15 лучших систем и программного обеспечения для управления документами в 2023 году

Прогнозируется, что к 2028 году мировой рынок систем управления документами достигнет отметки в 11,06 млрд долларов.

И это правильно. Файлы и документы являются фундаментальной частью любой компании. Независимо от размера вашего бизнеса, вполне вероятно, что вы работаете над рядом документов и управляете ими.

И вы также хотите хранить их надежно и систематически, чтобы ваши сотрудники и клиенты могли легко их получить.

Вот где программное обеспечение для управления документами может помочь. Он позволяет сохранять и обмениваться документами из любого браузера, устройства или местоположения, обеспечивая бесперебойную совместную работу всех вовлеченных сторон.

Излишне говорить, что выбор подходящего программного обеспечения для управления документами жизненно важен для бесперебойной работы вашей организации.

От обеспечения своевременного поиска необходимых документов до предоставления разрешений всем уполномоченным лицам в вашей фирме, авторитетная программа управления документами может помочь в достижении всех ваших целей.

Итак, в этом списке мы оценили и рассмотрели лучшие системы управления документами, что позволит вам выбрать наиболее подходящее решение для ваших нужд. Но сначала давайте посмотрим, что означает платформа управления документами.

Что такое система управления документами?

Системы управления документами относятся к платформам, которые предназначены для загрузки, организации, сохранения, обработки и мониторинга цифровых документов.

Кроме того, многие платформы управления документами имеют функции, которые позволяют без особых усилий преобразовывать физические документы в цифровые копии с помощью технологии сканирования.

После того, как документы оцифрованы, просматривать их становится проще. Таким образом, ваши сотрудники могут сократить время, затрачиваемое на поиск документов, и сосредоточиться на использовании необходимой им информации.

Почему вы должны использовать программное обеспечение для управления документами?

Обработка больших объемов информации в физической форме может быть сложной задачей и привести к потере производительности. Программное обеспечение для управления документами жизненно необходимо любому бизнесу для создания электронного архива для хранения документов и повышения эффективности.

Тенденция перехода компаний в цифровое пространство привела к растущему интересу к платформам управления документами.

Управление большим объемом информации может быть затруднено, особенно если документ находится в бумажном формате. Многие компании испытывают снижение эффективности из-за устранения препятствий, связанных с управлением документами.

Таким образом, программное обеспечение для управления документами является важным компонентом любой компании. Вместо физических шкафов и ящиков для документов решения для управления документами создают электронный репозиторий, который уполномоченные лица могут открывать и изменять.

В результате это позволяет вам эффективно управлять временем, повышать безопасность, соблюдать правила и способствовать командной работе.

Какие функции вы должны искать в системе управления документами?

Решение для управления документами может иметь несколько возможностей помимо простого хранения документов. Тип решения, которое вы выберете, будет зависеть от ваших требований и бумажных файлов, с которыми работает ваша организация. Вот некоторые из функций, которые вы, возможно, захотите изучить при выборе решения для управления документами:

Простота использования

Простота использования — неотъемлемая часть решения для управления документами. Он может быть наполнен удивительными функциями, но они не помогут вам, если у программного обеспечения нет интуитивно понятного пользовательского интерфейса.

Многие платформы предоставляют бесплатные пробные версии перед принятием решения. Если это возможно, позвольте своим сотрудникам поэкспериментировать с приложением на этапе тестирования.

Превью в высоком качестве

При использовании платформы управления документами она не должна заставлять вас повторно загружать файлы, когда вы хотите их просмотреть. Платформа должна обеспечивать четкое представление документов по запросу.

Совместная работа над документами

Новейшее программное обеспечение для управления документами позволяет уполномоченным специалистам совместно использовать документы и изменять их.

Некоторые платформы позволяют нескольким людям изменять документы одновременно, в то время как другие имеют встроенный механизм, который позволяет только одному человеку редактировать документ в любой момент времени. И есть те, которые обеспечивают обе альтернативы.

Чтобы выбрать наиболее подходящий для вас вариант, определите, как работает ваша команда и какие типы файлов требуют совместной работы.

Массовое сканирование фотографий и загрузка документов

Возможность сканировать фотографии и преобразовывать их в текст с помощью технологии OCR полезна для организаций. Потому что это позволяет им преобразовывать большие объемы бумажных документов в цифровой формат.

Поэтому лучшие системы управления документами используют технологию оптического распознавания символов (OCR) для автоматического добавления метаданных. Это еще больше упрощает процесс поиска документов в будущем.

Контроль версий

Также известный как управление версиями, контроль версий является неотъемлемым атрибутом платформы управления документами.

Случайные ошибки пользователя могут привести к изменению или удалению важных данных.

Таким образом, контроль версий позволяет вам просматривать изменения, которые претерпевает документ в различных случаях. При необходимости вы можете вернуться к более ранней версии. Эта функция имеет решающее значение, когда над документом работают несколько специалистов.

Хранилище

Приложение должно позволять вам сохранять ваши файлы в центральной базе данных, чтобы вы могли легко находить и извлекать документы.

Многочисленные интеграции

Решение должно упростить вам подключение к внешним программам, таким как Salesforce, MS Outlook, Gmail и Google Drive, среди прочих.

Роли пользователей и разрешения

Важным аспектом программного обеспечения для управления документами является предоставление менеджерам возможности устанавливать отдельные привилегии для каждого члена команды.

Вы можете разрешить определенным лицам доступ к документам или их изменение. А другим членам команды может быть запрещено просматривать файлы в сети. Это создает эффективный защитный механизм и делает команду более эффективной.

Мобильность

Несколько платформ управления документами поставляются с приложением для смартфона. Вы не можете использовать платформу на портативном устройстве, но есть шанс, что ваша команда будет это делать.

Все решения по управлению документами не будут соответствовать этим критериям. Поэтому при выборе решения определите, какие функции платформы лучше всего подходят для целей вашего бизнеса.

Какое программное обеспечение для управления документами лучше?

К лучшим системам управления документами относятся такие решения, как DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Чтобы позволить вам выбрать лучшую платформу управления документами для вашей организации, мы оценили множество платформ, доступных на рынке.

Кроме того, мы изучили такие факторы, как простота использования, безопасность, управление версиями и совместная работа с документами. Итак, вот список лучших систем управления документами для вас.

M-Files: лучше всего для простоты использования

M-Files — это полная платформа управления документами с удобной и простой в использовании платформой. Он оснащен множеством функций, упрощающих категоризацию документов, сканирование физических документов и автоматизацию процессов.

Ключевые преимущества

• M-Files предлагает возможность подключения к Parashift, технологической фирме, известной поиском документов с помощью машинного обучения. Используя эту интеграцию, вы можете упростить и автоматизировать свои рабочие процессы.
• Вместо того, чтобы физически просматривать информацию и классифицировать файлы, вы можете автоматически обрабатывать широкий спектр полуструктурированных, структурированных и неструктурированных файлов.
• Вместо того, чтобы полагаться на традиционный подход на основе папок, M-Files использует метаданные для классификации материалов по тегам, ключевым словам, группам и т. д. Это упрощает процесс поиска и обработки всех видов документов.
• Доступ к смартфону в автономном режиме доступен с помощью M-Files, что позволяет без труда просматривать файлы со смартфона даже без подключения к Интернету.
• M-Files обеспечивает бесшовную интеграцию с широким спектром инструментов, таких как Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office и другими.

Ограничения

• Для привыкания к функции автоматической категоризации тегов может потребоваться некоторое время.
• Пользовательский интерфейс платформы немного устарел.

Цены

Чтобы попробовать M-Files, вы можете получить 30-дневную пробную версию, заполнив анкету. Или вы можете связаться с ними, чтобы запросить демонстрацию.

Zoho Docs: лучше всего подходит для удобного сохранения документов и управления ими

Zoho Docs — одна из лучших систем управления документами, представленных в этой коллекции.

Zoho Docs позволяет сохранять и обрабатывать все ваши файлы в облаке, а также предоставляет эффективные функции совместной работы. Он позволяет вам делиться своими документами и дает вам возможность создавать и изменять их на ходу.

С помощью Zoho Docs вы можете преобразовать документы MS Office в PDF-файлы и мгновенно поделиться ими с членами команды.

Ключевые преимущества

• Это позволяет без особых усилий сохранять большие файлы, такие как видеозаписи, каталоги и даже целые репозитории.
• С Zoho Docs вы можете легко создавать родительские папки и дочерние папки для аккуратной организации файлов на основе задач, ролей и форматов файлов.
• Вы можете выполнять свои задачи на своем настольном компьютере независимо от того, находитесь ли вы в сети или нет — файлы автоматически синхронизируются после повторного подключения к Интернету.
• Он создает автоматические резервные копии файлов, чтобы предотвратить потерю информации.
• Это позволяет вам сформировать группу для обмена документами с несколькими людьми одновременно. Кроме того, он предоставляет функцию контрольного журнала для управления изменениями, внесенными другими сотрудниками.
• Он предлагает систему обмена мгновенными сообщениями внутри программы для сотрудничества с несколькими сотрудниками.
• Он обеспечивает строгую безопасность, кодируя файлы с помощью 2048-битного ключа на основе RSA, сгенерированного с использованием Perfect Forward Secrecy (PFS).

Ограничения

• Пользовательский интерфейс кажется устаревшим и примитивным.
• Скорость загрузки программного обеспечения можно было бы улучшить, особенно когда задействовано много документов.

Цены

Zoho Docs предоставляет бесплатную версию, в которой могут разместиться до пяти человек. Его премиальные пакеты начинаются с 4 долларов в месяц и выше. Вы можете воспользоваться 15-дневной бесплатной пробной версией перед покупкой.

Docuware: лучше всего подходит для сторонних интеграций

Если компания использует различные инструменты, DocuWare может стать идеальным программным обеспечением для управления документами, отвечающим ее требованиям. Подключаясь к другому программному обеспечению, оно обеспечивает единообразие, а также мгновенно предоставляет актуальную информацию.

Ключевые преимущества

• DocuWare обеспечивает API-соединения с более чем 500 различными программами. Независимо от сектора, вы можете легко управлять своими файлами, а также поддерживать производительность труда.
• Он допускает различные подходы к интеграции, начиная от простого подключения по принципу «укажи и щелкни» и заканчивая сложными вариантами подключения через API.
• Он предлагает специализированные соединители, разработанные для известных программ, таких как Outlook, SAP и т. д.
• Он обеспечивает безопасность данных и соответствует таким нормам, как GDPR и HIPAA.
• Вы можете разрешить децентрализованным и удаленным группам доступ к файлам из любого места в любое время.
• Вы можете использовать искусственный интеллект DocuWare для преобразования любого файла в удобочитаемую версию для автоматического и быстрого индексирования.
• Управление версиями позволяет сотрудникам изменять файлы вместе, сохраняя при этом предыдущие версии.

Ограничения

• Стартовый пакет предлагает максимум 20 ГБ емкости для архивирования, чего может быть недостаточно для крупных корпораций.
• Стоимость DocuWare может быть довольно высокой.
• На сайте Docuware отсутствует достаточно обучающего контента.

Цены

DocuWare Cloud предлагает адаптируемые лицензии, адаптированные для организаций разного размера по модели подписки. Вы должны определить количество отдельных лицензий и дискового пространства, необходимое для вашей компании.

Digital Drawer: лучше всего подходит для импорта файлов и папок

Если вы ищете платформу, которая позволяет сканировать, сохранять и защищать файлы, Digital Drawer может стать для вас лучшей системой управления документами.

Платформа может помочь вам сэкономить время за счет автоматизированного процесса сохранения и сканирования файлов. Он также обеспечивает хранение файлов на месте для дополнительной степени безопасности.

Ключевые преимущества

• Это программное обеспечение позволяет пользователям легко размещать все файлы в одном месте, используя иерархию файлов и папок, аналогичную Windows.
• С помощью этого решения вы можете легко объединять файлы или добавлять страницы к старым файлам. Вы также можете снова пометить их разными индексами.
• Вы можете использовать такие функции, как сканирование, копирование и вставка, перетаскивание и импорт для добавления документов.
• Он обеспечивает надежную защиту для всех файлов с 128-битным шифрованием AES.
• Digital Drawer позволяет вам беспрепятственно работать вместе с различными сотрудниками, мгновенно оценивая изменения в документе.
• Используя мощный поиск, вы можете легко найти документы, сохраненные в любом каталоге хранилища.
• Эта программа синхронизирует изменения, внесенные в документы, на всех устройствах.

Ограничения

• Это программное обеспечение для управления документами имеет ограниченный набор функций, которые могут быть недостаточными для крупных корпораций.
• Стоимость разовой покупки может быть особенно обременительна для малого бизнеса.

Цены

Digital Drawer предоставляет бесплатную пробную версию на 10 дней с полной функциональностью. При покупке вы можете выбрать между единовременным платежом в размере 1200 долларов США за одну лицензию для одного участника или годовым пакетом членства за 500 долларов США.

Dropbox: лучшее решение для комплексного управления документами

Dropbox — это известная полнофункциональная система управления документами (DMS), которая позволяет администрировать как мультимедийные, так и обычные файлы.

Dropbox известен своей интуитивностью и широким набором функций, таких как возможность подключения к различным инструментам, контроль версий файлов, поддержка OCR и точное управление ролями.

Он также позволяет изменять файлы, и изменения мгновенно становятся доступными для всех сотрудников.

Ключевые преимущества

• Функция переноса учетной записи позволяет безопасно обмениваться корпоративными документами между разными сотрудниками в случае реорганизации или замены.
• С Dropbox вы можете представить всю свою работу на профессионально выглядящих страницах и контролировать взаимодействие зрителей с вашими документами.
• Dropbox поддерживает бесшовную интеграцию с более чем 300 000 приложений.
• Он поставляется с функцией удаленной очистки, которая позволяет вам немедленно стереть документы из скомпрометированных профилей и украденных гаджетов для защиты конфиденциальной информации.
• Это позволяет вам отслеживать действия ваших сотрудников через административную панель.
• Он позволяет восстанавливать испорченные документы, восстанавливая предыдущие версии файла.
• Эта платформа предлагает синхронизацию между различными системами и устройствами.

Ограничения

• Приложение Dropbox для смартфонов не так просто в использовании, как настольная версия.
• Загрузка документов происходит не так быстро, как ожидалось

Цены

Dropbox предлагает несколько пакетов премиум-класса, каждый из которых имеет собственный набор дополнительных пакетов. Персональный план Dropbox стоит 9,99 долларов в месяц. Его профессиональный пакет стоит 16,58 долларов в месяц.

eFileCabinet: лучше всего подходит для поиска в документах

eFileCabinet — еще одно передовое программное обеспечение для управления документами, которое позволяет преобразовывать бумажные документы в цифровые файлы. Это позволяет вам сохранять их на рабочем столе или в Интернете, чтобы просматривать или использовать их в любом месте и в любое время.

Программа даже позволяет вам совместно использовать один документ в нескольких типах файлов, используя URL-адреса, заблокированные паролем. Также просто классифицировать и находить файлы.

Ключевые преимущества

• Это поможет вам найти документ в любом каталоге с помощью опции расширенного поиска, которая может искать содержимое в документах.
• Приложение классифицирует, автоматически идентифицирует, маркирует и сохраняет файлы на основе содержащихся в них сведений.
• Вы можете воспользоваться готовыми структурами папок, которые хотите использовать на платформе. Он даже позволяет создавать файлы с пользовательскими метками.
• Используя функцию запроса файла, вы можете позволить виртуальным клиентам и сотрудникам обмениваться документами из своего местоположения на платформе без предварительной регистрации.
• Это позволяет запрашивать цифровые подписи. И вести учет событий и изменений в файлах с цифровыми подписями для безопасности и соблюдения стандартов и правил.
• У него есть приложения для смартфонов для телефонов Android и iOS, а также программа для настольных компьютеров.
• Поддерживает 2FA (двухфакторную аутентификацию) и предоставляет доступ пользователям в зависимости от их ролей для усиления безопасности. Он предлагает полное шифрование при сохранении документов и предоставлении доступа другим.
• Позволяет связать платформу с внешними программами, такими как MS Office и Salesforce.

Ограничения

Его пользовательский интерфейс мог бы быть более интуитивным
Новичкам может быть сложно научиться

Цены

Вы должны связаться с eFileCabinet, чтобы получить оценку для вашей организации. Вам нужно будет купить в течение ознакомительного периода через тестовую учетную запись.

FileHold: лучше всего подходит для сканирования цифровых документов

FileHold — это программное обеспечение для управления документами для крупных предприятий. Он экономичен и прост в установке. Это позволяет вам оцифровывать, сохранять и каталогизировать файлы, используя единую систему.

Такие возможности, как просмотр и сканирование файлов для легкого сохранения, помогут вам убедиться, что все файлы присутствуют. Это также позволяет вам удобно находить файлы, когда они вам нужны. Для полной безопасности вы можете настроить приложение на локальном хосте.

Ключевые преимущества

• Он имеет безопасный процесс обмена документами, который даже сопровождается подтверждением того, что получатель (и) получил файл.
• Станьте безбумажной, сразу конвертируя файлы в цифровые форматы, чтобы передавать их различным получателям по всему миру.
• Он имеет эффективное мобильное приложение, которое позволяет без проблем администрировать весь набор файлов.
• Он имеет комплексный вариант поиска, аналогичный Google. Это позволяет использовать метаданные файлов для получения более подходящих результатов поиска.
• Вы можете легко подключить его к MS Office. Это дает вам доступ к таким приложениям, как Word, Outlook, Excel, PowerPoint и Visio.
• Он не позволяет кому-либо редактировать документ, если его уже редактирует другой сотрудник. Это предотвращает риск компрометации содержимого документа.
• Он позволяет редактировать файлы, даже если вы не подключены к Интернету. Любые внесенные вами изменения будут обновлены после повторного подключения к Интернету.

Ограничения

• Если вы новичок, вам может быть немного сложно освоить все возможности этой системы управления документами.
• Локальная программа FileHold несовместима с Mac.

Цены

У вас есть выбор: зарегистрироваться для получения бесплатной пробной учетной записи или просмотреть веб-семинар, чтобы понять настройку цены FireHold. Приложение имеет разумную цену, и вы можете получить его на основе тарифного плана для каждого пользователя. Оплата зависит от того, сколько сотрудников используют программу и выбранные вами надстройки.

HighTail: лучше всего подходит для предварительного просмотра мобильных документов

HighTail — это программное обеспечение для управления документами, которое упрощает и упрощает управление цифровыми файлами. Кроме того, он позволяет создателям предоставлять доступ к документам большого размера, а также к видео, фотографиям, слайд-шоу, рисункам и тому подобному.

Ключевые преимущества

• Это позволяет просматривать документы большого размера без необходимости сохранять эти файлы.
• Это позволяет вам просматривать документы с помощью иллюстраций, таких как прямоугольники, линии, стрелки, фигуры произвольной формы или некоторые другие типы аннотаций к мультимедийным документам.
• Вы можете сравнить две версии документа, разместив их рядом друг с другом на своем компьютере, чтобы увидеть изменения и беспрепятственно предоставить оценочные комментарии.
• После предоставления доступа к файлам сотрудникам не нужно входить в систему, чтобы просматривать или использовать их.
• Приложение имеет 256-битное шифрование AES, а также высококачественные меры безопасности для обеспечения надежной безопасности во всей сети.
• Он предлагает уведомления, когда файлы достигают предполагаемых получателей и загружают их с помощью функции «Отправить трекер».

Минусы

• Ссылки, которыми вы делитесь для файлов, теряют силу через короткое время.
• Опция поиска работает медленно и требует дополнительных фильтров для ее оптимизации.

Цены

Премиум-подписка начинается с 12 долларов в месяц и может увеличиваться до 36 долларов в месяц.

Document Locator: лучше всего подходит для создания эффективных рабочих процессов

Document Locator — это система управления документами, которая позволяет вам подключаться к Windows, а также к облаку, чтобы легко управлять документами и обмениваться ими.

Он предлагает несколько возможностей: контроль версий, сканирование бумажных документов в цифровые файлы, управление файлами и управление электронной почтой.

Ключевые преимущества

• Это программное обеспечение для управления документами позволяет преобразовывать бумажные файлы в цифровые файлы, которые полностью индексируются.
• Он позволяет захватывать документы и получать метаданные с важными сведениями о файлах.
• Он имеет ряд возможностей автоматизации, таких как тайм-аут, рабочие процессы на основе ролей пользователей, точки контроля качества и редактируемые шаблоны предупреждений.
• Это позволяет легко записывать подтверждение цифровых файлов для подотчетности и соблюдения правил. Он даже может обрабатывать все этапы утверждения одним человеком и более сложное утверждение несколькими людьми.
• Он позволяет записывать метаданные отсканированных документов с помощью титульных листов, зон или штрих-кодов. Или вы можете использовать функцию предварительного просмотра в Document Pro, чтобы выбирать различные параметры один за другим на вашем компьютере.
• Он может работать в браузерах, смартфонах и настольных компьютерах.

Ограничения

• Пользовательский интерфейс немного дезорганизован.
• Он не слишком часто проводит тренировки.
• Иногда платформа может немного тормозить при перемещении по рабочему процессу, особенно когда ее используют несколько человек.

Цены

Вы можете связаться с представителями Document Locator, чтобы узнать больше о вариантах лицензий, планах членства, облачном или локальном серверном приложении, а также о виртуальной демонстрации.

IsoTracker: лучший для поддержки клиентов

Среди всего программного обеспечения для управления документами, которое мы оценивали, IsoTracker предлагает наилучшую поддержку пользователей. Те, кому требуется помощь, могут использовать мгновенные сообщения, чтобы связаться с сотрудниками службы поддержки. Также есть возможность сразу позвонить агенту поддержки или отправить контактную форму.

Ключевые преимущества

• Платформа предлагает вам эффективное управление версиями и документами.
• Он предлагает вам централизованную базу данных файлов, к которой вы можете получить доступ, когда захотите и откуда захотите.
• Хранение и каталогизация файлов, отправка предупреждений о задачах и действия по утверждению файлов могут быть автоматизированы.
• Чтобы обеспечить безопасность приложения, оно создает резервные копии файлов каждый день, имеет шифрование и детальный контроль доступа, а также записывает действия, связанные с файлами.

Ограничения

• Настройки меню и внешний вид могли бы быть лучше
• Пользовательский интерфейс кажется немного устаревшим, что делает его немного сложным в использовании.

Цены

Хотя на платформе четко не указывается стоимость, пользователи могут использовать онлайн-форму расчета, чтобы оценить, соответствует ли IsoTracker их требованиям и бюджетам. Платформа предлагает бесплатную пробную версию на 60 дней.

Evernote Business: лучше всего подходит для управления заметками и снимками экрана

Несомненно, Evernote Business входит в число широко известных программ для организации документов. Он позволяет без труда создавать и обмениваться документами и заметками, создавая более интеллектуальную и эффективную рабочую среду.

Ключевые преимущества

• С помощью веб-клиппера вы можете быстро сохранять снимки сайтов для последующего использования. Он позволяет хранить все необходимые данные в цифровом виде, делая их легко доступными в любое время.
• Используя предварительно разработанные шаблоны Evernote, вы можете сэкономить время и энергию при выполнении определенных требований.
• Он обеспечивает комплексную интеграцию с различным внешним программным обеспечением. Сюда входят Gmail, Google Диск, Salesforce, Slack и Outlook.
• Он позволяет искать заметки, написанные от руки, изображения с белой доски и отсканированные изображения. Он умеет распознавать 11 языков, написанных от руки, и 28 печатных языков.
• Он позволяет сканировать бумажные копии файлов и безопасно хранить их в виде цифровых файлов.

Ограничения

• Управление заметками может быть более систематическим для опытных пользователей, имеющих дело с большим объемом данных.
• Загрузка и скачивание документов может быть несколько медленным, особенно если размер файла слишком велик.

Цены

Доступны различные уровни пакетов подписки, каждый из которых предлагает ряд функций и преимуществ в зависимости от потребностей пользователя. Стартовый пакет составляет 7,99 долларов в месяц для каждого пользователя.

Smartsheet: лучшее решение для управления проектами

Организации часто отдают предпочтение Smartsheet как одному из лучших решений для работы с документами, обеспечивающему беспрепятственную организацию задач, управление документами и командную работу.

Отличительной чертой этого инструмента является его способность всесторонне подключаться к сторонним инструментам. К ним относятся Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps и многие другие.

Ключевые преимущества

• Он упрощает рабочие процедуры и операционные процедуры, используя предоставленные предварительно разработанные шаблоны.
• С помощью этого программного обеспечения для управления документами вы можете без проблем работать над контентом в команде, отслеживая ход производства с одного листа.
• Он также позволяет делегировать задачи, настраивать автоматические оповещения, позволять другим оценивать контент и публиковать подробные комментарии в виде прикрепленных заметок.
• Он отдает приоритет безопасности ваших файлов, создавая резервные копии данных на нескольких сайтах, размещенных на AWS и Equinix.
• Это позволяет сэкономить время за счет автоматизации повторяющихся задач с помощью запросов на утверждение и уведомлений об обновлениях.
• Вы также можете упростить свою работу, просто объединив различные шаги и условные пути.
• Он позволяет легко импортировать информацию из листов Excel, документов CSV и Google Sheets.
• Вы можете просматривать документы на своем телефоне через мобильные приложения для Android и iOS.

Ограничения

• Понимание всех его возможностей может быть ошеломляющим в начале
• В Smartsheet отсутствуют некоторые важные функции Excel, например функция поиска.

Цены

Платные планы Smartsheet начинаются с плана Pro, который стоит 7 долларов в месяц. Существует также бизнес-вариант, для которого требуется минимум три пользователя и который стоит 25 долларов в месяц за каждого пользователя.

InfoRouter: лучше всего подходит для отслеживания документов в режиме реального времени

Еще одним программным обеспечением для управления документами, которое стоит рассмотреть, является InfoRouter, которое обеспечивает эффективную работу с файлами.

В отличие от некоторых других систем управления документами, InfoRouter должен быть реализован на стороне сервера без каких-либо элементов на стороне клиента. К счастью, инструмент обладает огромным потенциалом масштабируемости и может использовать почти 100 хостов для снижения нагрузки.

Ключевые преимущества

• С помощью этого инструмента вы можете безопасно управлять своими важными документами, отправляя их с помощью предварительно установленных рабочих процедур и отслеживая ход выполнения в реальном времени.
• Он обеспечивает комбинированный анализ повседневных событий.
• Он поддерживает несколько языков, что позволяет вам получать электронные письма на предпочитаемом вами языке.
• Он автоматически извлекает документы из отслеживаемых каталогов в предустановленные папки.
• С помощью этого инструмента вы также можете легко преобразовывать изображения в документы PDF.
• Количество создаваемых папок не ограничено.
• Он поддерживает HTTPS, а также SSL, обеспечивая безопасные соединения.
• Вы также можете редактировать содержимое и шаблоны своих электронных писем в соответствии со своими предпочтениями.

Ограничения

• Это может замедляться при загрузке больших документов.
• Текущий пользовательский интерфейс имеет слишком много функций на главном экране, что может привести пользователей в замешательство.

Цены

Информация о ценах на этот инструмент не является общедоступной и должна быть запрошена непосредственно у поставщика.

Onehub: лучшее решение для защиты ваших документов

Onehub — еще одна эффективная система управления документами для нашей коллекции. Возможность перетаскивания упрощает загрузку документов. Кроме того, он позволяет клиентам упорядочивать документы в подпапках, обеспечивать их безопасность и управлять версиями.

Ключевые преимущества

• Вы можете быстро импортировать документы, используя атрибут перетаскивания. Кроме того, он позволяет использовать структуру папок и файлов, защищенный FTP-шлюз для загрузки большого количества файлов, а также автоматизированный контроль версий документов.
• Эта платформа реализует многочисленные протоколы безопасности, такие как авторизация на основе ролей пользователей, двухфакторная аутентификация и выход из сеанса.
• С Onehub вы можете легко просматривать документы и файлы, не сохраняя их, будь то на смартфоне или в интернет-браузере.
• Эта система управления документами позволяет вам связываться с коллегами посредством обмена сообщениями, проверки и утверждения, а также комментариев к папкам.
• Эта платформа легко подключается к OneDrive и Google Диску.
• Это позволяет отслеживать все действия по загрузке и настройке. Вы можете использовать контрольные журналы для немедленной отмены разрешений при обнаружении какой-либо подозрительной активности.

Ограничения

• Разделение членов группы на более мелкие группы невозможно
• Трудно учиться и не хватает учебных материалов

Цены

Премиум-пакеты Onehub начинаются с 12,50 долларов в месяц и доходят до 500 долларов в месяц. Кроме того, все пакеты поставляются с бесплатной пробной версией на 14 дней.

DocuPhase: лучшее решение для повышения производительности

DocuPhase имеет несколько возможностей и функций, которые позволяют группам работать более систематически и эффективно.

Ключевые преимущества

• Приложение использует технологию автоматической индексации на основе ИИ, которая позволяет пользователям заранее устанавливать метки, а также разделять и классифицировать документы при получении.
• Опция расширенного поиска позволяет пользователям быстро находить сведения о файле.
• Благодаря автоматической маршрутизации документов вы можете делиться сведениями о документах с соответствующими специалистами.
• DocuPhase — гибкое приложение. Он имеет функции, полезные для групп, обрабатывающих большое количество файлов.
• Систематическая организация и контроль документов могут быть автоматизированы.

Ограничения

• Обновление или применение исправлений безопасности является сложной задачей без помощи службы поддержки.
• Новичкам может показаться ошеломляющим изучение различных функций.

Цены

Ваш отдел может оценить настроенную демонстрацию перед покупкой приложения. Структура цен зависит от функций, которые выбирает ваша команда, поскольку потребности каждой группы уникальны.

Заключительные мысли о системах управления документами

Когда оцифровка становится нормой, бумажные файлы исчезают. И виртуальное хранилище, безусловно, является наиболее предпочтительной альтернативой.

Это одни из лучших программ для управления документами. Но эти приложения обладают уникальными функциями и отличительными чертами.

Некоторым компаниям могут потребоваться расширенные возможности. Это может включать подключение к определенному API, маршрутизацию документов через разные системы для дополнительной безопасности или соответствие стандартам ISO.

Но если вам не нужны дополнительные навороты, настроить систему управления документами легко и просто. Вы можете начать использовать программное обеспечение для управления документами прямо сейчас. Просто оцените различные приложения и их возможности и выберите наиболее подходящее для ваших нужд.