Cum să configurați un sistem de birou de asistență în WordPress pentru a oferi asistență fabuloasă

Companiile tind să crească atunci când își ascultă cu atenție clienții și le oferă soluții viabile la problemele cu care se confruntă cu produsele sau serviciile dvs. Oferirea de asistență într-un mod ușor de utilizat și eficient înseamnă clienți mulțumiți, achiziții repetate, recomandări de clienți, toate acestea conducând la mai multe afaceri. Configurarea unui sistem de birou de asistență este o modalitate excelentă de a oferi asistență clienților dvs.

De obicei, configurarea unui sistem de asistență va implica soluții SAAS costisitoare. De asemenea, vrem să vă ajutăm, prin urmare, am creat acest ghid despre cum puteți configura un sistem de birou de asistență în cel mai scurt timp, gratuit folosind Awesome Support – WordPress HelpDesk & Support Plugin. WordPress este o platformă de încredere pentru construirea de site-uri web și unul dintre motivele majore ale succesului său este capacitatea de a adăuga cu ușurință noi funcționalități prin intermediul unor plugin-uri fabuloase.

De ce aveți nevoie de un sistem de asistență pe site-ul dvs. WordPress?

Birourile de asistență sunt utile pentru orice site web care vinde produse sau servicii. Acestea pot fi folosite pentru a răspunde întrebărilor clienților, cum ar fi plata, livrarea sau problemele tehnice cu produsele dumneavoastră. Dacă furnizați un serviciu digital, un birou de asistență poate fi utilizat pentru a oferi asistență tehnică. Birourile de asistență pot fi folosite și pentru agențiile de asistență pentru clienți și centrele de apeluri.

Deși puteți face acest lucru prin e-mail, există o serie de ineficiențe cu e-mailul. Birourile de asistență permit clienților să trimită bilete de la front-end fără a părăsi site-ul dvs. web. De asemenea, sunt mai bine organizate decât e-mailul, deoarece puteți păstra istoricul chatului și atașamentele într-un singur loc. De asemenea, puteți genera rapoarte precum satisfacția clienților cu soluțiile oferite. Având istoricul de asistență într-un singur loc, vă poate ajuta, de asemenea, să analizați cu ce probleme comune se confruntă clienții dvs. și să vă modificați produsul sau serviciul pentru a vă servi mai bine clienții. De exemplu, dacă majoritatea reclamațiilor sunt legate de livrare, este posibil să doriți să luați legătura cu partenerul dvs. de logistică.

Cum se configurează un sistem de asistență în WordPress?

Instalați pluginul Awesome Support

Conectați-vă la tabloul de bord WordPress, sub meniul de pluginuri, faceți clic pe adăugare nou. Căutați Awesome Support – WordPress HelpDesk & Support Plugin, instalați și activați pluginul.

Odată ce activați pluginul, veți primi următoarea notificare.

Configurați pluginul și creați un sistem de asistență

Faceți clic pe faceți clic aici pentru a începe configurarea pluginului. Există 6 pași pe care trebuie să-i urmezi pentru a configura pluginul și pentru a începe să oferi asistență excelentă clienților tăi.

În primul pas trebuie să selectați dacă doriți să oferiți suport pentru mai multe produse. Dorim să oferim asistență pentru mai multe produse, deci selectat da. Faceți clic pe Continuare.

Pluginul va crea automat o pagină de pe care utilizatorii pot trimite bilete de asistență pe front end. Trebuie să selectați meniul în care doriți să îl adăugați. Faceți clic pe Continuați după selectarea meniului.

O altă pagină cerută de acest plugin este Pagina Biletul meu. Pluginul creează automat acest lucru. De asemenea, pentru aceasta trebuie să selectați meniul în care doriți să adăugați pagina. Faceți clic pe Continuați după selectarea meniului.

În continuare, trebuie să configurați dacă doriți să utilizați prioritățile pentru biletul dvs. Acest lucru vă va permite dvs. sau clienților dvs. să clasificați biletele de asistență și vă va ajuta să identificați care necesită atenție urgentă. Este recomandat să utilizați prioritățile în biletul de asistență. Faceți clic pe Continuați după configurarea acesteia conform cerințelor dvs.

Departamentele vă permit să creați o altă clasificare pentru biletele de asistență. Acest lucru va permite personalului potrivit să răspundă la întrebarea relevantă. De exemplu, puteți permite departamentului de logistică să răspundă la întrebările de livrare și asistenței tehnice pentru a răspunde întrebărilor tehnice. Vă recomandăm să activați departamentele. Faceți clic pe continua

Pasul final este doar o confirmare că sistemul dvs. de asistență este gata și că puteți începe să îl utilizați. Faceți clic pe hai să mergem. Acest lucru vă va redirecționa către tabloul de bord.

În meniul de bilete nou creat, puteți vizualiza bilete, adăuga altele noi, crea și edita etichete, crea și edita produse, configura departamente, priorități, canale și, de asemenea, configura setări.

Folosind pluginul și configurați setările sistemului de asistență

Există 3 lucruri pe care trebuie să le adăugați înainte de a putea începe să utilizați pluginul.

1. Produse – În fila de produse puteți adăuga sau edita diverse produse așa cum se arată. Am adăugat 2 produse în scop demonstrativ.

2. Departamente – Trebuie să creați diverse departamente pentru a clasifica cu ușurință cererile de asistență. Am creat 3 departamente, după cum se arată

3. Priorități – Acest lucru ar trebui să fie ușor de înțeles pentru clienții tăi. Am stabilit 3 priorități: scăzut, mediu și ridicat. De asemenea, puteți selecta culoarea unei priorități atunci când configurați una nouă.

Dacă vizitați partea din față a site-ului dvs., ar trebui să aveți acum 2 elemente noi de meniu: Trimiteți un bilet și Biletele mele

În pagina de trimitere a biletului, utilizatorii pot acum trimite un nou bilet.

După cum puteți vedea, utilizatorii pot alege departamentele și produsele pe care le-am creat anterior.

Pluginul este una dintre cele mai bune soluții disponibile pe piață pentru configurarea unui sistem de birou de asistență. Acest lucru se datorează numeroaselor funcții disponibile. În pagina de setări puteți accesa multe dintre aceste funcții și le puteți configura conform cerințelor dvs.

Există 15 file aici cu o mulțime de opțiuni. Cele mai importante setări pe care ar trebui să le configurați sunt:

1. Setări generale – Configurați destinatarul implicit și diverse alte opțiuni, cum ar fi ordinea răspunsurilor, răspunsurile pe pagină și numărul de bilete.
2. Setări de înregistrare – Activați dezactivarea înregistrărilor utilizatorilor, configurați notificări GDPR și definiți termenii și condițiile.
3. Setări de confidențialitate – Controlați modul în care butonul de confidențialitate îi apare utilizatorului și opțiunile disponibile cu acesta
4. E-mail – În această filă puteți configura diverse șabloane de e-mail, cum ar fi confirmarea trimiterii unui bilet, răspunsurile agenților și definiți expeditorul și răspunsul la adresele de e-mail.
5. Încărcări de fișiere – Aici puteți activa sau dezactiva încărcările de fișiere și puteți defini tipurile de fișiere permise.

Concluzie

Există multe alte plugin-uri disponibile pentru a adăuga birouri de asistență pe site-ul dvs. WordPress. Cele mai importante caracteristici pe care trebuie să le luați în considerare includ: rolurile utilizatorului, capabilitățile, canalizarea e-mailului, atribuirea agentului de raportare. Asistența minunată – WordPress HelpDesk & Plugin de asistență are toate aceste caracteristici și altele suplimentare, făcându-l o soluție completă și ușor de utilizat pentru oricine dorește să adauge un birou de asistență pe site-ul lor WordPress.

Sper că ați găsit acest articol de ajutor. Dacă aveți îndoieli sau blocați, s-ar putea să vă bucurați și să aflați aceste cele mai bune plugin-uri CRM WordPress gratuite pentru a menține o relație sănătoasă cu clienții dvs.