7 лучших программных инструментов для управления документами, которые стоит попробовать

Документы играют важную роль в жизни любого бизнеса и повседневной деятельности. Невероятно важно правильно хранить и защищать их. Именно здесь могут помочь некоторые из лучших программ для управления документами, которые помогут вам понять рабочий процесс вашего бизнеса и убедиться, что в процессе ничего не потеряно.

Что такое программное обеспечение для управления документами (DMS)?

Программное обеспечение для управления документами избавляет от необходимости хранить физические файлы и вместо этого перемещает их все в облако. Было бы неприятно часами искать документ, а потом понять, что его вообще не существует. Программное обеспечение для управления документами позволяет легко и удобно систематизировать цифровые документы и бумажные записи.

Если у вас нет такого программного обеспечения, работающего на вас, могут потребоваться часы или даже дни, чтобы получить важный документ, что может стать огромным препятствием для всей вашей команды.

Лучшее программное обеспечение сделает работу быстрой и гладкой. На рынке есть несколько вариантов, и если вы ищете лучшее программное обеспечение для управления документами, это руководство поможет вам принять наилучшее решение, исходя из ваших потребностей.

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления документами для вас

Сложно выбрать подходящее программное обеспечение для управления документами для вашего бизнеса. Всегда обращайте внимание на следующие функции при составлении списка вариантов.

Лучшее программное обеспечение для управления документами в 2022 году

Теперь, когда вы точно знаете, каких функций ожидать от лучшего программного обеспечения для управления документами, давайте рассмотрим лучшие варианты.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint, вероятно, является одним из самых известных подобных решений, а также одной из наиболее полных систем управления корпоративными документами, доступных сегодня. Он предлагает инструменты, которые соответствуют потребностям любого бизнеса. Помимо возможностей управления документами, вы можете использовать SharePoint в качестве собственной «интеллектуальной» внутренней сети вашего бизнеса. Есть приложения, доступные для всех устройств, а также хорошая функция обмена, которая обеспечивает бесперебойную совместную работу. Используя OneDrive, вы также можете синхронизировать свои файлы между облаком и локальными жесткими дисками.

️ Особенности:

• Отслеживание активности
• Управление календарем
• Настраиваемые шаблоны
• Управление документами
• Синхронизация данных
• Обмен файлами
• Шаблоны документов

Цены:

• План 1: 5 долларов за пользователя в месяц с хранилищем 1 ТБ.
• План 2: 10 долларов за пользователя в месяц.
• Office 365 E3: 20 долларов за пользователя в месяц.

2. Битрикс24

Битрикс24 — это программное обеспечение для управления документами, которым пользуются миллионы людей по всему миру. Он доступен локально и в облаке. Программное обеспечение позволяет синхронизировать файлы, мобильный доступ, совместное использование файлов, личный и корпоративный диск, многопользовательское редактирование, автономное редактирование и многое другое. Он доступен для бесплатной 30-дневной пробной версии.

️ Ключевые особенности:

• Контроль доступа
• Панель активности и отслеживание
• Оповещения/уведомления
• Формирование и хранение документов
• Управление документами

Цены :

• Облачная базовая версия: $39/мес.
• Стандарт: $79/мес.
• Профессионал: $159/мес.
• Доступна 30-дневная бесплатная пробная версия

3. Рубекс

Rubex от eFile Cabinet — это программное обеспечение для управления документами, которое предлагает облачное хранилище и эффективное решение для обмена файлами. Это позволит вашему бизнесу стать безбумажным и эффективно обрабатывать файлы. Rubex идеально подходит для малого и среднего бизнеса и позволит вам обмениваться документами внутри организации, а также настраивать хранение документов. Он имеет хорошую функцию поиска, создание шаблонов, автоматизированные рабочие процессы и обмен файлами.

️ Ключевые особенности:

• Система eFile Cabinet DM
• Безопасный обмен файлами
• Двухфакторная аутентификация (2FA)
• Индивидуальные настройки безопасности
• Инструменты соответствия
• Интеграция с Microsoft Office
• Мобильный доступ
• Контрольный след
• Автоматизация рабочего процесса

Цены:

• Новичок: 15 долл. США/пользователь/месяц за 25 ГБ хранилища.
• Преимущество: 30 долларов США за пользователя в месяц с объемом хранилища 1 ТБ, но не более трех пользователей.
• Бизнес: 55 долларов США за пользователя в месяц и 5 ТБ хранилища.

4. М-файлы

M-Files идеально подходит для малого и крупного бизнеса в различных отраслях. Облачное локальное программное обеспечение включает в себя ключевые функции, такие как возможности электронной подписи, управление разрешениями, автоматизированные рабочие процессы и автономный доступ. Он также имеет поисковую систему, которая позволит вам легко искать документы. Вы также можете искать текст документа с помощью инструмента.

️ Ключевые особенности:

• Контроль доступа/разрешения
• Отслеживание соответствия
• Контрольный след
• Инструменты для совместной работы
• Настраиваемые шаблоны
• Управление содержанием
• Классификация документов
• Управление цифровыми активами
• Генерация документа

Цены:

• Вам нужно связаться с M-Files, чтобы узнать цены, а также предлагает бесплатную пробную версию.

5. Подпишите сейчас

SignNow предлагает решение для электронной подписи, которое позволяет вам подписывать, отправлять и управлять документами на вашем устройстве. Он обеспечивает высокий уровень безопасности и прост в использовании. Он позволяет сгруппировать несколько документов в один пакет и отправить один документ нескольким людям одновременно. SignNow также включает журнал аудита и работает в облаке.

️ Ключевые особенности:

• Контрольный след
• Захват мобильной подписи
• Настраиваемые шаблоны
• Напоминания
• Аналитика документов
• Многостороннее подписание
• Отслеживание выполнения задачи

Цены:

• Бизнес: $8/пользователь/месяц (оплачивается ежегодно)
• Business Premium: 15 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно)
• Профессиональный: 30 долларов за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно)

6. МастерКонтроль

MasterControl — это система управления качеством, которая также предлагает программное обеспечение для контроля документов как часть своего решения. Это, вероятно, положит конец вашим бумажным процессам. MasterControl предлагает высокую гибкость и позволяет внедрить систему управления документами, которая работает для вашего бизнеса. Он включает в себя набор модулей.

️ Ключевые особенности:

• Автоматическая маршрутизация
• Электронная подпись
• Управление соответствием
• Контроль доступа
• Контроль версий
• Хранение документов
• Преобразование документа
• Электронная подпись
• Преобразование типа файла
• Полнотекстовый поиск
• Архивирование документов
• Контроль версий
• Контроль доступа/разрешения
• Прием/выезд документов
• Контрольный след

Цены:

• Свяжитесь с MasterControl, чтобы узнать цену

7. Документация

DocuWare — это очень мощное программное обеспечение, которое помогает направлять ваши документы и направлять их в правильные рабочие процессы. Вы можете отслеживать незавершенные задачи и мгновенно получать записи. Он обслуживает предприятия любого размера и доступен на 18 языках. DocuWare поддерживает локальное и облачное развертывание. Он включает в себя такие функции, как контроль доступа, текстовый поиск, управление документами, электронная подпись, электронные формы, восстановление файлов и многое другое.

️ Ключевые особенности:

• Контроль доступа/разрешения
• Архивирование и хранение
• Инструменты для совместной работы
• Настраиваемые шаблоны
• Классификация и управление документами
• Электронная подпись
• Электронные формы
• Полнотекстовый поиск
• Восстановление файлов

Цены:

Свяжитесь с DocuWare, чтобы узнать цены; есть бесплатная пробная версия

Заключение о лучшем программном обеспечении для управления документами

Некоторые из решений в этом списке больше ориентированы на предприятия (например, M-Files), в то время как другие очень доступны и могут быть запущены быстро и дешево (например, SignNow). Кроме того, есть Microsoft SharePoint, который некоторое время был золотым стандартом на рынке.

Дайте нам знать, что вы думаете об этих лучших программных инструментах для управления документами и какой из них вы выберете.