Как правильно выбрать компанию по управлению корпоративными поездками

Поиск подходящей компании по управлению корпоративными поездками может быть ошеломляющим, но это не обязательно. Это руководство поможет вам выбрать правильную компанию по управлению корпоративными поездками, которая примет взвешенное решение. Так что продолжайте читать.

Управление корпоративными поездками — это планирование, организация и управление рабочими поездками для бизнеса. Это важная часть работы современного бизнеса, потому что она гарантирует, что сотрудники могут путешествовать в разные места для ведения бизнеса. Управление деловыми поездками включает в себя планирование маршрутов, организацию поездок и соблюдение правил деловых поездок.

При выборе компании по управлению поездками важно убедиться, что они используют новейшее и самое передовое программное обеспечение для управления поездками, чтобы обеспечить бесперебойную работу ваших сотрудников. В этой статье вы узнаете о шагах, связанных с выбором правильной компании по управлению корпоративными поездками.

Как правильно выбрать компанию по управлению корпоративными поездками:

Определение потребностей вашей компании

Прежде чем выбрать компанию по управлению корпоративными поездками, важно выяснить, каковы потребности компании в поездках. Учитывайте количество сотрудников, которые путешествуют, как часто они это делают, куда ездят и как долго отсутствуют.

Как только вы узнаете, каковы потребности вашей компании в поездках, вы можете начать выяснять, какие услуги вам нужны от компании по управлению поездками. Туристические компании предлагают широкий спектр услуг. Например, бронирование авиабилетов и отелей, аренда автомобилей, оформление виз, страхование путешествий и обслуживание клиентов, которое доступно 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Настройка бюджета для поездки вашей компании также очень важно. Это поможет вам сузить область поиска и выбрать компанию по управлению поездками, которая соответствует вашему бюджету.

Исследование потенциальных компаний по управлению поездками

Как только вы узнаете, каковы потребности и бюджет вашей компании в поездках; Вы можете начать искать хорошие компании по управлению корпоративными поездками. Есть много способов сделать это, например, просмотреть онлайн-списки, обратиться к другим компаниям за предложениями или посетить торговые выставки. Ищите туристические компании с хорошей репутацией и соответствующим опытом. Вы также можете просмотреть отзывы конкурирующих компаний, чтобы понять, насколько хорош сервис в каждом бизнесе.

Вы также можете найти надежную компанию по управлению поездками, запросив предложения у других компаний. Поговорите с другими предприятиями в вашей области или сети, чтобы узнать, какие компании по управлению корпоративными поездками они нанимают и каков их опыт. Это также может быть отличным способом познакомиться с возможными компаниями по управлению поездками и узнать больше об услугах, которые они предлагают, чтобы помочь людям посетить отраслевые мероприятия, такие как выставки и конференции.

Оценка предлагаемых услуг

После того, как вы нашли потенциальных партнеров, важно сравнить услуги, которые предлагает каждая компания по управлению поездками. Найдите компанию, которая может помочь вам со всем, что вам нужно; Например, получение виз, бронирование авиабилетов, отелей, прокат автомобилей и туристическая страховка.

Важно убедиться, что бизнес может удовлетворить ваши конкретные потребности. Например, если вы часто бываете в труднодоступных местах; Вам следует нанять компанию по управлению поездками, которая знает, как доставить вас туда. Точно так же вам нужна компания, которая может много путешествовать, если у вас много сотрудников, которые часто путешествуют.

Еще одна важная вещь, о которой следует подумать, — это качество обслуживания клиентов, предоставляемое компанией по управлению корпоративными поездками. Выберите компанию, в штате которой есть специализированный менеджер по работе с клиентами, который может помочь вам с любыми проблемами, возникающими во время вашего путешествия, с круглосуточной службой поддержки клиентов.

Обзор политики и процедур в отношении поездок

Прежде чем выбрать корпоративную компанию по управлению поездками, необходимо ознакомиться с политикой и процедурами в отношении командировок. Убедитесь, что их методы управления рисками и безопасностью достаточны и что они соответствуют вашим собственным.

Не менее важно убедиться, что политика вашей компании в отношении поездок соблюдается. Чтобы помочь вам в отслеживании и управлении командировочными расходами и обеспечении соблюдения вашей политики в отношении командировок; найти компанию по управлению корпоративными поездками, которая может предложить индивидуальные отчеты и анализ данных.

Переговоры по контрактам и вознаграждениям

Переговоры о контрактах и ​​затратах необходимы после того, как вы оценили различные компании по управлению поездками. Чтобы получить наилучшее соотношение цены и качества, торгуйтесь о комиссиях и условиях контракта. Просмотрите договор перед подписанием, чтобы убедиться, что расходы и сборы раскрыты. Убедитесь, что нет скрытых комиссий или сборов, и что вы знаете все условия; включая любые сборы за отмену или изменение.

Рассмотрим их технологии и инструменты.

Компания по управлению корпоративными поездками, обладающая передовыми технологиями и инструментами, может сделать вашу программу поездок более эффективной и рентабельной. Инструменты онлайн-бронирования могут упростить бронирование авиабилетов, отелей, проката автомобилей и мобильных приложений. Они могут помочь путешественникам оставаться организованными и информированными в пути. Программное обеспечение для управления расходами может автоматизировать отчетность о расходах и помочь вам найти способы сэкономить деньги.

Оцените их глобальный охват.

Если ваша компания ведет бизнес по всему миру; вам понадобится корпоративная компания по управлению поездками, которая может управлять вашими потребностями в поездках в разных часовых поясах и местах. Ищите компании, которые имеют глобальную сеть партнеров и поставщиков и знают, как справиться со сложными потребностями в поездках за границу, такими как визы и таможенные правила.

Хорошая глобальная компания по управлению поездками может помочь вам убедиться, что ваши путешественники в безопасности и счастливы, где бы они ни находились.

Проверьте их принадлежность к отрасли и сертификаты.

Надежная компания по управлению путешествиями должна входить в отраслевые группы и иметь соответствующие сертификаты. Например, сертификат ISO 9001:2015 или Глобальная ассоциация деловых поездок (GBTA). Эти группы и сертификаты показывают, что компания стремится поддерживать качество и сервис на высоком уровне. Спросите потенциальные компании по управлению поездками об их членстве и сертификатах и ​​подумайте, как их ценности и цели совпадают с ценностями вашей компании.

Измените свой опыт деловых поездок с помощью инновационной компании по управлению поездками

Выбор правильной компании по управлению корпоративными поездками важен, если вы хотите, чтобы потребности вашего бизнеса в поездках удовлетворялись быстро и эффективно. Помните, что правильная компания по управлению поездками может иметь решающее значение для обеспечения того, чтобы ваши сотрудники могли путешествовать безопасно и комфортно, сохраняя при этом расходы под контролем.

Так что не торопитесь, чтобы тщательно выбрать один, и вы получите максимальную отдачу от хорошо организованной программы деловых поездок.