Când, cum și de ce să folosiți facturile proforma în WooCommerce

Documentele sunt utile în afacerile online, deoarece pot oferi informații, pot solicita plăți, pot stabili relații și pot oferi protecție juridică. Facturile proforma din WooCommerce diferă de alte facturi WooCommerce în câteva moduri.

Să intrăm pentru a afla mai multe despre facturile proforma în WooCommerce.

Facturile proforma sunt adesea folosite pentru a solicita plăți de la clienții angajați înainte de livrarea produselor sau serviciilor. Acest document conține informații despre articole, suma plății și alte detalii tranzacționale.

Este în esență un acord încheiat cu „bună-credință” între dvs. (vânzătorul) și un client, astfel încât amândoi să știe la ce să se aștepte.

De exemplu, folosind facturile proforma, puteți propune detaliile tranzacției viitoare pentru a vă asigura că finanțarea este aranjată înainte de a produce bunuri sau de a furniza servicii.

Mai mult, servește ca un acord între cumpărător și vânzător că niciuna dintre părți nu se angajează să vândă/cumpără bunurile sau serviciile necesare în acest moment. Vânzătorii se pot odihni confortabil știind că cumpărătorul va finaliza comanda și va plăti odată ce factura finală de vânzare va fi dată. Cumpărătorii sunt, de asemenea, protejați de orice suprataxe/supraprețuri neașteptate din partea vânzătorului.

De asemenea, este important pentru comerțul internațional, deoarece oferă toate informațiile necesare pentru vămuirea.

Lucrul important de înțeles este că o factură proforma în WooCommerce este de obicei furnizată unui client sau client după ce acesta s-a angajat să cumpere de la dvs., dar nu poate fi trimisă o factură oficială, deoarece detaliile finale trebuie încă confirmate. Livrați mărfurile și emiteți o factură oficială odată ce clientul a fost de acord cu totul.

De asemenea, vânzătorii internaționali le folosesc foarte bine. Cerințele vamale din porturile din întreaga lume cer ca datele despre mărfurile expediate să fie ușor accesibile și vizibile. Pentru a asigura o vămuire rapidă, facturile proforma sunt utile pentru a împărtăși date precum greutatea, valoarea, taxele, cheltuielile de expediere, taxele de livrare și așa mai departe.

Facturile proforma facilitează procesul de vânzare. Clientul dvs. acceptă prețul de pe factura pro forma și apoi livrați produsele. Contractul este un sens unic, așa că nu există negocieri dus-întors după ce ați finalizat jumătatea dvs.

Avantajele unei facturi proforma includ:

• Termenul „transparență” se referă la specificarea tuturor condițiilor convenite, cum ar fi data livrării, prețul, cantitatea etc.
• Poate servi atât ca comandă de cumpărare, cât și ca ofertă. Cumpărătorii pot solicita acest lucru pentru aprobarea internă a achiziției.
• Ele nu reprezintă o cerere sau o cerere de plată. Facturile pro forma sunt un aranjament de „bună-credință” care vă informează clientul la ce să se aștepte.
• Unele companii solicită facturi pro forma ca parte a procedurii lor interne de aprobare a achizițiilor.

O factură proforma este destul de asemănătoare cu o factură finală de vânzare și conține aceleași informații. Este posibil să creați folosind WooCommerce facturi PDF, bonuri de ambalare, note de livrare și etichete de expediere de către WebToffee.

Obiectivul principal al unei facturi proforme este de a arăta clientului dumneavoastră specificul tranzacției propuse. Ca atare, ar trebui să aibă aceleași informații ca și factura finală.

Includeți următoarele detalii:

• Numărul unic al facturii
• Numele companiei, adresa și detaliile de contact
• Numele și adresa clientului dvs
• Data emiterii și data scadenței
• Descrierea mărfurilor
• Condiții de transport
• Condiții de vânzare
• Taxele aplicabile, dacă există
• Costurile de transport, dacă există
• Numărul facturii proforma, dacă este cazul

Spre deosebire de factura finală de vânzare, proforma ar trebui să includă următoarele informații:

Cuvântul „ factură proforma ” indică clientului dumneavoastră că aceasta nu este o factură de vânzări sau taxă.

În primul rând, trebuie să achiziționați, să instalați și să activați versiunea premium a pluginului în magazinul dvs. WooCommerce.

Din tabloul de bord WordPress, accesați Facturi/Ambalare > Factură proforma

Aici, în setările generale, puteți configura setarea de bază pentru o factură proforma.

Data facturii proforma – Puteți selecta fie data comenzii, fie data creării facturii proforma.

Generare factură proforma pentru stări de comandă - generează doar facturi proforma pentru anumite stări de comandă. În funcție de nevoile afacerii dvs., puteți selecta mai multe stări de comandă în consecință.

Atașați un PDF de factură proforma într-un e-mail: permiteți e-mailului de comandă să includă o versiune PDF a șablonului de factură proforma activ în prezent.

Activați opțiunea de tipărire a facturii proforma pentru clienți: vă permite să afișați clienților un buton de tipărire a facturii proforma în e-mailul de comandă.

Subsol personalizat pentru factura proforma: în secțiunea de text, introduceți un subsol personalizat pentru factura proforma. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, va fi încărcat subsolul implicit din Setările generale.

Note speciale: în câmpul de text furnizat, furnizați toate notele relevante care ar trebui incluse în factura proforma.

Afișați coloana de taxe individuale în tabelul de produse e: permiteți clasificarea diferitelor taxe în coloane distincte.

După modificările necesare, faceți clic pe butonul Actualizare setări .

Puteți crea un număr personalizat de factură proforma folosind o serie de prefix/sufix/număr sau puteți oglindi numărul comenzii ca număr de factură proforma.

Formatul numărului facturii proforma: furnizați formatul în care trebuie generată factura proforma. De exemplu: [prefix][număr][sufix]

Utilizați numărul comenzii ca număr de factură proforma: Pentru a utiliza numărul comenzii ca număr de factură proforma, selectați Da. Dacă doriți să generați un număr unic de factură proforma, selectați Nu și completați informațiile necesare în zonele populate. Câmpurile sunt completate automat pe baza formatului numeric care a fost specificat anterior.

Numărul de început al facturii: în zona furnizată, introduceți numărul de început al facturii proforma necesar.

Lungimea facturii proforma: Această valoare reprezintă lungimea totală a numărului facturii proforma. Dacă numărul facturii proforma rezultat este mai scurt decât lungimea specificată, acesta va fi completat cu „0”.

După actualizările necesare, faceți clic pe butonul Actualizare pentru a reflecta actualizările în factura finală proforma.

Puteți edita factura proforma folosind șabloanele încorporate și le puteți adapta pentru a satisface cerințele dvs. specifice de afaceri.

Puteți face modificările prin comutarea butonului din partea stângă a filei de personalizare.

De asemenea, este posibil să creați un nou șablon de factură proforma, făcând clic pe opțiunea Creare șablon nou de sub fila Personalizare.

Puteți alege oricare dintre cele 3 opțiuni diferite de șablon din caseta pop-up care apare.

Faceți toate modificările necesare aspectului și salvați-l.

După salvare, activați șablonul pentru a-l utiliza pentru factura proforma în viitor.

O factură proforma în WooCommerce este un document important, deoarece permite tranzacții comerciale eficiente la achiziționarea de bunuri/servicii. Contribuie la o mai mare transparență între cumpărători și vânzători. În plus, nu este doar un instrument bun de negociere și necesar pentru expedierea globală; de asemenea, ajută la dezvoltarea unor relații mai puternice între cumpărători și vânzători.

Sper că ați găsit acest articol util pentru a vă ghida în direcția corectă.

Ați putea fi, de asemenea, interesat să citiți articolul nostru despre componentele necesare pentru o factură, precum și despre cum să faceți o factură PDF.