Cele mai bune practici de management al schimburilor pentru a vă îmbunătăți afacerea

Afacerile de servicii se bazează deja în mare măsură pe oferirea de servicii de calitate clienților, iar serviciile de calitate depind în mare măsură de satisfacția și performanța lucrătorilor. Aceasta înseamnă că managementul eficient al schimburilor poate fi un factor decisiv în profitabilitatea și succesul afacerii dumneavoastră de servicii.

Atunci când gestionați o afacere în industria serviciilor, trebuie să luați în considerare atât nevoile angajaților dvs., cât și ale clienților dvs. , în special atunci când creați programe de lucru .

Acest lucru poate însemna cu ușurință să petreci ore întregi, atribuind programe de ture angajaților potriviți și să se ocupe de angajații care schimbă ture.

Pentru a vă ajuta să îmbunătățiți eficiența gestionării programului dvs. de ture, acest articol va discuta despre provocările, beneficiile și cele mai bune practici ale managementului turelor . De asemenea, vă va oferi câteva sfaturi utile, trucuri și informații care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți programarea și comunicarea.

Să ne scufundăm!

Ce este managementul schimburilor?

Imagine de pch.vector pe Freepik

Deși managementul schimburilor poate suna complicat și implicat, de fapt se referă doar la planificarea schimburilor . Adică identificarea și organizarea sarcinilor care trebuie făcute într-o anumită perioadă. Acest lucru ar putea însemna organizarea echipelor și a termenelor limită pentru anumite proiecte sau s-ar putea referi la proiecte de planificare în ansamblu.

Managementul schimburilor este absolut necesar pentru orice afacere care folosește mai multe ture de lucru. Acest lucru poate fi valabil mai ales pentru companiile de servicii care oferă servicii pentru clienți 24/7 , deoarece un management defectuos poate duce la suprasolicitarea unor angajați, în timp ce alții nu lucrează suficient.

Scopul principal al managementului schimburilor este de a îmbunătăți eficiența angajaților.

Acest lucru se realizează prin alegerea unui tip de schimb de lucru care funcționează pentru afacerea dvs., precum și prin echilibrarea programului de lucru al angajaților cu nevoile afacerii dvs.

Acest lucru necesită să luați în considerare factori precum calificările, abilitățile, disponibilitatea și legile muncii din regiunea dvs. ale angajaților.

Te poți gândi la el ca la un mare puzzle în mișcare. Există o soluție, dar acea soluție se va muta și se va schimba de la o zi la alta.

Beneficiile managementului schimburilor

Managementul schimburilor se ocupă de probabilități. Cu cât sistemul dvs. de management al schimburilor este mai bun, cu atât sunt mai mici șansele ca ceva să meargă greșit. Alinierea și gestionarea corectă a programelor este o sarcină crucială , deși consumatoare de timp. Dar adevărul este că ajută.

Cum altfel poate ajuta managementul schimburilor? Există multe alte beneficii ale managementului eficient al schimburilor . Următoarea este o listă scurtă a beneficiilor.

Productivitate sporită a forței de muncă

O bună gestionare a turelor implică alocarea de ture celor mai eligibili angajați. Acest lucru ajută la maximizarea productivității angajaților dvs. și la reducerea șanselor de supra sau subîncărcare. Când totul este spus și gata, acest lucru duce la operațiuni mai eficiente și la o performanță generală îmbunătățită pentru afacerea dvs.

Respectarea legislației muncii

Pentru a vă optimiza pe deplin managementul schimburilor, va trebui să aflați reglementările muncii și legile muncii din zona dvs.

Aceasta include cercetarea orelor maxime de lucru din zona dvs., pauzele, perioadele de odihnă și implementarea practicilor adecvate de gestionare a schimburilor pentru a se conforma.

Respectarea legislației muncii previne orice riscuri legale și posibile sancțiuni implicate de încălcarea legislației muncii.

Un serviciu mai bun pentru clienți

Când vă gestionați în mod corespunzător turele, vă puteți asigura mai bine că aveți suficient personal în intervalele orare de vârf , asigurând astfel servicii rapide și complete pentru clienții dvs.

Angajând angajații potriviți la momentele potrivite, puteți reduce timpii de așteptare, puteți îmbunătăți experiențele clienților și puteți gestiona mai bine întrebările și solicitările clienților.

Satisfacția și implicarea angajaților îmbunătățite

Luarea în considerare a lucrurilor precum disponibilitatea angajaților, preferințele și echilibrul dintre viața profesională și cea privată va crește cu siguranță satisfacția angajaților dvs. la locul de muncă.

Atunci când angajații sunt fericiți, aceasta duce la o implicare mai mare a angajaților și la un serviciu mai bun pentru clienții tăi .

Ori de câte ori angajații dvs. au mai mult control asupra programelor lor și sunt capabili să își echilibreze mai bine angajamentele profesionale și personale, ei sunt adesea mai productivi, motivați și loiali afacerii dvs.

Optimizarea costurilor

Gestionarea eficientă a schimburilor vă ajută să vă scădeți costurile cu forța de muncă prin eliminarea cheltuielilor inutile cu orele suplimentare și scăderea incidentelor legate de supraîncărcarea personalului .

Dacă vă puteți optimiza alocarea resurselor prin modificarea nivelurilor de personal în funcție de nivelurile cererii, puteți reduce considerabil costurile cu forța de muncă fără a pierde calitatea serviciilor.

Răspunsuri mai eficiente la evenimente neașteptate

Deoarece proiectele se desfășoară rareori fără probleme, sunt garantate eșecuri neprevăzute, mai ales când vine vorba de proiecte pe termen lung.

Prin optimizarea gestionării programului, puteți planifica aceste eșecuri, revenind înapoi la datele, resursele sau domeniul de aplicare al proiectului.

Când sunteți bine pregătit, puteți face față acestor probleme pop-up atât senin, cât și eficient , fără a vă împinge proiectul înapoi.

Provocări din spatele managementului programului

Imagine de vectorjuice pe Freepik

Din păcate, gestionarea eficientă a programului nu vine fără dificultăți. Nu este ușor. Este nevoie de timp și necesită mult efort. Merită munca necesară?

Singura modalitate de a afla este de a compara provocările cu beneficiile. Următoarele sunt câteva dintre provocările cheie implicate în gestionarea programului.

Alocarea suboptimă a resurselor

Nimic nu este gratuit ; aceasta este una dintre primele reguli ale afacerii. Când faci afaceri, fiecare sarcină are nevoie de resurse pentru a fi îndeplinită.

Acest lucru ar putea însemna cheltuirea unor sume variate de timp, bani, materiale sau personal pentru sarcini de complexitate și urgență diferite.

Gestionarea programului necesită timp și, în funcție de dimensiunea companiei dvs., uneori necesită atenția unui angajat cu normă întreagă.

Diferite tipuri de ture de lucru

Adesea, companiile de servicii trebuie să utilizeze o gamă largă de schimburi de lucru pentru a satisface pe deplin nevoile clienților lor. Aceste tipuri de ture pot varia de la ture de zi, ture de noapte, ture rotative, ture divizate sau ture de gardă.

Toate aceste schimburi funcționează foarte diferit și au nevoie de propriul grup de lucrători în schimburi. Unii trebuie să facă față oboselii angajaților. Alții trebuie să asigure o predare adecvată între ture.

Toți angajatorii trebuie să mențină un nivel constant de calitate a serviciilor. Încercarea de a echilibra disponibilitatea și preferințele angajatului dvs. în cadrul tuturor acestor tipuri de ture se poate dovedi a fi o sarcină dificilă și complicată.

Dificultatea de a planifica ture

Un bun management al schimburilor implică plasarea angajaților dvs. în ture specifice care asigură productivitate, acoperire și servicii optime pentru clienți.

Acesta este un instrument excelent pentru afaceri, dar nu vine ușor . De fapt, un program planificat poate necesita cu ușurință modificări în funcție de seturile de abilități ale angajaților, reglementările muncii, cererea și cererile de concediu.

De asemenea, există întotdeauna șansa de absențe neașteptate sau evenimente aleatorii care pot necesita ajustări în timp real ale programului dvs., complicând și mai mult procesul de planificare.

Niciun mecanism de feedback

În sfârșit, programele stabilite au adesea dificultăți în a crea mecanismele adecvate pentru feedback regulat. Aceasta este o lovitură dură, deoarece lipsa de feedback poate duce la probleme precum comunicarea greșită, nemulțumire și erori.

Cum poți planifica eficient managementul schimburilor?

Acum că ați văzut atât beneficiile, cât și provocările gestionării programelor, sunteți gata să spuneți dacă merită sau nu? Probabil că este încă prea devreme pentru a spune, deoarece multe dintre provocările implicate de managementul schimburilor pot fi depășite prin utilizarea diferitelor instrumente și strategii .

Înțelegeți cererea afacerii

Analizați datele istorice pentru a înțelege orele și zilele de vârf ale companiei dvs. Programați mai mult personal în perioadele aglomerate și mai puțin în perioadele mai lente, pentru a satisface cererea.

Luați în considerare preferințele angajaților

Ori de câte ori este posibil, luați în considerare preferințele angajaților pentru orele de schimb și zilele libere. Angajații fericiți și mulțumiți au mai multe șanse să fie productivi și să rămână în compania dvs.

De asemenea, încurajați angajații să ofere feedback cu privire la programul de schimb și la volumul lor de muncă. Folosiți-le pentru a face ajustări și pentru a crea un mediu de lucru mai echilibrat și mai productiv.

Angajații încrucișați

Formarea încrucișată a angajaților în diferite roluri vă poate ajuta să răspundeți mai flexibil la problemele neașteptate de personal. Aveți un plan de urgență pentru lipsuri neașteptate de personal din cauza bolii sau a altor urgențe. Pregătiți angajații pentru a interveni atunci când este necesar sau aveți o listă de personal de gardă, care poate completa în scurt timp.

Cross0training asigură, de asemenea, că angajații dobândesc un set mai larg de abilități.

Eficientizați comunicarea și colaborarea

Există multe instrumente de gestionare a schimburilor și software de programare a angajaților care pot ajuta la facilitarea unei comunicări mai bune între dvs. și angajații dvs.

Printr-un instrument de gestionare a turelor, puteți partaja programe, actualizări și modificări de ture în timp real pentru a evita orice confuzie sau greșeli de comunicare.

Asigurați-vă că permiteți angajaților să solicite timp liber sau să schimbe schimburi prin intermediul instrumentelor de programare pentru a simplifica procesul.

Utilizați instrumente de programare și pluginuri pentru un management eficient

În calitate de proprietar de afaceri de servicii, să te bazezi doar pe un instrument de management al schimburilor nu este suficient. Pur și simplu nu o va tăia, deoarece aveți nevoie de o soluție concepută pentru a satisface atât programarea schimburilor , cât și programarea întâlnirilor.

Cu instrumentul potrivit, nu numai că veți putea organiza munca, turele și informațiile angajaților, dar veți fi, de asemenea, în frunte cu programarea întâlnirilor și gestionarea clienților.

Din fericire pentru tine, un astfel de instrument există și numele său este Amelia .

Definiți politicile și liniile directoare privind schimburile

Dacă încă vă îngrijorează greșelile de programare a programării sau rezervările duble, încercați să stabiliți politici clare privind schimburile.

Aceasta ar include stabilirea unor reguli specifice pentru lucruri precum pauze, rotații de ture, solicitări de concediu și acoperire a schimburilor. Comunicând aceste linii directoare angajaților tăi, poți fi liniștit știind că toată lumea va fi pe aceeași pagină.

Evaluați și ajustați în mod regulat

Prin monitorizarea continuă a eficacității strategiilor și făcând ajustările necesare, puteți elimina una dintre cele mai mari probleme ale programelor stabilite – lipsa feedback-ului.

Păstrați evidența orelor lucrate ale angajaților, costurile cu forța de muncă și modelele de trafic ale clienților. Analizați aceste date pentru a identifica tendințele și pentru a lua decizii informate cu privire la nivelurile de personal și programarea.

Făcând eforturi de îmbunătățire cunoscute atât angajaților, cât și clienților, puteți încuraja feedback-ul și puteți construi căi de îmbunătățire.

Întrebări frecvente despre managementul schimburilor în sectorul de servicii

Ce este managementul schimburilor?

Managementul schimburilor este ca un joc de șah în sectorul serviciilor. Este vorba despre planificarea cine lucrează când, pentru a vă asigura că aveți oamenii potriviți pe punte la momentele potrivite.

Acesta acoperă programarea, urmărirea timpului, gestionarea înlocuirilor sau schimburilor și menținerea totul corect și legal. Este o parte esențială a unei operațiuni fără probleme.

De ce este important managementul schimburilor în sectorul serviciilor?

Gândiți-vă la managementul schimburilor ca la uleiul care vă menține motorul afacerii de service în funcțiune. Asigură o acoperire adecvată a personalului în timpul orelor de lucru, reduce riscul de supraîncărcare sau subangajare, ajută la menținerea satisfacției angajaților și, în cele din urmă, îmbunătățește serviciul pentru clienți.

Fără un management eficient al schimburilor, afacerea dvs. s-ar putea confrunta cu o viteză serioasă.

Cum poate ajuta tehnologia la managementul schimburilor?

Tehnologia vine în ajutor în managementul schimburilor ca un super-erou! Software-ul modern de management al schimburilor automatizează programarea, urmărirea timpului și chiar comunicarea dintre angajați și manageri.

Este vorba despre economisirea timpului, reducerea erorilor și ușurarea vieții tuturor. Ei sunt asistentul tău virtual, gestionând rotația, astfel încât să nu fie nevoie.

Ce ar trebui să iau în considerare atunci când creez programele de schimb?

Atunci când aranjați piesele de șah din programul de schimb, luați în considerare nevoile dvs. de afaceri (timpuri ocupate, acoperire), cerințele legale (ore suplimentare, pauze) și nevoile angajaților dvs. (disponibilitate, corectitudine). Echilibrul este cheia.

Vrei un program care să-ți servească afacerea, să-ți respecte echipa și să țină totul bine.

Cum pot gestiona eficient schimbările sau schimburile de ture?

În dansul cu schimbul de ture, comunicarea clară și corectitudinea sunt cheia. Software-ul poate ajuta oferind o platformă pentru solicitări și aprobări.

Urmăriți întotdeauna modificările pentru a evita confuziile sau disputele și aveți o politică clară, astfel încât toată lumea să cunoască pașii.

Cum poate managementul schimburilor să îmbunătățească serviciul pentru clienți?

Cu un management eficient al schimburilor, echipa ta este întotdeauna pregătită să servească. Evitați lipsa de personal care poate duce la așteptări lungi sau la servicii slabe.

Este posibil ca angajații fericiți și bine odihniți să ofere și un serviciu mai bun pentru clienți. Este un câștig-câștig.

Poate managementul schimburilor să influențeze satisfacția angajaților?

Absolut! Programele de schimb echitabile și previzibile pot îmbunătăți echilibrul dintre viața profesională și viața privată și satisfacția în muncă. Nimeni nu vrea să simtă că se închid mereu sau că nu are niciodată un weekend.

Schimbările și schimburile de ture bine gestionate ajută și ele. Este vorba despre a arăta echipei tale că prețuiești timpul și bunăstarea lor.

Ce provocări m-ar putea confrunta în managementul schimburilor?

S-ar putea să vă confruntați cu conflicte de programare, modificări de ultimă oră sau dispute legate de ture. Respectarea legală poate fi, de asemenea, o provocare.

Este ca și cum ai naviga într-un labirint, dar cu instrumentele și abordarea potrivite, poți să o faci. Și amintiți-vă, provocările sunt doar oportunități deghizate!

Cum pot asigura conformitatea legală în managementul schimburilor?

Cunoașterea și vigilența sunt instrumentele tale aici. Fiți conștienți de cerințele legale privind orele de lucru, orele suplimentare și pauzele din zona dvs.

Utilizați tehnologia pentru a urmări cu acuratețe orele și pentru a preveni încălcările. Când aveți îndoieli, întrebați. Este mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău.

Cum aleg software-ul potrivit de gestionare a schimburilor?

Alegerea software-ului potrivit este ca și cum ai găsi perechea de pantofi perfectă. Luați în considerare nevoile dvs. (dimensiune, caracteristici, integrare), bugetul și reputația furnizorului.

Oferă suport? Poți să încerci înainte de a cumpăra? Amintiți-vă, software-ul potrivit ar trebui să pară potrivit pentru afacerea dvs.

Este cu adevărat important managementul schimburilor?

Până acum, fără îndoială, înțelegi cât de importantă este optimizarea gestionării programelor pentru afacerea ta. Îți îmbunătățește performanța afacerii și îi permite personalului să lucreze la proiecte care îi interesează și îi motivează. Îmbunătățește satisfacția clienților și reduce timpul de așteptare.

Un sistem de management al schimburilor bine planificat și eficient este necesar pentru operațiuni bune în fiecare afacere de servicii (sau în fiecare afacere în general, de altfel). Dacă angajații nu știu ce ar trebui să facă, nu își vor putea face treaba. Dacă angajații nu își pot face treaba, atunci clienții nu se pot bucura de serviciile lor. Toată lumea pierde.

Poate părea încă o sarcină descurajantă, dar utilizând strategiile enumerate în acest articol și implementând Amelia în afacerea dvs., veți putea, fără îndoială, să vă optimizați la maximum managementul schimburilor. Tot ce mai rămâne este să începi.

Programare fericită!

Dacă ți-a plăcut să citești acest articol despre managementul turelor, ar trebui să le citești și pe acestea:

• De ce este important managementul timpului și cum să faci mai mult
• Cum să programați în mod eficient întâlniri: sfaturi și trucuri
• Software-ul de management al afacerilor mici pe care ar trebui să-l consultați