Scrierea de e-mailuri captivante: lecții de la cei mai înțelepți lucrători ai biroului
Publicat: 2024-01-17Ești un Michael Scott în devenire. Recunoașteți, ați urmărit The Office de mai multe ori decât puteți număra, râzând de stânjenia amuzantă și momentele demne de înfiorare. Dar în spatele comediei, spectacolul este plin de lecții valoroase pentru oricine în marketing sau vânzări. Personajele ar putea lucra la o companie de aprovizionare cu hârtie din Scranton, dar tehnicile lor se aplică perfect pentru crearea de e-mailuri care vând.
Livrați liniuța: mișcarea semnăturii lui Michael Scott
Michael Scott, de la Office, este regele glumelor proaste și al umorului incomode, dar își îndeplinește întotdeauna liniștea comică pe care o promite. Liniile de subiect ale e-mailului ar trebui să facă același lucru. Dacă promiți cititorului că va învăța „5 moduri de a dubla deschiderile prin e-mail”, mai bine vei oferi exact asta.
Subiectele care promit prea mult și nu fac decât să vă frustreze cititorii și să vă strice credibilitatea. Fii clar și concis în rândurile de subiect, concentrându-te pe beneficiul principal sau pe mesajul cheie pe care vrei să-l transmiți. Câteva exemple inspirate de The Office:
- „5 farse clasice de la birou (pe care nu ar trebui să le trageți niciodată la serviciu)”
- „Ceea ce m-a învățat Michael Scott despre vorbitul în public (ceea ce este bine, rău și incomod)”
- „Cum să eviți să fii „Toby” al biroului tău”
Aceste linii de subiect comunică în mod clar la ce se poate aștepta cititorul în conținutul e-mailului. Ei stârnesc interesul într-un mod distractiv și ușor de identificat pentru fanii emisiunii. Conținutul dvs. de e-mail ar trebui să ofere informații utile, divertisment sau instrumente care să trimită direct la promisiunea din linia de subiect. Păstrați-vă conținutul concentrat și evitați să mergeți pe tangente. Faceți clic aici pentru a afla tehnici practice de a scrie subiecte performante.
Căldura lui Jim Halpert: construirea încrederii prin ton
Jim Halpert de la The Office este maestru în folosirea unui ton cald și plăcut pentru a construi încredere cu cititorii săi de e-mail. În calitate de redactor de e-mailuri, puteți învăța din abordarea lui Jim.
Construiți relații prin căldură
Jim este descris ca un tip bun care este grijuliu și are un ton cald. El apare ca pe cineva cu care ai vrea să bei o băutură după muncă. Jim este cunoscut a fi simpatic și și-a construit încrederea cu ceilalți prin tonul său. Cititorii tăi vor avea mai multă încredere în tine dacă:
- Folosiți cuvinte precum „apreciem”, „ne pasă”, „ne angajăm” atunci când vă descrieți marca. Acest lucru arată că prioritizați clienții dvs.
- Evidențiați măsurile de securitate, garanțiile sau politicile care protejează cititorii. De exemplu, „Informațiile dumneavoastră personale sunt păstrate strict confidențiale în conformitate cu politica noastră de confidențialitate.”
- Distribuiți câteva detalii din culise despre compania dvs. pentru a părea mai transparent. Dar nu exagerați – păstrați lucrurile profesionale.
- Mulțumește cititorilor tăi pentru afaceri și loialitate. Spuneți ceva de genul „Apreciem că ați ales marca noastră. Sprijinul dumneavoastră înseamnă foarte mult pentru noi.”
Folosește umorul strategic – dar nu exagera ca Andy
Andy Bernard de la The Office este exemplul perfect despre cum să nu folosiți umorul în redactarea e-mailurilor. Glumele lui erau incomode, prost oportune și adesea jignitoare. Dar când este făcut corect, umorul poate fi extrem de eficient.
Folosește glume personalizate
Faceți glume ușoare sau remarci pline de spirit, adaptate publicului și produsului dvs. De exemplu, dacă scrieți pentru o aplicație de productivitate, ați putea spune „Te ajută să faci mai multe de la [anul fondării]... nu că ne lăudăm sau altceva.” Umorul direcționat arată că vă înțelegeți clienții și face marca dvs. mai identificabilă.
Evită să fii prea prost
În timp ce umorul este bun, nu exagera. O glumă ocazională este grozavă, dar nu face fiecare propoziție prostească. Clienții tăi doresc în continuare informații utile. Uită-te la farsele lui Jim și Pam la Dwight pentru a te inspira. Erau strategici, nu constante. Umorul tău ar trebui să fie același.
Obțineți o a doua opinie
Rugați un coleg să vă revizuiască schița pentru a vă asigura că umorul va ateriza așa cum s-a dorit. Explicați contextul și întrebați dacă unele părți par inadecvate sau ar putea ofensa anumite grupuri. Faceți modificări după cum este necesar. Întotdeauna este mai bine să fii în siguranță decât să riști să-ți înstrăinezi clienții cu o glumă prostească.
Organizația Angelei Martin: cheia conversiilor
Angela Martin de la The Office este regina organizației. Metodele ei meticuloase ne pot învăța multe despre proiectarea unei copii eficiente de e-mail.
Structură clară
Dosarele Angelei, biroul și programul zilnic sunt perfect ordonate. Ea știe exact unde este totul în orice moment. Conținutul și aspectul e-mailului dvs. ar trebui să aibă o structură la fel de clară. Grupați ideile și secțiunile conexe împreună sub titluri. Utilizați liste numerotate sau marcate pentru a organiza punctele cheie. Faceți mai ușor pentru cititori să vă urmeze șirul gândurilor.
Prioritizează importanța
Angela acordă niveluri de importanță tuturor sarcinilor și responsabilităților sale. În e-mailul dvs., faceți ca conținutul cel mai semnificativ, îndemnurile sau mesajele să fie cele mai importante. Utilizați instrumente precum dimensiunea fontului, culoarea și alinierea pentru a crea o ierarhie vizuală care evidențiază prioritățile.
Atenție la detalii
Angela observă cele mai mici detalii și asigură eficiență maximă în toate domeniile muncii sale. Verificați-vă e-mailul pentru orice erori sau inconsecvențe înainte de a trimite. Verificați de două ori dacă linkurile, imaginile, formatarea și conținutul funcționează corect. Atenția dumneavoastră meticuloasă la detalii va face o impresie profesională.
Urmeaza regulile
Angela crede cu tărie în politică, protocol și „reguli”. Asigurați-vă că copia dvs. de e-mail respectă toate legile aplicabile și cele mai bune practici referitoare la confidențialitate, transparență, spam și marketing. Examinați cu atenție toate politicile companiei pentru a vă garanta că conținutul este conform înainte de distribuire.
Magia de vânzări a lui PAS, AIDA și Dwight Schute
Dwight Schrute știe să vândă. De asemenea, vă puteți vinde mai mult decât concurenții urmând sfaturile lui. Metodele sale neortodoxe și, uneori, bătăliașiile demne de înfiorare din The Office, oferă informații valoroase despre scrierea unei copii de e-mail convingătoare. El folosește două tehnici de vânzare dovedite: PAS (Problem Agitate Solution) și AIDA.
PAS: creează o problemă, amestecă lucrurile și salvează ziua
Dwight este un maestru al PAS. Inventează frecvent probleme pentru a se face să pară esențial pentru rezolvarea lor. Pentru copierea prin e-mail, concentrați-vă pe o problemă reală pe care produsul sau serviciul dvs. o rezolvă. Descrieți problema într-un mod care rezonează cu cititorii dvs. și îi face să dea din cap în acord. Apoi, agitați-le frustrarea față de status quo-ul și faceți ca problema să pară intolerabilă. În cele din urmă, prezentați soluția dvs. ca eroul care salvează ziua.
AIDA: atrageți-le atenția, stârnește-le interesul, fă-i să-și dorească și chemați-i la acțiune
Dwight îi ține pe oameni implicați, organizând un spectacol. Necazurile lui sunt memorabile și îi fac pe oameni să fie atenți, chiar dacă nu întotdeauna aprobă! În e-mailurile dvs., captați atenția cu un subiect interesant și deschidere convingătoare. Stârnește interesul concentrându-se pe beneficii și folosind un limbaj viu pentru a ajuta cititorii să-și imagineze utilizarea produsului. Creați dorință exploatând emoții și împărtășind posibilități interesante. Emite un îndemn clar la acțiune, astfel încât cititorii să poată face cu ușurință următorul pas.
Vorbește conversațional, nu corporații precum Pam Beesly
La fel ca Pam Beesly de la The Office, adoptă un ton conversațional în redactarea e-mailului. Vorbește cu cititorii tăi ca și cum ai face cu un prieten, nu într-o vorbire corporativă rigidă.
Păstrați-o casual
E-mailurile lui Pam au fost întotdeauna ușoare și casual, chiar și atunci când comunicau despre subiecte de lucru. Ea a vorbit firesc ca și în persoană. Cititorii dvs. vor aprecia un ton informal, prietenos. Spuneți „Iată detaliile pentru următoarea noastră întâlnire” în loc de „Vă rugăm să vedeți mai jos agenda aferentă viitoarei noastre adunări”.
Pentru a vă consolida legătura cu cititorii, luați în considerare includerea unui detaliu sau a unei povești personale, așa cum făcea Pam frecvent când îi trimitea e-mailuri lui Jim sau prietenilor ei. spune ceva de genul acesta: în timp ce mă duceam la serviciu în această dimineață, m-am trezit reflectând la lansarea acestui nou produs și aș dori să vă împărtășesc câteva idei.” Includerea atingerilor personale ajută la construirea familiarității și a încrederii între părțile implicate.
Creativitatea lui Creed: gândirea în afara căsuței de e-mail
Creed Bratton, reprezentantul pentru asigurarea calității la Dunder Mifflin Paper Company, este cunoscut pentru comportamentul său neconvențional și excentric. Acest lucru se extinde la stilul său unic de scriere a e-mailurilor. Creed gândește în afara căsuței de e-mail și e-mailurile sale conțin adesea conținut neașteptat și amuzant, care atrage atenția destinatarilor.
Imprevizibilitate
E-mailurile lui Creed sunt aleatorii și neregulate. Nu știi niciodată la ce să te aștepți când vezi un mesaj de la Creed în căsuța ta de e-mail. Acest element de surpriză îi prinde pe cititori cu privirea într-un mod bun și îi face să vrea să vadă ce are de spus Creed. În propria redactare a e-mailurilor, injectați o oarecare imprevizibilitate pentru a menține abonații implicați. Introduceți un factoid interesant, o imagine distractivă sau un comentariu plin de spirit când se așteaptă mai puțin.
Concizie
Crezul apreciază concizia. E-mailurile sale sunt scurte și la obiect, de obicei doar 1-2 propoziții. Nu pierde cuvintele sau timpul cititorului. Când vă creați copia de e-mail, fiți concis. Transmite mesajul în cât mai puține cuvinte posibil, fiind în același timp convingător. Păstrați paragrafele și propozițiile scurte și evitați verbozitatea inutilă.
Autenticitate
E-mailurile lui Creed reflectă vocea sa unică și nu încearcă să pretindă contrariul; mesajele sale surprind perfect sinele lui ciudat și excentric, câștigând aprecierea cititorilor pentru autenticitate. Când scrieți o copie a e-mailului, permiteți adevăratei voastre personalități să strălucească prin faptul că sunteți voi înșivă; vorbiți direct cu publicul dvs. ca și cum ar vorbi direct cu prietenii – în acest fel, aceștia se vor conecta mai strâns cu mesajele autentice decât cu cele fabricate.
Încheierea înțelegerii, în stilul Office
Vrei și tu să încheie afacerea în stilul lui Dunder Mifflin? Fii autentic și lasă personalitatea companiei tale să strălucească. Abordarea ciudată și serioasă a lui Dunder Mifflin este cheia succesului companiei. Doriți să vă mențineți imaginea profesională, dar nu vă speriați să lăsați vocea și personalitatea unică a companiei dvs. să strălucească.
Cititorii vor fi mai conectați la o atingere umană decât la o corporație anonimă. ar trebui să repetați și să faceți un îndemn clar, cum ar fi programarea unei demonstrații, începerea unei încercări sau efectuarea unei achiziții imediate. Faceți ca cititorii să fie ușor și convingător să spună „Da!”
Concluzie
În jocul prin e-mail, farmecul neconvențional al biroului oferă o comoară de perspective. De la subiecte puternice la tonuri calde și creativitate neașteptată, există multe de învățat. Așadar, lăsați-vă e-mailurile să fie o reflectare unică a mărcii dvs., atingând un echilibru între profesionalism și personalitate autentică. Cu înțelepciunea neobișnuită a Office, creați e-mailuri care captivează, conectează și, în cele din urmă, încheie afacerea.