Ce este un Wiki de companie și cum să configurați unul

Publicat: 2022-09-10

Indiferent de dimensiunea afacerii dvs., sunt atât de multe informații necesare pentru a menține lucrurile în funcțiune. Pe măsură ce organizația dvs. crește, aceste informații se adună adesea și sunt împrăștiate în departamente, birouri sau chiar în stocare. Acest lucru face dificilă accesul rapid și partajarea interdepartamentală, irosind ore umane și împiedicând productivitatea.

De fapt, angajații petrec în medie 9,3 ore pe săptămână căutând informații, reprezentând 20% din timpul total al membrului echipei. Productivitatea urmărită va indica, de asemenea, o tendință de scădere pe măsură ce complexitatea informațiilor crește.

Ce se întâmplă dacă ai avea toate aceste informații într-un loc centralizat, unde fiecare membru autorizat al echipei ar putea accesa doar cu un singur clic pe un buton de pe computer sau telefon? Acesta este ceea ce este un wiki de companie.

Pe scurt, un wiki de companie, cunoscut și ca wiki de afaceri, wiki corporativ sau wiki de întreprindere, este un depozit centralizat de informații importante despre companie relevante pentru membrii echipei. Este un instrument de management al cunoștințelor care oferă informații despre procesele de afaceri, cultura organizațională și alte informații pertinente pentru angajați, manageri, asociați și lideri corporativi. Un wiki de companie este un loc pentru a capta informații, a organiza, a învăța, a colabora sau a actualiza dacă este necesar.

Citiți mai departe pentru a înțelege în detaliu de ce un wiki este important pentru afacerea dvs. și, cel mai important, cum să configurați unul.

De ce este important un Wiki al companiei?

Un wiki al companiei permite angajaților să acceseze rapid informații relevante despre companie. Este o modalitate excelentă de a informa noii membri ai echipei despre politicile, procedurile și cultura companiei. Pentru angajații consacrați, acesta este depozitul central, Întrebări frecvente și chiar baza de date de depanare pentru orice contribuie la succesul operațional.

Un wiki este convenabil deoarece puteți urmări rapid modificările și actualizările, deoarece vă asigurați că totul este la zi. Dacă aveți informații relevante pentru întreaga echipă, dar nu neapărat pentru clienți, un wiki este un loc minunat pentru a le pune, astfel încât toată lumea să le poată accesa.

Pentru o companie de dimensiuni mari, sunt șanse ca niciuna dintre echipe să nu știe cum funcționează cealaltă sau de ce îndeplinesc anumite sarcini. Un wiki permite tuturor membrilor și departamentelor să își explice rolurile și procesele cu propriile cuvinte, astfel încât toată lumea din companie să poată vedea și înțelege. De asemenea, când vine timpul să colaborăm, un wiki corporativ facilitează colaborarea echipelor, crescând productivitatea membrilor.

Când informațiile companiei sunt centralizate într-un wiki corporativ și sunt accesibile grupurilor relevante, lucrul este mai ușor pentru angajați, manageri, echipe juridice și lideri corporativi.

Ce să includeți într-un Wiki corporativ

Un wiki de companie este o enciclopedie internă pentru companie. Aceasta înseamnă că puteți include aproape orice ați găsi relevant pentru echipele dvs., în special informații utile care le oferă acestora o înțelegere a mărcii, proceselor și culturii afacerii. Puteți include următoarele într-un wiki de companie:

istoria companiei
Conflicte de interes
Informatii de contact
Cultură corporatistă
Manual/ghid pentru membrii echipei
Evenimente corporative
Rapoarte financiare
Informații legale
rapoarte de strategie de marketing
Dezvoltarea produsului, istoric, testare, utilizare, design și caracteristici
Managementul riscului
Proceduri standard de operare
Strategie
Misiune si viziune

Amintiți-vă că ar trebui să includeți doar informații relevante și utile pentru echipa dvs. De aceea, este esențial să implicăm angajații în crearea wiki-ului. De asemenea, puteți include fotografii, videoclipuri și hyperlinkuri de pe alte site-uri web care sunt relevante pentru conținutul dvs.

Cine poate crea un Wiki de companie?

Dacă decideți să vă construiți wiki-ul companiei, cel mai bine este să angajați profesioniști IT de la o companie de dezvoltare software de renume. Profesioniștii IT au abilitățile de a crea un sistem cu suficient spațiu de stocare, acces ușor și navigare.

Cu toate acestea, când vine vorba de conținut pentru wiki, toată lumea din companie joacă un rol esențial în popularea paginilor wiki pentru ca acesta să fie o resursă cuprinzătoare și utilă.

Cum să înființezi o companie Wiki

Crearea unui wiki de companie este foarte ușor atunci când știi exact ce vrei. Urmați următorii pași atunci când creați wiki-ul companiei dvs.

Identificați obiectivele Wiki

Rolul central al unui wiki este de a rezolva probleme frecvente în cadrul proceselor organizaționale. Membrii echipei pot accesa informații care le simplifică sarcinile sau le îmbunătățesc capacitatea de a performa.

Din acest motiv, trebuie să vă setați obiectivele pentru crearea wiki-ului companiei, astfel încât toți cei care au acces să vă poată atinge obiectivele dorite. Obiectivele tale pot fi:

Recrutarea și integrarea unei noi echipe
Avand o sursa centrala de informatii
Pregătirea comunicării clienților, cum ar fi videoclipuri și audio
Păstrarea unei evidențe a proiectelor finalizate pentru referințe viitoare
Comunicarea actualizărilor procesului cu echipa

Înainte de a decide cel mai bun software, includeți orice alte obiective personale pe care doriți să le atingă wiki.

Alegeți software-ul potrivit

Când selectați software-ul ideal, trebuie să fiți de acord cu echipa internă asupra caracteristicilor de care veți avea nevoie în wiki-ul intern. Luați în considerare următoarele:

Permisiune de acces pentru a decide cine poate vedea conținutul
Interconectarea paginilor wiki pe baza relevanței pentru a îmbunătăți navigarea.
Fuzionarea cu alte instrumente valoroase din sistemele companiei
Editabil chiar și de către utilizatori non-tehnici în timp real
O funcție de căutare ușoară, fiabilă și instantanee

Utilizați un șablon Wiki

Majoritatea software-ului wiki vin cu șabloane de pagină. Cu toate acestea, vă puteți personaliza șablonul în conformitate cu marca companiei dvs. Odată ce wiki-ul este gata pentru formatare, personalizați șabloanele ștergând conținutul deja completat pentru a adăuga conținutul personalizat. Puteți schimba culoarea, fundalul și fontul pentru a se potrivi specificațiilor și obiectivelor dvs.

Identificați principalii contributori

Utilizați un editor online pentru a adăuga toate informațiile necesare. De asemenea, puteți importa date existente din fișierele interne. Un wiki intern bun acceptă toate formele de media, de la videoclipuri, audio, imagini și scripturi. De asemenea, puteți angaja scriitori și editori profesioniști pentru a adăuga mai multe informații la wiki. Rețineți că formatul trebuie să se adapteze proceselor de afaceri în schimbare, deoarece editarea va fi necesară în diferite etape pentru a surprinde aceste schimbări.

Invitați-vă echipa și configurați drepturile de acces

Colaborarea este unul dintre principalele merite ale unui wiki, așa că nu face totul pe cont propriu. În schimb, programează o întâlnire cu echipa ta pentru a contribui și a oferi feedback. Întotdeauna există ceva ce poți modifica pentru a-l îmbunătăți.

Informațiile trebuie să fie sigure; prin urmare, setarea permisiunii de acces pentru unii membri pentru anumite pagini de pe wiki este calea de urmat. Înainte de a lua decizia asupra membrilor să acorde acces la ce pagini, luați în considerare următoarele:

Cine trebuie să editeze conținutul pe wiki?
Cine face setarea contului și facturarea?
Doriți ca informațiile să poată fi partajate cu toată lumea?

În plus, întâlnirea cu echipa ta este o modalitate excelentă de a lansa wiki ca software nou în companie. Conferința este crucială deoarece puteți:

Explicați structura și logica din spatele wiki-ului dvs
Arată-le membrilor echipei cum funcționează wiki-ul
Oferiți orice clarificare cu privire la conținutul wiki-ului
Asigurați-vă că toată lumea este de acord din punct de vedere psihologic cu noul software

Concluzie

Un wiki de companie este necesar pentru orice companie sau afacere. Puteți simplifica interviul și procesele de integrare și puteți crește productivitatea membrilor echipei, cunoștințele și eforturile de colaborare. Per total, economisește timp și resurse.