Навыки управления мероприятиями, которыми должен обладать планировщик

Организация мероприятий — сложный бизнес. Чтобы взять на себя такую ​​роль, вам нужно нечто большее, чем просто организаторские способности. Вам придется обращать внимание на детали и быть готовым отвечать на запросы людей. Вероятно, вам придется тушить пожар или два.

Однако, если вам нравится работать с людьми, планирование мероприятий может быть полезным. И всегда есть советы и рекомендации, которые помогут вам стать лучше.

В этой статье описываются 20 навыков управления событиями, которые необходимы планировщикам для организации успешных мероприятий. Все те, кто хочет сделать карьеру в этой области, могут узнать, что нужно, чтобы стать лучшим. Не стесняйтесь открывать свои врожденные способности и способы развития новых.

Навыки управления событиями, которыми вы должны обладать, чтобы стать организатором мероприятий

Навыки работы с людьми

У всех событий есть одна общая черта: в них участвуют люди. Независимо от того, какое мероприятие вы проводите (лично, в прямом эфире или гибридное мероприятие), люди всегда там. Вот почему ваши навыки работы с людьми играют важную роль.

Вам придется учитывать все виды персонажей и делать это эффективно. Сюда входят поставщики, руководители, спонсоры, коллеги, поставщики, персонал, государственные служащие и руководители. Большая часть вашего карьерного успеха заключается в том, чтобы чувствовать себя комфортно при общении со всем этим. Другими словами, коммуникативные навыки являются ключевыми в этом бизнесе.

Организационные навыки

Когда дело доходит до организационных навыков, организаторы мероприятий должны уметь все подготовить эффективно.

Каждое из ваших мероприятий будет состоять из тысяч элементов, которые вы должны умело собрать. Более того, успешные event-менеджеры обычно работают над несколькими проектами одновременно.

Вы должны убедиться, что заказы, счета, встречи, поставки и другие задачи выполняются правильно и своевременно. Таким образом, одним из самых важных навыков управления событиями является ваша способность организовывать. Делая это правильно, вы обеспечиваете себе успешное мероприятие.

Навыки коммуникации

Пока ясно, что нужно иметь дело не только с клиентами, но и с другими ключевыми фигурами в процессе планирования мероприятия. Но коммуникативные навыки выходят за рамки этого; вы также должны четко передавать сообщения.

Убедитесь, что ваши инструкции являются четкими и прямыми, особенно когда вы имеете дело с вашей командой планирования. Кроме того, убедитесь, что вы делаете это привлекательно.

В тот момент, когда вы принимаете на себя ответственность в качестве организатора мероприятий, вы соглашаетесь. Теперь вы лидер этого мероприятия и несете ответственность за его успех. Ваш стиль руководства может изменить ситуацию, если вы обеспечите прочную коммуникацию. Будьте в курсе того, чем занимается ваша команда, и давайте персональные инструкции. Кроме того, вы должны быть открыты к тому, что говорят ваши коллеги, и быть готовыми поддержать их, если у них возникнут трудности.

Навыки тайм-менеджмента

По мере продвижения по карьерной лестнице у вас будет больше задач, отнимающих много времени, поэтому необходимо иметь под рукой некоторые стратегии тайм-менеджмента. Вот почему многозадачность станет вашим лучшим другом. Тем не менее, это также может быть вашим злейшим врагом.

Будет много ситуаций, когда вы проводите мозговой штурм с коллегой, и вдруг вам звонят по поводу дизайна сцены. Кроме того, вы должны уложиться во множество сроков. Дата мероприятия назначена, и вы несете ответственность за то, чтобы все было готово вовремя.

Такая ситуация может быть билетом в один конец к тревоге и стрессу, а может быть сценарием успешного события. Все зависит от ваших навыков тайм-менеджмента.

Сетевая смекалка

Лучшие организаторы мероприятий — это те, кто может создать сеть. Обязательно наладьте контакт с различными профессионалами в бизнесе планирования мероприятий.

Если у вас есть надежная сеть, ваши проекты будут работать более гладко. Не забывайте, что они также могут порекомендовать вам новых клиентов.

Понимание событий

Рискуя указать на очевидное, организаторы мероприятий должны знать, как работает индустрия мероприятий.

Ваши навыки планирования мероприятий не будут полными, пока вы не приобретете эти знания. Кроме того, полезно, если вы знаете, как настроить запрос предложений (RFP) или поэтажный план. Обзор контрактов и анализ данных также являются важными навыками управления событиями.

Профессионалы организации мероприятий — больше, чем бизнесмены, художники: им нужно находить творческие решения. Кроме того, это помогает понять, что реалистично, а что нет.

Наконец, кто-то может быть более талантлив в этом отношении от природы. Тем не менее, эти навыки также могут быть развиты с течением времени.

Исследовательская способность

Каждый организатор мероприятий должен проводить исследования, чтобы быть в курсе последних новостей отрасли. Ресурсы, инструменты и аспекты, связанные с событиями, заслуживают внимания.

В настоящее время эта информация легко доступна в Интернете через поисковую систему. Тем не менее, ключ к успеху заключается в том, чтобы найти нужную часть данных среди океана доступной информации . Это зависит исключительно от исследовательских навыков организатора.

Хорошие исследователи смогут быстро найти точную информацию. Это включает в себя ограничения в последнюю минуту, такие как ограничения вместимости или условия входа, которые могут применяться правительствами.

Клиентоориентированный сервис

Правило номер один для всех организаторов мероприятий: «Клиент на первом месте». Всегда имейте в виду, что вы организуете мероприятие для клиента, поэтому вы должны расставить приоритеты в его видении. Даже если вы не согласны с одним решением, вы должны ставить их нужды выше своих. Кроме того, необходимо учитывать такие факторы, как бюджет.

Помните, что дружелюбие — это большой плюс. Используйте такие выражения, как «Мне очень приятно», «Посмотрим, что мы можем сделать» или «Абсолютно». При таком подходе вы можете успокоить своего клиента и снизить его тревогу.

Навыки решения проблем

Если вам интересно, что окупается в этой отрасли, ответ — навыки решения проблем.

Невозможно представить мероприятие без проблем, и решать их нужно с холодной головой. Быть организатором мероприятия — это больше, чем просто развешивать стикеры и давать несколько инструкций. В большинстве случаев организаторам приходится принимать трудные решения.

Будут непредвиденные ситуации, которые вам предстоит разрешать спокойно и эффективно. От развлечения аудитории, пока основной докладчик застрял в пробке, до поиска нового провайдера в последнюю минуту — вы должны быть готовы ко всему.

В общем, навыки принятия решений и способность решать проблемы будут вашими лучшими союзниками.

Научитесь делегировать

Мы все хотим контролировать ситуацию, однако заботиться обо всем самостоятельно — не лучшая стратегия.

Есть предел того, что человек может сделать, поэтому вы должны научиться делегировать. Особенно при планировании крупных мероприятий менеджеры должны доверять своей команде.

Хотя это не то, что вы строите за одну ночь, об этом стоит подумать. Наличие солидного персонала, на которого можно положиться, является большим плюсом.

Умение вести трудные разговоры

Вероятно, в какой-то момент вам придется столкнуться с трудными ситуациями. Дать конструктивный отзыв или уволить кого-то — непростая задача. Когда вы окажетесь в такой ситуации, вам нужно хорошо с ней справиться.

Если вы хотите проводить успешные мероприятия, вам придется принимать сложные решения, такие как удаление члена команды или переназначение задачи.

Ваши лидерские качества зависят от того, как вы подходите к такому сценарию.

Будьте выносливы и гибки

Управление событиями — это не четкий набор задач. Важно понимать, что обязанности меняются, и вам нужно адаптироваться к каждой ситуации. Большая часть вашей работы может включать в себя что угодно, от тушения пожаров до решающих телефонных звонков, и вам нужно делать это максимально эффективно.

Ваша работа в таких случаях должна быть безупречной, и вы должны сохранять спокойствие. Таким образом, вы можете вернуться к управлению шоу в кратчайшие сроки.

Наличие контрольного списка важно, но вы должны уметь от него отходить. Если что-то отклоняется от вашего процесса планирования, вы должны отреагировать . В противном случае событие пострадает.

Наконец, имейте в виду, что то, как вы с этим справитесь, определит вашу репутацию как организатора мероприятий.

Навыки ведения переговоров и управления бюджетом

Ведение переговоров – важная часть работы. Большую часть времени вам придется работать с бюджетом, и ваши навыки ведения переговоров могут спасти ситуацию. При бронировании места или заключении контракта вы хотите получить лучшую цену, чтобы вы могли увеличить бюджет.

Но как это сделать? В то время как некоторые люди являются прирожденными переговорщиками, другим может потребоваться практика. В общем, это смесь такта, уверенности и подготовки . Прогнозирование и контроль расходов являются жизненно важными факторами. Также приветствуется опыт работы с выставлением счетов.

Навыки принятия решений

Это более глубокое понимание одного из предыдущих пунктов. Если вы принимаете решение как организатор мероприятия, вы должны тщательно проанализировать ситуацию и рассмотреть все возможные исходы. Поскольку это будет важной частью вашей повседневной жизни, вы должны уделить этому много внимания.

Более того, речь идет не только о быстром принятии решений; ваши решения должны быть жизнеспособными. Работайте над своими навыками принятия решений, и каждый раз вы сможете придумывать лучшие решения.

Развивайте свое творчество

Креативный планировщик жизненно важен для успешного мероприятия. Кроме того, способность привлекать клиентов и посетителей имеет решающее значение. Недостаточно забронировать место, нанять поставщиков и найти подходящие варианты развлечений. Вот где творчество становится необходимым.

Если вы хотите, чтобы люди запомнили ваши мероприятия, убедитесь, что вы превращаете свои идеи в незабываемые впечатления.

Хотя это не сложный навык, это способность, которую вы можете приобрести с практикой и самоотверженностью.

Будь хорошим лидером

Настоящий лидер объединяет людей. Вместо того, чтобы отдавать приказы, постарайтесь привлечь сотрудников и вдохновить их на то, чтобы они старались изо всех сил.

Поставщики, волонтеры и члены команды должны работать вместе для достижения общей цели. Кроме того, они должны чувствовать, что то, что они делают, имеет значение.

Своим стилем постарайтесь заставить людей почувствовать себя важными и привести их к успеху. Даже если вам иногда приходится быть жестким, убедитесь, что это не является вашим естественным способом общения с другими людьми в рабочей среде.

Любите то, что делаете

Хотя это может звучать как клише, страсть по-прежнему является важной частью уравнения. Организатор мероприятий должен вкладывать страсть во все, что он делает, и работать с энтузиазмом. На данном этапе важна самомотивация.

Кроме того, чувство гордости за создание успешного мероприятия может стать тем, что заведет ваш двигатель.

Никто не сомневается, что организация мероприятий — одна из самых стрессовых профессий, и именно поэтому вам нужна дополнительная искра. Мотивация поможет вам преодолевать трудности и сохранять спокойствие, когда возникают трудности. Работайте с искренней страстью, и вы увидите результаты.

Такой подход также приведет к более высокому творчеству и даст вам чувство удовлетворения.

Знание технологий

В наши дни знание технологий не вариант. Имейте в виду, что технологии — лучший друг менеджера.

Программное обеспечение и приложения могут упростить процессы и повысить вашу эффективность, поэтому не бойтесь их использовать. Даже если вы не знаете решение наизнанку, убедитесь, что понимаете, какие преимущества оно может дать.

В соответствии с этим, быть в курсе последних тенденций также может быть очень полезным.

Навыки управления рисками

Безопасность должна быть одним из ваших главных приоритетов. Вполне вероятно, что участники мероприятия, спикеры или спонсоры не заметят ваших усилий в этой области. Тем не менее, вы никогда не должны экономить на безопасности.

Безопасность важна для каждого человека, участвующего в процессе планирования, а также для участников. Будь то меры безопасности на месте или защита данных клиентов, убедитесь, что ваше мероприятие безопасно.

Кроме того, будьте в курсе правил здравоохранения и государственных мер безопасности.

Сохранять спокойствие

Даже в самом лучшем планировании есть свои слабые места. Другими словами, вы не можете предсказать все возможные проблемы, которые могут возникнуть.

Если инцидент ставит под угрозу ваше мероприятие, обязательно сохраняйте спокойствие. Только так вы сможете найти лучшее решение.

Заключительные мысли о навыках управления событиями

Этот список содержит 20 навыков управления событиями, которыми должен обладать каждый хороший планировщик. Некоторые из них придут к вам естественным образом, но другие нуждаются в воспитании и развитии.

Помните об этих моментах при планировании мероприятий, и вы увидите хорошие результаты. Все возможно со страстью и самоотверженностью.

Если вам понравилась эта статья о навыках управления событиями, прочтите и эти:

• Лучшие ресурсы по планированию мероприятий, которые должен использовать каждый профессионал
• Консалтинговые бизнес-идеи, которые можно попробовать для вашего будущего консалтингового бизнеса
• Как заработать на проведении мероприятий: руководство, которое вам абсолютно необходимо