Как управлять рисками в управлении проектами: эффективные советы для успеха проекта

Опубликовано: 2022-04-18

Мы живем в мире, где риск является неизбежной частью каждого проекта. Чем больше рисков вы принимаете, тем больше шансов на успех. Однако при неправильном управлении риск также может привести к провалу проекта. Многие менеджеры проектов осознают риски, связанные с их проектами. но они могут не использовать все доступные ресурсы для минимизации или управления рисками в управлении проектами.

Управление проектами — это сложный процесс, который требует эффективного планирования и выполнения для обеспечения успешного завершения. Но для эффективного управления проектом важно также свести к минимуму связанные с ним риски. В этой статье мы обсудим, что такое управление рисками и его важность. Кроме того, этапы управления рисками в управлении проектами и способы успешного снижения проектных рисков.

Итак, давайте углубимся и начнем с самого простого…

Что такое процесс управления рисками в управлении проектами

риск в управлении проектами

Известно, что в реальном мире управление рисками — это процесс, помогающий выявлять и управлять рисками, которые могут повлиять на успех проекта. Другими словами, важнейший процесс выявления и управления рисками, которые могут повлиять на успех всех проектов в вашем портфеле.

Более того, это то, что вы должны выполнять ежедневно. Как менеджер проекта, вы несете ответственность за все, что происходит в проекте. Это означает, что вы несете ответственность за управление любыми выявленными рисками.

Когда вы составляете план проекта, вы должны смотреть на все, что может пойти не так. Затем вы должны подумать, что вы собираетесь делать, чтобы справиться с каждой из этих проблем. Включите предлагаемые вами действия в план проекта. Таким образом, все могут видеть, что вы делаете для управления рисками. Вы также должны указать потенциальное влияние каждой проблемы и вероятность ее возникновения.

Риски, которые могут потенциально повлиять на ваш проект

примеры рисков управления проектами

Существует множество рисков, которые потенциально могут повлиять на ваш проект, некоторые из них более серьезны, чем другие. Вот семь наиболее распространенных из них, о которых следует помнить:

1. Задержки во времени: если вы недооцениваете, сколько времени потребуется для завершения вашего проекта, вы можете столкнуться с временными ограничениями, которые могут нарушить ваш график и привести к дополнительным расходам.

2. Несоответствие ожиданиям: если люди, которые должны были помочь вам с вашим проектом, не появляются или не выполняют свою работу должным образом, вы можете получить некачественный продукт или услугу.

3. Недопонимание. Рабочее место может быть сложной средой. С таким количеством людей, работающих вместе, неизбежны некоторые недопонимания. Но когда недопонимание происходит на рабочем месте, оно может иметь серьезные последствия.

4. Непредвиденные расходы. Если вы не спланируете непредвиденные расходы должным образом, вы можете получить проект, превышающий бюджет и отстающий от графика.

5. Плохая коммуникация. Когда вы не общаетесь с членами вашей команды, это может привести к недопониманию и разногласиям, что может привести к задержкам или даже финансовым проблемам.

6. Недоразумения. Если у вас нет четких ожиданий относительно того, что потребуется от ваших подчиненных или членов команды, это может привести к недоразумениям, которые могут привести к риску невыполнения проекта должным образом.

7. Неправильные спецификации. Если спецификации для работы неверны, вы можете получить продукт или услугу, которые не работают должным образом, что приведет к риску проекта.

Читайте также: 11 способов повысить эффективность управления проектами

6 эффективных шагов по управлению рисками в управлении проектами

Мы все уже знаем, что управление рисками — это упреждающий процесс, который требует выявления, оценки и приоритизации проектных рисков. Чтобы эффективно управлять рисками в любом проекте, необходимо выполнить несколько ключевых шагов.

этапы процесса управления рисками

Во-первых, необходимо создать четкий и краткий объем проекта. Это поможет определить все потенциальные риски и опасности, которые могут повлиять на проект, а также потенциальное влияние каждого из них. Во-вторых, должны быть приняты соответствующие меры по смягчению последствий, чтобы свести к минимуму вероятность возникновения любых потенциальных бедствий. После выполнения этих шагов вы сможете эффективно управлять рисками в управлении проектами.

Вот подробные детали ключевых шагов по управлению рисками в управлении проектами:

Шаг 1: Определите риск

Существует множество рисков, которые могут повлиять на ваш проект. Есть технические риски, есть проектные риски, есть человеческие риски и есть даже риски, о которых вы даже не можете подумать. Выявление этих рисков на ранней стадии важно для того, чтобы впоследствии иметь возможность выполнить план управления рисками.

Шаг 2: Назначьте право собственности на выявленный риск

Назначьте ответственность за каждый выявленный риск члену команды, который будет нести ответственность за оценку и снижение этого конкретного риска или за использование этой конкретной возможности. В некоторых случаях руководители проектов могут предпочесть присвоить идентификатор после того, как риски будут проанализированы и расставлены по приоритетам. Но в других случаях раннее принятие этого шага может помочь людям лучше подготовиться к снижению рисков или более эффективному использованию возможностей.

Шаг 3: Анализ потенциального воздействия и факторов риска

Следующим шагом является рассмотрение каждого риска для определения его причины, масштаба и потенциального воздействия. Выясните возможные риски, связанные с каждым этапом вашего проекта. Обязательно расставляйте приоритеты опасностей в соответствии с их силой и масштабом, чтобы полностью понять последствия каждого риска.

Шаг 4. Расставьте приоритеты по рискам, с которыми вам необходимо справиться

Определите основные риски проекта в зависимости от того, насколько они могут быть срочными и как они могут повлиять на проект.

Шаг 5: Реагируйте на риск соответствующим образом

Придерживайтесь стратегии реагирования, определенной в вашем процессе управления рисками, в соответствии с тем, каковы риски, либо пытаясь устранить событие риска, либо уменьшив его влияние, если оно все же произойдет. Этот метод должен включать построение ответа и принятие мер по его реализации.

Шаг 6: Наблюдайте и вносите необходимые изменения:

Контролируйте и пересматривайте свою стратегию управления рисками и вносите изменения по мере необходимости. Другими словами, следите за своей стратегией управления рисками, чтобы вносить любые необходимые изменения.

Читайте также: Управление бизнес-процессами для малого бизнеса

Советы по управлению и минимизации рисков для обеспечения успеха проекта

советы по управлению рисками

Процесс управления рисками обеспечивает дорожную карту для работы с рисками до того, как они возникнут. Компании берут на себя большой риск, особенно когда у них нет какого-либо резервного плана. Существует четыре распространенных способа минимизировать риск. Например, «Избегайте», «Принимайте», «Уменьшайте» и «Передавайте», но только вы можете решить, что лучше для вашей ситуации. Чтобы помочь вам в принятии решений и снизить вероятность риска проекта, вот пять способов снижения риска, над которыми следует подумать для успеха проекта.

Составьте четкий план управления рисками

Важность четкого плана проекта невозможно переоценить в мире управления проектами. Эти планы определяют основную методологию, применяемую теми, кто участвует в любом конкретном проекте, от начала до конца, включая ваш план управления рисками.

Один интересный факт о роли управления рисками в реализации проектов заключается в том, что даже риски, которые были определены как невозможные, могут возникнуть в любой момент времени. Лучший способ предотвратить неподготовленность вашей команды к работе с имеющимися рисками — убедиться, что у вас есть соответствующая инфраструктура или план, настроенный вокруг вашей организации, чтобы вы могли устранять проблемы, которые могут возникнуть, а затем решать их. должным образом, прежде чем они станут слишком большой проблемой для всех вовлеченных сторон.

Иногда требуется много времени и усилий, чтобы разработать такой комплексный план. Но инвестиции обычно окупаются, поскольку служат дорожной картой. Это направляет вашу команду на всех этапах проекта.

Регистрируйте риски и обновляйте их

советы по управлению рисками проекта

В жизни всякое бывает. И чаще всего их невозможно предсказать! Составив реестр рисков в дополнение к вашему плану управления рисками, вы получите бесценный инструмент для того, чтобы быть в курсе рисков по мере их возникновения. Вы должны поддерживать документы в актуальном состоянии. Так что месяцы в будущем вы можете легко проверить-

  • что случилось и когда
  • как отреагировала ваша команда, и
  • какие новые риски всплыли на поверхность, которые ранее не были обнаружены.

Используйте свой реестр рисков, чтобы отслеживать, какие риски возникали и как происходили ответные действия — возможно, что-то похожее на отчет об инциденте — вместе с любыми новыми возникающими проблемами! Кроме того, всегда будьте в курсе этого документа. Следите за изменениями и следите за синхронизацией с другими результатами планирования. Это облегчит вам и членам вашей команды отслеживание статуса проекта.

Поймите и докопайтесь до сути рискового события

Распространенной ошибкой управления рисками является идентификация простого воздействия риска как самого фактического риска. Например, можно считать «срыв срока» главным риском, связанным с проектом. Технически это верно, однако несоблюдение сроков является просто результатом того, что вы не управляете этим конкретным риском и не снижаете его.

Чтобы избежать этой ловушки, мы предлагаем думать о каждом выявленном риске с точки зрения того, что они могут вызвать (влиять) посредством связанных потенциальных событий, которые могут привести к таким последствиям, а не только о том, как на них может негативно повлиять конкретный результат.

Таким образом, проникновение в суть вашего выявленного события риска поможет вам понять, что на самом деле беспокоит вас больше всего в рамках указанных рисков. И как наилучшим образом упреждающе управлять ими соответственно; тем самым работая над предотвращением некоторых потенциальных бедствий еще до того, как они начнутся!

Повысьте свои навыки в управлении проектами

улучшить навыки управления проектами

Когда дело доходит до эффективного управления и преодоления рисков, которые могут быть связаны с любым проектом, нельзя отрицать, что наличие прочной основы навыков управления проектами имеет важное значение. Прохождение формального обучения управлению проектами позволит вам свести к минимуму риски, которые могут возникнуть в результате, а также поможет вам лучше планировать проблемы проекта, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными, если бы вы не были должным образом осведомлены о том, что требуется для вашего конкретного типа проекта. работа.

Есть много способов развить эти навыки, чтобы убедиться, что вы как можно лучше справляетесь с проектами. Один из моих любимых способов — часто практиковаться и всегда быть в курсе последних тенденций в этой области. И, если вы еще этого не сделали, я настоятельно рекомендую посещать конференции или семинары с другими профессионалами, чтобы еще больше повысить вашу карьеру.

Будьте менее реактивными и более активными

Многие менеджеры проектов предпочитают справляться с кризисами по мере их возникновения, вместо того, чтобы планировать и активно разрабатывать меры против подобных событий. Однако, когда дело доходит до предотвращения превращения таких проблем в критические, крайне важно, чтобы вы работали над определением способа полностью избежать кризиса. Он призывает их действовать упреждающе, а не слишком реактивно решать проблемы.

Вместо того, чтобы ждать, пока произойдет что-то плохое, а затем придумывать решение, уделите больше времени этапам планирования проекта. Определите риски, связанные с вашим проектом, и сократите свои шансы столкнуться с ними, приняв превентивные меры.

Читайте также: Лучшие советы по продуктивности на работе, чтобы оставаться более активным

Оцените риск вашего проекта, чтобы иметь возможность лучше его избежать

оценка рисков проекта

Управление проектами — сложная и постоянно меняющаяся профессия. С усилением подотчетности все больше проектов подвергаются большему риску. Мы должны понимать, что риск является частью любого проекта. Но это может быть особенно сложно в проектах с высоким риском. Менеджеры должны оценивать и понимать риски, связанные с их проектами, и способы их снижения. Им также необходимо создать план решения любых потенциальных проблем, которые могут возникнуть.

Чтобы сделать это, во-первых, они должны понимать различные типы рисков и то, как они могут повлиять на их проект. Затем они должны определить и оценить потенциальные риски, связанные с проектом. Наконец, они должны внедрить процессы управления рисками, чтобы смягчить потенциальное воздействие рисков. Следуя этим шагам, любой руководитель проекта может легко оценить риски. И убедитесь, что их проект успешен и способен избежать ненужных рисков.

Еще одним эффективным способом избежать или минимизировать риск может быть использование комплексного инструмента управления проектами, такого как WP Project Manager, для лучшего управления, анализа отчетов и организации проектов. Это позволяет руководителям проектов и членам команд избегать типичных ошибок управления проектами. Это снижает вероятность рисков проекта и снижает вероятность того, что управление проектом потерпит неудачу.

вп менеджер проекта