Как сэкономить время и правильно вести учет и инвентаризацию WooCommerce

Согласно исследованию банка США, проведенному в 2018 году, плохое управление денежными потоками и плохое понимание бухгалтерского учета и финансов являются главными препятствиями на пути к успеху в бизнесе.

Чувствуете, что можете быть частью этой статистики? Эта статья призвана расширить ваши знания, предоставив действенные решения для понимания, отслеживания и управления вашим бизнес-бухгалтерией, не отнимая у вас больше времени в течение дня.

WooCommerce предоставляет владельцам бизнеса фантастическую платформу для продажи своей продукции, а ее настраиваемость позволяет поддерживать и автоматизировать бизнес-процессы, как никто другой. Одним из наиболее важных из этих процессов является бухгалтерский учет.

Независимо от того, где вы находитесь и что вы продаете, управление бухгалтерским учетом является важной частью любого стартапа или растущего сайта электронной коммерции. Бухгалтерская платформа предназначена не только для целей ежегодного подоходного налога; это помогает отслеживать продажи, записи клиентов, расходы и поставщиков. Он также отслеживает маржу продуктов, которые вы продаете, кому вы продаете и у кого покупаете.

Платформа бухгалтерского учета отслеживает приход и расход денег и может помочь вам принимать более обоснованные решения, например, какие продукты являются наиболее прибыльными, а не только то, сколько вы продали.

В наши дни не менее важно отслеживать сбор налогов с продаж и подачу документов для вашего магазина. Поскольку взаимосвязь налога с продаж становится все более распространенной, очень важно знать, сколько налога с продаж вы собрали, а также правильно регистрировать и уплачивать эти суммы каждый месяц.

Кроме того, учетная платформа может помочь следить за запасами, чтобы вы знали, что есть на складе и когда пришло время сделать повторный заказ. Все это поможет вам вести более эффективный и прибыльный бизнес, зная свои цифры .

Устали от управления листами Excel и фрагментированными данными? Готовы взять под контроль бухгалтерский учет вашего бизнеса? Если это так, читайте дальше.

Использование платформы учета для вашего магазина WooCommerce

Одно из самых больших преимуществ бухгалтерских платформ? Использование бизнес-данных для предоставления возможностей управления и отчетности, которые дают вам:

• Более точная картина состояния вашего бизнеса
  
• Способность принимать более взвешенные решения
  
• Инструменты для масштабирования вашего бизнеса без дополнительных усилий
  

Каждый из них одинаково ценен — ниже вы увидите, как все они влияют на области вашего бизнеса, связанные с бухгалтерским учетом.

Стоимость проданных товаров

Важным показателем для магазина электронной коммерции является себестоимость проданных товаров (COGS) . Если ваш бизнес основан на продуктах, запасы, вероятно, будут вашими самыми большими расходами.

Однако без точной себестоимости — например, зная, что вы продали 10 виджетов за 500 долларов — вы не сможете принимать действенные решения. Если бы вы знали, что ваша себестоимость составляет 20 долларов США за каждый из этих 10 виджетов, вы могли бы спланировать, сколько нужно повторно заказать, какова будет ваша чистая прибыль и как это повлияет на вашу общую прибыль.

Знание своих расходов необходимо для эффективного бизнес-планирования: оно позволяет вам понимать затраты и соответственно прогнозировать, планировать и составлять бюджет. Ваша маржа определяет вашу прибыльность, и невозможно узнать эту маржу, если вы не знаете свои затраты.

Бухгалтерская платформа делает это без постоянного ручного труда. Когда вы записываете, сколько продуктов было куплено и по какой цене, платформа учета точно покажет, сколько товаров есть на складе. Когда вы продаете эти продукты, вы увидите, что это отражено в доступных запасах, и сможете определить реальную прибыль, полученную после затрат, связанных с продуктом.

Помимо преимуществ бизнес-планирования и анализа прибыли, связанных с знанием себестоимости, существуют также налоговые льготы. Налоги рассчитываются на основе валовой прибыли, которая представляет собой выручку за вычетом затрат. Мониторинг всех затрат обеспечивает точный конечный налогооблагаемый доход!

Точная отчетность о прибылях и убытках

Прибыль и убытки являются двумя важными показателями здоровья бизнеса. Есть много способов вести общий учет ваших общих доходов и расходов. При отслеживании на платформе учета эти данные можно использовать для принятия решений и просмотра шаблонов и истории, недоступных в электронных таблицах, выполняемых вручную.

Например, как последние шесть месяцев вашего маркетинга соотносятся с продажами ваших продуктов с самой высокой и самой низкой маржой? Вы посвящаете ресурсы и труд продукту, который приносит высокий доход, но низкую маржу? Растут ли затраты на себестоимость продукции с течением времени, и можно ли их уменьшить, приобретая разные суммы в разные периоды?

Отслеживание доходов и расходов с помощью вашей бухгалтерской платформы позволяет вам составлять точные отчеты. Точная регистрация продаж и расходов требует точного и полного ввода данных — многие бухгалтерские платформы автоматически извлекают эти данные и могут даже подключаться к вашей кредитной карте или банковскому счету для импорта этой информации.

Читайте дальше, чтобы узнать, как можно автоматизировать эти типы записи данных.

Отслеживание запасов и маржи

WooCommerce дает вам возможность отслеживать запасы в целях продаж, позволяя вам предлагать определенное количество продукта покупателю без перепродажи или недопродажи.

Учетные платформы предоставляют различные преимущества в отслеживании запасов. Примечательно , что стало проще и эффективнее вводить , корректировать и обновлять объемы запасов. При этом также обновляются связанные области учета, такие как учетные записи инвентарных активов и себестоимость.

Например: вы можете открыть учетную платформу (такую ​​как QuickBooks), ввести счет за 50 виджетов от вашего поставщика и нажать «Сохранить». После этого у вас будет запись о платежах вашему поставщику, а также будут зарегистрированы расходы на продукты. QuickBooks правильно увеличит ваш инвентарь на 50 вместе с соответствующими учетными записями Inventory Asset и COGS — и все это путем ввода одного счета.

Сверка и банковские выписки

Одной из лучших причин для использования бухгалтерской платформы является тот факт, что она объединяет все ваши доходы и расходы, помогая на важном заключительном этапе убедиться, что введенные вами данные соответствуют реальным транзакциям и выпискам по банковским и кредитным картам. Это называется «примирение».

Помимо обнаружения незарегистрированных доходов или расходов, сверка помогает выявить неожиданные транзакции, особенно в области кражи и несанкционированных расходов или счетов.

Сверка обычно проводится ежемесячно или ежеквартально.

Использование QuickBooks в качестве платформы учета для вашего магазина WooCommerce

QuickBooks, доступные онлайн (в облаке) или на рабочем столе, являются популярным выбором среди пользователей WooCommerce.

С QuickBooks вы можете отслеживать продажи WooCommerce, расходы, клиентов и поставщиков, прибыли и убытки, стоимость проданных товаров, запасы и многое другое — не будучи бухгалтером.

Интегрируя его в свой ежедневный или еженедельный рабочий процесс и не вводя все данные в конце года, вы постоянно контролируете и управляете финансовым состоянием своего бизнеса.

Использование такой бухгалтерской платформы, как QuickBooks, на регулярной основе не требует огромных затрат времени. Интеграции, такие как QuickBooks Sync для WooCommerce от MyWorks, могут синхронизировать все данные вашего магазина, поэтому настроить его очень просто, а также вам не нужно будет вводить новые данные вручную.

Если у вас есть активная учетная запись QuickBooks, необходимо выполнить несколько начальных шагов, таких как ввод даты начала работы компании и подключение банковских счетов. Как только это будет завершено, вы готовы отслеживать свои учетные данные! Это можно сделать вручную или автоматически.

Ручная настройка

Вам нужно будет сначала создать свои продукты в QuickBooks, ввести информацию о себестоимости и запасах для каждого продукта, а затем назначить счета доходов и расходов.

Затем введите заказы магазина WooCommerce. Они могут включать все прошлые продажи или начаться в выбранную вами дату; в идеале вы должны выбрать отправную точку и собрать все продажи за финансовый год вместе. Заказы можно вводить в виде счетов-фактур, что лучше, если клиенты не платят мгновенно, или квитанций о продажах, что идеально, если вы обрабатываете платежи во время покупки.

После ввода заказов WooCommerce вы сможете получать бухгалтерские отчеты для оценки финансового состояния вашего магазина, продолжая использовать QuickBooks для отслеживания поставщиков и текущих расходов.

У вас слишком много товаров и заказов в WooCommerce, чтобы вводить эти данные вручную? Или нет времени?

Отличные новости: вы можете интегрировать WooCommerce и QuickBooks для автоматической синхронизации всех ваших прошлых и текущих данных в режиме реального времени.

Автоматическая настройка

В зависимости от потребностей бизнеса, бюджета и личных приоритетов вы можете выбрать интеграцию, которая поможет автоматизировать этот процесс и сэкономить время.

Хотя ручное управление данными может показаться недорогим решением, требуемые временные затраты могут привести к увеличению альтернативных издержек. Как и в случае с любой новой бизнес-системой, вам необходимо оценить доступные решения и решить, какое из них наилучшим образом соответствует вашим конкретным потребностям.

Как владелец магазина WooCommerce, на вашей тарелке уже есть десятки повседневных процессов. Добавление обязанностей ручного учета, таких как ввод клиентов и продаж вручную, добавление и управление списками продуктов, правильная регистрация и заполнение налогов с продаж, добавление банковских депозитов, сверка ваших счетов и поддержание текущего уровня запасов, занимает много времени.

К счастью, бухгалтерский учет больше не должен быть задачей, которая потребляет больше его. Интеграции могут автоматически обновлять данные вашего учета и инвентаризации. QuickBooks Sync для WooCommerce от MyWorks — одна из таких интеграций , и вы даже можете начать работу бесплатно.