Bijuteriile ascunse: sălile de consiliu și impactul lor asupra performanței afacerii

Publicat: 2023-09-13

În lumea de astăzi, comunicarea online, gestionarea datelor digitale și întâlnirile fără hârtie au devenit alegerea preferată pentru membrii consiliului de administrație și echipele de afaceri din întreaga lume. Acest lucru se datorează faptului că digitalizarea oferă confort incontestabil, rentabilitate și gestionarea ușoară a sarcinilor de oriunde.

În plus, digitalizarea nu este doar o opțiune impusă; fiecare patru din cinci directori la nivel mondial consideră că consiliile corporative ar trebui să conducă transformarea digitală.

În plus, odată cu cererea tot mai mare de soluții online de management al consiliilor, un număr masiv de furnizori de servicii își intensifică activitatea. Cu toate acestea, doar câteva soluții de management al întâlnirilor acoperă în mod cuprinzător toate aspectele legate de managementul consiliului. O astfel de soluție este software-ul portalului consiliului de administrație care se mândrește cu toate caracteristicile standard și chiar avansate pentru gestionarea eficientă a reuniunilor consiliului de administrație, a documentelor și a comunicării.

Iată cum sălile de consiliu virtuale pot avea un impact puternic asupra guvernanței corporative. Să începem cu introducerea în tehnologia portalului de bord.

Ce este software-ul pentru sala de consiliu virtuală?

Software-ul pentru portalul consiliului de administrație sau software-ul virtual al consiliului de administrație este un software online sigur de gestionare a ședințelor consiliului de administrație și o soluție corporativă completă, special pentru directori de consilii, directori executivi, directori, secretari de consilii, părți interesate, investitori, lideri de sindicat, comitete și alți factori de decizie.

Spre deosebire de multe alte instrumente de gestionare a întâlnirilor, software-ul pentru bord este cunoscut pentru funcționalitatea all-in-one. Acestea fiind spuse, cu portaluri de bord securizate, puteți:

Programați, aranjați, gestionați, înregistrați sau urmăriți întâlnirile consiliului
Protejați, partajați, stocați, editați, vizualizați, adnotați, schimbați și distribuiți documente de bord
Comunicați cu alți membri ai consiliului de administrație, consilieri, investitori sau terți
Eficientizați tranzacțiile comerciale externe sau facilitați tranzacțiile financiare
Pregătiți cu ușurință documente lungi, care necesită timp, cu șabloane încorporate în sălile de consiliu

Cea mai bună parte este că sălile de consiliu virtuale sunt la fel de eficiente pentru instituții comerciale, nonprofit și guvernamentale sau publice.

Următoarele sunt câteva dintre cele mai demne beneficii ale utilizării software-ului portalului de bord.

1. Pregătire ușoară și acces convenabil la documentele legate de bord

„ Salile de consiliu virtuale sunt pur și simplu remarcabile; poti face orice cu ele. Puteți face întâlnirile lungi din confortul casei dvs., puteți accesa orice ori de câte ori este necesar, puteți pregăti cărți de bord, rapoarte și documente ale comitetelor cu șabloane încorporate, să vă păstrați datele în siguranță sau să vă urmăriți subordonații”, spune Jesus Rivas, Strategist de marketing. la board-room.org. De asemenea, puteți învăța cum să scrieți o carte pentru un comitet.

După cum a spus Rivas, sălile de consiliu vă pot ajuta să faceți orice este legat de sarcinile consiliului în timp minim. Aceasta poate include pregătirea pachetelor de bord sau orice alt raport cu un efort minim.

Software-ul pentru consiliu virtual le permite directorilor și membrilor consiliului să acceseze cu ușurință documentele consiliului din orice locație și în orice moment. Tot ce aveți nevoie este un dispozitiv electronic recunoscut, cum ar fi un smartphone și o conexiune la internet.

Furnizorii moderni de săli de consiliu virtuale permit, de asemenea, accesul prin aplicații mobile, făcând documentele de bord la doar un clic distanță. În plus, unii furnizori permit accesul offline la documentele stocate.

2. Luare a deciziilor îmbunătățită

Luarea deciziilor în cunoștință de cauză depinde de a avea cele mai actualizate informații. Funcția de gestionare a datelor a software-ului Board permite actualizarea documentelor în timp real, iar sistemul de notificare instantanee informează imediat utilizatorii în cauză.

În plus, procesele-verbale ale întâlnirilor, agendele anterioare, situațiile financiare, manualele de politici și rapoartele sunt ușor disponibile în software-ul sălii de consiliu. Disponibilitatea instantanee a datelor consiliului permite membrilor săi de consiliu să ia decizii mai informate și în timp util.

3. Protecție a datelor mai puternică și certificată

Software-ul Board Portal oferă un nivel ridicat de securitate, salvând informațiile confidențiale cu ajutorul mai multor straturi de protecție. Furnizorii de software de bord certificați respectă standardele de management și securitate stabilite de organizații recunoscute precum HIPAA, ISO, FISMA, FINRA, SOC, GDPR etc.

Caracteristici precum verificarea în doi pași, vizualizarea gardului, documentele autodistructive, curățarea dispozitivului de la distanță, filigranele digitale, controlul accesului la documente, criptarea datelor și restricțiile la adresa IP oferă o combinație imbatabilă de protecție cibernetică.

Notă: Software-urile de plăci de încredere sunt cele care respectă cu strictețe liniile directoare stabilite de autoritățile de reglementare în cauză, așa cum s-a menționat mai sus. Este important de știut că angajarea de furnizori necerificati va crea probleme de conformitate.

4. Management eficient al consiliului

Gestionarea sarcinilor de bord cu portaluri de bord este mai rapidă și mai eficientă decât metodele tradiționale. Pregătirile pentru întâlnirile planificate sau neplanificate se pot face în câteva minute. Accesarea, partajarea sau distribuirea datelor în siguranță și rapid economisește timp.

De asemenea, membrii consiliului de administrație pot pregăti eficient agendele ședințelor, le pot distribui instantaneu, pot accesa materialele consiliului, se pot implica în ședințe video/audio, își pot exprima îngrijorările, votează, pot efectua sondaje, semna documente și pot îndeplini cu ușurință alte sarcini administrative. Pe scurt, sălile de consiliu vă ajută să faceți mai multă muncă în mai puțin timp.

5. Transparență și activitate controlată a utilizatorului

Portalurile consiliului folosesc instrumente de monitorizare pentru a urmări fiecare activitate din sala de consiliu, promovând transparența și încurajând participarea maximă a membrilor consiliului, în timp ce construiesc încrederea între părțile interesate. Administratorii pot lua măsuri în timp util dacă există ambiguități sau activități neautorizate și pot prinde vinovații instantaneu.

6. Reducerea costurilor

Software-ul pentru portalul consiliului adaugă o valoare financiară considerabilă unei companii prin protejarea datelor de scurgeri sau încălcări, protejându-le în cele din urmă de potențiale procese și penalități.

Mai mult decât atât, reduce cheltuielile asociate cu hârtie, tipărire, compilare și distribuire a documentelor consiliului de administrație, reducând astfel la minimum necesitatea ședințelor consiliului de administrație la fața locului.

Încheind-o

Mai exact, o sală de consiliu virtuală este un software de gestionare a consiliului de administrație multifuncțional care oferă soluții cuprinzătoare pentru gestionarea documentelor de consiliu, comunicare virtuală, managementul proiectelor, managementul întâlnirilor și managementul tranzacțiilor.

Software-ul este foarte sigur, rentabil și permite accesul de la distanță în orice moment. Unele portaluri remarcabile și foarte sigure includ Azues Convene, iDeals Boards, Nasdaq Boardvantage, Govenda Boards și BoardPro. Verificați software-ul pentru sala de consiliu pentru următoarea adunare online a consiliului!