Лучшие шаблоны электронных писем о назначении встречи, которые вы должны использовать

Всякий раз, когда вы хотите запланировать, подтвердить, перенести, отменить или просто напомнить кому-то о предстоящей встрече, вам нужно отправить соответствующее электронное письмо о встрече. Поскольку каждое электронное письмо имеет свои правила и рекомендации по форматированию, лучше всего иметь легкодоступный шаблон электронного письма о встрече, который можно использовать, когда того требует ситуация.

Эта статья даст вам лучшие советы о том, как написать идеальное электронное письмо о встрече, а также предоставит вам ряд шаблонов, которые могут пригодиться.

Формат электронной почты расписания встреч

Для приглашений на встречи или электронных писем с напоминанием о встрече простота и простая формальность являются ключевыми.

Всегда начинайте с целенаправленной строки темы, чтобы человек, получающий ваше электронное письмо, сразу понял, о чем оно.

Затем передайте свое сообщение прямым и вежливым тоном. В завершение письма добавьте призыв к действию и укажите свои контактные данные вместе с теплым профессиональным приветствием.

Тема письма

Строки темы часто недооценивают, но они являются одним из самых важных элементов электронного письма. При этом они всегда должны быть краткими и информативными.

При написании электронного письма с приглашением на встречу используйте простую строку темы, например « Запрос на встречу » или « Запрос на встречу ».

Напоминания по электронной почте имеют решающее значение для сокращения неявок. В этом случае вы можете написать « Напоминание о встрече на (дата/время)» или « (дата/время) Электронное письмо с подтверждением встречи».

В идеальном электронном письме с подтверждением должна быть целеустремленная тема. Один из вариантов — « Подтверждение записи (на услугу) на (дата/время)». Вы также можете использовать « (дата/время) сообщение с подтверждением встречи».

Тело

Всегда начинайте электронное письмо о встрече с вежливого приветствия, как в обычном разговоре. Быть вежливым имеет первостепенное значение, пишете ли вы потенциальным клиентам, новому клиенту или другому бизнесу.

Используйте официальное приветствие, например « Уважаемый », за которым следует имя получателя. Если вы хотите менее официальное электронное письмо с приглашением на встречу, начните с « Здравствуйте » или « Привет ».

Если вы отправляете электронное письмо с приглашением на встречу , вы должны кратко представиться и объяснить причину, по которой вы связываетесь с ними. Включите подробную информацию о дате, времени и месте встречи.

Поскольку ваши расписания могут не совпадать, добавьте несколько вариантов, которые человек может выбрать по своему усмотрению. Для этого можно использовать таблицу или маркеры.

Другая стратегия предлагает получателю возможность предложить дату и место, которые соответствуют его расписанию.

Если вы пишете электронное письмо с подтверждением , вы также захотите включить наиболее важные сведения о встрече, чтобы ваши покупатели/клиенты/деловые партнеры могли иметь доступ к этой информации в любое время.

Для электронного письма с напоминанием включите все детали встречи и подчеркните, как и когда получатель может перенести или отменить встречу.

Завершение письма

Независимо от типа электронного письма, которое вы пишете, ваша цель — получить положительные отзывы. Таким образом, вы должны включить жизнеспособные варианты, чтобы получатель электронной почты мог связаться с вами. По крайней мере, укажите свой рабочий номер телефона и рабочий адрес электронной почты.

Кроме того, попросите ответ или подтверждение записи. Это повысит ваши шансы на успех.

Затем вы можете завершить свое сообщение сердечным приветствием и подписью.

Шаблоны писем о назначении, которые вы можете использовать

• Шаблоны писем с расписанием встреч
• Шаблоны электронных писем с напоминанием о встрече
• Отмена или перенос шаблонов электронной почты о встречах
• Шаблоны писем для маркетинга и бизнеса
• Шаблоны писем с подтверждением встречи
• Шаблоны последующих писем

Шаблоны писем с расписанием встреч

Образец 1:

Уважаемый господин/госпожа. (Имя получателя),

Я связываюсь с вами, чтобы назначить встречу для изучения возможных деловых перспектив.

Я хотел бы встретиться (дата/время) в (предложить место).

Вам подходит это время и место?

Если предпочтительнее другое время и место, пожалуйста, дайте мне знать.

Я с нетерпением жду встречи с вами.

Спасибо,

(Ваше имя)

Образец 2:

Здравствуйте (имя получателя),

Я хотел бы записаться к вам на прием к (профессиональной деятельности лица).

Я считаю, что это будет отличная возможность приблизиться (что вы обсудите во время вашего визита).

Вы можете найти дополнительную информацию, прикрепленную к этому электронному письму, чтобы прочитать ее перед нашей встречей.

В настоящее время моя доступность доступна в следующие дни и часы.

(Укажите даты и время.)

Удобны ли какие-либо из них для вас?

С наилучшими пожеланиями,

(Ваше имя)

Образец 3:

Привет (имя получателя),

Меня зовут (ваше имя). Я пишу, чтобы назначить встречу с вами, чтобы обсудить (тему).

Обсуждение даст нам возможность (детализировать, что вы ожидаете от встречи).

В настоящее время я могу встречаться в дни и часы, указанные ниже:

(Укажите даты и время.)

Я был бы рад приехать к вам (или порекомендовать возможную альтернативу).

Пожалуйста, подтвердите получение этого письма и сообщите мне, какая дата вам больше всего подходит, чтобы я мог зарезервировать ее.

Вместо этого, если у вас есть другой день или время, пожалуйста, напишите мне по адресу (контактные данные).

Я с нетерпением ожидаю услышать от вас и встретиться с вами в ближайшее время.

(Ваше имя)

Шаблоны электронных писем с напоминанием о встрече

Образец 1:

Уважаемый господин/госпожа. (Имя Клиента),

Вы получили это электронное письмо от (название врача) в качестве напоминания о назначенной вам встрече в (время и дата).

Для изменения расписания, пожалуйста, ответьте на это письмо или используйте следующий номер телефона: (рабочий номер телефона).

Пропущенные встречи с уведомлением менее чем за 24 часа могут повлечь за собой расходы в размере до (стоимостной) платы.

С наилучшими пожеланиями,

(Ваше имя и должность в компании)

(Наименование фирмы)

(Деловой адрес)

Образец 2:

Здравствуйте (имя клиента),

Это электронное письмо является просто кратким напоминанием о встрече (имя сотрудника или должность) по адресу (адрес) с (краткое описание цели визита).

Пожалуйста, обеспечьте (действие, необходимое для оказания услуги) до прибытия (имя сотрудника или должность).

По вопросам и изменениям обращайтесь по следующим контактам: (рабочий номер телефона и электронная почта).

Спасибо, и до скорой встречи!

(Ваше имя и должность в компании)

(Наименование фирмы)

(Деловой адрес)

Образец 3:

Привет (имя клиента),

Это электронное письмо является дружеским напоминанием о подтверждении встречи на (дата/время).

Чтобы гарантировать бронирование, ответьте на это электронное письмо с подтверждением. Кроме того, вы можете позвонить (название компании) на служебный телефон: (номер рабочего телефона).

Мы с нетерпением ждем встречи с вами в ближайшее время!

(Наименование фирмы)

(Деловой адрес)

(Контакт)

Чтобы получить больше вдохновения, ознакомьтесь с этой статьей, в которой вы найдете еще больше шаблонов напоминаний о встречах и советов по написанию.

Отмена или перенос шаблонов электронной почты о встречах

Образец 1:

Уважаемый господин/госпожа. (Имя получателя),

Из-за непредвиденных обстоятельств я должен отменить нашу деловую встречу на (дата/время встречи). Прошу прощения за то, что сообщил вам так близко к назначенной встрече и за любые препятствия, которые это может вызвать.

Я готов перенести его на другое время, которое может подойти нам обоим.

С уважением,

(Ваше имя)

Образец 2:

Здравствуйте (имя получателя),

К сожалению, мне придется перенести нашу встречу. Воспользуйтесь следующей ссылкой, чтобы выбрать другую удобную дату/время.

(Включите ссылку на веб-сайт с вариантами изменения расписания).

Я ценю ваше понимание.

Искренне,

(Ваше имя)

Шаблоны писем для маркетинга и бизнеса

Образец 1:

Уважаемый господин/госпожа. (Имя Клиента),

Благодарим Вас за запрос относительно пошагового руководства по продукту. Я могу договориться о встрече, чтобы обсудить все ваши вопросы.

Пожалуйста, нажмите на эту ссылку, чтобы назначить дату/время:

(включите ссылку на расписание).

Теплые пожелания,

(Ваше имя)

(Наименование фирмы)

Образец 2:

Здравствуйте (имя клиента),

Я искренне надеюсь, что вы довольны своим продуктом!

В (название компании) мы постоянно ищем новые способы помочь нашим клиентам добиться успеха.

Мы предлагаем обновление до вашего текущего плана, который, как я полагаю, может удовлетворить ваши потребности лучше, чем тот, который вы используете сейчас. Дайте мне знать, и я буду рад выслать вам по электронной почте дополнительную информацию об этом.

Если вы хотите запланировать встречу для личного обсуждения этого предложения, пожалуйста, нажмите на следующую ссылку.

Я надеюсь поговорить с вами в ближайшее время!

(Ваше имя)

(Контакт)

Образец 3:

Привет (имя клиента),

Благодарим Вас за обращение к нам. Мы рады поговорить с вами!

Вы можете настроить демонстрационную встречу, нажав на эту ссылку:

(включите ссылку на сайт).

Мы с нетерпением ждем возможности пообщаться с вами в ближайшее время.

Удачного дня!

(Ваше имя)

(Название компании)

Шаблоны писем с подтверждением встречи

Образец 1:

Уважаемый господин/госпожа. (Имя Клиента),

Я отправляю это электронное письмо с подтверждением вашей предстоящей встречи (дата/время) с (имя сотрудника).

Не стесняйтесь обращаться для запросов или изменений.

С уважением,

(Ваше имя)

(Ваш контакт)

(Наименование фирмы)

Образец 2:

Здравствуйте (имя клиента),

Это сообщение является дружеским напоминанием о вашей (служебной) встрече с (имя поставщика услуг) в (местоположение) (дата/время).

Ответ на это письмо подтверждает ваше запланированное время.

Используйте следующий контакт (номер рабочего телефона) или адрес электронной почты (адрес электронной почты) для вопросов или изменений.

С наилучшими пожеланиями,

(Ваше имя)

(Наименование фирмы)

Если вы хотите узнать больше, взгляните на это пошаговое руководство о том, как написать отличное электронное письмо с подтверждением встречи.

Шаблоны последующих писем

Образец 1:

Уважаемый господин/госпожа. (Имя получателя),

Я (ваше имя и должность) в (название компании). Причина, по которой я связываюсь с вами, заключается в том, чтобы уточнить нашу встречу и ответить на любые вопросы, которые могут у вас возникнуть (обсуждаемая тема).

Я готов организовать быструю встречу, чтобы обсудить ваши планы и выяснить, как (название компании) может вас поддержать.

С уважением,

(Ваше имя)

(Наименование фирмы)

Образец 2:

Здравствуйте (имя получателя),

Мне понравился наш сегодняшний разговор, и я хотел бы предложить обсудить цели (название компании) на нашей следующей встрече.

Вы можете получить доступ к моим свободным часам по ссылке ниже и забронировать удобную дату и время.

(включите ссылку на сайт).

Пожалуйста, присылайте любые вопросы, которые у вас есть, на этот адрес электронной почты заранее.

Теплые пожелания,

(Ваше имя)

Итак, какой шаблон электронной почты о встрече лучше всего подходит для вас?

В этой статье представлены 15 примеров простых шаблонов электронных писем, которые вы можете использовать для всех ваших потребностей, связанных с встречами, включая специальные запросы и последующие электронные письма.

Мы признаем, что поначалу электронные письма с расписанием встреч могут быть пугающими. Но как только вы поймете их лучшие практики, вы поймете, почему они ценны для бизнеса.

И что может быть еще более ценным, так это автоматизация процесса отправки электронных писем о встречах.

Amelia — это плагин бронирования WordPress, который позволяет вам полностью автоматизировать уведомления, которые вы отправляете как своим клиентам, так и своим сотрудникам. Таким образом, независимо от типа электронной почты, Амелия обработает ее за вас.

Посмотрите, как легко настроить уведомления по электронной почте, и попробуйте сами: