8 ошибок, которых следует избегать при выборе ИТ-аутстаффинговой фирмы

ИТ-аутсорсинг является одним из наиболее широко применяемых подходов для привлечения ведущих ИТ-специалистов и овладения новейшими навыками. Однако, помимо преимуществ аутстаффинга, без надлежащего управления могут существовать и риски. Избегайте этих распространенных ошибок при выборе поставщика ИТ-аутстаффинга:

1. Не проверять ссылки и обзоры

Прежде чем подписывать какие-либо контракты, не забудьте обратиться в компанию, предоставляющую услуги ИТ-аутстаффинга для клиентов, к которым вы можете обратиться. Поищите отзывы и отзывы в Интернете, чтобы убедиться, что поставщик услуг поступил правильно. Такая тщательная проверка помогает компании избежать партнерства с фирмами с плохой репутацией или с фирмами, у которых нет опыта.

2. Отсутствие протоколов безопасности

Любая компания, передающая свои ИТ-функции на аутсорсинг, должна уделять первоочередное внимание безопасности данных и систем. Ознакомьтесь с политиками и технологиями безопасности аутстаффинговой компании, процессами проверки сотрудников и процедурами аудита, чтобы убедиться, что они удовлетворяют вашим требованиям. Несоблюдение этих мер сделает вашу компанию уязвимой для кибератак.

3. Неясный объем работ

Четко определите задачи, проекты и цели отдела, которые вы хотите, чтобы команда ИТ-аутстаффинга выполнила. Без этого мы теряем ясность ожиданий, а следом обычно возникает непонимание того, кто несет ответственность за то, что происходит. Укажите обязательные навыки/опыт, результаты, сроки и показатели успеха. Это может быть очень важно, особенно в электронном обучении.

Поэтому лучше обратиться в компанию, имеющую многолетний опыт работы в этой области: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. Языковые и коммуникативные барьеры

При аутсорсинге за рубежом языковые и культурные различия могут препятствовать эффективному сотрудничеству. Оцените уровень владения английским языком потенциальных поставщиков, чтобы обеспечить беспрепятственное общение. Спросите о процессах преодоления языковых барьеров, прежде чем они негативно скажутся на производительности.

5. Негибкие контракты

Жестким долгосрочным контрактам на аутсорсинг часто не хватает гибкости по мере развития потребностей. Отдайте предпочтение аутстаффинговым компаниям, которые позволяют корректировать размеры команд, набор навыков и уровень обслуживания (даже положения о выходе) в соответствии с меняющимися требованиями бизнеса.

6. Неконкурентные цены

Потенциал экономии от аутсорсинга быстро исчезает из-за непомерных комиссий. Сравните цены со средними показателями по отрасли, чтобы выявить необоснованные ставки. Также следите за скрытыми комиссиями. Конкурентные и прозрачные модели ценообразования имеют важное значение.

7. Отсутствие управления

Без процессов управления, обеспечивающих надзор за отношениями, компании рискуют потерять прозрачность и контроль. Установите процедуры централизованного мониторинга бюджетов, качества, рисков и соблюдения требований. Кроме того, обеспечьте бесперебойные инструменты совместной работы и определенные стандарты отчетности.

8. Риски интеллектуальной собственности

Неспособность защитить интеллектуальную собственность и конфиденциальные внутренние данные может иметь долгосрочные последствия. Проверьте правила владения данными и политику конфиденциальности поставщика. Используйте соглашения о неразглашении, средства контроля доступа и шифрование для защиты ценной информации компании от кражи или несанкционированного раскрытия.

Обходя эти распространенные ошибки, компании могут извлечь выгоду из преимуществ аутсорсинга, минимизируя при этом риски. Проведение тщательной комплексной проверки при выборе подходящего стратегического партнера по ИТ-аутстаффингу закладывает основу для успешных и взаимовыгодных отношений. Определите подробные требования, проверьте средства защиты, сравните цены и внедрите надежное управление — прежде чем подписывать какие-либо контракты.

Модели аутстаффинга: увеличение штата против управляемых услуг

Аутстаффинг помогает организациям получить доступ к передовым ИТ-опытам, доступным за рубежом, за небольшую часть местных затрат на трудоустройство. Но не все механизмы аутстаффинга одинаковы. Существуют две преобладающие модели: увеличение штата и управляемые услуги. Понимание различий позволяет покупателям согласовывать стратегии аутсорсинга со своими потребностями и приоритетами:

Увеличение персонала

Эта модель дополняет существующие ИТ-команды дополнительными зарубежными талантами. Компании сохраняют за собой полный управленческий надзор и ответственность – они просто нанимают квалифицированных специалистов. Обычное использование включает в себя:

• Прототипирование для ускорения разработки программного обеспечения
• Поддержка перегруженных ИТ-команд во время специальных проектов
• Заполнение пробелов в нишевых навыках в долгосрочной перспективе

Увеличение штата сотрудников обеспечивает максимальную гибкость при увеличении и сокращении штата по мере изменения рабочей нагрузки. Однако бремя руководства и управления членами оффшорной команды полностью ложится на клиентов.

Управляемые ИТ-услуги

Эти партнерства поручают специализированным аутсорсинговым фирмам самостоятельно выполнять определенные ИТ-функции — прямой контроль не требуется. Аутстаффинговые компании берут на себя ответственность за предоставление обещанных по контракту услуг, таких как:

• Многоуровневая служба поддержки 24/7
• Облачный хостинг, резервное копирование данных и аварийное восстановление
• Разработка и тестирование индивидуальных приложений
• Мониторинг и защита кибербезопасности

Управляемые услуги освобождают клиентов от тактических ИТ-работ, позволяя им сосредоточиться на основных бизнес-приоритетах. Однако покупатели также теряют контроль и надзор по сравнению с увеличением штата.

В действительности, большинство соглашений об аутстаффинге сочетают в себе элементы обеих моделей, основанные на сочетании технических навыков и управленческого опыта, которые клиенты хотят передать на аутсорсинг, а не сохранить внутри компании. Заблаговременное определение этих предпочтений и ожиданий позволяет поставщикам услуг создавать сбалансированные партнерские отношения.

Ключевые соображения при структурировании сделок по ИТ-аутстаффингу

Хорошо структурированные сделки по аутстаффингу защищают интересы покупателей и одновременно стимулируют лучшую производительность поставщиков. К сожалению, ошибочные предположения и упущения во время переговоров по контракту часто подрывают результаты для обеих сторон и обостряют отношения. Какие детали заслуживают внимания?

Объем проекта

Неоднозначные ожидания с самого начала обрекли на провал многие аутстаффинговые инициативы. Чтобы свести к минимуму путаницу, подробно детализируйте все услуги, результаты, сроки и обязанности, ожидаемые от поставщиков. Опишите необходимые наборы навыков, протоколы связи, процедуры отчетности и средства контроля доступа.

Условия ценообразования

Benchmark предложил размер комиссии в сравнении со средними показателями по отрасли, используя исследования таких аналитических фирм, как Gartner и Everest Group. Модели выставления счетов сильно различаются в зависимости от типа проекта, размера команды, набора технологий и продолжительности. Понимайте все компоненты затрат и следите за скрытыми комиссиями сверх базовых ставок.

Интеллектуальная собственность

Клиенты справедливо беспокоятся о защите интеллектуальной собственности при передаче разработки проприетарного программного обеспечения и процессов за границу. Чтобы защитить конфиденциальную информацию и данные, все члены команды поставщиков должны подписать соглашения о неразглашении (NDA).

Гарантия качества

Слабые стандарты контроля качества подрывают преимущества аутсорсинга, если некачественная работа постоянно требует исправлений и доработок. Введение приемочного тестирования, проверки кода, требований к документации и других положений по обеспечению качества в соглашениях защищает клиентов.

Показатели эффективности

Определите измеримые показатели успеха, соответствующие бизнес-целям, а не чисто технические контрольные списки. Типичные примеры включают показатели удовлетворенности клиентов, цели по минимизации простоев, отчеты о привлечении потенциальных клиентов или рентабельность инвестиций в проекты разработки.

Надежные контракты превращают высокие идеи аутстаффинга в осязаемые планы выполнения с подотчетностью. Прежде чем подписывать соглашения, потратьте время на подробное описание объема работ, цен, защиты интеллектуальной собственности, ожиданий в отношении качества и показателей успеха. Четкие условия сотрудничества открывают путь к продуктивным аутсорсинговым отношениям.