Советы по планированию мероприятий, которые помогут вам организовать лучшее мероприятие

Организаторы мероприятий должны быть хорошо организованы, чтобы координировать каждый шаг в процессе планирования. Без эффективной стратегии плотный график может легко стать хаотичным, и вскоре вы потеряете контроль над планом, который должен был помочь вашему мероприятию сдвинуться с мертвой точки. Поскольку вам приходится управлять несколькими поставщиками одновременно, поддерживать связь с заинтересованными сторонами и своевременно производить платежи, важно отшлифовать свой план действий и организоваться.

Отличный способ сделать это — воспользоваться практическими советами и методами, чтобы улучшить свои организаторские навыки и обеспечить успех вашего мероприятия.

Несмотря на то, что каждое мероприятие отличается по-своему, этот пост предназначен для того, чтобы поделиться некоторой общей внутренней информацией, которую вы можете использовать при организации следующего мероприятия, независимо от его цели.

Ниже приводится набор некоторых важных советов по планированию мероприятий, которые вы можете применить при подготовке вашего следующего запоминающегося мероприятия.

Начните как можно раньше

Первым шагом в процессе планирования мероприятия является определение четкой цели, будь то светское собрание, корпоративное уединение или сбор средств. Будет легче сосредоточиться на ключевых аспектах мероприятия, таких как место, тип места проведения и привлечение спонсоров, если вы установили четкую и определенную цель мероприятия.

Не откладывайте, когда дело доходит до начала планирования вашего мероприятия. Крупному мероприятию требуется не менее четырех-шести месяцев, чтобы все организовать, в то время как для небольшого мероприятия требуется максимум один месяц. Важно помнить, что контракты с поставщиками должны быть заключены за несколько недель до мероприятия, чтобы обеспечить бесперебойную работу до большого дня.

Установите четкие, измеримые цели

Если вы хотите установить реалистичные цели и задачи, начните с пары вопросов:

• Почему запланировано это мероприятие?
• Что организаторы мероприятия ожидают достичь с помощью этого конкретного мероприятия?

Повысьте вероятность успеха каждой задачи в вашем контрольном списке планирования мероприятий, хорошо понимая основные цели вашей компании, прежде чем приступать к планированию. Вы хотите собрать определенную сумму в виде пожертвований для следующего большого проекта? Вы хотите привлечь 50 или 500 гостей? Возможно, вы пытаетесь привлечь внимание к конкретной причине.

Обязательно ставьте цели с критериями, которые позволяют измерять ваш прогресс. Это поможет вашей команде не только визуализировать цели, но и реализовать их. Способный планировщик событий также примет во внимание результат, когда цели достигнуты, пропущены и даже превзойдены. Кроме того, они обдумают, когда лучше всего подвести итоги и когда лучше попробовать что-то более увлекательное на следующем мероприятии. Когда вы точно знаете, где хотите быть, вы знаете, как эффективно туда добраться.

Планируйте с прозрачностью

Держите ключевых стейкхолдеров и маркетинговую команду в курсе планирования вашего мероприятия. Сообщите им о расписании, которое вы установили, и о том, что вы сделаете, например, о ваших целях и задачах мероприятия. Вовлекая заинтересованные стороны в процесс, вы можете брендировать и объединять опыт для всех участников мероприятия.

В случае значимого события информируйте участников как можно чаще, чтобы убедиться, что все детали на временной шкале события, от концепции до PR в СМИ, работают без сбоев.

Поощряйте профессиональные отношения взаимного уважения

Важно помнить, что от вашего профессионализма зависит организация успешного мероприятия . Один из ключевых советов по планированию мероприятий, который следует помнить, — сосредоточиться на привлечении клиентов. Старайтесь находить клиентов, которые уважают то, что делаете вы и ваша компания, и устанавливайте с ними долгосрочные партнерские отношения.

Будьте полны решимости заложить основу для хороших деловых отношений, ценя и поддерживая взаимное уважение. Используйте свои сильные стороны, и вы создадите оптимальное впечатление для своих гостей.

Станьте лучшими друзьями с данными

Разработайте способ измерения и извлечения уроков из результатов ваших навыков планирования мероприятий, а также собирайте данные, чтобы определить влияние ваших решений в процессе планирования.

Как вы можете гарантировать, что ваш процесс оказывает законное влияние? Например, вы можете проводить объективные опросы и измерять NPS.

Обладание качественными данными не только поможет вам улучшить планирование будущих мероприятий, но и поддержит вас, когда клиенты выдвигают идеи, которые могут оказаться неудачными.

Определите свою целевую аудиторию

Важной частью планирования является определение вашей целевой аудитории:

• Местные жители?
• Деловые партнеры или руководители?
• Управление?
• Текущие или потенциальные клиенты?
• Сочетание этих групп?

Ключ к успешному мероприятию – достучаться до целевой аудитории. Как только вы узнаете , кто , вы можете работать над тем, как адаптировать мероприятие к их потребностям и интересам.

Соберите достаточно данных о вашей аудитории, демографии, отношении, интересах или антипатиях и так далее. Положитесь на их характеристики, чтобы понять и определить свою конкретную аудиторию.

Наймите замечательный персонал

Советы по планированию мероприятий подчеркивают важность найма хорошего персонала для организации успешного мероприятия. Они проявят уважительное и профессиональное отношение и будут иметь глубокие знания о мероприятии, чтобы ответить на вопросы гостей.

Крайне важно подтвердить, какой опыт сотрудники мероприятия привносят в работу, поэтому попросите их заполнить заявки и предоставить рекомендации, которые вы можете проверить. И обязательно попросите кого-нибудь просмотреть детали мероприятия и подвести итоги до его начала, чтобы во время мероприятия у вас не было неприятных сюрпризов.

Тщательно выбирайте место для проведения мероприятий

Вы назначили дату, теперь вам нужно забронировать идеальное место. Важные детали, такие как место и дата, должны быть согласованы как можно скорее. Это делается для того, чтобы управление мероприятиями могло заблаговременно начать маркетинговую кампанию.

При выборе места следует учитывать следующее:

• Лифты и входы легко доступны для всех? Доступны ли туалеты для всех полов? Достаточно ли места, если потребуются переводчики или экран с субтитрами в реальном времени?
• Требования к пространству для 50 гостей отличаются по сравнению с 500.
• Есть ли большая парковка и удобный ли въезд с дорог общего пользования?
• Вы обязаны приобрести определенную страховку? Каковы положения об ответственности?
• Убедитесь, что есть место для аудио- и видеооборудования, включая вилки, удлинители и т. д., если для мероприятия требуются динамики, микрофоны и камеры.

Имейте комплексный план мероприятий

Тщательный план мероприятия должен содержать список дел, охватывающий все ключевые аспекты, от целей до логистики. Этот план поможет вам сохранить организованность, сэкономить время и убедиться, что планирование вашего мероприятия идет по плану. Это также может быть отличным ресурсом для посетителей, членов команды и других лиц, участвующих в организации мероприятия.

Основы, которые должен включать обширный план:

• Место проведения
• Логистика
• Управление питанием
• Спикеры/талант
• Ведущие/ведущие
• Расписание/хронология
• Развлечения
• Рекламный пакет
• Управление регистрацией
• Спонсорский план и управление
• Волонтерские обязанности

Брендируйте свое мероприятие

Актуальная тема, которая захватывает и увлекает, может помочь вашему мероприятию выделиться на фоне конкурентов. Убедитесь, что вы используете эту тему во всех аспектах мероприятия, особенно в названии. Продемонстрируйте отличительные особенности и рекламируйте их в онлайн-СМИ, чтобы привлечь людей на ваше мероприятие.

При рассмотрении различных названий событий спросите себя: чем это мероприятие отличается от других, проводимых в вашей отрасли? Какое послание или идеалы вы надеетесь выразить через это мероприятие? Каковы основные особенности вашего мероприятия?

Создайте слоган: после того, как вы определились с названием, придумайте слоган. Не забудьте сохранить суть и сделать ее запоминающейся, ведь это играет на бренде вашего мероприятия.

Нарисуйте логотип. Если вы организуете крупномасштабное мероприятие или серию мероприятий, вам необходимо создать логотип.

Создайте визуальную айдентику: составьте визуальную айдентику, которая объединит все особенности мероприятия.

Создайте многоканальный маркетинговый план

При планировании мероприятия используйте социальные сети, официальный сайт и рассылку по электронной почте для продвижения мероприятия и продажи билетов. Важно, чтобы следующий маркетинговый контент содержал подробную информацию о мероприятии, о том, как участники могут зарегистрироваться и чего они могут ожидать:

• Электронные письма, отправленные участникам и гостям прошлых мероприятий
• Посты в различных фирменных социальных сетях
• Информация размещена на официальном сайте компании
• Информация в обычном информационном бюллетене
• Попросите спикеров и высокопоставленных гостей продвигать информацию о мероприятии через свои платформы в социальных сетях.
• Получить и гарантировать различные виды спонсорства (составьте список потенциальных спонсоров, которых вы хотели бы поддержать для вашего мероприятия)

Составьте бюджет и придерживайтесь его

Очень важно с самого начала определить имеющийся у вас бюджет, так как это повлияет на тип мероприятия, которое вы сможете организовать. Совет по планированию мероприятий от Worley советует вам определить сумму, которую вы готовы потратить, а затем выделить на 10 % больше первоначальной сметы.

Организационные заминки могут возникнуть в любой момент . Запланируйте покрытие любых дополнительных или непредвиденных расходов.

После того, как вы установили бюджет, обязательно определите, какие ресурсы и где будут использоваться. Например, растрата вашего бюджета на декоративные элементы вместо того, чтобы инвестировать в профессиональную и опытную команду AV, может испортить ваше мероприятие.

Создайте временную шкалу и контрольный список

Фиксированный крайний срок гарантирует, что вы продолжите планирование мероприятия без задержек. Это более эффективно, чем общий список дел, поскольку вы можете определить, когда необходимо принять определенные решения и завершить работу.

Краткий контрольный список поможет вам распознать задачи, которые необходимо выполнить, определить крайние сроки и принять решение о любой необходимой дополнительной поддержке. Вы также можете генерировать финансовые и временные оценки в процессе подготовки. Составление контрольного списка также может помочь вам оценить прогресс, которого вы добиваетесь в каждой задаче.

Обновляйте свою временную шкалу и контрольный список по мере приближения дня мероприятия, задавая себе следующие вопросы:

• когда приедут продавцы?
• кто контактный?
• когда будут подаваться блюда?
• когда ди-джей заменяет живую группу?

Продемонстрируйте своих спонсоров эффективно

Независимо от того, организуете ли вы личные или виртуальные мероприятия, нет необходимости полностью финансировать все мероприятие без посторонней помощи. Свяжитесь с потенциальными спонсорами, чтобы обсудить возможности финансирования мероприятия в обмен на узнаваемость бренда среди посетителей.

Составьте план того, как вы хотели бы продемонстрировать своих спонсоров. Включите в свое планирование следующее:

• Приложение для участников. Этот ресурс позволит гостям узнавать различных спонсоров, отправлять push-уведомления и подключаться к удобному маршруту.
• Спонсорская биржа. Вы по-прежнему можете соответствовать требованиям вашего спонсора, даже проводя онлайн-мероприятие.
• Маркетинговые материалы. Повысьте качество опыта для ваших спонсоров с помощью краткого изложения того, что они могут получить, внося свой вклад в маркетинговые инструменты мероприятия. Используйте крики во время мероприятия, чтобы повысить узнаваемость бренда спонсоров среди аудитории.

Большинство советов по планированию мероприятий напомнят вам о необходимости глубоко ценить своих спонсоров с той минуты, как они подпишут контракт. Имейте в виду, что они заплатили за то, чтобы их увидели и услышали на вашем мероприятии.

Сфотографировать все

У TechCrunch есть учетная запись Flickr с изображениями с их мероприятий.

Не забудьте сделать захватывающие и интересные фотографии, которые подчеркнут успех вашего мероприятия. Затем ими можно поделиться на различных маркетинговых платформах в социальных сетях, чтобы создать шумиху.

Профессиональный фотограф будет иметь хорошее представление о типах фотографий, рекламирующих ваше конкретное мероприятие, и запросит у вас конкретные детали. Сообщите им, что вам нужны различные фотографии, которые отражают разнообразие мероприятия, например, брендинг мероприятия, оживленное пространство и хорошо проведенное время гостей.

На этапе проектирования обязательно учитывайте все визуальные аспекты вашего мероприятия. Что бы создать динамический фон? Какие ключевые особенности будут хорошо фотографироваться и продвигать бренд или спонсоров?

Планируйте логистику дня

Гарантируйте успех вашего мероприятия, определяя, просматривая и нанимая всех необходимых специалистов по мероприятию (автотехников, декораторов, фотографов, сотрудников службы безопасности и т. д.). Спикеры и докладчики, среди которых могут быть влиятельные эксперты и влиятельные лица отрасли, должны быть забронированы, поскольку они имеют право делиться идеями, которые вы хотели бы продемонстрировать на своем мероприятии.

Очень важно, чтобы вы соблюдали баланс в расписании мероприятий ваших гостей. Вы хотите, чтобы они как можно больше участвовали в программе. Внесите разнообразие в мероприятие, чтобы привлечь и удержать их интерес.

Но вы также хотите выделить в программе достаточно времени и места, чтобы позволить участникам смешивать и обрабатывать всю информацию, которую они получают. Расписание должно предусматривать запас для любых непредвиденных ситуаций.

Имейте запасной план на случай, если что-то пойдет не так

Вы должны составить запасной план на случай любых непредвиденных ошибок или проблем. Комплексный резервный план гарантирует, что ваше мероприятие пройдет гладко и будет успешным для всех участников. Поэтому не забудьте поделиться планом с персоналом, поставщиками и теми, кто отвечает за место проведения. Убедитесь, что они согласны с планом и осведомлены о протоколе, которому необходимо следовать в случае возникновения каких-либо проблем.

Некоторые из этих проблем могут включать в себя наличие резервного оборудования (микрофоны, динамики и т. д.), список возможных сценариев, которые могут иметь место, отсутствие выступающего или перенос мероприятия в онлайн.

Не бойтесь переговорного процесса

Вот хороший совет по планированию мероприятий, о котором следует помнить при работе с поставщиками: обо всем можно договориться. Не вздрагивайте, обсуждая цены. Скрытые расходы могут появиться в любой момент на этапе планирования мероприятия, поэтому заранее определите свой бюджет, прежде чем иметь дело с поставщиками. Решите вести переговоры на 5-10% ниже первоначального предложения .

Изучите логистику других отраслей

Знакомство со сложными деталями функционирования других отраслей не обязательно, но представление об общей логистике определенно поможет вам как организатору мероприятий. Будьте как можно более конкретными при общении с другими вовлеченными организациями и поставщиками.

Например, возможность определить количество квадратных метров, необходимых для размещения стульев, столов и палаток, зная мощность генератора, БТЕ кондиционера и другие подобные детали, поможет вам организовать ваше мероприятие гладко.

Соберите отзывы сотрудников и посетителей

После завершения мероприятия получите обратную связь о результатах. Получение жизненно важных отзывов как от сотрудников, так и от посетителей поможет вам оценить, что сделало его успешным или провальным для всех участников.

Понимая важные элементы, которые обеспечили успех предыдущих мероприятий, вы можете попытаться повторить эти задачи при планировании следующего мероприятия. Вы также будете знать, где у вас есть возможности для улучшения, чтобы поднять планку для предстоящих событий. Если в процессе планирования мероприятия или самого мероприятия возникли препятствия или проблемы, примите к сведению и обязательно устраните их.

Поступая таким образом, вы лучше поймете, что создает или разрушает событие, и что вы можете продолжать делать или работать над изменением при планировании другого мероприятия.

Успех с советами по планированию мероприятий

Планирование мероприятия может быть трудной и ответственной задачей. Но 10 советов по планированию мероприятий, обсуждаемых в этой статье, помогут вам составить сильную и эффективную стратегию планирования мероприятий.

Глубокое и детальное понимание вашей целевой аудитории, кто они и чего они хотят, имеет решающее значение для обеспечения успеха вашего мероприятия. Чем лучше вы знакомы с тем, как вы можете предоставить участникам ценный опыт, тем больше возможностей вы создаете для организации идеального (и успешного) мероприятия. И это цель каждого хорошо организованного планировщика мероприятий.

Если вам понравилась эта статья о советах по планированию мероприятий, прочтите и эти:

• Лучшие ресурсы по планированию мероприятий, которые должен использовать каждый профессионал
• Советы, как стать самозанятым бизнес-консультантом
• Как заработать на проведении мероприятий: руководство, которое вам абсолютно необходимо