Примеры текста подтверждения встречи и советы по его написанию

Почти у каждого человека, с которым мы взаимодействуем, есть телефон, включая ваших клиентов. Для некоторых предприятий напоминание о встрече имеет жизненно важное значение для снижения уровня невыходов на работу. Телефоны могут быть отличным способом доставки этих напоминаний.

Подтверждение записи важно, если у вас есть салон красоты, медицинский центр или предприятие, которое предоставляет какие-либо услуги, требующие предварительной записи. Это поможет вам оптимизировать ресурсы и сэкономить время . Но как реализовать подтверждение встречи?

В настоящее время ни у кого нет времени на телефонные звонки, подтверждающие их встречи, поэтому текстовые напоминания о встрече могут быть хорошим выбором.

Сначала некоторые могут подумать, что в текстовых сообщениях не хватает индивидуальности. Если вы задавались этим вопросом, важно отметить, что текстовые сообщения можно настроить так, чтобы они соответствовали тону вашего бренда , бизнеса или услуги .

К счастью, существует множество шаблонов напоминаний о встречах, которые вы можете использовать, чтобы плавно внедрить текстовые сообщения в свой бизнес. Взгляните на следующие советы, чтобы создать отличные текстовые варианты подтверждения встречи.

Тексты подтверждения записи: что это такое?

Несколько неявок на прием могут негативно сказаться на вашем бизнесе. Каждый из них стоит вам времени, ресурсов и денег. Распространенная причина, по которой люди пропускают встречи, — это просто забывчивость, и эту проблему можно легко решить с помощью текстов-напоминаний.

Процент неявок можно свести к минимуму, если не полностью устранить, с помощью SMS-сообщений. Они отправляются за несколько дней или даже часов до встречи , чтобы человек мог подтвердить, отменить или перенести ее. Все, что им нужно сделать, это перейти по ссылке, и это избавит вас от многих проблем.

Этому подходу следуют сервисные предприятия в различных областях, таких как ветеринарные и медицинские услуги, стоматологии и салоны красоты, и это лишь некоторые из них.

SMS-напоминания о встречах могут быть простыми или сложными, как мы видим в следующих примерах:

Простое СМС-напоминание:

"Всем привет. Это быстрое напоминание о вашей сегодняшней записи на стрижку в .

Комплексное СМС-напоминание:

«Здравствуй, София! Мы хотим напомнить вам о сеансе кинезиологии с доктором Хоупсоном сегодня в 14:00. Если вы хотите перенести встречу, пожалуйста, нажмите здесь».

Теперь важно установить цель ваших SMS-напоминаний . Вы не пытаетесь продать, и вы не пытаетесь заинтересовать клиента своим брендом; вам просто нужно, чтобы они подтвердили или изменили расписание, чтобы вы могли планировать заранее.

Если вы знаете, что человек не появится, вы можете использовать это время для других задач и оптимизировать свой бизнес-процесс.

Источник изображения

Как создать эффективные тексты подтверждения встречи: советы и рекомендации

Тексты напоминаний должны содержать определенную информацию, например дату встречи. Важно , чтобы клиент получил необходимую информацию о своих встречах и призыв к действию, побуждающий их подтвердить .

Вот несколько советов по тексту напоминания о встрече, которые могут быть полезны при создании собственного.

Персонализируйте напоминание о встрече: добавьте имя клиента

SMS-сообщения более личные, чем телефонный звонок или электронное письмо, поскольку именно так люди общаются с друзьями и семьей. Следовательно, мы рекомендуем начинать с «Привет, Джон», если ваш бизнес неформальный. Если вы хотите использовать более формальный подход, вы всегда можете выбрать «Привет, Джон Смит».

Тон не должен быть одинаковым для салона красоты, кабинета врача или финансовой фирмы. Однако в каждом случае следует обращаться к клиенту по имени. Это обеспечивает индивидуальный подход, который поможет вам поддерживать уровень посещаемости на самом высоком уровне.

Затем пришло время для остальной информации. Что вы добавите и как это сделать, описано в следующих разделах.

Представьтесь правильно

Даже если человек забронировал вашу услугу, это не значит, что он знает, кто вы, только из текста. У них может не быть вашего номера, зарегистрированного среди их контактов. Кроме того, у них могут быть встречи с другими поставщиками.

Поэтому добавление названия вашей компании в напоминание о встрече не будет пустой тратой времени. Таким образом, клиент может легко узнать вас и с меньшей вероятностью проигнорирует ваше сообщение.

Соберите подписку

Прежде чем отправлять сообщения с напоминанием о встрече, убедитесь, что человек дал вам согласие. Вы можете собирать подписки на получение текстовых сообщений различными способами; клиенты могут заполнить цифровую или распечатанную форму лично. Обычно при регистрации ставится галочка .

Кроме того, убедитесь, что вы соблюдаете действующие правила конфиденциальности и не отправляете информацию третьим лицам или другим компаниям.

Включите всю информацию о встрече: дату, время и место

Каждое сообщение с подтверждением встречи имеет одну и ту же цель: напомнить клиентам о месте, времени и дате их встречи . Хотя это наверняка было оговорено при бронировании, мы не знаем, сохранил ли человек все данные. Следовательно, рекомендуется включить хотя бы эту информацию о предстоящей встрече. Следующий пример говорит сам за себя:

"Привет, Джон. Напоминаю вам о вашей завтрашней встрече в 14:00 с доктором Хоупсоном в больнице общего профиля, расположенной по адресу 24-я улица, 1267, второй этаж.

Подтвердите важные детали

В этот момент вы должны быть осторожны. Вы не хотите обременять клиентов ненужными деталями, но вы должны дать им основную информацию.

Например, сообщите им, должны ли они прибыть на 10 минут раньше , зарегистрироваться на стойке регистрации или взять с собой какие - либо важные документы .

Убедитесь, что ваши SMS-напоминания о встречах краткие, но информативные.

Поощряйте ваших клиентов подтверждать встречи

Помимо опции подтверждения, клиенты должны иметь возможность легко отменить или перенести запись . Добавьте ссылку, чтобы они могли сделать это без проблем, избегая утомительных телефонных звонков и электронных писем.

Выполняя перепланировку таким образом, вы экономите много ресурсов. Персоналу легче обрабатывать текстовые сообщения, чем напоминания о телефонных звонках, потому что они не должны быть немедленно под рукой, чтобы ответить на них.

С помощью текстов-напоминаний секретари могут обрабатывать гораздо больше запросов одновременно по мере их поступления.

Вот пример текстового сообщения с напоминанием о встрече:

«Дорогая Мэри, это сообщение подтверждает вашу запись на сеанс массажа в среду, 8 июня, в нашем филиале в Хартфорде. Для отмены или переноса нажмите здесь. В противном случае нажмите «A» для подтверждения».

Включите кнопку отписки

Хотя текстовые напоминания полезны, не все предпочитают этот метод. Убедитесь, что у клиентов есть возможность отказаться от подписки, если они не хотят больше получать SMS-напоминания о встречах.

Включить контакты службы поддержки клиентов

Не забудьте указать номер телефона службы поддержки клиентов. Даже если они могут ответить на SMS, некоторые клиенты могут чувствовать себя более комфортно, когда им можно позвонить, если им понадобится помощь . Следующий пример хорошо иллюстрирует это.

«Дорогая Мэри, у тебя назначена встреча в среду, 8 июня, в филиале «Healthy and Happy» в Хартфорде. Ответьте, чтобы ответить или перенести расписание, позвонив в наш офис: (111) 456-7890».

Используйте лучший плагин бронирования для вашего сайта

Быть организованным еще никогда не было так просто.

Теперь вы можете управлять своим бизнесом и развивать свой бренд с помощью единого мощного плагина бронирования WordPress, который поддерживает все ваши встречи в очереди, ваших клиентов организовано и ваш бизнес процветает.

Амелия идеально подходит для владельцев бизнеса, которым необходимо оптимизировать процесс бронирования как для своих сотрудников, так и для клиентов.

Амелия сделает все за вас.

Вы даже можете получать уведомления по электронной почте и SMS-уведомления, чтобы никто не забыл о своих бронированиях на прием.

Чтобы записаться на прием, полное взаимодействие с пользователем занимает несколько кликов с помощью этого плагина WordPress. Кроме того, с его помощью вы можете принимать платежи через PayPal и Stripe, что идеально подходит для тех, кто хочет заплатить заранее, чтобы записаться на прием.

Как владелец бизнеса, вы можете отслеживать ключевые показатели эффективности на панели инструментов WordPress и анализировать другие важные данные, чтобы держать руку на пульсе своего бизнеса. Amelia — это простой, серьезный плагин календаря бронирования и отличный вариант для тех, кто хочет круглосуточное решение для своего сайта WordPress.

Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с удивительными функциями Амелии, чтобы увидеть, чего вам не хватает.

Примеры текста напоминания о встрече

В этом разделе вы найдете примеры текстов подтверждения встречи для разных отраслей.

Медицинская практика _ _

« Привет, Джулиан. Это сообщение должно напомнить вам о вашей встрече 9 июня в 14:00. Эта консультация забронирована специально для вас и доктора Хоупсона. Если вам нужно отменить, пожалуйста, сделайте это за 48 часов , отправив текстовое сообщение или позвонив по этому номеру».

«Привет, Мэри. Вас пригласили на собеседование в наш центр «Здоровье и счастье» по адресу 350024-я улица. Если у вас есть вопросы, звоните по телефону (1111) 567-890. Патрисия.

«Привет, Сьюзен. Пожалуйста, помните о вашей встрече с доктором Хоупсоном в Мемориальном госпитале 10 июня в 14:00. Отправьте текстовое сообщение «ПОДТВЕРДИТЬ» или «ОТМЕНИТЬ » и нажмите « СТОП», чтобы закончить ».

« Пожалуйста, помните о вашей встрече с доктором [фамилия] [дата и время] в [место]. Пожалуйста, сообщите нам заранее, если вы хотите отменить или перенести. [Название компании и контактные данные]».

«Это [имя администратора] из [название клиники], чтобы напомнить вам о вашей записи на [процедуру] к доктору [фамилия] на [дата и время] в [адрес]».

«Ваша встреча с доктором [фамилия] завтра в [время]. Пожалуйста, не забудьте прийти на 10 минут раньше. Перенесите или отмените, отправив текстовое сообщение [ключевое слово/цифра] ».

Стоматологи

« Привет, Сара! Ваша встреча с нашим стоматологом-гигиенистом назначена на завтра в 14:00 в нашем отделении на Вудбери-Лейн. Чтобы изменить расписание, просто нажмите здесь [ссылка]».

«Дорогая Мария, поздравляем с выбором белоснежной и яркой улыбки в этом сезоне! Ждем вас 15 июня в 15:00 в нашем отделении Rangerly по адресу 3500 24th street. Не стесняйтесь отменить или перенести встречу, позвонив или отправив сообщение по этому номеру».

«Дорогая Мэри Джонсон. У вас назначена встреча в Стоматологическом центре Линкольна для процедуры отбеливания. Мы ждем вас 13 июня в 14:00. Если вы не можете прийти, позвоните нам по телефону (111) 567-890, чтобы изменить дату и время вашего визита».

Салоны красоты _

« Здравствуйте, Юля! Это Тиффани из центра «Красота для души». Я получил вашу заявку на массаж 10 июня в 17:00 Мы очень ждем вас в гости! Чтобы избежать штрафов за неявку, обязательно сообщите нам, если вам нужно изменить расписание . Позвоните по этому номеру, чтобы перенести или отменить».

«Привет, Жозефина. Вы записались на стрижку в салон красоты для души 14 июня в 10:00. Нужно перенести? Позвоните (111) 567-890 и сообщите нам более подходящее для вас время!»

«Наталья, спасибо, что заказали стрижку в нашем салоне «Красота для души». Вы записаны на 06.06.22 в 14:00 Текст ОТМЕНИТЬ или ПОДТВЕРДИТЬ . Чтобы изменить расписание, позвоните в наш офис по телефону (111) 555-55555. Отправьте текст STOP, чтобы закончить».

«Готовы ли вы выглядеть красивее? Вы записаны на сеанс лазерной эпиляции завтра в 15:00. До завтра!»

«Доброе утро, Кейт Миллер. Это Сара Мишель из салона красоты для души. Вы записаны на стрижку к Наталье Коулман 16 июня в 15:00. Если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой встречи, пожалуйста, ответьте на это сообщение».

Ветеринары

« Дорогой [имя], у [имя питомца] назначена встреча с доктором [фамилия] на [дата и время] по [адрес]. Пожалуйста, подтвердите свое участие!»

"Всем привет! [Имя питомца] назначено на повторную операцию [его/ее] завтра в 14:00. Увидимся там. Звоните, если хотите перенести дату и избежать штрафов за неявку!»

«Куки назначена операция в ветеринарной клинике Уиллбург 10 июня в 10:00. Ответьте «Да», чтобы подтвердить, или ПОМОГИТЕ, чтобы получить дополнительные варианты ».

« Привет, Сара! Ждём вас и Фридо завтра на купание! Встреча назначена на 11:00. Вам нужно внести какие-либо изменения? Пожалуйста, позвоните нам по телефону (111) 444-4444. Увидимся завтра!

банки

« Мистер Брукс, это сообщение о вашей встрече в Центральном банке 1 июля, 9:00. Если вы хотите перенести или отменить встречу, пожалуйста, позвоните по этому номеру. Введите СТОП, чтобы закончить».

«Доброе утро, Катерина! Это краткое напоминание о вашей финансовой консультации в Центральном банке по адресу 3478 24th street. Ваша встреча назначена на 1 июля в 10:00. Отправьте сообщение YES для подтверждения или позвоните по этому номеру, чтобы перенести дату».

«Привет, Джейсон. У вас назначена встреча с нашим инвестиционным консультантом Джоном Смитом 24 июня в 9 утра. Он будет ждать вас в своем офисе в Центральном отделении, второй этаж. Пожалуйста, ответьте, чтобы перенести или отменить».

«Доброе утро, [имя]! У вас назначена встреча на [дата и время] в нашем [название отделения] по адресу [адрес]. Отправьте текстовое сообщение YES для подтверждения или позвоните по этому номеру, чтобы изменить расписание».

Входит Фитнес С

« Здравствуйте, [имя]! Это краткое напоминание о вашей двухчасовой тренировке, запланированной на завтра в 17:00. Позвоните мне, если у вас возникнут вопросы! [Имя личного тренера]».

«Здравствуйте, [имя], это [имя личного тренера] в [название спортзала]. Отправьте SMS с текстом YES, чтобы подтвердить запись на [дата и время]. Тогда увидимся!"

Разнообразный

« Здравствуйте, [имя клиента]. Отправьте текстовое сообщение YES, чтобы подтвердить запись на урок вождения на [дата и время]. Чтобы отменить, пожалуйста, ответьте НЕТ. Чтобы изменить расписание , нажмите [ссылка] ».

« [Название компании] получил ваш запрос на полное техническое обслуживание автомобиля. Техническое обслуживание продлится [длительность] и запланировано на [дата и время] по адресу [адрес]. Ответьте ПОДТВЕРДИТЕ, можете ли вы посетить эту встречу, или ПОМОГИТЕ, если вам нужно перенести ее».

«Привет, София! Мы забронировали для вас встречу по оценке недвижимости 2 июля в 13:00. Отправьте сообщение YES для подтверждения. Телефон: (111) 444-4444. Джулия Томпсон».

«Здравствуйте, [имя], ваша встреча с [название компании] на [дата и время] подтверждена под номером [регистрационный номер]. Вы можете отменить эту встречу через наш веб-сайт. Отправьте сообщение STOP, чтобы отказаться от подписки».

Образование

« Привет, Кевин. Ответьте YES, чтобы подтвердить свои консультации по вопросам карьеры [дата и время] в [название компании] . Если вам нужна помощь, пожалуйста, ответьте на это сообщение».

«Доброе утро, [имя]. У вас урок игры на гитаре [продолжительность] с [имя учителя] [дата и время]. Учитель будет ждать вас в [название отделения]. Ответьте OK, чтобы подтвердить, или ответьте на это сообщение, чтобы перенести время».

«Репетиционная комната номер [номер комнаты] забронирована для [имя и фамилия] на [дата и время]. Во избежание возможных штрафов, пожалуйста, придерживайтесь правил, прикрепленных на доске, и оставляйте место в чистоте и порядке».

Розничная торговля _

« Эй, Лора! Мы получили ваш ответ на участие в нашей крупной распродаже 18 июня в 17:00 . м . в нашем главном отделении! Мы надеемся, что вы найдете все, что вам нужно, и увидимся там!»

«Мэри Риверо назначена на примерку платья с [название компании] [дата и время]. Ждем вас в нашем главном отделении, расположенном по адресу [адрес]. Пожалуйста, не оставляйте нас в покое! Ответьте на это сообщение о любых изменениях в вашем бронировании».

Подведение итогов: какой текст подтверждения о встрече лучше всего?

Вы можете использовать любой из этих шаблонов или написать собственный текст подтверждения встречи. Важно всегда помнить о цели: сократить количество неявок.

Важно помнить, что рассылка напоминаний о встречах не гарантирует 100% посещаемости, но они, безусловно, снижают уровень невыходов на работу.

Отправляя текстовые сообщения для подтверждения предстоящей встречи, вы оптимизируете свой рабочий процесс и эффективнее используете свои ресурсы. Кроме того, тексты напоминаний — отличный способ удержать аудиторию в интересе к вашему бренду.

Если вам понравилась эта статья о текстовых советах и ​​примерах подтверждения встречи, вы также должны прочитать их:

• Как справиться с отмененными встречами и сократить количество неявок
• Лучшая книга записи в салон для вас? Проверьте эти варианты
• Двойное бронирование встреч? Вот как этого избежать