Ключевые элементы функций информационной системы бухгалтерского учета (с примерами)

Управление финансами является одной из самых сложных задач, связанных с бизнес-операциями. Каждому предприятию, независимо от его размера, необходим точный поток финансовой и бухгалтерской информации по нескольким каналам. Вот почему вам необходим систематический и автоматизированный процесс сбора, хранения и обработки этих данных для создания отчетов для заинтересованных сторон. Вот когда функции бухгалтерской информационной системы играют жизненно важную роль для любого бизнеса в настоящее время.

Это просто потому, что это помогает предприятиям, обеспечивая оптимальную точность в их финансовой отчетности и ведении учета транзакций. Эта информация легко доступна соответствующему органу власти, когда она им нужна. Таким образом, информационная система бухгалтерского учета облегчает процесс принятия решений компанией.

В этой статье мы более подробно рассмотрим функции бухгалтерской информационной системы. Перед этим давайте быстро пробежимся по определению информационной системы бухгалтерского учета и ее ключевым элементам.

Что такое информационная система бухгалтерского учета?

Информационная система бухгалтерского учета, также известная как AIS, относится к инструменту, который предприятия используют для отслеживания своих финансов, транзакций, отчетов и других данных бухгалтерского учета. Это позволяет лицам, принимающим решения, понять общее состояние компании и действовать соответственно.

Хорошо структурированная АИС собирает, хранит и обрабатывает данные для создания понятных финансовых отчетов. Бухгалтеры, менеджеры, финансовые служащие, бизнес-аналитики, налоговые органы и другие заинтересованные стороны могут отслеживать все действия, связанные с бухгалтерским учетом, из АИС. Компетентное программное обеспечение АИС предоставляет точные и своевременные данные и ограничивает распространение конфиденциальных данных за счет использования оптимальных методов обеспечения безопасности.

Ключевые компоненты информационной системы бухгалтерского учета

Информационная система бухгалтерского учета в основном состоит из семи ключевых элементов. Эти компоненты обсуждаются ниже в следующих разделах.

1. Люди АИС

Люди, которые используют АИС, подпадают под этот пункт. От руководителей высшего звена, таких как финансовые директора, до бухгалтеров и менеджеров, все, кто использует эту систему, считаются людьми AIS. Например, высшее руководство может установить цели продаж для персонала. Соответствующие отделы получают уведомления об этом, а продавцы могут вводить свои заказы на продажу в АИС. Эта информация передается в бухгалтерию, и они создают счета.

Затем сотрудники склада обрабатывают эти заказы и организуют отгрузку. Служба поддержки клиентов отслеживает доставку и получает информацию о статусе заказа. В течение всего этого процесса АИС управляет всеми процедурами и создает отчеты о продажах, включающие запасы, доставку и производственные затраты.

Консультанты, бизнес-аналитики и отделы аудита могут получить доступ к этим данным для анализа общих затрат, выручки и прибыли. Таким образом, АИС включает в свою работу широкий круг людей.

2. Процедуры и инструкции

Система АИС должна следовать набору правил при сборе и обработке данных. В противном случае будут расхождения и несоответствия. Точные методы необходимы для обеспечения надлежащего потока информации. Как ручные, так и автоматизированные методы являются неотъемлемой частью этих процедур и инструкций.

Вам необходимо создать надлежащие документы, объясняющие процессы, которым следует ваша информационная система бухгалтерского учета. Научите своих сотрудников следовать процедурам. Проводите повторяющиеся тренировки, чтобы приучить их точно следовать инструкциям. Только тогда ваша информационная система бухгалтерского учета будет стабильно давать точные результаты.

3. Исходные данные

Обычно информационные системы бухгалтерского учета используют для управления базой данных язык структурированных запросов SQL. Любая информация, влияющая на денежные дела компании, должна быть включена в базу данных АИС. База данных АИС обычно состоит из следующих типов данных.

• Заказы на продажу
• Инвентаризационные данные
• Главная бухгалтерская книга
• Заказы
• Транзакционные счета
• Аналитика и отчеты
• Налоговая информация
• Данные о заработной плате
• Хронометраж и многое другое.

Держите вашу базу данных AIS максимально свободной от беспорядка. Избегайте хранения данных, не связанных с финансовой отчетностью компании. Слишком много информации может ошеломить вас при доступе к необходимым данным.

4. Оборудование и устройства

Вам потребуется множество устройств ввода и вывода для бесперебойной работы информационной системы учетных записей. Все эти устройства и ИТ-инфраструктура должны быть совместимы с программным обеспечением АИС, которое вы будете использовать. В противном случае вы не получите бесперебойной работы при использовании AIS для своего бизнеса.

Инфраструктура должна включать резервные копии на случай нехватки и отключения электроэнергии, отказа оборудования, подключения к Интернету и любых других устройств, влияющих на AIS. Вот список некоторых устройств ввода и вывода, которые облегчают процессы AIS.

1. Компьютеры
2. Клавиатуры
3. Модемы/маршрутизаторы
4. Сканеры штрих-кода
5. Мониторы
6. Принтеры
7. Проекторы
8. Мобильные устройства
9. Резервный источник питания

5. Информационные процессоры (программное обеспечение)

Когда в вашем распоряжении будет все оборудование и устройства, пришло время интегрировать программное обеспечение в вашу систему. Это программное обеспечение обрабатывает все соответствующие данные и размещает их в бухгалтерских книгах, отчетах и ​​журналах, а также делает их доступными для использования. Лица, принимающие решения, могут анализировать результаты и принимать решения на основе этой информации.

6. Хранение информации

Информационный процессор или программное обеспечение не имеют физического хранилища, в котором они могут хранить данные. Обычно это зависит от сервера или устройств хранения, таких как жесткие диски. Убедитесь, что у вас есть безопасные устройства хранения, к которым легко получить доступ только для людей, обладающих полномочиями.

7. Безопасность

Почти все данные, генерируемые АИС, являются конфиденциальной информацией. Вы должны иметь внутренний контроль над распространением этих конфиденциальных данных. Измерения безопасности могут варьироваться от простых числовых паролей до сложной биометрической идентификации, такой как отпечатки пальцев, голоса, распознавание лиц и сканирование сетчатки глаза.

Первоклассная информационная система бухгалтерского учета может предотвратить утечку данных и защитить ваши данные от несанкционированных компьютеров. Ваша АИС должна разрешать лицам, имеющим соответствующие полномочия, доступ к базе данных. Потому что он обычно содержит конфиденциальную информацию как компании, так и ее клиентов. Вот некоторые из конфиденциальных данных.

• Информация о зарплате
• Личные данные
• Номера социального страхования
• Финансовые данные компании
• Информация для покупателей
• Номера кредитных карт
• Финансовая информация других заинтересованных сторон

У вас должен быть план на случай непредвиденных обстоятельств для защиты ваших данных от стихийных бедствий, неожиданных скачков напряжения, компьютерных вирусов и любых других угроз, которые могут привести к потере данных.

Функции информационной системы бухгалтерского учета

Компетентная АИС позаботится о том, чтобы вся финансовая информация вашей компании регистрировалась в системе с высочайшим уровнем точности и конфиденциальности. Это также позволяет соответствующим сотрудникам получать доступ к этим конфиденциальным данным и извлекать их при необходимости. Все функции информационной системы бухгалтерского учета были разбиты в следующем разделе.

1. Собирать и обрабатывать информацию

На этом этапе информационная система бухгалтерского учета накапливает данные о продажах и покупках за наличные. Дебиторская задолженность, кредиторская задолженность, платежная ведомость, счета-фактуры и многое другое. Компьютеризированная система обрабатывает все данные о дебетах и ​​кредитах и ​​преобразует их в значимые фрагменты информации.

2. Создание отчетов для руководства

Люди из руководства, такие как менеджеры по продажам, менеджеры по производству, финансовые аналитики и другие руководители отделов, могут принимать решения на основе отчетов, генерируемых АИС. Они могут анализировать финансовые показатели компании и текущее положение. Таким образом, они могут ставить достижимые бизнес-цели в соответствии с доступными ресурсами.

3. Соедините несколько отделов

AIS может создать общую информационную панель для нескольких взаимосвязанных отделов. Например, отдел продаж может загрузить свой бюджет продаж для группы инвентаризации. Затем они могут принять меры по хранению продуктов или закупке материалов. Затем соответствующий отдел будет создавать счета. Эта информация будет доступна любому отделу, который в ней нуждается.

4. Иметь контроль над распространением данных

Информационная система бухгалтерского учета имеет дело с конфиденциальной информацией о клиентах, продавцах, поставщиках и самой компании. С его помощью можно регулировать уровень циркуляции данных. AIS помогает владельцам бизнеса определить, кто и в какой степени получает доступ к финансовым данным компании. Вы получите полный внутренний контроль над данными, доступными через АИС.

5. Обнаружение мошеннических действий

Поскольку АИС отслеживает все финансовые операции компании, вы можете легко обнаружить любой несанкционированный и неестественный поток денег. Это позволяет предприятиям расследовать любые несоответствия, пока не стало слишком поздно. Вы можете сэкономить миллионы долларов, инвестируя в качественную информационную систему бухгалтерского учета.

Преимущества информационной системы бухгалтерского учета

В этом разделе мы обобщили преимущества использования информационной системы бухгалтерского учета, чтобы помочь вам.

1. Автоматизированный и оптимизированный рабочий процесс
2. Эффективный сбор и хранение финансовой информации
3. Разборчивые данные для использования при принятии решений
4. Внутренний контроль всей бухгалтерской информации
5. Лучшая коммуникация между взаимосвязанными командами
6. Улучшенный клиентский опыт
7. Предотвращение потери конфиденциальной информации

3 практических примера информационной системы бухгалтерского учета

Теперь, когда вы знаете элементы и функции информационной системы бухгалтерского учета, давайте углубимся в понимание, связав ваши знания с реальными жизненными ситуациями. Мы собрали здесь три практических примера, чтобы помочь вам понять полезность AIS.

• Для дистрибьюторов: Дистрибьюторы обычно во многом зависят от условий кредита при работе со своими клиентами. Вот почему им нужна точная информация о дебиторской задолженности. Несколько сотрудников из разных отделов могут получить доступ к отчетам о платежах, чтобы отслеживать причитающиеся и просроченные платежи.

• Для строительных компаний: Строительная компания ведет несколько проектов одновременно. Информационная система бухгалтерского учета помогает компании отслеживать расходы и ход выполнения своих проектов. Он создает отчеты о материальных затратах, потраченных на каждое здание, оставшихся человеко-часах для рабочих и степени завершения. Кроме того, он также отслеживает кредитные линии и сроки погашения кредитов.

• Для некоммерческих организаций: некоммерческие организации по-другому распоряжаются своими финансами. Они следят за донорами, которые дают им деньги. Эти организации должны направлять ежегодные отчеты фонда своим донорам вместе с налоговыми декларациями. Эти данные также представляются совету директоров, постоянным донорам и правительству.

Выберите надежное программное обеспечение ERP, чтобы наилучшим образом использовать функции информационной системы бухгалтерского учета

В настоящее время предприятия используют комплексное программное обеспечение для управления всеми своими операциями. Такой инструмент называется ERP-решения для планирования ресурсов предприятия. Программное обеспечение ERP автоматизирует и оптимизирует все отделы компании. Все аспекты бизнеса управляются с помощью программного обеспечения ERP.

От управления персоналом до сбора данных о продажах или от отношений с клиентами до управления бухгалтерским учетом — инструмент ERP имеет все необходимое для бесперебойной работы компании. Бухгалтерская информационная система — это лишь малая часть полноценной ERP-системы. Итак, если вы получаете надежное ERP-решение для своего бизнеса с расширенным модулем учета, которое соответствует потребностям вашего бизнеса для достижения всех его основных целей.

В этом отношении WP ERP может стать идеальным выбором для пользователей WordPress. Это отличный плагин, который позволяет вам интегрировать полную информационную систему бухгалтерского учета в ваше программное обеспечение ERP. Он поставляется с интегрированными, но отдельными модулями управления HR, CR и бухгалтерией, чтобы удовлетворить потребности вашего растущего бизнеса.

Кроме того, он поставляется с более чем 20 важными расширениями, которые делают процесс управления вашим бизнесом более плавным, чем вы можете себе представить. И это все, вдобавок ко всему, он также позволяет вам интегрироваться с мощным инструментом управления проектами, который помогает отслеживать весь прогресс вашего проекта, чтобы вы могли выполнять свою задачу организованно и упорядоченно.

Этот пост написан доктором Танвиром Фейсалом, автором контента с более чем 4-летним опытом написания контента, копирайтинга, корректуры и редактирования. Он фокусируется на написании информативного контента, который привлекает внимание социальных сетей и повышает видимость в поисковых системах. На сегодняшний день он успешно разработал полезный контент для многих веб-сайтов всех форматов.