Ziua de lucru în comun la distanță: secretul unei colaborări eficiente la distanță

Recent, au existat o mulțime de conținut „cum să lucrezi de acasă” și câteva sfaturi bune pentru persoanele care au de-a face cu prima sau două săptămâni de lucru la distanță. Ellipsis a fost complet la distanță de când am început și așa că, în timp ce cea mai mare parte a echipei noastre este acum „blocată”, suntem capabili să mergem mai departe ca de obicei.

Lucrul de la distanță este greu și, de-a lungul anilor, am creat o serie de sisteme care să ne ajute să lucrăm eficient. Cred că munca de la distanță este mai bună atunci când este făcută bine , dar acesta este un avertisment important. Trebuie să vă adaptați de la lucrul la birou și, dacă nu instalați sisteme care să vă ajute să faceți acest lucru, este posibil să aveți o experiență proastă în următoarele două săptămâni și apoi să o renunțați.

Ar fi păcat, deoarece lucrul de la distanță are avantaje uriașe: mai multă flexibilitate, membri ai echipei mai fericiți și capacitatea de a angaja și de a păstra cei mai buni oameni sunt câteva exemple bune.

Această postare este despre o idee, pe care o puteți copia destul de ușor: ziua de lucru în comun la distanță . Vom începe prin a ne uita la problema pe care o rezolvăm și apoi cum o facem. Toate acestea sunt super-acționabile și le-am scris astfel încât să puteți copia și implementa cu ușurință.

Problemă: colaborarea este mai grea cu munca de la distanță

Unul dintre marile avantaje de a fi în persoană față de distanță este că colaborarea este mult mai ușoară. Birouri precum Apple Park , multi-miliardul Apple, sunt concepute pentru a maximiza șansa de întâlniri aleatorii cu colegii, cu speranța ca acele întâlniri aleatorii să ducă la colaborare.

Există unele cercetări pentru a susține acest lucru. Un studiu MIT a descoperit:

„Apropierea fizică crește activitatea de colaborare în rândul cercetătorilor din mediul academic... studiul constată că colaborarea interdisciplinară și interdepartamentală este alimentată de interacțiunea de bază față în față în spații comune.”

Acest lucru are sens și acest lucru contribuie la faptul că colaborarea este un domeniu în care munca de la distanță este mai slabă. Soluția este de a reproduce aceste beneficii într-un cadru de lucru de la distanță .

Avertismentul este că unele birouri complet deschise, cum ar fi cel al Apple, pot dăuna producției generale, așa cum acoperă Cal Newport:

Un dezvoltator Facebook susține că biroul [în plan deschis] este rar plin mai mult de o treime, deoarece oamenii au învățat să stea acasă dacă doresc să producă ceva profund... oferirea de birouri private și timp neîntrerupt de concentrare este poate unul dintre cele mai valoroase beneficii pe care le poți oferi. dezvoltatori din era noastră conectată.

Ideea generală rămâne totuși, iar Cal continuă argumentând că birourile cu uși sunt mai bune, decât să lucreze doar de la distanță. Aflarea în același loc facilitează colaborarea, iar când lucrezi de la distanță trebuie să ieși și să creezi spațiul pentru acea colaborare.

Așa am venit cu ziua noastră de lucru în comun la distanță.

Cum funcționează o zi de lucru în comun la distanță?

Premisa este simplă: programezi o zi special pentru colaborarea cu echipa ta. Îl primești în calendarul tuturor și ei blochează timpul. Găsim că o dată pe lună este o cadență bună, dar ați putea face o dată la două săptămâni sau o versiune mai scurtă săptămânal.

Atunci colaborezi! Împărțim ziua în câteva părți:

• O sesiune generală de actualizare a echipei și de răspunsuri la întrebări, pe care o prezint. Asta ne dă drumul.
• Co-lucrare cu întreaga echipă . În general, vom avea câteva elemente prin care trebuie să treacă întreaga echipă. Chiar dacă nu ai nevoie de toată lumea acolo, asta înseamnă jumătate: introduci oportunitatea unei colaborări și idei mai aleatorii pe care le primești într-un birou.
• Coworking în grup mic . Ocazional, are sens să vă împărțiți în grupuri mici sau unul la unu. Ziua de lucru în comun este o oportunitate special programată pentru a face asta.
• Clubul de carte ! Încheiem ziua cu clubul nostru de carte lunar! Selectăm pe rând o carte (în mod realist un capitol sau două), un podcast sau un articol, toate citim/ascultăm în prealabil, apoi discutăm ideile timp de o oră sau cam asa ceva.

Acea structură funcționează destul de bine. Programăm o oră de început și o oră de sfârșit, dar nu cât timp ar trebui să dureze fiecare articol; uneori sunt mai multe de discutat și încerci să încurajezi discuția! De asemenea, ne asigurăm că luăm multe pauze. Deoarece ne aflăm pe fusuri orare diferite, cineva va avea nevoie de prânz, în timp ce altcineva dorește o gustare.

Veți dori să ajustați structura în funcție de ceea ce faceți și de problemele pe care trebuie să le rezolvați. Suntem o agenție de marketing și acel format probabil funcționează pentru configurații similare, dar echipele de produse sau dezvoltatorii vor dori să folosească propriul format. Ne-a luat ceva timp să ajungem la o structură care funcționează fiabil, așa că experimentează.

Cele mai multe dintre întâlnirile noastre interne sunt doar audio, dar aceasta este una în care facem întotdeauna apeluri video. În general, consider că apelurile video sunt o experiență slabă și un beneficiu scăzut atunci când ați vorbit deja cu cineva cu un videoclip o dată, dar cu un grup funcționează. Am încercat aproape orice platformă video — Zoom, Skype etc. — dar folosim Hangouts Meet. Conexiunile sunt întotdeauna solide, nu există nimic de instalat și pur și simplu funcționează.

Există o inovație grozavă în acest spațiu, inclusiv RemoteHQ, care realizează transcrieri live ale întâlnirilor dvs. și vă permite să adăugați un browser și note partajate, dar, din păcate, nu a fost suficient de fiabil. Găsiți instrumentul pe care doriți să îl utilizați și apoi utilizați-l de fiecare dată. Nu este nimic mai rău decât să începi fiecare întâlnire încercând să găsești linkul sau cu cinci minute de „mă auzi?”.

Alte idei de lucru la distanță de încercat

Ziua de lucru în comun la distanță este una dintre modalitățile de a reproduce ceea ce este bun în a fi în persoană. Iată alte trei idei rapide pe care le încercăm:

1. Complementăm colaborarea la distanță cu retrageri de echipe în persoană de trei ori pe an. Acestea sunt oportunități extraordinare de colaborare și facem multe la retragerile noastre. Nu poți face totul online, iar față în față este necesar din când în când.
2. O „jumătate de oră fericită” lunară. Aceasta este o idee grozavă pe care am primit-o din această postare. Aveți mai puține oportunități pentru o conversație generală la distanță (folosim Basecamp mai degrabă decât Slack, deci sunt, în general, asincron, mai degrabă decât mereu activați cu chat). Remediem asta cu o jumătate de oră pentru chat general, o dată pe lună! Am încercat săptămânal și două săptămâni, dar, deoarece suntem cu toții pe fusuri orare diferite, acestea nu au funcționat pentru noi.
3. „Ce se întâmplă în afara serviciului?” Înregistrările noastre săptămânale sunt distribuite întregii echipe la începutul săptămânii, iar una dintre întrebările la care vi se cere să răspundeți este „ce se întâmplă în afara serviciului?” Avem tendința de a posta doar o propoziție sau două, dar este un mod frumos de a vedea ce fac oamenii.

Ziua de lucru în comun la distanță este ușor de încercat

O zi de lucru în comun la distanță este foarte ușor de încercat și mi se pare de mare ajutor. Ajută toată lumea să rămână conectată, ne oferă o dată prestabilită pentru a parcurge sarcini complexe de colaborare care altfel ar fi ratate și ne permite să colaborăm eficient.

Este incredibil de ușor de făcut și îți recomand cu căldură să-l încerci în următoarele două săptămâni. Nu a existat niciodată un moment mai important pentru a continua colaborarea și inovația! Și, acest lucru funcționează indiferent dacă sunteți oricum la distanță, ca noi, sau lucrați de la distanță temporar.

Mult noroc! Vă rugăm să vă împărtășiți gândurile sau întrebările în comentariile de mai jos.