Как создавать техническую документацию: примеры, определение и виды

Каждый продукт разработки программного обеспечения нуждается в соответствующей документации. Фактически, различные виды технической документации разрабатываются на протяжении всего жизненного цикла разработки программного обеспечения (SDLC).

Почему? Потому что эти документы служат нескольким целям. Например, они описывают функции программного обеспечения, централизуют информацию о продукте и обеспечивают диалог между инженерами и другими заинтересованными сторонами.

Это еще не все. Техническая документация также важна для клиентов. 91% покупателей использовали бы цифровую документацию, если бы она была доступна и адаптирована к их требованиям.

Итак, в этой статье мы поговорим об определении, видах и примерах технической документации.

Что такое техническая документация?

В разработке программного обеспечения техническая документация — это термин высокого уровня, который относится ко всем руководствам и другому контенту, связанному с разработкой и функциями определенных продуктов. Он также известен как содержимое базы знаний или просто документы .

Чтобы сделать эти сообщения базы знаний легко доступными для тех, кто в них нуждается, рекомендуется размещать их в Интернете.

Например, Spren — это компания, которая предлагает API для подключения к мобильным приложениям, связанным со здоровьем, для предоставления адаптированной и точной биометрической информации.

Но это сложный процесс, и он требует технических статей, которые просты для понимания и написаны профессионалом. Таким образом, разработчики приложений могут беспрепятственно интегрировать решение в свои соответствующие проектные циклы.

Вот почему база знаний Spren является отличным примером правильно оформленной технической документации. Он предоставляет множество визуальных материалов и иллюстраций для привлечения клиентов, облегчая понимание документов.

Почему создание технической документации важно?

Техническая документация является активом, который служит различным заинтересованным сторонам, помогая им понять и быть на одной волне в отношении продукта и его разработки .

Техническая документация стала решающей для обеспечения первоклассной поддержки клиентов. Тем не менее, всего 33,33% предприятий предоставляют средства самопомощи, такие как документация и поддержка сообщества.

Отсутствие базы знаний или неточности в ней могут создать различия в том, как разработчики продукта и другие вовлеченные люди понимают весь проект. Таким образом, конечный продукт может не соответствовать тому, что представляла себе каждая сторона.

Вот почему руководителям высшего звена нужны качественные и правильно классифицированные технические статьи.

Например, база знаний Spryker должна обслуживать различные группы пользователей, включая программистов и техников, отвечающих за установку и обслуживание программного обеспечения. А также целевой клиент, который будет использовать Spryker для управления своим интернет-магазином.

Это означает, что их документация должна содержать контент, отвечающий различным потребностям. Кроме того, они должны разрабатывать его в соответствии с техническими знаниями целевого конечного пользователя.

И это именно то, что они сделали. Они организовали документацию в соответствии с группами пользователей.

Как видно, каждый человек, использующий базу знаний, сначала должен определить свою категорию из трех типов аудитории (бизнес-пользователи, разработчики, облачные инженеры), а затем выбрать набор руководств.

Как только пользователь войдет в подходящую область, он увидит руководства, разработанные для его роли и его уровня технического мастерства.

Как видно из приведенного выше примера технической документации, ключевая цель эффективной технической документации — убедиться, что программисты и другие вовлеченные лица понимают цели программы.

Какие бывают виды и образцы технической документации?

Существует два типа технической документации: документация по продукту и документация по процессу.

• Документация по продукту включает пользовательскую и системную документацию.
• Документация по процессам включает контрольные показатели процессов и внутренние операции.

Давайте углубимся в них вместе с некоторыми надежными примерами технической документации.

Документация по продукту

Документация по продукту содержит информацию о разрабатываемом продукте и дает рекомендации по вариантам его использования .

Эта информация состоит из требований к продукту, бизнес-логики, технических спецификаций и руководств пользователя. Существует два основных вида документации по продукту:

Системная документация

Системная документация предлагает обзор структуры создания продуктов и позволяет разработчикам продуктов и другим вовлеченным людям понять технологию, стоящую за ней.

Как правило, он состоит из спецификаций требований, исходного кода, проекта архитектуры, отчетов о проверке, сведений об аутентификации и тестировании, инструкций по обслуживанию, часто задаваемых вопросов и справочных руководств.

Например, карта пользовательской истории — это пример технической документации, созданный с помощью бэклога продукта. Этот тип контента помогает вам организовывать пользовательские истории в предстоящие функции или разделы продукта.

Карта пользовательской истории может принимать форму плана или конкретных целей в табличном формате, разбитых на категории в определенной последовательности, чтобы представить необходимые функции на определенный период.

Документация пользователя

Как следует из заголовка, пользовательская документация создается для тех, кто использует продукт. Но типы пользователей могут быть разными. Вот почему вы должны создавать эти документы на основе различных категорий использования и степеней квалификации.

Обычно пользовательская документация предназначена для двух основных сегментов: системных администраторов и конечных пользователей.

Этот тип документации состоит из практических руководств, руководств пользователя, руководств по установке, документов по устранению неполадок и руководств по эксплуатации.

Например, Metric Insights — это система push-аналитики, которая использует информацию о взаимодействии посетителей и другие данные, чтобы предоставить вам практические идеи по улучшению вашего сайта.

В этом примере технической документации есть раздел, в котором отображаются разные типы контента для менеджеров и обычных пользователей.

Технологическая документация

Документация по процессам включает все элементы контента, созданные для создания и управления процессами, связанными с разработкой продукта.

Основное различие между документацией по процессу и продукту заключается в том, что первая документирует инженерные процедуры, а вторая объясняет продукт.

Причиной ведения технологической документации является улучшение организации и планирования этапа проектирования.

Этот тип документации требует подготовки и стратегии до начала процесса, а также во время создания продукта.

Типичная документация процесса включает стандартные операционные процедуры, проектную документацию, схемы процессов, даты тестирования, технические документы, протоколы совещаний, а также корпоративную коммуникацию.

Например, ниже приведен план продукта системы управления обучением (LMS), который доступен для персонала и клиентов.

Этот пример технической документации объясняет будущие функции и знакомит ваших сотрудников и покупателей с этапом разработки и с тем, что следует ожидать.

Как создавать техническую документацию: лучшие практики

При создании технической документации планируйте требуемый объем документации, нанимайте компетентных технических писателей, оптимизируйте создание контента и управление им, обеспечьте удобную навигацию, используйте наглядные пособия и часто делайте резервные копии.

Размещая техническую документацию в Интернете, предприятия должны позаботиться о некоторых важных элементах, чтобы гарантировать, что они внесут свой вклад в успех бренда. Давайте обсудим, что они из себя представляют.

Помните о своей аудитории

Убедитесь, что ваша техническая документация проста для понимания и навигации, в зависимости от технических навыков ваших читателей.

Не забывайте о читателях, для которых вы разрабатываете технические статьи. Например, когда пишете для конечных пользователей, используйте простые слова, которые они могут легко понять. Вам следует избегать сложных слов, технических терминов или сокращений, относящихся к предметной области, поскольку ваш читатель может их не знать.

Однако, если вы пишете для инженеров и разработчиков, вы должны убедиться, что вы предоставляете им точную и подробную информацию, необходимую им для выполнения дорожной карты и разработки требуемого макета и функций.

Насколько это возможно, старайтесь, чтобы абзацы были короткими. И не забудьте включить изображения и видео, так как многие читатели без труда улавливают детали визуально.

В качестве примера технической документации возьмем портал знаний Whatfix. Whatfix предоставляет отличную техническую документацию, чтобы помочь своим клиентам получить хорошее представление о своих приложениях. Они также разработали видео, чтобы помочь пользователям понять, как использовать их платформу.

Кроме того, последовательно организуйте свою документацию и включите предметный указатель. Так пользователь сможет быстро найти то, что ищет.

Планируйте, сколько документации требуется

Выберите средний путь между полным отсутствием справочной документации и наличием большего количества технических статей, чем необходимо .

Отсутствие достаточного количества технической документации может привести к ряду неточностей и снижению производительности на каждом этапе жизненного цикла разработки программного обеспечения (SDLC).

С другой стороны, вы не должны публиковать огромное количество технических статей и включать один и тот же контент в несколько статей только ради этого.

Вот пример, иллюстрирующий процесс создания стратегии контента для технической документации.

Включайте в технические статьи только самые важные и важные детали. Создание идеального сочетания также подразумевает оценку деталей проекта до того, как разработчики начнут свою работу.

Содействовать сотрудничеству

Вовлекайте разработчиков, инженеров и членов команды в процесс документирования посредством интервью и групповых совещаний, чтобы лучше понять продукт .

Создание технических статей предполагает коллективное участие всех членов группы. Чтобы обеспечить оптимизацию, вы должны привлечь разработчиков и инженеров, чтобы лучше понять решение.

После того, как вы подготовили несколько технических деталей, покажите их своим коллегам и узнайте их мнение.

Кроме того, вы можете ежедневно просматривать доски Канбан или участвовать в групповых сессиях, чтобы быть в курсе последних событий.

Чтобы собрать больше данных, постарайтесь поделиться своими взглядами, задать вопросы и убедить других участников высказать свое мнение и предложения.

Наймите компетентных технических писателей

Нанимайте технических писателей с соответствующим опытом и размещайте их в одном офисе с командой инженеров для эффективного сотрудничества .

Если возможно, рекомендуется нанять человека, который будет отвечать за ваши посты в базе знаний. Технический писатель — это термин, используемый для описания человека, который обычно выполняет эту задачу.

Технический писатель с опытом разработки программного обеспечения может собирать данные от программистов, не нуждаясь в том, чтобы они слишком глубоко вникали в происходящее.

Также полезно включить в команду технического писателя и разместить их на одном рабочем месте, чтобы способствовать тесному сотрудничеству.

Кроме того, покажите им несколько предыдущих примеров технической документации для вдохновения. Таким образом, они могут участвовать в ежедневных конференциях и беседах.

Оптимизация создания контента и управления им

Обеспечьте быстрое и простое создание контента, устранив несущественные барьеры для технических авторов и установив роли и разрешения пользователей .

Предоставьте создателям документации быстрый и простой способ доступа и редактирования документов. Устраните препятствия, такие как ненужные процессы аутентификации и проверки.

Например, Heroic KB предлагает простой в использовании интерфейс для создания и администрирования контента, который упрощает организацию, поиск и просмотр информации при необходимости.

Предоставьте потенциальным создателям доступ для «авторства», чтобы они могли вносить изменения в данные, и доступ для «просмотра» для других с ограниченными разрешениями.

Обеспечьте удобную навигацию и обнаружение на всех устройствах

Убедитесь, что ваша техническая документация доступна на устройствах всех форм и размеров, а также используйте правильную навигацию для быстрого поиска информации .

Сегодняшняя эпоха технологична и движима мобильностью. Ваша техническая документация, как и ваш сайт, должна быть адаптирована для мобильных устройств. И убедитесь, что найти и идентифицировать соответствующие документы просто.

Например, используйте внутренние ссылки между записями, включая руководства и страницы продуктов. Точная категоризация и информационная архитектура имеют решающее значение для предоставления пользователю правильной информации по теме.

Рассмотрим на примере технической документации BMC. Каждый из нас требует оперативных ответов на свои вопросы. Таким образом, чтобы удовлетворить это требование, BMC интегрировала расширяемые макросы и простые резюме материала.

Используйте наглядную помощь

Убедитесь, что вы поддерживаете определенные визуальные стандарты. Добавьте изображения, графики и элементы фирменного стиля, чтобы сделать документы более привлекательными и узнаваемыми .

Все взаимодействия клиентов с вашим бизнесом и вашим сайтом соответствуют определенным стандартам визуального оформления и брендинга. Тогда почему бы не придерживаться тех же правил для своего портала технических знаний?

Это гарантирует, что документы можно идентифицировать, и помогает улучшить имидж вашего бизнеса.

При создании технической документации рассмотрите возможность включения изображений, графиков и активов вашего бренда.

Примером технической документации, которая хорошо справляется с этой задачей, является программное обеспечение K15t. Он включает в себя подходящие таблицы и изображения, чтобы читатели могли легко усвоить содержание.

Кроме того, это позволяет быстро определить, какие части устарели, не просматривая весь документ.

Регулярное ведение и улучшение документации

Сообщите пользователям о любых изменениях, пересмотрев руководства пользователя. Вы также можете воспользоваться помощью приложения для контроля версий и обратной связи с пользователями, чтобы обновлять и поддерживать свою документацию .

Регулярное управление контентом имеет важное значение. Неточная или вводящая в заблуждение база технических знаний бесполезна для читателей.

В случае изменений в потребностях и спецификациях проекта убедитесь, что существует надлежащая система для пересмотра базы технических знаний, чтобы привести ее в соответствие с обновлениями.

Кроме того, если после того, как программное обеспечение будет выпущено для клиентов, произойдут какие-либо изменения, важно информировать пользователей об изменениях и пересмотреть пользовательскую документацию. Вы также можете воспользоваться помощью приложения для контроля версий, чтобы эффективно обрабатывать эти изменения.

Кроме того, вы можете воспользоваться помощью читателей в обновлении своей базы технических знаний. Давайте посмотрим на пример технической документации Broadcom. Компания позволяет клиентам предоставлять информацию через раздел отзывов и комментариев.

Эта интерактивная функция позволяет клиентам задавать вопросы или оставлять отзывы и идеи. Таким образом, они могут помочь техническим писателям обновить базу знаний.

Делайте частые резервные копии

Храните копии документов и архивируйте сообщения электронной почты о проекте для защиты от непредвиденных ситуаций .

Вы не должны оказаться в ситуации, когда ваша техническая документация недоступна и у вас нет других вариантов.

Чтобы этого не произошло, храните прошлые копии документов на портале знаний и сохраняйте сообщения электронной почты о процессе.

Каковы лучшие инструменты для технической документации?

Лучшими инструментами технической документации являются многоцелевые инструменты, такие как Heroic KB и Confluence, инструменты технической разработки, такие как WordPress и RoboHelp, инструменты для документации API, такие как Swagger, инструменты разработки планов продуктов, такие как Aha!, и редакторы языка разметки.

С учетом сказанного давайте более подробно рассмотрим лучшие инструменты технической документации в зависимости от их использования.

Многоцелевые инструменты

Для инженеров-программистов доступно множество программ для общей технической документации. Они позволяют вам определять потребности, делиться знаниями и документировать функции продукта и операции проекта. К ним относятся:

WordPress + Heroic KB: Heroic KB — популярная, экономичная система технической документации для совместной работы. Он подходит для широкого спектра отраслей и продуктов. Вы также можете использовать его для разработки надежной вики-платформы.

Bit.ai: Bit.ai используется для производства документов, хранения, обмена информацией и использования вики-платформы. После того, как вы закончите создание технической документации, вы можете сохранить ее в виде файла PDF или уцененного файла и поделиться ею в выбранных вами системах.

Confluence от Atlassian: это еще одно программное обеспечение для документирования продуктов, основанное на командной работе, которое содержит всю инфраструктуру для обработки потребностей продукта и создания контента.

Github: Скорее всего, вы уже знаете об этом. Вы также можете использовать его для технической документации. Он поставляется с собственной вики-платформой.

Технические средства разработки

Технические авторы часто используют специальные инструменты для создания исключительной технической документации. Они известны как системы управления контентом (CMS) и позволяют легко создавать, структурировать и обрабатывать различные типы технических статей.

CMS может обрабатывать различные типы документов, извлекать и сохранять статьи, а также позволяет нескольким членам команды совместно создавать документы. Несколько хорошо известных инструментов включают в себя:

WordPress + Heroic KB: мощное автономное программное обеспечение с богатыми функциями разработки и индексирования документов в сочетании с обширными мультимедийными вложениями, совместной работой и настройками авторизации.

MadCap Flare: надежная цифровая платформа с возможностями распространения контента по нескольким направлениям, поддержкой на нескольких языках и множеством учебных материалов.

Adobe RoboHelp: универсальная система управления контентом, которая позволяет создавать полнофункциональные документы, легко обрабатывать краткий контент и осуществлять контроль версий.

ClickHelp: отмеченная наградами система, обеспечивающая легкий переход с других систем, настраиваемые роли пользователей и различные функции анализа данных.

Инструменты для документации API

Процедура разработки документов API в основном автоматизирована. Разработчики или технические авторы могут создавать контент самостоятельно или использовать создателя документов API. Пара из них включает:

RAML 2 HTML: простой инструмент для создания документов, использующий параметры RAML.

Swagger: бесплатная самодокументируемая платформа, созданная для создания и поддержки веб-сервисов и API RESTful.

Инструменты дорожной карты продукта

Эти инструменты позволяют быстро сообщать детали, изменять временные рамки или дизайн, добавлять свежую информацию и настраивать всю структуру.

Многие из этих приложений для планирования предлагают готовые шаблоны для различных чертежей, что позволяет сразу приступить к созданию документации по продукту. Вот некоторые из инструментов дорожной карты продукта:

Roadmunk: позиционируйте весь свой бизнес в соответствии со стратегией, ориентированной на покупателя, с помощью этого полного программного обеспечения для составления дорожных карт. Roadmunk позволяет вам собирать отзывы покупателей, принимать решения о будущих разработках и использовать готовые к использованию шаблоны для формулирования вашего плана.

ProductPlan: это программное обеспечение для планирования позволяет вам собирать информацию и управлять ею, работать с коллегами, создавать и публиковать чертежи продуктов, а также продвигаться вперед по своему плану.

Ага!: Ага! является платформой для разработки продуктов. Он позволяет создавать планы, собирать информацию от других, поощрять инновации, классифицировать функции, распространять чертежи продуктов, управлять запуском и организовывать инженерные процессы.

Редакторы языка разметки

Чтобы статьи о техническом программном обеспечении были доступны для Интернета, они должны иметь соответствующую структуру. Поэтому используются языки разметки.

Разметка является наиболее известной среди всех языков разметки. Превратить его в HTML просто, и для работы с ним не нужны особые навыки. Следующие редакторы уценки могут помочь вам в создании документации по продукту.

Quiver: Quiver — это ноутбук, разработанный специально для разработчиков программного обеспечения. Он позволяет объединять код, текст, LaTeX и Markdown в одну заметку. Вы можете использовать редактор кода для редактирования, легко просматривать LaTeX и Markdown в режиме реального времени и быстро находить любую заметку.

Visual Studio Code: этот редактор исходного кода помогает компаниям разрабатывать и исправлять ошибки в приложениях, работающих на macOS, Windows и Linux. Он включает в себя такие возможности, как рефакторинг кода и навигация, подсветка синтаксиса, сокращения Emmet, фрагменты, перенос текста и интерфейс командной строки (CLI).

Typora: это редактор разметки с удобным интерфейсом для чтения и записи. Он устраняет переключатель режимов, синтаксические символы исходного кода уценки, область предварительного просмотра и различные другие отвлекающие элементы. Скорее, это дает вам доступ к возможности предварительного просмотра в реальном времени, чтобы вы могли сосредоточиться только на документации.

iA Writer: iA Writer — текстовый редактор для Android, iOS и Mac. Он включает в себя синхронизацию iCloud и Dropbox, редактирование, запись фокуса, контроль синтаксиса, экспорт и импорт Microsoft Word и различные другие функции.

программное обеспечение для документирования пользовательского интерфейса

Лучшее программное обеспечение для UX-дизайна — это программное обеспечение для прототипирования, которое позволяет создавать привлекательные прототипы, каркасы, эскизы и макеты.

InVision: это одно из наиболее широко используемых программ для прототипирования. InVision известен своей многоплатформенной функциональностью и возможностями совместной работы, что делает его отличным выбором для разработки пользовательских интерфейсов (UI).

Sketch: это простая и эффективная платформа для векторного дизайна. Он доступен как приложение для Mac и веб-приложение. Это популярный инструмент, предоставляющий достаточные возможности для визуализации пользовательских интерфейсов (UI).

Adobe XD: в Adobe XD XD означает дизайн взаимодействия. Это инструмент дизайна, созданный для профессионалов пользовательского опыта (UX). Это помогает разработчикам создавать исключительные макеты и позволяет показывать их другим через приложение.

UXPin: это программное обеспечение для проектирования Windows и Mac, которое позволяет дизайнерам создавать макеты любого типа. UXPin также предлагает возможность импортировать ваш каркас или эскизы из других программ и создать привлекательный прототип.

Общие вопросы по технической документации

Вот наши наиболее часто задаваемые вопросы, связанные с технической документацией, а также ответы на них.

Каково назначение технической документации?

Целью технической документации является предоставление информации о продукте, системе или услуге, которые используются технической или нетехнической аудиторией. Эта документация помогает пользователям понять, как работает продукт, как его устанавливать, использовать и устранять неполадки, а также как при необходимости ремонтировать или заменять детали.

Техническая документация также служит справочным материалом для инженеров, разработчиков и других специалистов, работающих над продуктом. Это помогает обеспечить согласованность и стандартизацию, а также обеспечить историческую запись развития и эволюции продукта.

Как организовать и структурировать техническую документацию?

Техническая документация должна быть четко структурирована и организована, чтобы упростить ее понимание и навигацию. Вот несколько рекомендаций по организации и структурированию технической документации:

• Начните с оглавления или предметного указателя, чтобы обеспечить обзор затронутых тем.
• Разделите документацию на четкие разделы и используйте заголовки и подзаголовки, чтобы направлять читателя.
• Используйте четкий, краткий язык и избегайте технического жаргона, если только он не является неизбежным и подробно объясненным.
• Включите примеры и наглядные пособия, такие как диаграммы и снимки экрана, чтобы помочь объяснить сложные концепции.
• Используйте единый формат и стиль во всей документации, включая размер и стиль шрифта, заголовки и расстояние между абзацами.
• Обеспечьте функцию поиска или индекс для удобной навигации, особенно для более длинных наборов документации.

В чем разница между технической документацией и пользовательской документацией?

Техническая документация и пользовательская документация — это формы письменной документации, предоставляющей информацию о продукте или услуге. Однако у них разные цели и целевая аудитория.

Техническая документация предназначена для технических пользователей, таких как инженеры, разработчики и ИТ-специалисты. Он предоставляет подробную информацию о конструкции, архитектуре и технических характеристиках продукта и используется для устранения неполадок и обслуживания.

Пользовательская документация, с другой стороны, предназначена для конечных пользователей, таких как клиенты и сотрудники, которые используют продукт или услугу. В нем содержится информация о том, как использовать продукт, включая пошаговые инструкции и наглядные пособия.

Подведение итогов: обзор и примеры технической документации

Технические знания являются важным активом для читателей. Вам необходимо разработать и опубликовать полезные технические статьи для всех, включая документы для разработчиков программного обеспечения и группы тестирования, а также пользовательскую документацию.

Тем не менее, из-за быстрых циклов разработки продуктов сделать вашу базу технических знаний доступной и привлекательной может быть непросто.

Тщательный портал технических знаний является точным, точным и актуальным. И здесь может помочь система управления технической документацией, такая как Heroic KB.

Благодаря возможностям управления контентом и совместной работы Heroic KB вы можете легко улучшить свой процесс разработки и технические руководства. И повысьте производительность вашей организации и вовлеченность пользователей.