar 23% dintre companii au sisteme standardizate de management al proiectelor, cum ar fi o cascadă și agil în utilizare.

În această eră, cei care nu au ajuns încă din urmă cu planificarea strategică a unui proiect rareori pot reuși într-un proiect. Deci, de ce acordăm atât de multă importanță planificării strategice pentru un management eficient al proiectelor? Să facem cunoștință.

De ce este crucială planificarea strategică pentru managementul proiectelor

Strategiile adecvate pentru managementul proiectelor sunt cele care fac un proiect de succes. De fapt, potrivit PMI, organizațiile care subevaluează managementul proiectelor văd cu 50% mai multe dintre proiectele lor eșuând. Și chiar și atunci când un proiect are un sistem de management în vigoare, acesta poate eșua din cauza strategiei neadecvate. Aruncă o privire la sondajul de mai jos.

În toate organizațiile, 11,4% din toate resursele sunt irosite din cauza proceselor de management de proiect inferioare. Sondajele sugerează că organizațiile care nu reușesc să integreze în mod corespunzător managementul de proiect în strategiile lor vor vedea rata de eșec directă a proiectului crește cu un factor de 2/3.

Cu toate acestea, nu numai planificarea strategică face ca proiectul dvs. să fie un succes, dar vă ajută și să economisiți o mulțime de bani și resurse. De fapt, organizațiile care folosesc practici dovedite de PM risipesc de 28 de ori mai puțini bani decât omologii lor care nu au practici de PM în vigoare. (CIO, 2019)

Într-o lume în care 27% dintre proiecte depășesc bugetul, banii pe care îi puteți economisi cu planificarea strategică a managementului proiectelor sunt cu adevărat extraordinari.

7 Strategii de management de proiect pentru un proiect de succes

Există o mulțime de strategii de management de proiect pe care le puteți urma pentru un proiect de succes. Dintre acestea, ne vom concentra pe strategiile cheie care influențează cel mai mult succesul unui proiect.

Să aruncăm o privire la strategiile cheie pe care trebuie să le urmați pentru finalizarea cu succes a proiectului.

1. Finalizați detaliile proiectului înainte de începerea proiectului

Chiar înainte de a începe să lucrați la proiectul dvs., trebuie să finalizați detaliile proiectului. Un plan clar cu privire la ceea ce încercați să realizați vă ajută să finalizați un proiect în cel mai bun mod posibil.

Roluri și responsabilități: Planul detaliat pentru proiect ar trebui să prezinte diferitele roluri ale personalului care va lucra la proiect, împreună cu responsabilitățile acestora. Acest lucru face ca procesul de lucru să fie organizat și ajută la evitarea oricăror întârzieri.

Structura de defalcare a muncii: Structura de defalcare a muncii ajută la împărțirea unui proiect mare în sarcini mici și gestionabile. Acest lucru va ajuta la defalcarea sarcinilor pentru angajați, dependență și fluxul de muncă, de asemenea.

Etape: Planul ar trebui să includă, de asemenea, reperele care vor ajuta proiectul să fie pe drumul cel bun. Etapele de referință sunt excelente pentru a urmări progresul lucrării. Mai ales pentru a urmări o mică parte a lucrărilor pe care o veți împărți folosind Structura de defalcare a lucrărilor.

Stabilirea livrabilelor și a termenelor limită: va trebui, de asemenea, să definiți livrabilele, termenul limită, înainte de a începe proiectul, pentru a menține proiectul împachetat în intervalul de timp stabilit.

Finalizarea detaliilor proiectului nu înseamnă că proiectul nu are sau nu va avea nevoie de nicio modificare pe parcurs. De fapt, astăzi, mai mult ca niciodată, managementul proiectelor este mai iterativ ca niciodată. De aceea, metodologiile precum Agile capătă rapid popularitate. Efectuarea unui plan clar al proiectului înainte de a-l începe nu vă va obliga. Mai degrabă, vă va face pe dvs. și pe angajații dvs. adaptabilitate la schimbarea bruscă a planurilor. De asemenea, va păstra stabilitatea proiectului și termenul limită intacte.

2. Decideți ce metodologie să utilizați

Dacă nu sunteți familiarizat cu termenul de metodologie de management de proiect sau cu diferitele tipuri de metodologii care există, iată o definiție simplă. O metodologie de management de proiect este un set de principii și practici care vă pot ajuta să vă organizați managementul de proiect pentru rezultate optime. Niciun proiect nu este niciodată 100% similar cu altul, astfel încât procesul de lucru nu este același pentru două proiecte.

Există câteva metodologii de management de proiect care sunt cele mai utilizate pe scară largă. Dintre acestea, trebuie să-l alegi pe cel care se potrivește cel mai mult proiectului tău.

Mai jos sunt câteva dintre cele mai populare metodologii de management de proiect pe care managerul de proiect le folosește adesea.

Metodologia cascadei: Cascada este modalitatea tradițională de management de proiect. Metodologia denumirii cascadă a fost introdusă datorită abordării liniare și secvenţiale a acestui model. Înainte de a începe următorul pas al proiectului, cel anterior trebuie finalizat.

Metodologia cascadă este potrivită în mare parte pentru proiectele care au un rezultat sau un scop clar. De asemenea, nu are nicio posibilitate de iterare sau modificare a planului pe parcurs. Un bun exemplu de astfel de proiecte poate fi tipul de proiecte pe care le au companiile producătoare de automobile. De obicei, aceste proiecte nu au aproape nicio șansă de schimbare pe parcurs.

Metodologie Agile: Agile este o altă metodologie populară care a câștigat acțiune în anii 2001. Înființarea sa datează de fapt din anii 1990. Este rezultatul nevoii tot mai mari de un nou mod de gestionare a proiectelor, mai adaptabil la schimbare. Metodologia agilă se concentrează pe perioade scurte de lucru cu testare, evaluare și adaptare continuă pe tot parcursul procesului. Ca atare, produsele finale care ies adesea nu sunt complet aceleași cu cele planificate.

Deoarece metodologia agilă se concentrează pe a fi rapidă, produsul final poate fi implementat din timp. Cu toate acestea, apoi trece sub evaluare și iterare ulterioară pentru a deveni un produs complet fără probleme/eroare. Popularitatea și acceptarea metodologiilor agile au alimentat ulterior creșterea altor metodologii mai noi. Aceste metodologii includ Scrum, Kanban și multe altele. Agile în sine este excelent pentru produsele digitale în care rezultatele finale își pot permite să aibă abateri de la planul inițial.

De fapt, 80% dintre CMO au observat o productivitate îmbunătățită a echipei cu Agile. Companiile care au adoptat Agile au înregistrat, de asemenea, o creștere de 60% a veniturilor și a profitului.

Metodologia Scrum: Scrum este oarecum o adaptare a metodologiei agile. Metodologia Scrum descompune întreaga durată a proiectului în perioade scurte sau cicluri, cunoscute și sub denumirea de „sprinturi”. Sprinturile durează de obicei una sau două săptămâni.

Scrum are de obicei Scrum Masters pentru a conduce echipe mici care lucrează la anumite părți ale proiectelor la un moment dat. Acest lucru este spre deosebire de finalizarea secvențială a sarcinilor în metodologia cascadă. Rețineți că, rolurile de Scrum Master nu sunt similare cu managerii de proiect.

Metodologia Kanban: Kanban este, de asemenea, un cadru în managementul agil al proiectelor. Este originar din industria de producție japoneză. Metodologia Kanban este un cadru în care toate sarcinile sunt reprezentate vizual ca coloane pe o tablă kanban. Kanban oferă o imagine de ansamblu vizuală a fiecărei sarcini a unui proiect la orice moment specific.

Astfel, este posibil să aflați de ce există o întârziere într-o parte a proiectului.

Metodologie hibridă: atât cascada, cât și agile (inclusiv cadrele sau versiunile modificate) au defectele lor. Metodologia cascadă necesită mult timp înainte de a putea vedea rezultatul. Nu este grozav pentru o piață cu ritm rapid în care concurenții sunt bine potriviți și concurează constant între ei. Pe de altă parte, agilul este susceptibil la fluajarea domeniului și iterația constantă. Acest lucru face dificil pentru clienți să se obișnuiască cu un produs. Ceea ce de fapt înrăutățește experiența utilizatorului. Astfel, mulți manageri de proiect iau acum note bune atât din metodele cascadă, cât și din metodele agile. Din ce în ce mai mulți PM implementează în prezent ceva de genul unui hibrid agil-cascada.

Iată ce am găsit pe manifestul metodologiei hibride –

Managementul de proiect hibrid combină metodele formale și Agile pentru a crea o nouă metodă de management de proiect. Hybrid folosește minuțiozitatea Work Breakdown Structure (WBS) cu viteză și beneficiile slabe ale Agile pentru o nouă metodă de management de proiect, care este atât detaliată, cât și rapidă.

În afară de aceste metodologii populare, există și alte modele care sunt folosite de mulți. Este foarte important să alegeți perfect o metodologie potrivită, deoarece aceasta va dicta cât de rapid și eficient puteți finaliza proiectul.

3. Formați echipa potrivită pentru proiect

Niciun proiect nu poate avea succes fără personalul potrivit care să se ocupe de fiecare sarcină. Fiecare dintre angajații dvs. ar trebui să fie aliniat cu responsabilitatea pe care doriți să o asume. O persoană poate avea lumea experienței, dar dacă nu este potrivită pentru rolul și responsabilitatea, atunci nu ar trebui să ia parte la proiect.

Este important să nu vă construiți echipa cu calități suprapuse, deoarece acestea pot doar să tragă în jos proiectul pentru a întârzia. De aceea și echipele ar trebui să fie mici

În plus, echipa ta ar trebui să aibă o ierarhie clară și o distribuție adecvată a sarcinilor pentru fiecare dintre angajați pentru a profita de echipa grozavă pe care o angajezi.

4. Stabiliți o comunicare clară între departamente și personal

Comunicarea este un factor important pentru majoritatea proiectelor. De aceea, un plan de comunicare eficient ar trebui să fie o parte foarte importantă a strategiilor dumneavoastră de management de proiect.

80% dintre angajați își petrec jumătate din săptămâna de lucru pe „reprelucrare” cauzată de comunicarea slabă

Capterra

Dacă vă întrebați ce înțelegem prin plan de comunicare, acesta include un canal de comunicare desemnat, ora preprogramată a întâlnirilor și altele.

Configurarea canalelor de comunicare: Fiecare echipă trebuie să aibă un canal de comunicare intern. Pentru a vă conecta între proiecte, există mai multe canale de care puteți profita. Slack, echipele Microsoft sunt două dintre cele mai populare metode de comunicare pentru un proiect sau loc de muncă.

Întâlnire programată: Fiecare proiect trebuie să aibă o oră de întâlnire programată, săptămânală sau bisăptămânală. Acest lucru îl va ajuta pe managerul de proiect să țină pasul cu progresul proiectului. Aceste întâlniri sunt, de asemenea, utile pentru rezolvarea oricăror probleme cu care s-ar putea confrunta membrii echipei. În plus, întâlnirile vor clarifica, de asemenea, direcția proiectului și vor ajuta să se decidă dacă necesită sau nu vreo iterare.

5. Evitați să faceți schimbări mari (Scope Creek) în timpul proiectului

În timp ce metodologiile moderne de proiect pun mare accent pe iterația planului de proiect, se sugerează să nu se facă schimbări mari. Nu este corect să faci cât mai multe schimbări posibil. Pentru că, în acest fel, produsul final nu va arăta deloc cu proiectul care a fost intenționat.

În termeni de management de proiect, atunci când se fac modificări nelimitate în domeniul de aplicare al proiectului fără nici un fel de procedură de control, se numește scope creek. Scope creek afectează programul proiectului, bugetul, costurile, alocarea resurselor, ceea ce nu este o veste grozavă pentru managerul de proiect cu resurse și timp stabilite. Dereglarea domeniului de aplicare este probabil unul dintre cele mai comune riscuri de management al proiectelor cu care se confruntă adesea managerii de proiect.

Deoarece scăderea domeniului are loc atunci când se adaugă noi cereri de iterare a proiectului după ce proiectul a început. Cu toate acestea, deoarece modificările apar în timpul proiectului, adesea acestea nu sunt revizuite în mod corespunzător. Prin urmare, face ca echipa să finalizeze mai multe sarcini decât era planificat, să atribuie mai multe livrabile și etape cu aceleași resurse ca înainte în același interval de timp.

6. Evaluați proiectul după finalizare

Fiecare proiect are un obiectiv care trebuie atins prin proiect. Evaluându-vă proiectul după finalizare, puteți afla dacă există probleme sau diferențe față de obiectivele inițiale ale proiectului. Și numai după evaluare, puteți spune că proiectul este gata .

Acesta este motivul pentru care prețuim atât de mult evaluarea proiectelor. În timpul evaluării finale, următoarele lucruri ar trebui monitorizate îndeaproape -

Comparați-l cu prototipul: creați un prototip (fie digital sau fizic) despre cum ar trebui să arate proiectul când îl finalizați? Ar trebui. Și după ce ați finalizat proiectul, comparați-l cu prototipul.

Rulați testarea Q/A: testarea de asigurare a calității este o necesitate, indiferent dacă produsul este software sau hardware. Procesul de testare prin Q/A trebuie urmat odată ce proiectul este finalizat, astfel încât să nu fie create probleme atunci când proiectul este predat către client/client/utilizator.

Rulați UAT: User Acceptance Testing sau UAT îi permite managerului de proiect să știe ce cred utilizatorii despre produs. Testarea UAT facilitează ca managerul de proiect să găsească spațiul de îmbunătățire pentru a face produsul mai ușor de utilizat.

În general, evaluarea proiectului oferă o idee clară despre ceea ce a mers bine pe proiect și care parte ar fi putut fi mai bună. Rezultatele vor contribui la îmbunătățirea atât a proiectului în cauză, cât și a proiectelor care urmează să vină în viitor.

7. Utilizați un instrument de management de proiect de calitate pentru un rezultat optim

Strategia finală despre care vrem să vorbim astăzi este utilizarea unui instrument bun de management de proiect. Utilizarea unui proiect dedicat poate ușura viața unui manager de proiect, ajutând la menținerea unui proiect pe drumul spre succes.

Managerii de proiect fac sarcinile de planificare și programare foarte ușoare. De asemenea, le permit angajaților să acceseze informațiile de care au nevoie și le restricționează pe cele de care nu au nevoie. Instrumentele de management de proiect sunt, de asemenea, cunoscute pentru îmbunătățirea productivității, reducând în același timp bugetul proiectului.

Atunci când alegeți instrumentele potrivite de management de proiect, trebuie să aveți în vedere următoarele:

• Caracteristicile de care aveți nevoie
• Indiferent dacă doriți un instrument de management de proiect offline sau online
• Dacă aveți nevoie de un instrument care percepe o sumă fixă ​​sau per utilizator
• bugetul tău

Doar după ce ai luat în considerare toți factorii de mai sus, poți alege un instrument care se potrivește cel mai bine proiectului tău. Desigur, puteți obține instrumentul costisitor all-star. Dar dacă aveți o afacere la scară mică sau medie, ceea ce aveți nevoie este un instrument de management al proiectelor accesibil, care are toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru un proiect de succes.

Pentru ca proiectul dvs. să fie unul de succes, primiți ajutor de la WP Project Manager, un instrument accesibil de management al proiectelor, care este absolut perfect pentru IMM-uri. În următoarea parte a articolului, să aruncăm o privire la plugin și de ce vă recomandăm să îl utilizați.

Manager de proiect WP: gestionarea și livrarea proiectelor este ușoară

WP Project Manager este un instrument accesibil și open-source de management de proiect, bazat pe WordPress. Ajută la implementarea eficientă a strategiilor de management de proiect. Instrumentul oferă câteva caracteristici și oportunități interesante care ajută la succesul unui proiect. Beneficiile cheie ale utilizării WP Project Manager sunt următoarele:

Utilizatori și proiecte nelimitate: Majoritatea instrumentelor de management de proiect taxează pe utilizator și limitează numărul de proiecte și sarcini pe care le puteți crea. Cu toate acestea, cu WP Project Manager, cerul este singura limită. Puteți crea proiecte, sarcini literalmente nelimitate și puteți adăuga membri nelimitați ai echipei.

Diagrama Gantt: Diagrama Gantt permite organizarea ierarhiei proiectului, permițându-vă să atribuiți dependențe între diferite sarcini și subsarcini. Acest lucru vă permite să vedeți motivul din spatele întârzierii unei sarcini într-o reprezentare vizuală, la un moment dat.

Panou Kanban: Panourile Kanban primesc o mare importanță pentru managementul proiectelor, chiar dacă nu urmați de fapt Metodologia Kanban . Cu gestionarea sarcinilor în stil tablou, puteți crea sarcini, le puteți glisa și plasați între diferitele forumuri, permițând membrilor echipei să lucreze mai eficient.

Capacitățile echipei de control și rolurile membrilor: Cu Managerul de proiect WP, puteți personaliza permisiunile și puteți atribui roluri specifice membrilor, după cum este necesar. De asemenea, puteți adăuga fără efort și membri externi la proiect.

Manager fișiere și documente: Managerul de proiect WP are și un manager de fișiere și documente pentru a stoca toate fișierele de proiect. De asemenea, puteți naviga la mesajele legate, listele de activități sau sarcinile din secțiunea de fișiere.

Tabloul de bord personal pentru toți utilizatorii: Managerul de proiect WP oferă un tablou de bord dedicat fiecărui membru al echipei, unde își pot vedea sarcinile atribuite și finalizate, precum și alte rapoarte.

Tabloul de bord de prezentare generală: Pentru a obține un raport general al proiectului, Managerul de proiect WP are o funcție de tablou de bord de prezentare generală. De acolo, puteți obține o perspectivă a tuturor proiectelor în derulare, a progresului și a echipelor. De asemenea, puteți crea proiecte, adăuga, edita membri ai echipei, roluri de utilizator și alte sarcini de aici.

După ce ați luat în considerare totul, nu este nevoie de mult pentru a înțelege că WP Project Manager este un instrument excelent pentru gestionarea proiectelor. Puteți fi și mai convins după ce cunoașteți prețul instrumentului, care este absolut accesibil.

Planul personal al WP Project Manager începe de la 79 USD, în timp ce planul profesional și de afaceri începe de la 149 USD, respectiv 249 USD.

Un proiect de succes este doar o mare strategie distanță

Strategiile adecvate de management de proiect pot schimba jocul pentru succesul proiectului. Prea multe proiecte grozave au eșuat din cauza lipsei unei strategii clare și proiectul tău nu ar trebui să fie următorul.

În acest articol, am împărtășit strategii clare de management de proiect, pas cu pas, pentru ca dvs. să derulați un proiect de succes. Strategiile includ totul, de la metodologie la modul în care ar trebui să vă formați timpul pentru a obține succes. În cele din urmă, am împărtășit și un instrument grozav care vă poate sprijini prin managementul proiectului.

Aveți întrebări sau experiențe pe care ați dori să le împărtășiți? Simțiți-vă liber să comentați mai jos.