10 лучших технических инструментов, которые помогут стать продуктивным работником

Мы живем в век, когда все движется быстро. При таком большом количестве задач и обязательств часто становится чрезвычайно сложно отслеживать все встречи и сроки. В результате большинство работников быстро переутомляются, думая, что времени всегда не хватает.

Но в этом быстро меняющемся мире нет места оправданиям. С тех пор, как технологии искусственного интеллекта вышли на рынок, многие организации начали концентрироваться на том, как выполнять больше работы с минимальным количеством сотрудников. Таким образом, неоднократное невыполнение сроков может серьезно положить конец вашей карьере.

Вы видите, как увольняют множество посредственных и низкопроизводительных сотрудников. Однако сейчас существует множество технических инструментов, которые могут значительно помочь вам оставаться продуктивными в течение долгого времени и прикладывать все усилия. В этой статье мы познакомим вас с некоторыми из лучших технических инструментов, которые помогут стать продуктивным работником.

Давайте начнем!

Обязательные функции технического инструмента, которые сделают вашу работу продуктивной

При выборе инструмента необходимо внимательно рассмотреть несколько ключевых функций, чтобы проверить их доступность. В противном случае это будет просто пустая трата времени и денег. Ниже мы перечислили обязательные функции, которые вы должны проверить в инструментах, включенных в короткий список.

Обзорная панель

Обзорная информационная панель — это место, где можно увидеть всю необходимую информацию. Он отображает снимок всех ваших задач, сроков, прогресса команды и ключевых показателей эффективности (KPI) в одном месте. Если вы участвуете в нескольких проектах, обзорная панель поможет быстро проверить все ваши статусы.

Трекер времени

Трекер времени позволяет вам видеть, сколько времени вы тратите на различные проекты, задачи или задания, в которых вы участвуете. Это позволяет вам оставаться сосредоточенным, перестать тратить время зря и завершить назначенные проекты в установленные сроки.

Читайте также: 15+ эффективных стратегий и методов тайм-менеджмента

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это диаграмма жизненного цикла проекта. В нем разбиваются задачи и зависимые задачи, включая сроки выполнения каждой из них. Это чрезвычайно полезно для больших проектов. Потому что вы можете легко просмотреть весь ход проекта, выявить узкие места и заранее их устранить.

Канбан-доска

Канбан-доска имеет отношение к диаграмме Ганта. Он имеет визуальную панель мониторинга, которая классифицирует задачи по столбцам («Сделать», «В процессе» и «Готово»). В результате вы можете мгновенно проверить, какие подзадачи уже выполнены, какие выполняются, а какие должны быть завершены в ближайшее время.

Календарь задач

Эта функция может помочь вам планировать задачи в соответствии со сроками, приоритетами и доступностью. Если вы все спланируете и организуете, вы предотвратите панику из-за стресса в последнюю минуту.

Управление членами команды

Если вы руководитель группы или менеджер, одним из ваших ключевых показателей эффективности должно быть то, насколько хорошо вы можете управлять своими подчиненными. Таким образом, технический инструмент должен иметь возможность добавлять в него новых участников, чтобы вы могли отслеживать их статусы и ход работы.

Делитесь и сохраняйте файлы и документы

Управляя командой, вам часто может потребоваться поделиться ценными ресурсами с членами команды. Для этого вы наверняка будете искать безопасный канал. В результате ищите инструмент повышения производительности, который позволит вам загружать, делиться и сохранять файлы и документы.

Расширенные отчеты с аналитикой

Расширенные отчеты с аналитической информацией обычно отображаются статистически с использованием понятных графиков, круговых диаграмм, гистограмм и т. д., что позволяет быстро принимать решения на основе данных.

Отслеживание этапов

Действительно, нельзя съесть целого слона сразу, а можно съесть кусочек за кусочком. Точно так же большие проекты часто кажутся непосильными. Отсюда и возникает идея вех. Это позволяет разбивать огромные проекты на более мелкие и более управляемые задачи, распределяемые со временем.

Интеграция с полезными инструментами

Чтобы упростить и автоматизировать задачи, ваш инструмент повышения производительности должен иметь интеграцию с популярными инструментами. Некоторыми из этих инструментов могут быть Slack, электронная почта, библиотека CRM, система связи, социальные сети и т. д.

Лучшие технические инструменты, которые помогут стать продуктивным работником

Очень сложно объединить все упомянутые выше функции в одном инструменте. Более того, ожидается, что инструмент, в котором вы получите все эти функции, будет стоить дорого. Однако в следующей части этого раздела мы познакомим вас с лучшими техническими инструментами, которые помогут вам стать продуктивным работником, перечислив их ключевые функции, чтобы вы могли выбрать для себя подходящий.

1. Менеджер проекта WP

WP Project Manager — известный инструмент менеджера проектов, основанный на WordPress. В этом инструменте вы получите большинство из вышеперечисленных функций и множество дополнительных. Вам необходимо установить его на WordPress, чтобы начать использовать плагин. Он позволяет создавать задачи, назначать их членам команды, устанавливать сроки и отслеживать прогресс.

Благодаря удобному интерфейсу вы можете организованно управлять этими задачами, обмениваться файлами и включать учет времени. Вы даже можете разбить задачи на более мелкие части и распределить их между членами команды, установив сроки. WP Project Manager — идеальный инструмент как для отдельных лиц, так и для команд.

Ключевые особенности WP Project Manager:

• Создавайте и добавляйте неограниченное количество задач, проектов и команд.
• Отслеживайте время с помощью входа в систему, остановки, паузы и пользовательского ввода.
• Диаграмма Ганта и доска Канбан
• Интерактивный календарь задач
• Управляйте ролями членов команды
• Установите шаблоны и параметры для повторяющихся задач
• Позволяет видеть файлы проекта в одном месте
• Персональный кабинет для всех пользователей
• Управление приоритетами
• В обсуждении проекта
• Расширенные отчеты с аналитикой
• Отслеживание этапов
• Совместимость с интерфейсом
• Интеграция с WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github и другими.

Плагин имеет множество других функций и возможностей. Имеет бесплатную и премиум-версию. Проверьте их, нажав кнопки, прикрепленные ниже.

2. Слабость

Slack — популярное приложение для обмена сообщениями и совместной работы для команд. Это централизованный инструмент обмена сообщениями и файлами, который обеспечивает совместную работу в режиме реального времени. Благодаря удобному интерфейсу и организованной структуре даже новички могут эффективно общаться и сотрудничать с помощью этого инструмента.

Одна из величайших особенностей Slack заключается в том, что он значительно упрощает ваши рабочие процессы за счет каналов, прямых сообщений и интеграции с другими инструментами. Каналы позволяют разделить разговоры на проекты, отделы или темы, чтобы никто не потерялся и мог получить всю необходимую информацию.

Более того, Slack интегрируется с Google Drive, Trello и Zoom. В результате вы можете обмениваться файлами, присоединяться к собраниям и управлять задачами без необходимости переключения между разными платформами.

Ключевые особенности Slack:

• Создайте каналы для организованной коммуникации на основе проектов.
• Отправляйте сообщения в личных конверсиях
• Делитесь файлами и документами
• Интеграция с многочисленными полезными инструментами
• Совершайте видео и голосовые звонки
• Установите настраиваемые параметры уведомлений
• Показывать обновления статуса реакций на смайлики
• Поддерживает мобильные и настольные приложения
• Удобный поиск в истории сообщений
• Создавайте цепочки сообщений для организованного общения.

3. Нажмите «Вверх»

ClickUp — это известный и многофункциональный инструмент управления проектами, который поможет вам организовать рабочие процессы и отслеживать проект. Он имеет множество полезных функций для управления задачами, таких как настраиваемые списки задач, доски проектов, временные шкалы и многое другое.

С их помощью вы сможете легко отслеживать ход выполнения, расставлять приоритеты важных задач и распределять их по разным работам из одного места. В результате вам не придется зависеть от нескольких инструментов. Он также имеет интеграцию с другими популярными приложениями, такими как Slack, Google Drive, Zoom и многими другими.

ClickUp идеально подходит для небольших команд благодаря своей гибкости. Отслеживание времени, постановка целей и отчеты о ходе работы позволяют командам еще проще соблюдать график.

Ключевые особенности ClickUp:

• Настраиваемые списки задач и доски проектов
• Отображение задач в списке, доске, диаграмме Ганта или календаре.
• Устанавливайте приоритеты по зависимостям задач и контрольным точкам
• Делитесь файлами и документами
• Позволяет сотрудничать и комментировать в режиме реального времени.
• Включите автоматизацию для повторяющихся задач
• Поставляется с инструментами отчетности и аналитики.
• Имеет как мобильные, так и настольные приложения.
• Легко настроить уведомления и напоминания
• Создавайте настраиваемые рабочие процессы и статусы
• Интеграция со многими популярными и полезными инструментами

4. Команды Майкрософт

Microsoft Teams — это универсальный инструмент общения и совместной работы для команд. Он позволяет вам общаться в чате, присоединяться к видеоконференциям и обмениваться файлами между членами команды. В результате вы планируете звонки, встречи и задачи из одного места, не переходя к нескольким инструментам/платформам.

Таким образом, это экономит время на сборе информации и улучшении планирования с помощью календарей и списков дел. Помимо интеграции с несколькими инструментами, управления проектами и общения в режиме реального времени, вы достигаете большего за меньшее время.

Основные возможности Microsoft Teams:

• Чат и прямые сообщения
• Легко управлять командами и организовывать каналы
• Делитесь файлами и документами в режиме реального времени
• Позволяет делиться экранами во время встреч
• Настройте настраиваемые уведомления
• Интеграция со многими сторонними инструментами
• Добавьте виртуальные фоны для видеозвонков
• Поддержка мобильных и настольных компьютеров
• Безопасность и соответствие требованиям
• Организуйте задачи с помощью списков дел

5. Переключить трек

Toggl Track — специальное приложение для отслеживания времени. Благодаря этому вы можете отслеживать, сколько времени вы и члены вашей команды тратите в течение рабочего дня. Он имеет простой в использовании интерфейс, с помощью которого вы можете проверять текущий статус запущенных проектов в режиме реального времени.

Вы можете классифицировать расписания по проектам и задачам. Итак, независимо от того, работаете ли вы над клиентским, внутренним или личным проектом, приложение гарантирует, что вы используете каждую минуту. Его подробные отчеты и аналитика позволяют мгновенно увидеть, не отнимает ли какой-либо проект или часть проекта неоправданное дополнительное время.

Таким образом, вы можете обнаружить недостатки, чтобы развивать себя или направлять членов команды к продуктивной работе. Кроме того, вы также можете проверить, кто из ваших сотрудников сравнительно более продуктивен.

Ключевые особенности Toggl Track:

• Простое в использовании отслеживание времени с помощью таймеров запуска/остановки.
• Включает отслеживание и мониторинг в режиме реального времени.
• Настраиваемые теги для учета времени
• Предоставляет ежедневные и еженедельные сводки времени
• Панель мониторинга для обзоров и анализа
• Легко управлять несколькими рабочими пространствами
• Позволяет экспортировать отчеты в различные форматы (CSV, PDF)
• Оплачиваемое отслеживание часов
• Поддержка настольных и мобильных устройств

6. Календарь Google

Календарь Google – это бесплатный, но популярный календарь, широко используемый для правильного управления расписаниями ваших занятий. Благодаря этому вы можете визуально продемонстрировать свои ежедневные, еженедельные и ежемесячные расписания и поделиться ими с членами команды. Это позволяет вашей команде подготовиться до начала каких-либо критических событий.

Самое лучшее в Календаре Google — это то, что вы можете отправлять напоминания и оповещения о предстоящих датах. Это не позволяет работникам пропускать сроки или встречи. Календарь Google интегрируется с множеством инструментов и приложений.

Поскольку его можно использовать совершенно бесплатно, вам необходимо использовать Календарь Google в своей повседневной профессиональной жизни, чтобы быть более сосредоточенным и организованным.

Основные возможности Календаря Google:

• Показывать события по ежедневным, еженедельным и ежемесячным просмотрам
• Дифференцируйте события по цветовому кодированию
• Установите настраиваемые уведомления и напоминания
• Делитесь календарями с членами команды
• Определите часовые пояса для глобальных команд
• Интеграция с бесчисленными инструментами и приложениями
• Поддержка настольных и мобильных устройств
• Позволяет искать историю событий

7. Рабочая область Google

Google Workspace (ранее известный как G Suite) — это набор облачных решений для повышения производительности, упрощающих выполнение задач и обеспечивающих совместную работу. Он включает в себя множество популярных приложений, таких как Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides и Google Meet. Надеюсь, со многими из них вы уже знакомы.

Одной из величайших возможностей Google Workspace является то, что он упрощает для членов команды процесс обмена и открытия документов, электронных таблиц и презентаций в режиме реального времени. Интеграция с Google Meet и Google Chat позволяет членам команды начинать видеовстречи в любой чрезвычайной ситуации.

Поскольку это облачное решение, сотрудники могут присоединиться из любого места и с любого устройства. Таким образом, даже если вы находитесь в туре, вы можете проверить документы своей команды, если у вас есть хотя бы смартфон и подключение к Интернету.

Основные возможности Google Workspace:

• Поддержка Gmail для профессионального общения по электронной почте
• Легко делиться файлами и хранить их на Google Диске.
• Google Docs позволяет быстро документировать
• Таблица Google для ведения финансовых расчетов
• Интегрирует Календарь Google для планирования событий.
• Поддержка индивидуального домена для деловой электронной почты
• Интегрирует бесчисленное множество сторонних инструментов.
• Поддержка мобильных устройств и настольных компьютеров
• Расширенный поиск по всем инструментам

8. Масштабирование

Zoom — известный инструмент для видеоконференций, который стал мощной альтернативой удаленной работе и виртуальному сотрудничеству. Оно позволяет сотрудникам взаимодействовать с помощью видео- и аудиозвонков в хорошем качестве, что также можно использовать для встреч, вебинаров и обучения в любое время.

Zoom прост в использовании и доступен на нескольких устройствах. Он позволяет вам делиться экраном во время конференции в режиме реального времени, представлять файлы и документацию PPT, а также присоединяться к нескольким людям для начала встреч. Таким образом, физическое расстояние больше не является проблемой.

Сегодня вы найдете приложение Zoom как на мобильных устройствах, так и на настольных компьютерах. Таким образом, даже если вы находитесь в туре, вы можете мгновенно присоединиться к любой срочной встрече, если у вас есть только подключение к Интернету.

Основные возможности Zoom:

• Проводите высококачественные аудио- и видеоконференции
• Установите виртуальный фон во время встречи
• Запись встречи в облачное хранилище
• Проводить вебинары для большой аудитории.
• Интегрируйте календарь для планирования встреч
• Интеграция со многими сторонними инструментами
• Особенность зала ожидания
• Позволяет обмениваться файлами во время встреч
• Позвольте участникам поднять руки во время встречи.
• Включает поддержку нескольких устройств

9. Грамматика

Сегодня письмо является неотъемлемой частью почти каждой работы. Без четкого владения грамматическим аспектом и построением предложений никому не удастся избежать грамматических ошибок, даже если вы будете очень осторожны. В этом случае Grammarly может стать реальным спасителем.

Grammarly — ваш помощник в написании текстов. Это может значительно помочь вам оптимизировать общение и писать без ошибок. Он мгновенно проверяет грамматику, орфографию и пунктуацию, чтобы помочь вам писать без ошибок. Таким образом, это может уберечь вас от каких-либо ошибок.

Это может повысить вашу эффективность за счет автоматизации редактирования и исправления письменных ошибок. Его легко интегрировать с различными платформами, включая браузеры, почтовые клиенты и текстовые процессоры.

Основные возможности Grammarly:

• Определяет тон и пишет в соответствии с контекстом
• Проверьте плагиат на подлинность
• Предлагает большую ясность и краткость
• Совместимость с различными платформами
• Обеспечивает обратную связь в режиме реального времени во время набора текста
• Может редактировать ваши продажи и рекламные копии
• Исправляет ваши пунктуационные ошибки
• Предлагает синонимы

10. ЧатGPT

В настоящее время мы живем в мире, на который сильно влияет искусственный интеллект (ИИ), который постоянно растет. Таким образом, для любого из нас совершенно невозможно двигаться вперед и конкурировать с другими, если мы не внедрим ИИ в нашу повседневную жизнь. Но инструментом, который принес ИИ всем обычным людям и сделал его невероятно адаптируемым для всех, является ChatGPT.

ChatGPT может писать за вас электронные письма, отчеты, идеи и даже решать сложные проблемы, экономя ваше драгоценное время. Это особенно полезно для исследовательских целей, для сокращения длинных текстов, деконструкции сложных тем и автоматизации повторяющихся задач. Его самым большим преимуществом является гибкость.

Вы можете использовать его для генерации идей, создания черновых набросков или даже корректуры документа. Если вы еще не знакомы с искусственным интеллектом, начните свое путешествие с ChatGPT.

Ключевые особенности ChatGPT:

• Предоставляет ответы на ваши вопросы, используя обработку естественного языка.
• Может помочь в написании, создании изображений, индивидуальной поддержке, переводе и многом другом.
• Легко писать коды и обнаруживать ошибки во фрагментах кода.
• Помощь в мозговом штурме и генерации идей
• Обобщайте длинные тексты и статьи
• Упрощает сложные темы

Закрытие: какой выбрать?

Как упоминалось ранее, довольно сложно найти все необходимые функции и возможности в одном инструменте. Вот почему считается, что большинство людей, команд и офисов зависят от нескольких инструментов. Кроме того, также могут учитываться задачи и цели (персона, команда, офис и т. д.), для которых вы ищете инструмент.

Итак, вот наше предложение, которое может ускорить ваш мыслительный процесс при выборе лучшего инструмента повышения производительности.

• Изучите все бесплатные инструменты, доступные в подходящем для вас личном и командном проекте.
• Используйте WP Project Manager, если вам нравится запускать веб-приложение проекта.
• Рассмотрите возможность использования WP Project Manager, если большинство ваших проектов находятся на WordPress.
• Используйте Slack для общения в реальном времени и интегрируйте с ним Google Meeting.
• Интегрируйте Календарь Google в свои инструменты для планирования мероприятий.
• Используйте Zoom, если вы хотите проводить вебинары, чтобы к ним могло присоединиться множество людей.

Надеюсь, эти рекомендации помогут вам составить список инструментов и выбрать те, которые подходят для ваших проектов. Если у вас есть какие-либо вопросы или мнения, укажите их в поле для комментариев ниже.