Как автоматизация в управлении проектами может помочь вашему бизнесу расти быстрее

Автоматизация управления проектами выходит на новый уровень эффективности.

Предприятия во всем мире принимают его в основном по двум причинам. Во-первых, автоматизация экономит много вашего времени. Во-вторых, это упрощает ваши задачи и процесс выполнения.

В результате более 90% организаций считают, что автоматизация имеет решающее значение для трансформации бизнеса. Однако только 67% из них смогли это успешно реализовать.

Готовность есть. Но что заставляет менеджеров проектов дважды подумать, прежде чем внедрять автоматизацию? Возможный ответ заключается в понимании всего этого.

И мы здесь, чтобы помочь. В этом блоге мы покажем вам, что такое автоматизация управления проектами, ее важность и как внедрить ее для вашего проекта, а также советы экспертов.

Начнем сначала с определения –

Что такое автоматизация в управлении проектами

Автоматизация — это рабочий процесс, в котором участие человека в задаче сведено к минимуму, а механизация импровизирована.

Это означает, что автоматизация помогает людям уменьшить рабочую нагрузку и выполнять задачу автоматически, насколько это возможно. Даже полный процесс автоматизации требует руководства со стороны человека.

Таким образом, программное обеспечение для автоматизированного управления проектами может автоматически выполнять основные задачи вашего проекта и функционировать в соответствии с вашей предварительной командой.

Например, если у вас есть автоматизированное программное обеспечение для управления проектами, вы можете настроить процесс для отслеживания выполнения конкретной задачи команды.

Вы можете видеть, кто что делает, и какой прогресс добилась ваша команда в данный момент времени. Всякий раз, когда подзадача выполняется, программное обеспечение уведомляет вас или также отправляет вам сообщение об обновлении.

Цель автоматизации в управлении проектами — избавить вас от повторяющихся административных задач и сосредоточиться на более важных вещах, чтобы улучшить ваш проект как менеджера.

Почему автоматизация важна для управления вашим проектом

У проектов есть сроки, бюджет и набор достижимых целей. Менеджер должен делать все правильно, поддерживать все в порядке и правильно распределять и давать рекомендации по выполнению.

Одной из основных задач менеджера проекта является назначение членов команды для выполнения различных подзадач и отслеживание прогресса. А затем продолжайте решать проблемы и вносить дальнейшие улучшения, пока цель не будет достигнута.

Итак, какое место в этом спонтанном процессе занимает автоматизация? Он выступает в качестве моста между менеджерами и более простыми, но важными задачами, такими как отслеживание времени, планирование, отчетность, мониторинг прогресса и т. д.

Итак, основные причины перехода на автоматизацию управления проектами:

• Экономия времени для более сложных задач и полезный опыт управления проектами
• Улучшенные переходы между этапами рабочих процессов
• Это уменьшает ручные задачи и вероятность ошибок в более простых задачах.
• Точно генерировать отчеты и статус прогресса

Что ж, давайте рассмотрим ситуации, которые могут привести к внедрению автоматизации в вашем проекте.

Когда следует адаптировать автоматизацию в управлении проектами

Прежде чем вы перейдете к программному обеспечению для автоматизации управления вашим проектом, вам нужно найти ответы на определенные вопросы. Проверьте их ниже -

• Какие задачи требуют повторяющихся усилий от членов вашей команды
• Нашли ли вы самые трудоемкие и ручные задачи в вашем проекте?
• Хорошо ли документирован и нанесен на карту ваш рабочий процесс?
• Если ваш процесс управления проектами не оптимизирован, как преодолеть

После того, как вы разберетесь с ответами на эти вопросы, вы легко поймете, нужна вам автоматизация в управлении проектами или нет.

Роль автоматизированного программного обеспечения не заменяет человеческих усилий до сих пор. Он направлен на укрепление вашего прогресса и уменьшение вашей рабочей нагрузки.

6 преимуществ автоматизации в программном обеспечении для управления проектами

Хорошо, если вы внедрите автоматизацию в управление проектами, какие основные преимущества вы получите? Мы разобрались с этим для вас. Взглянем -

1. Больше производительности

Повышает ли автоматизация вашу общую производительность? Это общий вопрос, который вы можете задать.

Ответ также прост. Да. Когда вы внедрите автоматизацию, ваш рабочий час будет более эффективным, вам не нужно будет беспокоиться о задаче, для которой предустановлено автоматическое действие, пока вы не проверите прогресс.

Если у вас есть автоматизированное программное обеспечение для управления проектами, вам не потребуются дополнительные ресурсы. Процесс станет более гибким и упорядоченным, и член вашей команды сможет сделать больше за короткое время, а также будет время на размышления и исправление ошибки.

2. Разгрузите рутинную задачу

Допустим, вам нужно каждый день стучать каждому из членов команды о ходе работы. Но это будет рутинная задача, скучная и отнимающая много времени. Автоматизация предназначена для того, чтобы разгрузить вас от этих скучных задач.

Программное обеспечение для автоматизированного управления проектами может стать отличным подспорьем в решении повторяющихся задач и административных проблем. Некоторые из них -

• Напоминайте людям о дедлайнах
• Проверка выполнения задач
• Отправка отчетов по проекту назначенным участникам и т. д.

Разгрузив рутинные задачи, вы сэкономите много времени и сил. Это позволяет работать более эффективно.

3. Оптимизированное общение

Более 30% проектов проваливаются из-за плохой коммуникации в команде. Если вы не можете наладить проект бесперебойной коммуникации, многие аспекты и возможности вашего проекта не могут быть реализованы.

В этом случае автоматизация в управлении проектами была бы отличным решением. Если у вас есть автоматизированный менеджер проекта, программное обеспечение должно обеспечивать внутреннюю связь через уведомления, обмен сообщениями, комментарии и автоматизированные службы электронной почты.

Например, если у вас есть WP Project Manager, платформа может легко позволить вам отправлять сообщения и автоматические уведомления по командам, каналам и проектам.

4. Поддержка интеграции

Большинство программ для автоматизированного управления проектами поддерживают сторонние интеграции. И вам нужны эти интеграции, чтобы расширить возможности ваших проектов и достичь цели.

Это означает, что автоматизация в управлении проектами может превратить ваш процесс управления проектами в надежный механизм из различных наборов инструментов, которые работают вместе для вашего успеха.

WP Project Manager поддерживает множество интеграций и модулей, упрощающих управление вашими проектами. Вы можете использовать счетчик времени, диаграмму Ганта или диспетчер подзадач, чтобы ускорить процесс.

5. Отслеживайте свой проект и просматривайте его, чтобы принимать лучшие решения

Когда все ваши задачи и подзадачи распределены, выполняются и выполняются в одном месте, будет проще создать подробный отчет. Автоматизация экономит много вашего времени на создании листов отчетов вручную, не говоря уже о процессе анализа.

Таким образом, вы можете легко узнать, как обстоят дела у членов вашей команды, выполнили ли подзадачи и проекты сроки, и проанализировать отчет о росте, чтобы принять более взвешенное решение.

Кроме того, вы можете отслеживать каждого члена команды и то, как они работают. Если вы видите какую-либо проблему, ее будет проще решить и проконсультироваться с членами вашей команды по расписанию или мгновенно.

6. Улучшайте качество задач для достижения целей

И последнее, но не менее важное: автоматизация управления проектами просто повышает качество вашего проекта. Потому что, когда вы внедряете автоматизированное программное обеспечение, оно берет на себя все ваши микрозадачи в одном месте, обеспечивает согласованность и предоставляет вам одновременные обновления проекта и отчеты.

В целом, вы можете увидеть общую картину со своей панели инструментов и подумать о том, как улучшить ее дальше. Когда все ваши мелкие задачи и повторяющаяся рутина будут хорошо управляться с одной платформы с необходимыми интеграциями, вы сможете заняться более значимыми задачами.

Это заставляет вас делать больше с эффективностью и достигать большего в конце дня. Хорошо контролируемое управление проектами — это то, что вам нужно для достижения ваших бизнес-целей.

Получите себе программное обеспечение для реализации автоматизации в управлении проектами

Автоматизация упрощает повседневное управление проектами. Если вы хотите внедрить инструмент управления проектами для автоматизации вашего процесса, вам необходимо учитывать следующие вещи:

• Бюджет и объем: вы должны выбрать программное обеспечение для автоматизации управления проектами, которое имеет нужные вам функции, а также хорошо соответствует вашему бюджету и масштабу.
• Хороший пользовательский интерфейс. Хороший пользовательский интерфейс необходим, чтобы максимально помочь пользователям.
• Простое планирование и планирование задач . Автоматизированное управление проектами требует простых функций назначения задач, планирования и планирования.
• Диспетчер задач: ваш автоматизированный инструмент должен иметь функцию создания задач, назначения участников, выбора сроков и отслеживания прогресса.
• Коммуникация: Коммуникация в приложении — отличная вещь для автоматизированного менеджера проекта. Это укрепляет процесс общения, чтобы достичь большего.
• Управление документами и совместное использование файлов . Автоматизация управления проектами должна позволять пользователям прикреплять загружаемые файлы и отправлять файлы через сообщения внутри команды.
• Отличная поддержка клиентов: программное обеспечение подвержено ошибкам и техническим сбоям. Надежный инструмент должен иметь круглосуточную службу поддержки для решения ваших проблем.

Поэтому вы можете выбрать WP Project Manager Pro, поскольку он обладает всеми необходимыми преимуществами и арсеналом, необходимым для достижения целей вашего проекта.

Часто задаваемые вопросы об автоматизации управления проектами

Закрытие

Лучшее управление проектами сочетает в себе технологии и навыки. Другими словами, технологии усиливают ваши навыки для достижения большего.

Таким образом, нет сомнений, что автоматизация управления проектами — это требование дня для повышения компетентности в управлении вашим бизнесом. Остается только вопрос, насколько четко вы можете принять решение по этому поводу?

Мы верим, что теперь у вас есть представление об автоматизации управления проектами и четкое представление о том, как заставить ее работать в рамках вашего проекта.