Полное руководство по размещению вашего офисного помещения в гостинице

Хотя многие из нас годами работали из дома или уже знакомы с гибридным офисом (приходите, уходите, оставайтесь, уходите, сидите, стойте…), понятие нетрадиционных рабочих мест действительно стало популярным во время пандемии. И даже сейчас, когда многие компании возвращаются к нормальной жизни — или к новой нормальности — есть усвоенный урок, который сохраняется: альтернативные рабочие места приносят пользу работодателям и работникам. Есть и недостатки, конечно. Давайте рассмотрим все это, сосредоточив внимание на офисных помещениях отеля.

Что такое гибридное рабочее место?

Изображение с сайта GoodStudio/shutterstock.com

Гибридный офис — это офис, в котором есть как офисные, так и удаленные сотрудники. Те, кто работает в офисе, а не удаленные сотрудники, также могут измениться, а это означает, что сотрудники в офисе могут предпочесть работать из дома или в дороге в некоторые дни и наоборот. Кроме того, даже место работы сотрудников в офисе может меняться изо дня в день в зависимости от наличия рабочего стола и потребностей работника (например, личный кабинет для проведения совещаний или комната для заседаний для работы над групповым проектом). Чтобы классифицировать и создавать процессы для этих меняющихся потребностей, появились два стиля гибридных рабочих мест: горячее размещение и размещение в отеле. И то, и другое является альтернативой назначенному рабочему столу, за которым вы сидите каждый день.

Плюсы гибридного рабочего места

• Более эффективное использование недвижимости делает гибридные рабочие места рентабельными.
• Столы не персонализированы, поэтому они не загромождаются и минималистичны, что делает презентацию приятной.
• Сотрудники, работающие на дому, могут прийти через несколько дней и использовать выделенное рабочее место.

Минусы гибридного рабочего места

• Сотрудники не могут персонализировать свое пространство или всегда располагать свой рабочий стол именно так, как им нравится.
• Так много людей, сидящих за одним столом, могут привести к обмену микробами.
• Работники не всегда могут сидеть рядом с коллегами, с которыми им нужно поговорить по рабочим вопросам.

Горячие столы

Источник: ClassicVector через Shutterstock

На рабочем месте с горячим столом сотрудник приходит на работу и садится там, где есть свободный стол. Если доступно несколько рабочих мест, сотрудник может выбрать, какое из них он хочет использовать, если оно не зарезервировано. Обычно по прибытии в офис работник использует программное обеспечение, чтобы увидеть, какие столы свободны, и потребовать один из них. Затем они могут проверить, когда они закончили, чтобы другие работники увидели, что рабочее пространство снова доступно.

Горячие столы хорошо работают в двух типах офисов. Если у вас небольшой офис с ограниченным числом сотрудников, не будет слишком неприятно, если каждый выберет рабочий стол при входе. Это также разумная система, если большинство ваших сотрудников не находятся в офисе большую часть дня и приходят только в те редкие дни, когда они не в поле. В этом случае они, вероятно, не привыкли ни к одному рабочему столу, и им нужен только самый минимум, чтобы справиться с администрированием в течение дня.

Плюсы и минусы горячих столов

Плюсы

• Сотрудники в конечном итоге сидят рядом с людьми, с которыми им обычно не удается связаться. Это может укрепить профессиональные отношения и поощрить сотрудничество.
• Руководству не нужно беспокоиться о том, кто и где будет сидеть, если неожиданно появится много сотрудников (при условии, что столов хватит на всех).
• Работники ценят возможность самостоятельно выбирать, где им сидеть каждый день, без предварительного планирования.

Минусы

• Некоторые работники могут испытывать беспокойство, когда они не знают, где они будут сидеть каждый день или будет ли вообще доступен стол.
• Это влияет на производительность, когда нет свободных столов, и сотрудник должен решить, ждать или идти домой.
• Рабочие могут считать, что если бы они были важны для компании, у них по крайней мере было бы место для работы каждый день.

Стойка регистрации

Источник: Ирина Алекс через Shutterstock

Офисный отель использует более методичный подход к гибридному офису. Сотрудники резервируют свои столы или рабочие места заранее. Система аналогична бронированию номера в отеле онлайн. Однако он еще более продвинут. Вы можете увидеть, например, где находится стол, у кого есть оговорки вокруг него и какие удобства он включает.

Источник: посланник

С помощью системы бронирования сотрудники могут видеть, какие столы свободны в те дни и часы, когда они планируют находиться в офисе. Если они недовольны выбором, они могут работать из дома в эти дни и приходить в другие дни, когда предпочитаемый ими рабочий стол свободен. Как и в случае с горячим столом, когда сотрудник приходит на работу, он регистрируется в своем рабочем месте и выписывается, когда уходит.

Настольный отель идеально подходит для офисов, которые борются с использованием пространства. Когда не хватает столов для всех сотрудников, вам нужен способ управлять пространством, не прерывая повседневный рабочий процесс. Это также полезно для офисов, в которых несколько удаленных сотрудников постоянно меняются, поскольку руководство всегда будет знать, где находятся сотрудники и как с ними связаться.

Плюсы и минусы настольного отеля

Плюсы

• Сотрудники могут планировать свою рабочую неделю заранее, что повышает производительность и снижает выгорание.
• Бронируйте места на целый день, полдня или даже почасовые блоки.
• Эта система работает в любом масштабе, независимо от того, есть ли у вас крошечный офис с 10 столами или несколько этажей в вашем офисном здании или даже несколько зданий.

Минусы

• Организация настольного отеля может стать слишком большой проблемой для небольших офисов, у которых нет места или проблем с размещением.
• Все будут обучаться использованию программного обеспечения для бронирования, и для некоторых сотрудников может потребоваться серьезная кривая обучения.
• Организация офиса может привести к путанице, если в программном обеспечении возникнет сбой и оно будет недоступно в течение определенного периода времени.

Как связаны Hot Desking, Desk Hoteling и традиционные рабочие места

В самом прямом смысле, ни горячая работа, ни размещение в гостинице не позволяют работнику постоянно претендовать на стул, стол или рабочее место как на свое. Тем не менее, оба типа рабочих мест полагаются на программное обеспечение для резервирования, чтобы обеспечить разумную работу офиса, даже когда люди ищут свободный стол. Это программное обеспечение иногда имеет функции, которые позволяют работодателям или сотрудникам выделять определенное рабочее пространство конкретным работникам или резервировать одно и то же рабочее пространство на постоянной или долгосрочной основе. В таких случаях некоторые элементы хот-дескинга и десктоп-отеля кажутся более традиционными, чем другие.

Также обратите внимание, что ни одна из этих гибридных настроек не совпадает с бронированием конференц-зала. Даже в самых традиционных офисах обычно есть система резервирования конференц-залов. Если вы решите использовать программное обеспечение для бронирования в гибридном офисе, функции могут включать бронирование конференц-залов (и резервирование других помещений офиса).

Как создать гостиничное офисное пространство

Использование горячих столов гораздо более ограничено, чем размещение в отелях, и некоторые офисные помещения в отелях могут включать в себя немного горячих столов, когда это имеет смысл. Для наших целей мы сосредоточимся на том, как организовать настольную гостиницу, поскольку это вариант, который выберет большинство работодателей. Имея это в виду, вот 9 советов по созданию офисного помещения в отеле для вашего бизнеса:

1. Убедитесь, что это правильное решение для вашего офиса

Не прыгайте на гибридный офис только потому, что это модно. Рассмотрим следующее:

• Большинство ваших сотрудников находятся в офисе каждый день? И довольны ли они этим? Если очень немногие сотрудники будут работать удаленно, проблем с обустройством офисного помещения в гостинице будет больше, чем пользы.
• Сколько ваших сотрудников работают с конфиденциальной информацией? Будут ли им всегда нужны более уединенные столы, и если да, можете ли вы выделить им постоянное место или всегда гарантировать, что они смогут его зарезервировать?
• Достаточно ли у вас места для обозначения тихих зон? Когда вы перепутаете, кто сидит рядом с кем, шум может стать проблемой, особенно если некоторым работникам приходится проводить много времени по телефону.
• Сможете ли вы предоставить офисную технику и оборудование? Без выделенных рабочих станций вам нужно решение, чтобы сотрудники могли иметь то, что им нужно, не требуя, чтобы они приносили это в офис каждый день.

Чтобы это было стоящим, ваш офис должен хорошо сочетаться с офисным отелем.

2. Будьте готовы к скептицизму при объяснении видения сотрудникам

Сотрудники, которые никогда не были частью или даже не слышали о настольном отеле, будут скептически относиться к вашим планам. Они могут нервничать, отказываясь от любимого стола, особенно если проработали за ним годами. Некоторые могут беспокоиться о чистоте, уединении или о том, как это повлияет на социальный аспект работы. Просто зная, что сомнения приходят, вы можете иметь наготове ответы и решения.

Разумный подход состоит в том, чтобы объяснить сотрудникам свое видение, а не просто говорить им, что все меняется, и они должны это принять. Когда вы формулируете изменения как способ достижения целей компании и улучшения опыта ваших сотрудников, они с большей вероятностью согласятся. Ценить работников и вовлекать их в работу вызывает лояльность.

3. Оцените пространство, с которым вы работаете

Многое из этого упирается в недвижимость. Рассмотрим следующее:

• Есть ли у вас/хотите ли вы достаточно места для всех, если каждый работник пришел в один и тот же день?
• Вы пытаетесь побудить часть сотрудников работать из дома, чтобы ограничить количество необходимой недвижимости?
• Вы хотите пространство для социального дистанцирования между столами?
• Должны ли некоторые столы быть очень близко для совместной работы?

В общем, спросите себя, для чего у вас достаточно места и что вы хотите делать с этим пространством.

4. Создайте зоны для разных видов работ

Создание зон для разных видов работы является ключом к тому, чтобы сделать офисные помещения отеля полезными для всех. Некоторые зоны могут быть предназначены для более громкой работы, например, для команд, которым приходится много говорить во время совместной работы, или для продавцов, которые большую часть дня проводят по телефону. Тогда могут быть тихие зоны для сотрудников, которым нужна тишина, чтобы сосредоточиться. Вы также можете ограничить доступ к определенным местам — например, стажерам никогда не разрешается сидеть рядом с творческими или маркетинговыми командами высокого уровня, чтобы сохранить стратегии в тайне.

5. Приложите усилия к созданию привлекательных столов

Теперь, когда сотрудники не будут окружать себя любимыми вещами, вам нужно каким-то образом сделать все это свободное пространство на рабочем столе привлекательным. Добавление произведений искусства, растений и интерактивных элементов, таких как мини-сады дзен, приветствуется, но не перегружает и не отвлекает. Кроме того, убедитесь, что все знают, что они должны полностью убраться, когда уходят на день — не оставлять личные вещи или незавершенную работу.

Самое главное, содержать столы в чистоте. Если вы не можете нанять бригаду уборщиков для дезинфекции столов между пользователями, предоставьте сотрудникам чистящие средства и создайте контрольный список, которым они должны следовать, когда они закончат свою смену.

6. Выберите программное обеспечение, которое стандартизирует процесс

Источник: OfficeSpace

Программное обеспечение для управления рабочим местом поможет упростить процесс размещения вашего офиса в гостинице. Выбирая лучшее программное обеспечение для гостиничного офиса, убедитесь, что оно несложно охватывает основы:

• Работник проверяет доступность на определенный день и временной интервал, затем резервирует стол.
• Детали бронирования отправляются сотруднику по электронной почте, подтверждая бронирование.
• Система немедленно обновляется, чтобы отразить новую информацию, гарантируя, что другие не будут случайно дублировать бронирование.
• Напоминание отправляется работнику по электронной почте перед визитом.
• Когда работник приходит в офис в назначенное время, он регистрируется и находит зарезервированный стол.
• В конце смены рабочий уходит.

Помимо этих основ, программное обеспечение, которое вы используете, может справиться и с другими потребностями. Что подводит нас к следующему пункту…

7. Подумайте о конкретных функциях, которые вам нужны

Каждый офис имеет свой набор уникальных потребностей. Подумайте о своем, а затем найдите соответствующее программное обеспечение. Например:

• Бронирование дополнительных рабочих мест, таких как стоячие столы, зоны отдыха или большие столы для команд.
• Бронирование нерабочих мест, таких как парковка, служебные лифты и оборудование.
• Интеграция календаря с такими службами, как Google или Outlook.
• Льготный период и автоматическая отмена пропущенных бронирований.
• Интеграция с вашей системой HVAC для регулировки температуры в зависимости от того, используется ли пространство.
• Правила управления доступом к определенным рабочим областям.
• Сенсоры на столах, которые обновляют программное обеспечение с помощью статусов «используется/доступен» в режиме реального времени.
• Регистрация посетителей, чтобы следить за всеми, кто находится в офисе.

Даже если выбранное вами программное обеспечение не обладает необходимыми вам функциональными возможностями, спросите, можно ли настроить его для вас.

8. Назначьте ответственного человека

Будет хорошей идеей назначить одного человека ответственным — возможно, вы даже захотите нанять кого-то на эту новую должность. У ваших сотрудников наверняка возникнут вопросы, и вы также захотите следить за приходом и уходом в вашем офисе. Человек на этой должности должен понимать причины, по которым вы выбрали стационарный отель, а также обладать экспертными знаниями о программном обеспечении. Кроме того, они должны запомнить план вашего офиса, чтобы они могли направить людей к своим столам или найти сотрудника, когда им это нужно.

9. Учитесь в процессе

Потребуется некоторое количество проб и ошибок, прежде чем ваше офисное помещение в отеле будет работать гладко. Работа в гостинице окажет большое влияние на ваших сотрудников, поэтому важно быть открытым для их мнений. Слушая, как изменения влияют на них как положительно, так и отрицательно, вы поймете, где вам нужно настроить систему.

Кроме того, изучите данные, которые собирает ваше программное обеспечение. Вы сможете увидеть тенденции использования, чтобы определить, насколько хорошо работает настольный отель и как он используется. Вы также сможете прогнозировать будущие потребности и подготовиться к временам, когда офис будет более пустым или загруженным, чем обычно.

Подведение итогов

Настольный отель — интересный способ управления офисом. В зависимости от вашей корпоративной культуры, потребностей ваших сотрудников и того, сколько места у вас есть для работы, это может быть идеальным выбором для вашей компании. Или это может вызвать больше головных болей, чем лечит. Если вы считаете, что настольный отель может вам подойти, подумайте о том, чтобы внедрять его постепенно, выделив часть своего офиса для эксперимента и попутно спрашивая у сотрудников отзывы.

Чтобы узнать больше о том, как отель за столом, ознакомьтесь с нашим постом о том, как отель за столом может улучшить ваш офис.

Если вам нужна помощь с программным обеспечением, ознакомьтесь с этими лучшими системами бронирования и бронирования отелей.

Сталкивались ли вы с настольным отелем в вашей компании? Дайте нам знать ваши мысли в комментариях!

Избранное изображение через Ramcreative / Shutterstock.com