Lista de verificare a evenimentelor virtuale de care nu știai că ai nevoie

Evenimentele virtuale au fost inovatoare în multe industrii, dar adevărul este că pot fi stresante. Există mulți factori care mișcă, cum ar fi marketingul, brandingul și vânzările de bilete, care deseori pot descuraja oamenii complet de la evenimentele virtuale. Există vreo soluție la stresul planificării unui eveniment virtual? Da: realizarea unei liste de verificare a evenimentelor virtuale.

A avea o listă de verificare a evenimentelor virtuale este cea mai bună modalitate de a rămâne concentrat și echilibrat ori de câte ori dezvoltați, proiectați și găzduiți evenimentul dvs. virtual.

Dar cum poți urma o listă de verificare fără a ști ce ar trebui să includă lista de verificare? Aici vom parcurge pașii necesari atunci când creăm o listă de verificare a evenimentelor virtuale, astfel încât să puteți continua să planificați un eveniment virtual de succes .

Lista de verificare a evenimentelor virtuale: înainte de eveniment

Cunoaște-ți scopul evenimentului

Scopul evenimentului tău depinde de cine este evenimentul tău și de ce vrei să obții cu acel public.

Acest lucru nu trebuie să fie neapărat unic; adesea companiile se străduiesc să obțină clienți potențiali, să-și mențină publicul implicat, să lucreze la performanța membrilor echipei, să lanseze produse sau să își promoveze marca companiei.

Atunci când vă creați evenimentul virtual, aveți mai întâi în minte un scop pentru care să încercați și veți avea mult mai multe șanse să atingeți acest scop.

Dezvoltați un concept de eveniment virtual

Toate evenimentele încep cu un concept inițial și nu este diferit atunci când planificați un eveniment virtual.

A avea un concept de pornire vă va ajuta să luați decizii mai bune, mai ales dacă sunteți nou în a fi planificator de evenimente. Începeți cu ideea, apoi scotociți găsind mai multe idei din acel punct de plecare. Aici creativitatea ta poate străluci și poate face evenimentul tău să iasă în evidență.

Înțelegeți și definiți-vă publicul țintă

Pentru a face un eveniment virtual eficient, va trebui să înțelegeți publicul și ce își dorește.

Pentru aceasta, va trebui să dezvoltați persoane (sau profiluri) participanților pentru publicul dvs. ideal. Când creați aceste persoane, asigurați-vă că includeți toate informațiile utilizabile, cum ar fi vârsta, locația, industria și rolul de management.

Definiți-vă criteriile de succes

Ce vrei să se întâmple în evenimentul tău virtual? Vrei să participe mulți oameni? Doriți ca oamenii să vă viziteze standurile sponsorilor? Indiferent de modul în care definiți un eveniment virtual de succes, trebuie să aveți în vedere succesul dvs. pentru a putea lucra în acest scop.

Identificați rolurile echipei și ale contractantului

Pentru a derula orice eveniment eficient, trebuie să găsiți talentul potrivit pentru fiecare loc de muncă. Aceasta este ceea ce managerii de proiect numesc „identificarea resurselor”.

Ori de câte ori începeți să planificați un eveniment, trebuie să aveți o listă de membri ai echipei (sau potențiali contractori) care vor supraveghea aspectele individuale ale evenimentului. Găsiți-vă echipa de vis care poate face treaba corect.

Creați bugetul pentru eveniment virtual

Acest lucru poate părea evident - desigur, aveți nevoie de un buget - dar nu este chiar atât de simplu. Evenimentele virtuale oferă multe opțiuni care pot schimba un buget normal pentru evenimente. Trebuie să cheltuiți bani într-o locație? Nu la un eveniment online. Trebuie să cheltuiți bani pe decorațiuni?

Doar prețul aplicației informatice. Trebuie să cheltuiți bani pentru taxele de călătorie? Puteți călători la Bangkok din Canada într-o secundă online. După cum puteți vedea, realizarea unui buget pentru un eveniment virtual este foarte diferită de un eveniment în persoană.

Definiți formatul evenimentului

Când începeți să vă creați evenimentul, trebuie să decideți ce format de eveniment (de exemplu, expoziție comercială, seminar, webinar, curs) are cel mai mult sens pentru dvs. Folosirea acestor informații vă va ajuta să vă decideți asupra unui interval de prețuri, precum și să vă ajutați să decideți ce contractori doriți să utilizați.

Când luați în considerare stilul evenimentului, asigurați-vă că aveți modalități de a menține implicarea participanților. Evenimentul dvs. va oferi sesiuni speciale? Săli de așteptare? Funcții de chat? Orice ai face, asigură-te că participanții la eveniment vor rămâne implicați în timpul evenimentului.

Determinați nevoile dvs. de AV/producție și tehnologie

Fiți gata să luați în considerare toate considerentele tehnice înainte de eveniment.

Aceasta poate varia de la sesiuni de înregistrare, la modul în care va fi distribuită redarea evenimentului și la modul în care participanții la eveniment vor putea intra în sesiune.

Toate aceste decizii ar trebui bine gândite în prealabil pentru a reduce stresul în ziua evenimentului virtual.

Alegeți o dată și decideți durata

În funcție de publicul dvs. și de obiectivele evenimentului, data și ora evenimentului dvs. se pot schimba de la o companie la alta. De exemplu, o strângere de fonduri nonprofit nu ar avea loc în mod normal în timpul orelor de lucru, iar un eveniment virtual și-ar forma, probabil, afacerea în același mod.

Pe de altă parte, evenimentele corporative au loc cel mai adesea la mijlocul săptămânii. Frecvent ele au loc miercurea și uneori marți.

Alegeți o platformă de evenimente virtuale

Ori de câte ori doriți să alegeți o nouă platformă de evenimente virtuale, gândiți-vă cât de bine se integrează cu alte programe pe care compania dumneavoastră le folosește. De asemenea, gândiți-vă dacă platforma virtuală va atrage atenția participanților la eveniment.

Luați în considerare sesiunile de înregistrare

Dacă compania dvs. are o audiență mondială, atunci luați în considerare adaptarea diferitelor fusuri orare. Dacă vă faceți sesiunile înregistrate deschise publicului, atunci toată această parte a publicului dumneavoastră va putea participa după aceea, ceea ce este întotdeauna plăcut.

Acesta este cu ușurință unul dintre cele mai importante elemente ale acestei liste de verificare pentru planificarea evenimentelor virtuale. Mulți participanți la eveniment solicită adesea înregistrări după eveniment, ceea ce vă crește și mai mult recunoașterea mărcii.

Planificați activități de interacțiune socială

Să ai un plan specific pentru interacțiunea socială și gamification la evenimentul tău este și mai important atunci când vrei să devii virtual.

Adesea, în cazul evenimentelor în persoană, poate fi ușor să conectați participanții, dar nu este cazul evenimentelor virtuale. Cu evenimentele virtuale, trebuie să creați idei pentru ca participanții dvs. virtuali să poată interacționa între ei.

Găsiți difuzoare

Fiind una dintre cele mai importante părți ale oricărui eveniment, vorbitorii sunt principala modalitate prin care puteți interacționa cu publicul.

Aceasta înseamnă că va trebui să găsiți vorbitori care să vă împărtășească atât valorile, cât și valorile sponsorilor și participanților dvs. Încercați să găsiți vorbitori experți cu perspective și idei unice despre subiectele asociate.

Adresați-vă sponsorilor

În acest moment, ar trebui să începeți să căutați potențiali sponsori și să începeți să creați pachete de sponsorizare. Asigurați-vă că aveți o minte deschisă față de sugestiile și solicitările lor.

Amintiți-vă, sponsorii pot fi o modalitate excelentă de a crea venituri din evenimentul dvs., așa că încercați să găsiți companii care se aliniază cu marca dvs. actuală.

Vinde mai multe bilete la eveniment cu instrumentul potrivit pentru job

Să fii organizat nu a fost niciodată mai ușor.

Acum puteți să vă gestionați afacerea și să vă dezvoltați brandul cu un singur plugin de rezervare WordPress puternic, care vă menține toate întâlnirile sau rezervările la evenimente, clienții organizați și afacerea dvs. în plină expansiune.

Amelia este perfectă pentru proprietarii de afaceri care trebuie să-și eficientizeze experiența de rezervare atât pentru personalul lor, cât și pentru clienți.

Amelia se ocupă de totul pentru tine, chiar și trimiterea automată de mementouri prin e-mail sau SMS clienților tăi. Neprezentări? Nu mai!

Pluginul de rezervare Amelia WordPress se adaptează la diferite industrii pentru o experiență fericită de rezervare online și pentru managementul angajaților.

Vrei să afli mai multe? Verificați caracteristicile extraordinare ale Ameliei pentru a vedea ce vă lipsește.

Promovează-ți evenimentul virtual

Începeți să anunțați lumea despre evenimentul dvs. Există multe strategii de marketing, cum ar fi anunțarea pe platformele de socializare ale echipei tale și pe site-ul tău web.

De asemenea, poți să vorbești cu vorbitorii și sponsorii tăi și să îi convingi să-l anunțe pe platformele lor de socializare. Luați în considerare să faceți acest lucru sub forma unui hashtag, care vă poate ajuta să dați evenimentului dvs. un fel de coeziune.

De asemenea, puteți crea un site web simplu pentru evenimentul dvs. În acesta, puteți oferi potențialilor participanți informații despre prețuri și unde pot găsi bilete.

Creați-vă Scriptul de eveniment

Notează totul. Scrie ce se va întâmpla în evenimentul tău, când se va întâmpla fiecare parte și cine va fi responsabil de el. Acest lucru se poate face cu ușurință în Foi de calcul Google sau Microsoft Excel sau orice puteți utiliza pentru a vă coordona cu echipa.

Creați un ghid pentru participanți

Participanții vor avea adesea nevoie de ajutor pentru a putea profita la maximum de platformele de evenimente necunoscute. Adesea, platformele de evenimente au deja ghiduri online, dar dacă nu, fă-ți propriile tale.

Puteți crea multe stiluri diferite de ghiduri, în funcție de evenimentul dvs. Dacă aveți jocuri sau o temă, ghidul poate urma acea temă. De asemenea, puteți include modalități de a interacționa online cu alții sau puteți enumera mai multe sesiuni care vor avea loc în viitor.

Configurați canale de comunicare pentru echipa dvs

În situația ideală, ar trebui să te limitezi la un singur canal pentru a te asigura că detaliile sau mesajele importante nu vor fi ratate, mai ales în timpul evenimentului. Câteva opțiuni bune sunt Slack, Whatsapp, echipele Microsoft, Discord sau un spațiu privat pe platforma de evenimente. Orice funcționează pentru tine.

Planificați oportunități de creare de rețele

Networking-ul este inima unui eveniment, și mai mult pentru un eveniment virtual. O mare parte a evenimentului tău virtual ar trebui să creeze oportunități de creare de rețele. Acestea pot veni sub formă de sesiuni de lucru, camere de chat și activități de spargere a gheții. Orice lucru care vă îmbunătățește rețeaua vă îmbunătățește evenimentul virtual.

Lista de verificare a evenimentelor virtuale: în timpul evenimentului

Mementouri de postare a evenimentelor

Postarea mementourilor la eveniment din ce în ce mai des pe măsură ce vă apropiați de eveniment poate ajuta foarte mult la îmbunătățirea prezenței. Când ajungeți la săptămâna de, mementourile zilnice pot fi potrivite.

Începe conversația

În funcție de platforma de eveniment pe care ați ales-o, veți avea multe instrumente care vă pot ajuta să creați un mediu distractiv și deschis.

Puteți încuraja implicarea publicului folosind instrumente de întrebări și răspunsuri sau răspunzând la întrebări într-un chat. Dacă aveți opțiunea, puteți chiar să optați pentru întâlniri unu-la-unu.

Organizați participanții în perechi sau grupuri mici pentru o experiență mai interactivă

A avea participanți în grupuri mai mici poate ajuta la încurajarea angajamentului publicului. Dacă participanții pot răspunde sau pot lua măsuri la fiecare cinci până la șapte minute, acesta este punctul ideal.

Studiile Harvard Business Review arată că o regulă de cinci minute este cea mai eficientă pentru a menține participanții implicați în loc de observatori.

Pregătiți-vă pentru și reacționați la orice întrerupere

În cazul problemelor tehnice sau a persoanelor perturbatoare, aveți la dispoziție mai multe planuri de rezervă. Acest lucru poate varia de la moderarea conținutului la a avea personal de asistență tehnică online și gata să ajute.

Când nu poți preveni o întrerupere, fii gata să oprești una.

Capturați datele participanților

Folosirea datelor despre audiență vă poate ajuta să îmbunătățiți viitoarele evenimente virtuale și să vă înțelegeți mai bine clienții.

În general, informațiile utile vor proveni din linkurile pe care le-ai făcut clic, numerele de prezență, perioada de timp la care a participat și videoclipurile redate, ca câteva exemple.

Transmiteți evenimentul dvs. pe măsură ce se întâmplă

Multe platforme de evenimente au opțiuni de streaming prefabricate. Puteți alege să vă difuzați evenimentul virtual pe platforme suplimentare de rețele sociale pentru a colecta mai multe informații utilizabile pentru evenimente viitoare.

Puteți chiar să partajați informațiile cu vorbitorii la mijlocul evenimentului, ceea ce vă poate fi util.

Lista de verificare a evenimentelor virtuale: După eveniment

Trimiteți sondaje pentru participanți

Trimiteți un sondaj de feedback pentru a confirma ce le-a plăcut participanților și ce nu le-a plăcut. Apoi puteți folosi aceste informații pentru a interacționa mai bine cu publicul în următorul eveniment virtual.

De asemenea, asigurați-vă că sondajele sunt scurte și dulci. Dacă un sondaj este prea lung, adesea oamenii nu vor rămâne până la sfârșitul acestuia.

Comunică cu publicul tău _

Mulțumim publicului pentru prezență. Puteți face acest lucru trimițând un e-mail sau utilizând platformele de social media.

Încercați să trimiteți un mesaj imediat după eveniment, cât timp este încă proaspăt în minte. De asemenea, puteți include un sondaj de feedback și informații despre unde pot accesa înregistrarea evenimentului.

Analizați - vă datele

Examinați datele pe care le-ați adunat în timpul și după eveniment. Aceste date vă pot ajuta să înțelegeți mai bine în ce domenii ați reușit și în ce domenii vă puteți îmbunătăți. Apoi, cu aceste informații, puteți începe să lucrați la realizarea unui eveniment și mai de succes.

Echilibrați bugetul

Acum că ați plătit pe toată lumea, comparați bugetul planificat cu rezultatul evenimentului.

În acest moment, puteți calcula rentabilitatea investiției (rentabilitatea investiției) și puteți lua în considerare veniturile directe, veniturile atribuite, pipeline de vânzări conectate, toate beneficiile de branding, schimbul de cunoștințe și toate celelalte informații importante privind evenimentul dvs.

Distribuiți informații despre evenimentul dvs

Ultimul pas al acestei liste de verificare a evenimentelor virtuale: utilizați toate fotografiile, videoclipurile și articolele de la eveniment.

Le puteți posta pe rețelele de socializare pentru a vă implica publicul și pentru a oferi mai multă expunere viitorilor participanți . Puteți folosi chiar și aceste piese din evenimentele trecute pentru o viitoare conferință sau eveniment virtual.

Dacă ți-a plăcut să citești acest articol despre Lista de verificare a evenimentelor virtuale, ar trebui să le citești și pe acestea:

• Cum să programați o întâlnire Skype rapid și eficient
• Exemple de șabloane de memento pentru întâlniri de trimis prin e-mail
• Cum să adăugați un calendar de evenimente virtuale pe site-ul dvs. WordPress