Ce este reducerea riscurilor în managementul proiectelor? Cum să identifici și să rezolvi problemele

Riscul este o parte integrantă a oricărui proiect. Un manager de proiect de succes sau o organizație trebuie să treacă prin incertitudini și provocări neprevăzute pentru a minimiza riscurile potențiale implicate. Dacă nu se poate atenua în mod proactiv riscurile implicate, este imposibil să se garanteze un proiect de succes.

Atenuarea riscurilor implică identificarea riscurilor potențiale și implementarea strategiilor necesare, astfel încât să nu existe șansa de a deraia de la proiect. Acest lucru nu numai că vă poate economisi bugetul și resursele, dar vă poate ajuta și să le finalizați în timp util, asigurând încrederea între părțile interesate.

În acest articol, vă vom prezenta elementele fundamentale ale atenuării riscurilor, inclusiv lucrurile care îl pot influența și le vom identifica pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Veți primi, de asemenea, instrucțiuni privind rezolvarea problemelor cu setul potrivit de strategii. Începeți!

Ce este reducerea riscurilor în managementul proiectelor?

Reducerea riscurilor în managementul proiectelor implică procesul de identificare, analiză și atenuare a riscurilor care pot avea impact advers asupra obiectivelor, termenelor, costurilor și calității proiectului dumneavoastră. Aceasta presupune trei etape:

• În primul rând, trebuie să identificați riscurile care pot exista în ciclul de viață al proiectului.

• În al doilea rând, evaluați implicațiile acestor riscuri în proiect.

• În cele din urmă, trebuie să dezvoltați strategii care să poată verifica și reduce în mod inteligent aceste riscuri.

Astfel, prin pregătirea pentru riscuri potențiale, puteți spori rezistența organizației dumneavoastră și puteți merge mai departe către rezultate de succes.

Cum să identificați și să reduceți riscurile în managementul proiectelor

Acum, în această secțiune, vom discuta pas cu pas cum să identificăm și să atenuăm riscurile în managementul proiectelor. Îl vom prezenta în două jumătăți. Să-l explorăm.

De asemenea, puteți explora această postare despre cum să gestionați riscurile în managementul proiectelor.

Faza 01: Cum se identifică riscurile în managementul proiectelor

Există multe riscuri care sunt ușor de identificat, în timp ce altele necesită o analiză acută. Acesta este motivul pentru care este esențial să aplicați mai multe abordări pentru a identifica în mod eficient toate riscurile potențiale. Mai jos, am enumerat toți pașii pe care trebuie să îi luați în considerare atunci când identificați riscurile în managementul proiectelor.

a) Conduceți sesiuni de brainstorming

Brainstormingul este una dintre metodele cheie de identificare a riscurilor proiectului. Este vorba despre adunarea membrilor echipei și a părților interesate într-un loc comun pentru a discuta liber problemele care pot apărea în proiect. Secretul unei sesiuni eficiente de brainstorming este să ai un plan deschis, astfel încât toată lumea să se simtă binevenită să participe.

Dar înainte de a intra în sesiune, este mai bine să stabiliți o viziune pentru sesiune, astfel încât toată lumea să știe prin ce trebuie să treacă. Această claritate menține conversațiile pe drumul cel bun și încurajează participarea. În timpul sesiunii, trebuie să vă asigurați că există spațiu pentru agresiune, astfel încât toată lumea să-și poată împărtăși chiar și ideile nebunești fără să-și facă griji că va fi judecat.

La sfârșitul întâlnirii, grupul ar trebui să parcurgă toate ideile generate și să prioritizeze în funcție de cât de aplicabile pot fi ele în proiect. Această abordare nu numai că poate crea idei noi, ci și poate construi conexiuni de echipă.

b) Utilizați un registru de risc

Un registru de risc este un instrument de management al proiectelor pe care îl puteți utiliza pentru a defini, urmări și controla riscul pe parcursul ciclului de viață al proiectelor dumneavoastră. Funcționează ca un document centralizat în care toate riscurile potențiale sunt identificate și înregistrate împreună cu informațiile asociate, cum ar fi probabilitatea, impactul și planurile de atenuare ale acestora.

Există multe instrumente de înregistrare a riscurilor. Cele mai populare sunt WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio și ZenGRC by Reciprocity. Doar înregistrați toate ideile pe care le-ați generat în timpul sesiunii de brainstorming, inclusiv toate datele din trecut, în instrumentul de înregistrare a riscurilor pe care îl selectați. Clasificați-le (de exemplu, tehnice, financiare, operaționale etc.).

Odată înregistrat, nu se termină. Trebuie să actualizați frecvent înregistrarea ori de câte ori experimentați modificări majore sau critice.

Iată un ghid pentru o listă de verificare eficientă pe care o puteți lua în considerare atunci când cumpărați software de management de proiect.

c) Revizuirea documentației proiectului

Revizuirea documentației proiectului poate oferi managerilor de proiect și membrilor echipei o mai bună înțelegere a contextului proiectului, a obiectivelor și a potențialelor vulnerabilități. Prin această recenzie, puteți afla dacă au existat provocări similare în trecut și cum le-ați rezolvat.

În timpul examinării documentației, trebuie să luați în considerare termenele proiectului, resursele și așteptările părților interesate. Acest lucru vă poate ajuta să înțelegeți orice risc potențial care ar putea fi asociat cu întârzierile de programare, suprabugetele sau decalajele de aliniere cu așteptările definite.

Odată ce echipa dvs. obține o imagine clară a proiectului prin documentație, ea poate dezvolta un plan eficient de gestionare a riscurilor care poate naviga prin toate provocările de-a lungul ciclului de viață.

d) Efectuați o analiză SWOT

SWOT este un cadru popular pentru a analiza riscurile și oportunitățile potențiale din cadrul unui proiect. SWOT înseamnă puncte forte, puncte slabe, oportunități și amenințări . Această analiză ajută la a da o idee clară despre factorii interni și externi care influențează succesul proiectului.

Puncte forte – Recunoașteți resursele unice, personalul calificat și tehnologiile inovatoare pe care le aveți. Acestea sunt importante pentru a atenua eficient riscurile.

Puncte slabe – Evaluați unde vă lipsesc în ceea ce privește resursele, experiențele și expertiza importante, care vă pot pune proiectele pe picior din spate.

Oportunități – Studiază factori externi, cum ar fi tendințele pieței și progresele tehnologice care pot transforma riscurile potențiale în beneficii.

Amenințări – Ar trebui luați în considerare factori externi, cum ar fi presiunile competitive, schimbările de reglementare sau recesiunile economice care pot pune în pericol proiectul.

Explorați cum să îmbunătățiți eficiența managementului de proiect.

e) Analizați datele istorice

Se referă la colectarea de informații, înregistrări și date din trecut. Folosind aceste date, puteți identifica tiparele de riscuri cu care s-au confruntat anterior proiecte similare. De asemenea, puteți afla factorii care au contribuit la succesul sau eșecul unor tipuri similare de proiecte în trecut.

Un avantaj principal al acestei analize este că vă puteți crește capacitatea de a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare și estimare a proiectelor. De exemplu, dacă un tip similar de proiect eșuează în trecut din cauza unei anumite lipsuri de resurse, îl puteți pregăti de la începutul proiectului, astfel încât cel dvs. să nu eșueze.

f) Efectuați interviuri cu experți

Aceasta implică colectarea de perspective și perspective de la persoane cu cunoștințe și experiențe specializate legate de proiectele dvs. Acest lucru vă poate duce identificarea riscului cu un pas mai departe. Acest lucru vă poate ajuta să detectați dacă există riscuri externe legate de domenii specifice ale proiectului, provocări organizaționale și tendințe din industrie.

Asigurați-vă că puneți întrebări serioase care facilitează dialogul deschis cu cei intervievați. Aceasta poate include experiențele lor anterioare cu proiecte similare, riscurile cu care s-au confruntat și strategiile pe care le-au folosit pentru a depăși problemele.

Faza 02: Cum să reduceți riscurile în managementul proiectelor

Pe baza discuției de mai sus, vom explica acum toți pașii necesari prin care puteți atenua riscurile în managementul proiectelor. Explorează-le mai jos.

a) Elaborați un plan de diminuare a riscurilor

Odată ce riscurile sunt identificate, este timpul să creăm planuri de atenuare pentru fiecare. Aceasta înseamnă să specificați ce se poate face pentru a atenua riscul dacă se întâmplă sau pentru a reduce consecințele acestuia. Vă puteți gândi la trei tipuri de strategii în acest caz.

• Evitarea riscurilor (prin modificarea planului de proiect)
• Transferul riscului (deplasarea riscului către o terță parte)
• Acceptarea riscului (facerea echipei pregătită să accepte riscul).

Puteți utiliza instrumentele de înregistrare a riscurilor menționate mai sus (WP Project Manager, nTask, GOAT Risk, Resolver, TimeCamp, Risk Management Studio și ZenGRC by Reciprocity) pentru a dezvolta planuri și strategii de atenuare a riscurilor. Idei interesante de management de proiect pe care le puteți urmări anul acesta.

După ce ați descoperit toate riscurile potențiale, le puteți clasifica și ordona în funcție de priorități. Documentați alternativele potențiale pe care le puteți implementa pentru a contracara fiecare risc de lângă fiecare categorie. Această activitate principală vă poate duce managementul riscului cu un pas mai departe.

b) Diversificați sarcinile proiectului (în timpul deficitului de resurse)

Când nu aveți timp, încercați să distribuiți sarcinile de proiect între diferite echipe, astfel încât întregul proiect să poată fi finalizat în timp util. În plus, diversificarea poate minimiza probabilitatea ca un singur punct de eroare să deraieze întregul proiect, deoarece întregul proces va fi în fața multor ochi.

Drept urmare, chiar dacă cineva nu reușește să detecteze o eroare, există speranță că altcineva o va face. În plus, diversificarea sarcinilor de proiect între diverși membri poate duce cu succes la creșterea inovației și a clarității. Pentru că le permite oamenilor din diferite departamente să-și prezinte perspectivele și soluțiile unice la masă.

c) Implicarea părților interesate în managementul riscului

Trebuie să începeți cu a afla cine sunt părțile interesate, de ce sunt responsabili, ce le pasă și ce vor de la proiect și riscurile. Odată ce părțile interesate sunt bine identificate, va fi ușor să stabiliți linii clare de comunicare cu aceștia. Tu, în calitate de manager de proiect, îi poți invita pe cei mai intelectuali părți interesate la ateliere și sesiuni de brainstorming.

Am discutat deja despre importanța implicării părților interesate în sesiunea de brainstorming pentru a identifica riscurile potențiale. Este important să le mențineți aliniate pe tot parcursul procesului, inclusiv în faza de diminuare a riscurilor.

Un ghid rapid despre cum să rezolvi problemele în managementul proiectelor.

d) Stabiliți planuri de urgență

Un plan de urgență anticipează și pregătește o organizație pentru situații care ar putea întrerupe fluxul de lucru. Este un „plan B” care specifică ce ar trebui să facă o echipă în anumite cazuri, cum ar fi un dezastru natural, o întrerupere IT sau orice alt eveniment neașteptat. Scopul principal al unui plan de urgență este de a reduce întreruperile și de a permite organizației să continue să funcționeze chiar și atunci când lucrurile se îngreunează.

Planificarea pentru situații de urgență implică mai multe faze – evaluarea riscurilor, planificarea scenariilor și modul de răspuns la diferite scenarii. Elaborând planurile necesare pentru eventualele întreruperi în avans, puteți reveni cu ușurință la pistă.

e) Evaluează și monitorizează în mod regulat riscurile

Evaluarea și monitorizarea regulată a riscului este crucială, deoarece vă ține la curent cu amenințările emergente și vă asigură că eforturile de atenuare a riscurilor sunt eficiente în timp. Această proactivitate vă menține puternic mental pentru a face față oricărui fel de incertitudine, ajustând planurile de atenuare în consecință.

Deci, cum o fac? Puteți face acest lucru în următoarele moduri:

• În primul rând , trebuie stabilită o abordare sistematică pentru a urmări progresul. Acest lucru se poate face prin întâlniri regulate, rapoarte de progres și evaluarea parametrilor de performanță.

• În al doilea rând , instrumentele de înregistrare a riscurilor menționate mai sus ar trebui să fie utilizate pentru a documenta ori de câte ori este identificat orice risc nou, inclusiv severitatea acestuia și cum să-l atenueze.

• În cele din urmă , includeți părțile interesate în proiect pentru a colecta informații și feedback cu privire la orice problemă pe care le-ar putea avea. Pentru că chiar și cele mai nebune idei ale lor îți pot rezolva adesea problemele grave.

f) Punerea în aplicare a măsurilor preventive

După ce riscurile sunt identificate și strategiile necesare sunt selectate pe lista scurtă, este timpul să implementăm acțiuni preventive. Acestea ar putea fi sub formă de protocoale, formare mai bună a echipei și investiții în adoptarea de noi tehnologii.

De exemplu, dacă există posibilitatea ca finalizarea proiectului să fie întârziată din cauza lipsei unei anumite resurse, este mai bine să le pregătiți în avans.

De asemenea, trebuie să verificați performanța membrilor echipei de proiect, astfel încât să puteți fi sigur că etapele predefinite sunt atinse la timp. Puteți explora cele mai bune strategii de management de proiect pentru a rămâne în fața jocului.

g) Comunicați clar cu echipa

Trebuie să fiți transparent cu echipa pentru a colabora și pentru a vă asigura că toată lumea înțelege scopul și așteptările proiectului. Comunicarea clară vă ajută să eliminați ambiguitățile și comunicarea greșită și oferă membrilor echipei claritate, astfel încât să își poată îndeplini sarcinile.

Pentru a asigura o comunicare clară, trebuie să fii scurt și clar în mesaje. Lucrurile pe care trebuie să le faci în acest caz sunt să stabilești obiective și îndatoriri, astfel încât membrii echipei să poată înțelege care sunt rolurile lor și ce trebuie să facă. Această comunicare ia forma unor întâlniri față în față, e-mailuri, apeluri telefonice și chat online (prin aplicații precum Slack).

h) Documentați lecțiile învățate pentru proiecte viitoare

Documentarea a ceea ce se învață pentru următorul proiect este o caracteristică a dezvoltării. Documentând atât succesele, cât și eșecurile, veți putea stabili o evidență solidă a ceea ce a funcționat bine și a ceea ce nu. Aceste cunoștințe vor fi cu siguranță utilizate în tipuri similare de proiecte.

Pentru a documenta toate învățările în mod eficient, puteți lua un scurt interviu cu membrii echipei și părțile interesate implicate în proces. Astfel, examinând și înregistrând sistematic aceste leziuni, puteți construi o cultură a învățării și a flexibilității pentru a naviga cu ușurință în proiectele viitoare.

Utilizați WP Project Manager pentru reducerea riscurilor

Managerul de proiect WP este un management de proiect puternic, multifuncțional și bogat în funcții, conceput pentru WordPress. Aceasta înseamnă că puteți crea, gestiona și urmări diferite tipuri de proiecte în mod eficient din tabloul de bord WordPress. Dacă sunteți în căutarea unui registru de risc cuprinzător sau a unei soluții de management de proiect, puteți lua în considerare utilizarea acestui instrument.

Mai jos este o listă a lucrurilor pe care le puteți face cu acest plugin:

• Creați sarcini și proiecte nelimitate în timp ce adăugați un număr nelimitat de colegi
• Urmăritorul de timp încorporat vă permite să urmăriți și să calculați orele pentru proiect
• Vizualizați dependențele sarcinilor folosind diagrama Gantt
• Afișați fluxul de lucru prin glisare și plasare panou Kanban
• Gestionați fișierele și documentele dintr-un singur loc
• Automatizați sarcinile recurente setând modele și parametri
• Generați rapoarte pentru a urmări progresul proiectului
• Integrare cu WooCommerce, BuddyPress și multe alte aplicații

Concluzie

Într-adevăr, fără un management de proiect de succes, este imposibil să vă mențineți pe drumul cel bun și să asigurați rezultate durabile. Prin identificarea, evaluarea și abordarea proactivă a riscurilor potențiale, puteți reduce semnificativ șansele ca orice risc să devină o amenințare.

Cu toate acestea, sper că ați înțeles până acum cât de dificil este să gestionați un proiect navigând cu atenție și atenuând riscurile. Acesta este motivul pentru care managementul de proiect este astăzi un rol distins în numeroase organizații.

Am făcut tot posibilul să acoperim toți pașii pe care trebuie să-i urmați pentru a identifica orice riscuri potențiale ascunse într-un proiect și cum să le atenuăm cu succes. Dacă aveți comentarii sau sugestii cu privire la subiectul nostru de astăzi, vă rugăm să ne spuneți prin secțiunea de comentarii de mai jos.