5 лучших систем бронирования и бронирования офисных отелей

Сегодня не на каждом рабочем месте используется традиционный рабочий стиль с закрепленными за ним местами. «Горячий стол» (когда сотрудники приходят на работу и берут любой доступный стол) и размещение в офисе или в отеле (когда сотрудники могут заранее забронировать свое рабочее место) — это два типа вариантов гибридного офиса, которые перенимают современные работодатели. Программное обеспечение для управления рабочим местом стремится поддерживать организованность и предсказуемость любых типов альтернативных рабочих мест. Есть много отличных вариантов, и мы собираемся поделиться с вами некоторыми из наших любимых.

Что такое программное обеспечение для офисного гостиничного бизнеса?

Программное обеспечение для офисного отеля обычно поставляется с набором функций для удовлетворения всех потребностей управления рабочим местом. Например, для горячих рабочих столов программное обеспечение будет обновлять доступные столы по сравнению с используемыми, чтобы сотрудникам было легче найти место для работы. Программное обеспечение для настольных отелей позволит работникам бронировать места заранее и даже на постоянной основе. Пользователи могут бронировать и другие типы помещений, такие как конференц-залы, служебные лифты, комнаты отдыха и многое другое.

Программное обеспечение для управления рабочим местом также дает руководителям большой контроль. Благодаря сбору данных менеджеры могут видеть тенденции использования и прогнозировать будущие потребности. Кроме того, правила контролируют, кто может бронировать рабочие места в определенных областях, а также тип доступа к этим рабочим местам. Кроме того, на выбор доступны различные виды, в том числе план этажа с высоты птичьего полета и подробные сведения о конкретном рабочем пространстве.

5 лучших систем бронирования и бронирования офисных отелей

По мере роста популярности гибридных рабочих мест, особенно после того, как COVID изменил методы работы компаний, появилось много отличного программного обеспечения. Для этой статьи мы выбрали пять наших фаворитов, чтобы вы могли начать поиск.

1. Программное обеспечение EMS для настольного бронирования

Программное обеспечение EMS для настольного бронирования позволяет работникам бронировать, обновлять, изменять и отменять бронирования с помощью веб-инструмента или мобильного приложения. Отфильтруйте доступные рабочие пространства по типу сидячих мест или пространств, удобствам и оборудованию. Забронируйте все виды рабочих мест, от кабинетов и офисов до общих столов, стоящих столов и даже зон отдыха, таких как диваны.

Создавайте специальные районы, чтобы команды или отделы могли сидеть рядом друг с другом. Просматривайте план этажа в режиме реального времени, чтобы увидеть, какое пространство используется и где все работают. Просматривайте данные о пустых столах и отменах, чтобы вы могли настроить свое офисное пространство.

Ключевые особенности программного обеспечения EMS

• Установите собственные правила для управления доступом к определенным рабочим областям.
• Киоски в здании позволяют сотрудникам бронировать рабочее место в последнюю минуту или регистрироваться по прибытии.
• Приложение Room Sign отображает бронирования на планшете, чтобы показать наличие мест, а также позволяет работникам бронировать или изменять бронирование.
• Интеграция календаря с Google и Outlook помогает сотрудникам организовать свой рабочий график.

Источник: ЭМС

Программное обеспечение EMS для управления рабочим местом простое и предлагает все функции, необходимые для контроля за использованием офиса. Киоски, вывески и интеграции добавляют некоторые тонкости, которых может не хватать другому программному обеспечению. Управление посетителями также позволяет следить за всеми, кто приходит и уходит, помимо вашего обычного персонала.

Программное обеспечение EMS для вас, если…

• Ваша компания соблюдает социальное дистанцирование и должна ограничить вместимость помещений.
• Посетители влияют на управление пространством вашего офиса.
• Вы хотите интегрировать программное обеспечение настольного отеля с вашим HVAC, чтобы автоматизировать отопление и охлаждение в зависимости от того, как используется офисное пространство.

Цены на программное обеспечение EMS: только по запросу | Узнайте больше о программном обеспечении EMS

2. Посланник

С помощью программного обеспечения для бронирования горячих столов Envoy вы можете указать, какие столы доступны, недоступны или назначены на постоянной основе. Назначая удобства рабочим станциям, работники могут видеть, к чему у них будет доступ, и соответственно выбирать. И хотя программное обеспечение предназначено для работы с горячими столами, оно также подходит для офисных отелей, поскольку существует система предварительного бронирования.

Товарищи по команде и районы могут быть обозначены так, чтобы работники, которым нужно быть рядом друг с другом, могли быть. Товарищи по команде могут быть назначены по функциям или проектам, а встроенная гибкость позволяет им по-прежнему выбирать места в районе.

Ключевые особенности посланника

• Доступ через мобильное приложение позволяет бронировать на ходу.
• Данные об использовании рабочего места помогают менеджерам лучше планировать на основе прошлого и текущего использования.
• Включение анкеты о состоянии здоровья перед тем, как разрешить работникам бронировать столы, обеспечивает более безопасное рабочее место.

Источник: посланник

Мобильное приложение, карты рабочего пространства и различные варианты резервирования упрощают использование Envoy как руководителям, так и работникам. Программное обеспечение идеально подходит для рабочих мест с различными и меняющимися гибридными потребностями, от горячих столов и офисных отелей до социального дистанцирования и командных проектов.

Посланник для вас, если…

• У вас есть офис горячего стола с несколькими сотрудниками, которым нужна постоянная рабочая станция.
• Социальное дистанцирование по-прежнему является фактором, и ваше рабочее место должно быть изменено в соответствии с постановлениями о здоровье.
• Вы хотите включить доставку, посетителей и целые комнаты в свое программное обеспечение для управления рабочим местом.

Стоимость посланника: 3 доллара за стол в месяц | Узнайте больше о посланнике

3. Программное обеспечение для бронирования OfficeSpace Desk

Программное обеспечение OfficeSpace для бронирования столов предназначено для различных типов гибридных офисов, от тех, в которых используется горячее размещение, до тех, которые предпочитают размещение в отелях. Функция размещения в гостинице на рабочем месте позволяет сотрудникам заранее бронировать рабочие места и видеть, какие работники находятся в офисе. Кроме того, все в офисе можно превратить в резервируемое пространство, а не только столы.

Секции и места могут быть выделены для создания районов, чтобы определенные команды могли располагаться вместе. OfficeSpace работает на настольных и мобильных устройствах, а также в киосках с сенсорным экраном, а также может быть интегрирован с Microsoft Teams и Slack. Руководители могут просматривать исторические данные и данные о бронировании в режиме реального времени, а также одобрять или отклонять запросы по мере необходимости.

Основные возможности OfficeSpace

• Интеллектуальный поиск позволяет сотрудникам искать рабочие области по местоположению или функциям.
• Настройки бронирования позволяют менеджерам ограничивать предварительные бронирования и включать многодневные и повторяющиеся бронирования.
• Бесплатная адресация использует датчики для обновления статуса рабочих столов в режиме реального времени.
• Insights Hub позволяет отслеживать тенденции рассадки, чтобы вы могли регулировать использование пространства и прогнозировать спрос.

Источник: OfficeSpace

Бесплатная адресация особенно полезна, если на вашем рабочем месте используется горячее рабочее место. Сотрудникам не нужно резервировать место заранее, но вы все равно можете автоматически отслеживать, какие столы используются. В целом, OfficeSpace идеален, если на вашем рабочем месте используется несколько различных вариантов бронирования столов.

OfficeSpace для вас, если…

• Необходимо зарезервировать не только столы и рабочие места.
• На вашем рабочем месте есть несколько вариантов гибридного рабочего пространства.
• Будет полезна функция Free Addressing для горячих столов.

Стоимость OfficeSpace: только по запросу | Узнайте больше об OfficeSpace

4. Скедда

В Skedda есть все функции управления рабочим местом, которые вы ожидаете, такие как просмотр плана этажа, бронирование с самообслуживанием и мобильный доступ. Но где он сияет, так это в возможности создавать автоматизированные правила и политики бронирования, даже сложные. Благодаря управлению разрешениями супервайзеры могут на микроуровне контролировать, что можно и что нельзя резервировать.

Кроме того, хотя это может показаться незначительным, еще одним преимуществом Skedda является то, что пользователи могут использовать свои существующие данные для входа. Это означает, что вашим работникам не придется жонглировать еще одной комбинацией логина и пароля только для того, чтобы зарезервировать стол. С пользовательскими тегами они также получат индивидуальный опыт после входа в систему.

Основные характеристики Skedda

• Индивидуальные интерактивные планы этажей означают более легкое и организованное бронирование для всех.
• Удобное для мобильных устройств программное обеспечение, к которому можно получить доступ из любого места.
• Интеграция с Google Workspace и Microsoft 365 для всестороннего управления расписанием.

Источник: Скедда

Skedda — одна из лучших доступных систем управления рабочим местом, особенно если вы привыкаете к гибридному рабочему месту. Есть несколько функций, которые делают программное обеспечение более удобным для руководства и сотрудников за счет упрощения и автоматизации процессов.

Skedda для вас, если…

• Ваша компания имеет расширенные потребности в бронировании и особые требования.
• Это ваш первый опыт использования настольного бронирования для вашего офиса.
• В вашем здании есть несколько этажей, на каждом из которых требуется бронирование.

Цены на Skedda: от 50 долларов в месяц | Узнайте больше о Скедда

5. Tango Reserve от AgilQuest

Tango Reserve от AgilQuest — это облачное программное обеспечение для бронирования мест с мобильным доступом, поэтому его можно использовать из любого места. Сотрудники могут просматривать наличие рабочих мест, фильтровать по удобствам и сразу же бронировать стол, а также могут использовать программное обеспечение, чтобы видеть, кто находится в офисе, и находить коллег.

Менеджеры могут контролировать, кто имеет доступ к определенным местам и когда они могут быть забронированы. Вы также можете установить бизнес-правила — например, создать льготный период для пропущенных бронирований, а затем автоматически отменить его по истечении определенного времени. Аналитика и отчеты помогают понять, как используется пространство, и определить, нужно ли офису больше или меньше места.

Ключевые особенности Tango Reserve

• Три интерфейса — рабочий стол, мобильное приложение или киоск в вестибюле — чтобы люди могли бронировать из дома, в дороге или при входе в здание.
• Три варианта просмотра, чтобы увидеть весь план этажа, просмотреть список доступных рабочих пространств или найти наличие рабочих мест в календаре.
• Установите повторяющиеся резервирования без даты окончания и скопируйте предыдущие резервирования, если у сотрудников есть предпочтительные рабочие станции.
• Цифровые вывески на столе отображают информацию о том, кто забронировал стол и когда он забронирован, а также о том, нуждается ли рабочее место в услугах по уборке.

Источник: AgileQuest

Tango Reserve отдает приоритет командной работе, предоставляя пользователям возможность создавать собственную команду, чтобы не отставать от того, что делают их самые близкие. Приоритетные и повторяющиеся варианты резервирования также помогают упростить процесс для пользователей. Кроме того, благодаря возможности бронировать другие удобства программное обеспечение может обеспечить бесперебойную работу всего офиса.

Tango Reserve для вас, если…

• Вы все еще используете социальное дистанцирование на рабочем месте.
• Некоторым отделам нужно сидеть вместе, и они создадут соседство столов.
• Есть дополнительные удобства и услуги, которые необходимо забронировать, например, оборудование и разбивка номеров, оборудование, запирающиеся шкафчики, парковка и служебные лифты.

Цены на Tango Reserve: необходимо связаться с компанией | Узнайте больше о Tango Reserve

Заключительные мысли о лучшем программном обеспечении для управления рабочим местом

Хотя многие варианты программного обеспечения для офисных отелей имеют схожие функции, тот, который вы выберете для своего офиса, будет зависеть от ваших конкретных потребностей и личных предпочтений. Даже если каждый программный пакет имеет одни и те же 10 функций, эта выдающаяся 11-я функция может подтолкнуть вас к ее выбору. Тщательно продумайте дополнительные функции, которые вам нужны или которые сделают работу вашего офиса более гладкой. И в то же время не переплачивайте за программное обеспечение с кучей функций, которыми вам никогда не придется пользоваться.

Раз уж мы затронули эту тему, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как настольный отель может улучшить ваше рабочее место в офисе.

Избранное изображение через GoodStudio / Shutterstock.com