8 функций, которые нужны вашей внутренней компании Wiki

Внутренняя вики-страница компании — это не просто удобство, она определяет и количественно определяет информацию, которая легко может стать «институционализированным знанием». Ваша внутренняя вики-страница компании должна придерживаться философии, согласно которой никакие заметки не должны быть слишком тривиальными.

Ваша внутренняя вики жизненно важна, и она должна быть краткой, легкодоступной и часто обновляться. Вики — один из лучших удаленных инструментов, которые ваша компания может использовать для улучшения общения и повышения производительности.

Следующие восемь функций могут превратить вашу внутреннюю вики-страницу из «забытого проекта» в «повседневный ресурс» и не только сократить время обучения сотрудников, но и помочь предотвратить застревание сотрудников во время работы.

1. Вам нужно программное обеспечение Wiki для создания вашей Wiki

Если вы представляете компанию с большой командой разработчиков, у которой много свободного времени (поздравляю), то кодирование собственной вики может быть хорошей идеей. Но в целом лучше, чтобы сотрудники тратили время на редактирование и поддержку контента вики, а не на базу кода вики. Другими словами, ваша команда может сосредоточиться на приготовлении пиццы, а не на изготовлении печи.

Благодаря размещенному стороннему вики-решению вашей команде не нужно тратить время на устранение неполадок, исправления, обновления и добавление новых функций. Вот несколько рекомендуемых программных пакетов вики, которые могут оказаться полезными для вашей базы знаний:

• Tettra: Tettra — отличная платформа для обмена знаниями и совместной работы. Он также интегрируется с десятками других сервисов, поэтому вам не нужно начинать с нуля всю внутреннюю документацию. Вы можете встраивать Документы Google, делиться ими из Dropbox или Zapier и даже интегрировать GitHub, Slack, Prezi и Microsoft Teams (и это лишь некоторые из них). Команды инженеров используют Tettra для отслеживания базы своего кода и спецификаций продуктов, а группы маркетинга используют ее для отслеживания управления проектами и запуска продуктов.
• Bit.Ai: Bit.Ai — еще один хороший выбор для внутренней вики компании. Ваши вики-файлы можно настроить с помощью пользовательских виджетов, таких как блоки кода, математические уравнения и смарт-таблицы. Он также интегрируется с самыми популярными профессиональными приложениями для общения и совместной работы.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect больше предназначен для создания сообщества, но он отлично работает как вики и инструмент для совместной работы для бизнеса. Это своего рода универсальное решение, которое может быть отличным для вашего бизнеса или может быть излишним, в зависимости от вашей текущей настройки. Но ConcourseConnect может помочь вам настроить и интегрировать блоги, профили сотрудников, вики, ваш веб-сайт, а также совместную работу и отслеживание активности в одном месте.

Поиск вашей вики-программы — это только начало; затем вы должны спросить себя, как файлы хранятся и публикуются на внутренней вики вашей компании.

2. Вам нужно комплексное хранилище файлов и общий доступ

Где хранятся ваши вики-файлы и как сотрудники добавляют и редактируют эти файлы? Какие разрешения вы установили — кто может редактировать какие записи вики? Вы действительно хотите, чтобы непрограммисты редактировали часто задаваемые вопросы или вики-страницы о проверке кода или лучших практиках?

Вот функции хранения файлов и доступа, которые вам нужны:

• Возможности вложения файлов из нескольких источников: в наши дни люди живут в своих Документах Google и облачных сервисах. Ваши сотрудники должны иметь возможность загружать, прикреплять или иным образом интегрировать файлы из своих Evernote или iCloud, со своего телефона, планшета или ноутбука прямо в вашу вики.
• Большой или бесконечный предел загрузки: внутренние вики компании, при правильном использовании, имеют тенденцию со временем становиться очень большими и всеобъемлющими. Использование лимитов данных нанесет вред вашей вики. Прежде чем приступить к долгосрочной вики-стратегии, убедитесь, что ваши сотрудники могут безопасно загружать мультимедийные файлы на регулярной основе без драмы.
• Настраиваемые права доступа: идеальная вики или программное обеспечение для совместной работы должны иметь какую-то многоуровневую систему разрешений, чтобы у всех не было одинакового доступа. У вас должны быть как минимум разрешения на просмотр, разрешения на комментирование, разрешения на редактирование и разрешения на создание новых вики-файлов на разных уровнях.

После того, как ваши файлы будут безопасно храниться и совместно использоваться, сотрудники должны иметь инструменты для совместного использования этих файлов и совместной работы над ними.

3. Вики вашей внутренней компании нуждается в мощных инструментах для совместной работы

Внутренняя вики компании с запутанными или слабыми функциями совместной работы бесполезна — весь смысл вики заключается в обмене знаниями с большой группой. Удаленные команды особенно нуждаются в эффективном сотрудничестве.

Независимо от того, создаете ли вы вики-записи или интегрируете файлы и контент из других приложений, выбранное вами вики-программное обеспечение должно позволять вам делать следующее:

• Совместное использование документов. Очевидно, что редакторы должны иметь возможность делиться своими документами на вики с людьми, имеющими соответствующие разрешения.
• Комментарии : все, у кого есть разрешение на просмотр документа, должны иметь возможность добавлять комментарии.
• Предлагать изменения: при изменении существующего текста должна быть возможность отображать текст в качестве предложений. Это позволяет улучшить совместное редактирование, поскольку сотрудники могут видеть мыслительный процесс своих коллег и прийти к соглашению об окончательном тексте.
• Отслеживание изменений . Выбранное вами программное обеспечение для вики должно отслеживать изменения не только в конкретном документе, но и во всей вики. Он должен записывать, когда вносятся изменения, когда добавляются новые файлы и страницы и когда контент удаляется. Люди, которым вы поручите поддерживать вашу вики, сочтут эту функцию бесценной.
• Интеграция с коммуникационными приложениями: идеально подходит программное обеспечение Wiki, которое можно интегрировать со Slack или электронной почтой. Если изменения в вики могут отправлять уведомления в ваш существующий командный чат, вы создаете среду подотчетности и прозрачности. Кроме того, вы всегда исправляете ошибки быстрее.

Следующий шаг — выяснить, что входит в вики (и, что более важно, что не входит).

4. Вам нужно создать руководство для того, что есть в вики (а что нет)

Обучение и доступ к учебным ресурсам здесь являются ключевыми: вы должны создать четкие правила того, что заслуживает того, чтобы быть в вики.

Внутренние вики-сайты компаний часто терпят неудачу, потому что они становятся разорванной и запутанной свалкой ненужной, противоречивой, избыточной, старой или плохо сформулированной информации. Вместо этого решите, что должно и не должно быть в вики, и распространите эту информацию среди всех сотрудников. Сделать руководство по вики домашней страницей самой вики может быть хорошей идеей.

Фактические правила зависят от вас и от того, как вы хотите использовать свою вики, конечно.

Ваша вики посвящена адаптации новых сотрудников? В этом случае вики-файлы и записи должны быть ограничены HR-документами, учебными материалами и документами с передовым опытом.

Ваша вики предназначена для управления проектами? Если это так, ваши сотрудники должны знать, что записи в вики, не относящиеся к теме, будут удалены — запись в вики в местах, где можно пообедать рядом с работой, неуместна.

Ваша вики предназначена для унификации стандартов и лучших практик? Может быть разумнее создать схему с шаблонами заранее, вместо того, чтобы позволять вашей вики расти органически. Например, если вы хотите, чтобы все в вашей компании собирали автомобили одинаковым образом, вы можете создать разделы «Шины», «Рама», «Двигатель», «Трансмиссия» и «Шасси» и иметь свои основные инженер заполнить их.

Если ваша компания создает несколько продуктов и услуг с помощью разных отделов, вы можете рассмотреть возможность создания отдельных рабочих мест, чтобы избежать беспорядка.

5. Вашей вики нужны отдельные рабочие пространства для команд

Не каждая часть информации полезна для каждого члена команды, особенно в многонациональной или сильно сегментированной компании, поэтому вашей вики нужны отдельные рабочие пространства.

Если продавцам приходится продираться через бесконечную череду статей о программировании в вики, чтобы добраться до информации о CRM, вики становится менее полезной (и, следовательно, менее используемой). То же самое для разработчиков, которым приходится пролистывать статьи по управлению клиентами только для того, чтобы найти правильную процедуру компиляции.

Отдельные рабочие пространства уменьшают эти напрасные усилия. Когда сотрудники определенного филиала, отдела или специальности заходят на вики, он должен размещать их в разделе вики, наиболее соответствующем их потребностям. Эти цифровые рабочие пространства также предотвращают усталость от уведомлений — сотрудники получают только те уведомления, которые имеют отношение к ним.

6. Ваша внутренняя вики нуждается в работающей функции поиска

Ваша внутренняя вики может иметь самую тщательно выстроенную организацию, но все, что действительно нужно, — это «загуглить» свою проблему. 43% людей сразу же обращаются к строке поиска, прежде чем пробовать какое-либо другое решение. Вики вашей внутренней компании нуждается в работающей панели поиска.

Работники умственного труда тратят 19% своего времени на поиск информации, необходимой им для работы. Они также привыкли искать через свои телефоны и браузеры. Функционирующая поисковая строка быстрее доносит информацию до сотрудников.

Им не нужно изучать файловую схему вики, и им не нужно никакого дополнительного обучения. Кто-то, кто ищет, как записаться на больничный, может просто ввести это в строку поиска и идти дальше, вместо того, чтобы пытаться угадать, находится ли статья в разделе «Кадры» или «Ориентация».

Поисковые системы на вики либо попали, либо промахнулись — нет простого способа сразу сказать, хороша ли их функция поиска. Мы рекомендуем дать любой вики-платформе полный тестовый запуск, прежде чем покупать или фиксировать. Если вики общедоступна (например, Wikidot), выберите общедоступную вики и выполните поиск общих терминов для соответствующей отрасли. Соответствуют ли результаты поиска вашему запросу?

Если вики является программным обеспечением для совместной работы, поговорите с представителем о доступе к демоверсии. Запустите эту поисковую строку в землю — поэкспериментируйте. Может ли панель поиска обрабатывать опечатки? Будет ли он пытаться найти что-то близкое к тому, что вы набрали, или вернет нулевые результаты?

Есть ли в вики-статьях функциональность ключевых слов? Можете ли вы пометить каждый файл соответствующими темами? Все эти функции делают поисковые системы вики лучше, поэтому следите за ними.

7. Ваша вики нуждается в регулярной очистке и назначенных для этого людях

Вики могут быстро превратиться в запутанное гнездо неработающих ссылок, старой информации и ненужных страниц. Эффективная и долговечная внутренняя вики-страница компании — это результат времени и усилий персонала, посвященного очистке вики-страницы и поддержанию ее в идеальном состоянии.

Этот процесс часто называют «вики-садоводством», и вы должны поручить вики-садовникам вырезать старые страницы, отрезать неработающие ссылки и преобразовать ваши обучающие данные в аккуратную и функциональную базу данных.

Вот несколько советов по вики-садоводству:

1. Назначьте хотя бы одного человека постоянным вики-садовником. В крупных компаниях работу должны выполнять два-три человека.
2. Регулярно устанавливайте обзоры вики. Раз в неделю или два раза в месяц ваши вики-садовники должны просматривать все изменения в вики.
3. Сравните правки с вашими рекомендациями по вики, с которыми вики-садовники должны быть хорошо знакомы, и внесите изменения, чтобы привести правки в соответствие со стандартами.
4. Вики-садовники должны быть известны сотрудникам — если сотрудник сталкивается с неработающей ссылкой, старой страницей или какой-либо другой очевидной ошибкой, сотрудники должны знать, что нужно отправить эту ошибку одному из вики-садовников для исправления.
5. Поиск старых или нерелевантных страниц. Если продукт или практика будут изменены или удалены, немедленно сообщите об этом вики-садоводам. Они могут выполнить быстрый поиск этого продукта или практики, а затем внести необходимые изменения.
6. Дайте вашим вики-садоводам дополнительное время. В зависимости от размера внутренней вики вашей компании, работа вики-садовника может быть самостоятельным занятием. Убедитесь, что у ваших садовников есть время, компенсация и умственная энергия для выполнения этой дополнительной работы.

Как только у вас будет чистый дом, вы должны убедиться, что дверь заперта. Внутренняя вики компании без безопасности или резервных копий может стать катастрофой, которая может произойти.

8. Ваша вики должна иметь защиту и резервные копии

Внутренняя вики-страница компании быстро наполнится конфиденциальной и служебной информацией — и так и должно быть; иначе это было бы бесполезно. Однако это означает, что хорошая внутренняя вики компании должна быть защищена от злонамеренного вторжения.

У вики также должны быть безопасные резервные копии, потому что хорошая вики (а) ценна и (б) огромна. Один сбой не может свести на нет всю тяжелую работу по созданию и поддержке.

К счастью, существует множество решений для защиты и резервного копирования вашей корпоративной вики. Большинство вики-платформ имеют некоторые варианты, но вот функции безопасности, которые вам нужно искать:

• Логин пользователя и информация о сотрудниках должны быть в безопасности:
  • IP-фильтры могут гарантировать, что все ваши входы в систему осуществляются из местных/утвержденных местоположений.
  • Пароли следует хэшировать и солить.
  • Входы должны быть защищены многофакторной аутентификацией.
• Данные, поступающие на серверы вашей платформы и поступающие с них, должны быть зашифрованы.
• Программное обеспечение должно регулярно обновляться. Как часто вики-сервис или приложение получают исправления?

Ваша внутренняя вики-страница компании также должна регулярно создавать резервные копии. Либо вам нужно сделать это самостоятельно, либо вам нужно найти платформу, которая делает это. Проверьте ваше потенциальное вики-решение на предмет следующего. На самом деле, рассмотрите возможность задать эти вопросы непосредственно представителю:

1. Автоматизированы ли резервные копии? Могут ли они быть настроены?
2. Как часто создается резервная копия вики?
3. Куда сохраняется резервная копия? Это место зашифровано и безопасно?
4. Во время передачи данные шифруются?
5. У кого есть доступ к резервным копиям?
6. Хранятся ли резервные данные в нескольких реальных местах?
7. Резервные копии перезаписываются или хранятся несколько версий?
   1. Это необходимо для предотвращения постоянной записи поврежденной версии или злонамеренного изменения вики.

После того, как вы убедились, что ваша вики безопасна и обладает всеми необходимыми функциями, возможно, пришло время, наконец, зафиксировать и начать создание вашей внутренней базы знаний.

Внутренняя вики компании держит всех на одной странице

Преимущества внутренней корпоративной вики невозможно переоценить. И это даже не ограничивается компаниями: даже образовательные учреждения могут извлечь выгоду из онлайн-вики и совместной работы. Когда важная информация легкодоступна, легко настраивается и легко добавляется, все сотрудники получают выгоду.

Внутренние вики также предотвращают формирование хранилищ данных в вашей компании, что делает вашу компанию более гибкой на меняющемся рынке. В конце концов, знание — сила, как гласит старая поговорка, так почему бы не дать своим сотрудникам и вашей компании систематизированные, актуальные и полезные знания в любое время?