Defalcarea etapelor procesului de management al proiectelor

Fiecare manager de proiect trebuie să fie familiarizat cu cele cinci etape ale Procesului de Management al Proiectului. Acest lucru îi va ajuta să gestioneze proiectele în mod eficient. Fiecare proiect constă din diferite faze, iar aceste faze sunt structurate într-un mod sistematic, astfel încât managerul de proiect să-și gestioneze mai ușor proiectele.

Initierea proiectului

Atunci când întreprindeți un proiect, unul dintre primii pași este definirea acestuia. Un proiect este o activitate care trebuie finalizată pentru a produce un rezultat specific cu constrângeri și obiective unice. Scopul definirii proiectului este de a înțelege spre ce lucrați. Acest lucru vă ajută la stabilirea priorităților, la crearea unor calendare și vă ajută să determinați dacă ceva merită sau nu făcut.

Când determinați dacă merită sau nu să faceți ceva ca proiect, puneți-vă următoarele întrebări:

• Care sunt beneficiile?
• Care sunt riscurile?
• Am toate ipotezele documentate?

Planificarea proiectului

Primul pas în managementul proiectului este definirea problemei. Aceasta include să vă dați seama ce obiective doriți să le atingeți și cum veți face asta. Cel mai important lucru despre acest proces este că nu vă faceți griji cu privire la obiectivele altora sau dacă sunt sau nu realiste pentru situația dvs.

În schimb, concentrează-te pe a fi ambițios, dar realist în același timp. De exemplu: dacă ai vrut să fii în formă peste trei luni, dar nu ai mai fost atletic până acum în viața ta, poate începe cu ceva mai realizabil, cum ar fi „a merge la drumeții o dată pe lună” în loc de „a alerga un maraton”.

De asemenea, este important nu numai să stabiliți obiective, ci și să înțelegeți de ce aceste obiective contează atât de mult!

De exemplu: de ce vreau să slăbesc? Ce va însemna pierderea în greutate? Îmi va îmbunătăți încrederea și stima de sine? Voi putea purta haine mai bine? Să fii mai sănătos în general?

Execuția proiectului

În această etapă, managerul de proiect îndeplinește sarcinile și activitățile necesare pentru finalizarea proiectului. Pe lângă monitorizarea și controlul performanței muncii, el sau ea trebuie să organizeze, să angajeze și să direcționeze resursele, precum și să comunice cu părțile interesate.

Următoarea listă conține câteva dintre responsabilitățile cheie care pot fi implicate în această fază:

• Organizați – Planificați modul în care proiectul va demara și va finaliza prin definirea rolurilor și responsabilităților pentru membrii echipei; crearea de cronologie; identificarea riscurilor; planificarea strategiilor de comunicare; dezvoltarea unui buget de referință; coordonarea cu alte proiecte (dacă este cazul)
• Personal - Identificați personalul care are cunoștințe despre industria dvs. specifică sau domeniul dvs. de expertiză (dacă este necesar), apoi angajați-l dacă este disponibil cu personal sau contractați-i ca consultanți
• Comunicați – Creați rapoarte care arată progresul față de etapele de referință/livrabile, astfel încât părțile interesate să poată fi informați despre ceea ce se întâmplă în cadrul proiectelor organizației lor
• Monitorizare – Urmăriți progresul către obiective folosind instrumente de analiză precum Jira sau Trello, care vă permit să vizualizați toate problemele deschise din mai multe echipe într-un singur loc

Monitorizarea și controlul proiectelor

Monitorizarea și controlul unui proiect reprezintă o parte importantă a grupului Proces.

Monitorizarea asigură că proiectul este pe drumul cel bun și executat eficient, în timp ce controlul asigură că acesta rămâne pe drumul cel bun. Instrumentele utilizate pentru monitorizare sunt un sistem formal de raportare, cum ar fi rapoartele implicite ale Microsoft Project, sau un instrument precum Redmine pentru a vedea toate proiectele dvs. într-un singur loc. Acestea pot fi folosite pentru a genera rapoarte de stare pentru părțile interesate sau pentru a ține evidența sarcinilor majore până la datele de finalizare (sau dacă au întârziere).

Închiderea Proiectului

Activitățile de închidere a proiectului reprezintă faza finală a ciclului de viață al proiectului. Ei includ:

• Revizuirea finală a proiectului
• Raportul final al proiectului
• Documentarea activităților de închidere
• Prezentarea finală a proiectului
• Semnarea și arhivarea documentelor și fișierelor de proiect. Puteți stoca aceste fișiere și rapoarte într-un singur depozit sau le puteți distribui pe mai multe sisteme, inclusiv servere de fișiere electronice sau unități partajate în rețeaua dvs. Odată arhivate, aceste resurse sunt disponibile pentru utilizare ulterioară de către alții care ar putea avea nevoie de acces la ele în scopuri de cercetare sau alte proiecte (proiectori).

Primul pas în ciclul de viață al proiectului este definirea proiectului. Acest lucru se realizează prin crearea unei carte de proiect, care este un document care subliniază ce este proiectul, de ce este întreprins și cine va fi implicat. Pentru pasul următor, puteți planifica modul în care vă puteți realiza proiectul. Aceasta include identificarea resurselor necesare pentru proiect, precum și stabilirea scopurilor și obiectivelor acestuia.

Al treilea pas în cel mai bun proces de instruire PRINCE2 este executarea planului. Aceasta înseamnă luarea de măsuri asupra tuturor aspectelor proiectului și respectarea oricăror angajamente asumate în timpul planificării.

După execuție, urmează activitatea de monitorizare și control zilnic. Aceasta implică măsurarea performanței față de obiective, identificarea riscurilor și problemelor care ar putea afecta performanța și abordarea acestora înainte ca acestea să devină probleme. Etapa finală a celei mai bune instruiri PRINCE2 este închiderea proiectelor odată ce acestea au fost finalizate cu succes sau abandonate dacă nu au îndeplinit obiectivele.

Cu certificarea PMP online, puteți afla despre procesele și instrumentele de management de proiect.

În această secțiune, veți afla despre procesul și instrumentele de management de proiect:

• Procesul de management al proiectului

Cursul online de certificare PMP include următoarele subiecte:

• Importanța procesului de management de proiect în proiecte
• Etapele procesului de management de proiect
• Cum să utilizați instrumentele de management de proiect în timpul fiecărui pas dintr-un proiect

Concluzie

Managementul proiectelor este un proces complex. Implica coordonarea unui număr de activități și oameni și este esențial să aveți instrumentele potrivite pentru a vă gestiona proiectele cu succes.

Certificarea managementului de proiect este unul dintre aceste instrumente. Vă va ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile, să vă îmbunătățiți perspectivele de carieră și să vă faceți mai comercializabili pe piața competitivă a muncii de astăzi.

Acreditarea Project Management Professional (PMP) este cea mai recunoscută certificare de management de proiect din lume. Certificarea PMP vă validează cunoștințele în cinci procese cheie de management de proiect: inițiere, planificare, execuție, monitorizare și control și închidere. În plus, demonstrează că ai abilitățile și experiența potrivite necesare pentru a reuși ca manager de proiect sau lider de echipă.

Pentru profesioniștii certificați PRINCE2, acest program oferă o oportunitate de a se familiariza cu procesul de acreditare PMP și de a câștiga materialele de pregătire pentru examenul de certificare PMP fără costuri suplimentare!

Interesant articol similar: 19 cele mai bune bloguri de management de proiect pe care trebuie să le urmăriți.