6 советов, как опережать сроки на рабочем месте

Мы все слышали поговорку: «Важно не то, как долго, а насколько хорошо». Хотя это звучит довольно мило, это не совсем так в контексте работы. Каждая цель, проект и задача измеряется временем. На самом деле, буква Т вSMART-целях привязана ко времени.Итак, неважно, насколько хорошо вы выполняете задачу; если вы пропустите крайний срок, вы не достигли своих целей.

Вот что происходит, когда вы не соблюдаете сроки. Вы расстраиваетесь – у вас есть ответы на все вопросы, но вы даете их слишком поздно, поэтому не получаете должного признания. Вы теряете клиентов. Вы стоите денег вашей компании. Вы создаете плохую репутацию. И вы в конечном итоге потеряете работу — никто не хочет держать ответственность.

Теперь, это звучит не так справедливо, не так ли? Но что есть, то есть. Вы не так умны, как думаете, если не успеваете. Вся ваша тяжелая работа пропадает даром, и никто не видит вашего блеска.

Однако вы можете изменить это прямо сейчас. Птица в ваших руках – жить ей или умереть зависит от вас. Вы можете стать более преднамеренным в отношении соблюдения сроков и даже опережать их. Советы здесь направят вас на правильный путь.

3 основные причины, по которым сотрудники не соблюдают сроки

Однажды мужчина увидел сорняки в своем саду. В гневе он достал свои садовые ножницы и порезал их. Он удовлетворенно улыбнулся своей тяжелой работе и вернулся в дом. На следующий день сорняки вернулись. Он продолжал стричь их, пока не понял, что для постоянного результата ему нужно выкорчевать сорняки.

Точно так же, если вы не доберетесь до причины, по которой вы не соблюдаете сроки, вы только подстрижете сорняки. Ниже приведены три распространенные причины, по которым люди срывают сроки на рабочем месте. Посмотри, есть ли твой.

• Плохая связь

Без четкого информирования о результатах задачи соблюдение сроков может стать проблемой. Например, если начальник дает своим подчиненным задание и говорит: «Подготовьте его к следующей неделе», оно расплывчато. «На следующей неделе» может означать любое время с понедельника по пятницу, а в пятницу может быть слишком поздно.

Здесь на помощь приходитпрограммное обеспечение для управления проектами . Оно помогает создать сплоченную команду, позволяя командам сообщатьо требованиях к проекту, результатах, ролях и обязанностях.Это устраняет любую двусмысленность в отношении ожиданий от задачи.

• Нереальные сроки

Да. Не все сроки реалистичны, и ожидание их соблюдения — мираж. Это не ваша вина, но это, безусловно, повлияет на вашу производительность. Хотя сжатые сроки могут растянуть вас на выполнение задач быстрее, они окажут на вас чрезмерное давление и приведут к дорогостоящим ошибкам. Откровенный разговор с начальником о нереалистичных сроках — это путь вперед.

• Отсутствие навыков тайм-менеджмента

Теперь мы подошли к сути дела. Обычно это главная проблема, с которой люди сталкиваются при соблюдении сроков — они не умеют управлять временем. Исследования показывают, что 82% людей не имеют системы тайм-менеджмента .Они каким-то образом просто ожидают, что уложатся в сроки волшебным образом.

Неудивительно, что многие работники не соблюдают сроки. Ничего не произойдет, пока вы этого не сделаете. Навыки тайм-менеджмента не приземлятся на ваших коленях. Вы должны проявлять инициативу в этом. Вы должны учиться и развивать эти навыки.

6 советов, как не отставать от дедлайнов

Из перечисленных выше причин очевидно, что некоторые факторы, влияющие на срыв сроков, находятся вне вашего контроля. Если в вашей компании нет хорошей культуры общения или если ваше начальство устанавливает нереалистичные сроки, вы мало что можете с этим поделать.

Однако есть факторы, находящиеся под вашим контролем, над которыми вы можете работать. Приведенные ниже советы помогут вам более эффективно управлять своим временем.

• Наличие системы тайм-менеджмента

Как упоминалось ранее, вы должны преднамеренно опережать сроки. Эта намеренность включает в себя разработку системы управления временем, которая поможет вам контролировать свое время. Вашипроцедуры управления временем будут автоматизированы, так что все встанет на свои места, и вы достигнете своих целей.

• Используйте программное обеспечение для управления документами, такое как SmallPDF

Источник

Ручноеуправление документами отнимает время и энергию, из-за чего вы срываете сроки.Однако программное обеспечение для управления документами, такое как SmallPDF, решает эту проблему. С его помощью вы можете конвертировать PDF в редактируемый документ Word, объединять, редактировать, сжимать и подписывать PDF-документы.

SmallPDF имеет необходимые инструменты для запуска, управления и выполнения ваших задач с цифровыми документами. С помощью программного обеспечения вы можете выделять и добавлять текст, аннотации от руки, формы и изображения. Это экономит массу времени и позволяет сосредоточиться на более важных задачах.

• Воспользуйтесь преимуществами программного обеспечения для отслеживания времени

Когда вы жонглируете несколькими задачами, вы можете легко потерять счет времени. Программное обеспечение для отслеживания времени предотвращает это.Это поможет вам выполнить вашу задачу в установленные сроки, не ставя под угрозу стандарт вашей работы. Вы можете использовать это индивидуально или в команде. Это приводит к повышению производительности труда сотрудников.

• Практикуйте матрицу Эйзенхауэра

Когда у вас несколько проектов и задач, вы можете перегрузиться и потерять фокус. Вы просто смешиваете все вместе и начинаете работать. В конце концов, вы можете обнаружить, что пропустили самые важные задачи и не уложились в сроки. Матрица Эйзенхауэра поможет вам выбраться из этой беды. Это позволяет эффективно расставлять приоритеты задач.

Вот как это работает. Вы делите свои задачи в зависимости от их важности и соответственно фокусируетесь на них, игнорируете и устраняете их. Задания разбиты на следующие сегменты:

• Срочно и важно
• Важно и не срочно
• Срочно и не важно
• Не важно и не срочно

С помощью этой сегментации вы сможете выполнить самые важные задачи и уложиться в сроки.

• Используйте технику Помидора

Тяжело работать означает работать долгие часы и выгорать. Умная работа означает работу в течение коротких промежутков времени с периодическими перерывами. В конце концов, вы достигаете своих целей и укладываетесь в сроки без выгорания. Это то, что предлагает техника Pomodoro.

Расставив приоритеты задач, приступайте к первой и работайте над ней 25 минут подряд. По истечении времени сделайте 5-минутный перерыв, чтобы растянуться и расслабиться. Сделайте это примерно четыре раза, прежде чем сделать более длительный перерыв в 30 минут. Программное обеспечение для отслеживания времени, о котором говорилось ранее, становится полезным здесь. Вы обнаружите, что добьетесь большего и будете более свежими.

• Используйте метод Айсберга

Концепция айсберга включает в себя сопоставление жизненно важных ресурсов и заметок для будущего использования. Когда вы делаете это, у вас естьрепозиторий ресурсов , готовый к использованию, когда они вам понадобятся.Этот метод сэкономит вам массу времени на исследования.

Вот как вы можете использовать этот метод.

• Сортируйте связанные с работой статьи, электронные письма, видео, заметки и т. д.
• Правильно пометьте и расположите их
• Храните их
• Советуйтесь с ними всякий раз, когда у вас есть задача

5 преимуществ опережать сроки

Помимо того, что вы не испортите свою репутацию и не потеряете работу, есть и другие преимущества соблюдения сроков и их опережения.

• Улучшенный фокус

Советы по тайм-менеджменту , которые вы применяли, улучшат вашу способность к концентрации.Вы сможете сосредоточиться на задаче и успешно завершить ее, прежде чем приступить к другой. Это повысит вашу производительность и качество работы.

• Мастерство расстановки приоритетов

Расстановка приоритетов — важный аспект тайм-менеджмента. Когда вы делаете это привычкой, вы делаете правильные вещи в нужное время и получаете правильные результаты. Вы исключите из своего расписания ненужные и рутинные задачи и будете использовать свое время более продуктивно.

• Повышенная производительность

Когда вы используете перечисленные выше советы в своей работе, вы видите повышение своей производительности. Вы достигаете большего за меньшее время, и качество вашей работы повышается.

• Повышенная надежность

Соблюдение сроков повышает доверие к вам начальства. Они могут рассчитывать на то, что вы выполните свою работу в срок без ущерба для качества. Это увеличивает вашу ответственность и, в конечном итоге, вознаграждение.

• Снижение стресса

Давление невыполненных сроков приводит к стрессу. Когда у вас много незавершенной работы, уровень стресса резко возрастает, что сказывается на вашем здоровье и продуктивности. Соблюдение сроков снимает этот стресс. Вы обновлены и не испытываете никакого давления, потому что у вас есть система управления рабочим временем.

Оставайтесь на вершине своей игры с помощью проверенных советов по тайм-менеджменту

Люди, которые опережают сроки, — это активы. Они не только выполняют работу, но и показывают своим работодателям, что серьезно относятся к своей работе и сделают все, чтобы достичь целей организации. Эти люди настроены на соблюдение сроков и привержены системе управления рабочим временем.

Несмотря на то, что некоторые факторы, вызывающие несоблюдение сроков, находятся вне их контроля, они берут на себя ответственность за те, которые могут контролировать. В конечном итоге они повышают свою производительность, повышают надежность, создают положительную репутацию и становятся сокровищами компании.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software