Как перейти на безбумажный бизнес за 7 шагов

Вы ищете способы обойтись без бумаги?

Если вы владелец малого бизнеса, вы, вероятно, собираете информацию от клиентов, заставляя их заполнять различные типы документов.

Но работа с бумажными документами может быть грязной и неорганизованной, собранная информация может быть неточной, и весь процесс может занять много времени. Однако так быть не должно.

В этом посте мы поделимся несколькими важными советами о том, как отказаться от бумаги и сделать ваш бизнес более эффективным.

Станьте безбумажным с WPForms прямо сейчас

Почему мой малый бизнес должен стать безбумажным?

Безбумажный подход не только полезен для вашего бизнеса, но и является устойчивой практикой, которую могут поддержать как коллеги, так и клиенты.

Перевод бумажной работы и подачи документов в цифровую форму экономит время, нервы и деньги как для вас, так и для ваших клиентов. А с цифровыми формами, такими как созданные с помощью WPForms, вы можете быть уверены, что информация будет собрана и надежно сохранена.

Кроме того, WPForms предлагает сотни готовых шаблонов, которые легко заменят ваши бумажные формы, и все ваши формы будут надежно сохранены в одном месте.

С WPForms перейти на безбумажный бизнес в вашем малом бизнесе стало проще, чем когда-либо.

Как перейти на безбумажный бизнес за 7 шагов

1. Используйте онлайн-формы и опросы

Использование форм для вашего бизнеса — отличный способ получить информацию как извне, так и внутри компании. А WPForms позволяет невероятно легко создавать электронные формы и делиться ими.

Кроме того, знаете ли вы, что вы даже можете проводить онлайн-опросы? Процесс сбора ответов на опрос онлайн особенно удобен и эффективен и позволяет избежать ручной работы с данными опроса.

Чтобы обойтись без бумаги, рассмотрите возможность использования простого в использовании конструктора форм от WPForms для создания форм, которые вы используете для своего бизнеса. У вас есть возможность создать свою собственную цифровую документацию с нуля, используя пустую форму, или вы можете использовать один из 500+ готовых шаблонов форм, чтобы сделать вашу работу еще проще.

WPForms предлагает настраиваемые формы и выбор шаблонов практически для любых потребностей малого бизнеса.

Но сначала вам нужно установить и активировать плагин WPForms . Вы можете получить плагин здесь, на WPForms, или вы можете добавить его как плагин с панели управления WordPress.

2. Используйте шаблоны для деловых документов и форм

Переходя на безбумажный бизнес, вы оптимизируете множество операций, переводя их в онлайн. Один из способов сделать вещи еще более эффективными для вашего бизнеса — использовать готовые шаблоны для форм, которые вы используете.

WPForms имеет обширную библиотеку шаблонов форм, которая поможет вам быстро и легко создавать новые формы со всеми необходимыми информационными полями.

Эти шаблоны форм значительно ускоряют процесс создания форм, позволяя вам сэкономить драгоценное время, которое вы тратите без необходимости на ручные формы и бумажную работу.

3. Храните записи форм в электронном виде

Одним из самых больших удобств, предлагаемых цифровыми формами, является возможность собирать ответы и сохранять записи форм в электронном виде.

С WPForms Pro вы можете хранить записи форм прямо в WordPress, поэтому вам не нужно беспокоиться о сортировке и подаче документов.

С физическими формами просмотр и управление записями может занять невероятно много времени. Но безбумажное использование WPForms дает вам превосходную гибкость, позволяя сохранять формы на вашем сайте или события в электронной таблице.

4. Отправляйте подтверждения заказа и уведомления о получении онлайн

Поскольку вы используете электронные формы для сбора данных от людей, которые взаимодействуют с вашим бизнесом, вам также необходимо уведомить своих пользователей в электронном виде о том, что их информация была отправлена.

WPForms предлагает полезную функцию уведомлений, которая немедленно отправляет сообщение на адрес электронной почты пользователя, подтверждающее, что его форма была отправлена.

Эта функция отлично подходит для уведомления пользователей о подтверждении заказа, отправки квитанций и многого другого.

Фактическое содержание электронной почты также может быть полностью настроено, поэтому вы можете быть уверены, что ваши клиенты получают именно то уведомление, которое вам нужно.

5. Собирайте подписи в цифровом виде

Еще один конкретный элемент, который вам, возможно, придется учитывать при переводе вашего малого бизнеса на безбумажный способ, — ​​это то, как вы будете собирать личные подписи на цифровых формах.

WPForms позволяет вам сделать это с помощью полезного дополнения Signature.

Добавив возможность цифровой подписи в свои онлайн-формы, вы устранили необходимость как для вас, так и для ваших клиентов иметь дело с дополнительными документами для включения подписи. Signature Addon упрощает сбор контрактов, соглашений, платежей и многого другого для владельцев малого бизнеса.

Полное руководство см. в статье о том, как добавить электронную подпись в форму.

6. Используйте интеграции и расширенные функции WPForms

Делая свой малый бизнес безбумажным, рассмотрите множество других полезных дополнений, доступных с WPForms.

С надстройками WPForms вы можете еще больше настраивать свои цифровые формы с помощью дополнительных интеграций, таких как Stripe, PayPal, Google Sheets, и получать расширенные функции с надстройками отказа от формы, сохранения и возобновления и отслеживания пути пользователя.

Надстройки Stripe и PayPal отлично подходят для того, чтобы сделать ваш малый бизнес безбумажным, поскольку они позволяют вам собирать платежи, пожертвования и онлайн-заказы прямо в формах вашего сайта.

Кроме того, дополнение Form Abandonment Addon — полезный инструмент, который поможет вам превратить заинтересованных потенциальных клиентов в постоянных клиентов. А для малых предприятий, которые используют продукты Google для многих своих безбумажных потребностей, надстройка Google Sheets является полезным дополнением для настраиваемых форм.

7. Делитесь всеми документами и общением онлайн

Поскольку все ваши важные документы создаются и хранятся в электронном виде, ваш малый бизнес также должен обмениваться этими документами и внутренними сообщениями в электронном виде. К счастью, в наши дни довольно легко делиться и общаться в Интернете.

Документы удобно передаются коллегам на Google Диске, и многие компании используют Google и для других целей. Для встреч сотрудников рассмотрите возможность отказа от бумажных заметок и печатных повесток дня встреч, а вместо этого поделитесь корпоративным документом Google. Google Slides и PowerPoint также являются очень полезными программами для онлайн-совещаний.

Вы также можете поощрять сотрудников делиться заметками в цифровом формате и использовать онлайн-приложения для встреч и обмена сообщениями. Существует множество программ для собраний, таких как Google Meet, Zoom и Microsoft Teams. Кроме того, все больше и больше малых предприятий обращаются к таким приложениям, как Slack, для прямого обмена сообщениями между коллегами.

Далее см. Контрольный список тестирования этой формы

Со всеми цифровыми продуктами, доступными сейчас, в том числе предлагаемыми WPForms, сделать ваш бизнес и ваши формы безбумажными стало проще, чем когда-либо.

И хотя мы гордимся простотой наших настраиваемых форм и удобным конструктором форм в WPForms, мы составили список профессиональных советов, которые помогут вам предотвратить любые ошибки или потерю данных в ваших онлайн-формах. Взгляните на наш полный контрольный список для тестирования ваших форм.

Станьте безбумажным с WPForms прямо сейчас

Готовы построить свою форму? Начните сегодня с самого простого плагина для создания форм WordPress. WPForms Pro включает множество бесплатных шаблонов и предлагает 14-дневную гарантию возврата денег.