Лучшие практики для управления вашей деловой электронной почтой

Электронная почта стала источником жизненной силы делового общения и представляет собой важный инструмент для хранения и обмена информацией. Большинство из нас может согласиться с тем, что невозможно выполнять нашу повседневную, даже ежечасную работу без электронной почты.

Скорее, каждую минуту отправляется почти 150 000 электронных писем , а обычный офисный работник получает 121 электронное письмо каждый день. Хотя нам нужна электронная почта и мы зависим от нее, большинство из нас испытывает к ней благоговейный трепет.

Очень часто из-за неправильной работы с электронной почтой люди пропускают жизненно важные встречи или доставки, работа задерживается из-за отсутствия информации о намерениях и сроках, запросы остаются без ответа и снижается производительность.

Ниже приведены способы, с помощью которых менеджер может внедрить передовые методы управления электронной почтой в бизнесе, чтобы оставаться в авангарде всего.

Лучшие практики

1. Используйте приложения для обмена сообщениями

Приложения для командного чата, такие как Slack, Chat Work или Mattermost , жизненно важны для коротких, конкретных вопросов и ответов, которыми можно быстро обменяться. Эти типы приложений полезны для быстрых ответов и сохранения информации от уничтожения или запутывания в электронной почте.

2. Используйте корпоративные форумы и доски обсуждений

Для общекорпоративных объявлений, подробностей и обсуждений используйте форумы или доски обсуждений вместо электронных писем, которые копируют: все. Использование внутреннего форума или просто вики обеспечивает удобный доступ, возможность поиска и общедоступность общекорпоративной информации , вместо того, чтобы зависеть от отдельных пользователей в разработке и использовании их справочной системы.

3. Используйте личные встречи

Помните, что электронная почта и письменное общение иногда путают тон и эмоции. Это может показаться устаревшим, однако, если ветка электронной почты теряет актуальность из-за постоянных разъяснений и дополнительных запросов, переключитесь на телефон, Skype или созовите личную встречу.

Иногда словесное общение является лучшим способом быстро добиться ясности и консенсуса, а также разработать следующие шаги и действия.

4. Применяйте лучшие практики управления электронной почтой на работе

Использование набора средств коммуникации сохраняет нужные сообщения в нужных каналах и уменьшает трафик электронной почты и беспорядок в почтовом ящике. Тем не менее, в самих электронных письмах также есть отличные приемы, которые помогают сделать общение кратким, более эффективным и действенным.

Читайте также: Как создать привлекательный контент для вашего блога

5. Лучшие практики для организации папки «Входящие»

Управление почтовыми ящиками отличается от организации почтового ящика. Вы не сможете эффективно управлять своей электронной почтой, если не сможете ее организовать. Следующие советы описывают весь спектр — от разделения ваших электронных писем по зонам до хранения или удаления сообщений в папках.

• Структурируйте электронные письма в категориальных папках.
• Организуйте папку «Входящие», содержащую ярлыки.
• Используйте группы и фильтры в почтовых программах.
• Используйте разные почтовые ящики для внутренней и внешней связи.
• Создание белых и черных списков электронной почты.
• Уменьшите общее количество папок электронной почты.
• Сортировка, чтобы вычеркнуть.
• Принимайте оперативные меры по электронной почте, чтобы предотвратить накопление беспорядка.

Помните, что эти функции в почтовых службах предназначены для фильтрации по умолчанию списков электронных писем, которые являются просто спамом и имеют честные деловые намерения. Только после того, как вы найдёте хороший способ управления своей электронной почтой, вы сможете начать успешно обрабатывать свой почтовый ящик.

6. Управляйте электронной почтой

7. Инструменты для лучшего управления электронной почтой

Если вы справляетесь с нагрузкой на свой почтовый ящик, приложения или расширения могут быть включены в ваш рабочий стол или смартфон, чтобы более эффективно обрабатывать ваши электронные письма. Используйте технологические решения для решения технических проблем.
Существует множество инструментов, которые помогут вам улучшить работу с электронной почтой. Вот некоторые из них:

• Используйте Edison Mail для доступа к нескольким учетным записям из одного места.
• Используйте Google Inbox, чтобы объединить несколько учетных записей в одном месте.
• Планируйте ответы по электронной почте с помощью Boomerang.
• Создавайте и упорядочивайте папки с помощью SaneBox.
• Используйте FollowUpThen, чтобы планировать и отслеживать ответы на электронные письма.
• Предотвратите нежелательную почту и спам с помощью MailDrop.
• Смешайте свои информационные бюллетени с помощью Unroll.
• Планируйте свои учетные записи Gmail с помощью Sortd.
• Выделите свои электронные письма, используя Always Find.
• Повысьте свою производительность в течение рабочего дня, используя автоматизацию от IFTTT.
• Объедините свой календарь, рабочие приложения и приложения для обмена сообщениями с Mailbird.
• Принесите немного удовольствия от удаления электронных писем, используя игру электронной почты.

Сохранять здравомыслие в вопросе управления переполненным почтовым ящиком — сложная задача. Использование инструментов, помогающих оставаться на плаву, может изменить правила игры. Уверенность в том, что важная информация не исчезнет при случайном удалении, может означать различие между организованным почтовым ящиком и хаосом.

8. Выбор профессионального адреса электронной почты

Первое, что вам нужно сделать, это создать профессиональный адрес электронной почты для вашей компании. Конечно, вы можете просто попросить всех своих сотрудников управлять рабочей электронной почтой со своими учетными записями. Но действительно ли это профессионально? Вы хотите закрепить доверие к своему бизнесу с самого начала. Не рискуйте вероятностью того, что жизненно важные рабочие электронные письма потеряются в комбинации, как только вы начнете свой бизнес.

Скорее, вам следует выбрать службу деловой электронной почты , которая удовлетворит самые элементарные потребности вашей компании. Это включает онлайн-безопасность, управление контактами, дополнительное хранилище, управление календарем и другие полезные функции. Например, Yahoo Small Business предоставляет бесплатное доменное имя при подписке на профессиональный адрес электронной почты.

9. Использование ответа против. Функция «Ответить всем»

Одной из наиболее распространенных ошибок в электронной почте является неуместное нажатие кнопки «ответить» или «ответить всем».

Предположим, вас добавили в корпоративное электронное письмо с предложением об изменении политики отпусков. Вы хотите спросить своего босса, можно ли по-прежнему проводить 4-дневные выходные в апреле, но непреднамеренно нажали «ответить всем», вместо того чтобы ответить ему в частном порядке. Теперь все в офисе посвящено в приватный разговор между вами и вашим менеджером. Это неловко, и не сказать, что это плохой этикет электронной почты.

По правилу, вы должны просто нажать «ответить всем», когда ваша реакция достойна всех в цепочке. Если ваша реакция имеет отношение только к некоторым людям или к чему-то столь же простому, как «хорошо, звучит хорошо», придерживайтесь «ответить».

10. Добавление подписи

Обязательно добавляйте подпись к своим электронным письмам. Это предлагает ключевую контактную информацию для клиентов и партнеров, не входящих в вашу компанию. Это позволит вашей сети легко связаться с вами, если что-то произойдет. Подпись электронной почты должна содержать ваше имя, рабочий номер телефона, должность и служебный адрес. Некоторые люди хотят добавить свою фотографию или логотип компании в свои подписи. Это отлично, но убедитесь, что ваша подпись не содержит более 4 строк текста. Раздутая подпись может отвлечь людей от прочтения истинного содержания вашего электронного письма.

В зависимости от вашего положения и бренда может быть полезно добавить ссылки на социальные сети (например, Twitter или LinkedIn) в свою подпись.

11. Сделайте простое закрытие

Есть много способов подписать ваши электронные письма. Некоторые из наиболее распространенных подписей включают приветствия, искренние пожелания и наилучшие пожелания. Немногим людям может понравиться экспериментировать с закрытием в зависимости от настроения письма, а другие придерживаются единого закрытия для всех сообщений.

Согласно Мани, простого «спасибо» будет достаточно. «Спасибо» не кажется жестким или приторным. Это актуально практически для любого типа обмена — вы можете использовать его, чтобы заполнить записку для любого человека, независимо от его уровня в цепочке отделов, команд или ролей в вашей фирме».

Еще улучшенный, «Спасибо» получил 62% ответов против 46% для неблагодарных закрытий.

Заключение по управлению вашей деловой электронной почтой

Используя эти предложения и рекомендации по управлению корпоративной электронной почтой , вы сможете направлять сообщения по правильному каналу, обмениваться сообщениями быстрее и эффективнее, а также уменьшать трафик электронной почты. Отправляйте и получайте электронные письма, которые быстрее читаются, с простыми целями, что повышает вероятность того, что получатели отреагируют предпочтительным образом. управляйте своей электронной почтой, календарем и действиями более эффективно, гарантируя, что вы работаете над правильными задачами в нужное время, повышая свою производительность и гарантируя, что ничто не ускользнет из трещин в вашем загруженном почтовом ящике.