Как настроить телефонную систему с автосекретарем для вашего сайта

Хотите настроить автоматизированную телефонную систему для своего онлайн-бизнеса?

Телефонная система автосекретаря обеспечивает мгновенный ответ на звонки клиентов. Это не только сделает ваш малый бизнес профессиональным, но и поможет вам сократить расходы.

В этом пошаговом руководстве мы покажем вам, как легко настроить телефонную систему автосекретаря в WordPress.

Получение правильных инструментов для автоматизированной телефонной системы

Многие веб-сайты для малого бизнеса просто добавляют номер телефона или кнопку вызова на свой веб-сайт и не останавливаются на этом. Затем клиенты могут связаться, если им нужно. Но проблема в том, что вам могут звонить в любое нерабочее время, и если вы разговариваете по другому телефону, клиент может долго ждать.

Это оставит вас и их разочарованными. С другой стороны, система автосекретаря позволит вам воспользоваться множеством функций, включая автоматические ответы на вызовы, ожидание вызова, рабочее время и многое другое.

При использовании стандартных телефонных услуг настройка этих функций может быть очень дорогой, особенно если вы обрабатываете большие объемы звонков.

Используя телефонную систему с автосекретарем, вы можете получить все функции, необходимые для повышения качества обслуживания клиентов на вашем сайте в рамках вашего бюджета.

Мы рекомендуем использовать Nextiva. Это лучшая служба телефонной связи для бизнеса, которая позволяет легко управлять деловыми вызовами с помощью функций автосекретаря.

Nextiva — поставщик телефонных услуг VoIP (передача голоса по интернет-протоколу). Это означает, что он использует Интернет для совершения и приема телефонных звонков, поэтому это намного дешевле.

Вам не нужен дорогой колл-центр с обслуживающим персоналом. Вы получите все, что вам нужно, чтобы выглядеть профессионально, даже если поддержкой занимаются всего 1 или 2 члена команды.

Если у вас большая команда, вы можете направлять звонящих в нужный отдел с помощью системы меню. Это сократит очереди звонков и значительно упростит управление звонками.

Вот лишь некоторые из замечательных преимуществ, включенных в Nextiva:

• Бесплатный номер
• Автосекретарь
• Переадресация звонков
• Ожидание вызова
• Голосовая почта
• Звонки и видеоконференции
• Запись звонков
• Мобильное приложение
• и многое другое.

Если у вас уже есть рабочий номер телефона, вы можете перенести его в Nextiva и продолжать использовать тот же номер. Они даже дадут вам временный номер с идентификатором вызывающего абонента при переходе.

Вы сможете управлять своим деловым общением с любого устройства, включая ноутбук, настольный телефон и мобильный телефон.

Это поможет значительно повысить удовлетворенность клиентов. У Nextiva даже есть облачная система телефонии, созданная для удаленных команд. Вы можете перенести свою текущую АТС в облако или получить размещенную систему VoIP с супервозможностями.

Хотите узнать больше о Nextiva? Вы можете прочитать больше об этой услуге здесь: Nextiva Review: это лучшая служба телефонной связи для бизнеса?

Если вы хотите изучить больше вариантов, посмотрите наш список: 7 лучших телефонных систем с автосекретарем для малого бизнеса. К ним относятся RingCentral, Ooma и Grasshopper.

Тем не менее, мы покажем вам, как настроить телефонную систему автосекретаря на вашем веб-сайте с помощью Nextiva.

Как настроить телефонную систему с автосекретарем

Чтобы начать, зарегистрируйте учетную запись Nextiva. Вы можете выбрать план в зависимости от того, какие функции и функции вам нужны, а также в зависимости от ценовой категории. Базового плана Essential более чем достаточно, чтобы начать работу с автоматизированной телефонной системой для малого бизнеса, и вы можете масштабировать его по мере роста.

Вы получите такие функции, как:

• Неограниченные голосовые вызовы
• Бесплатные номера, безлимитный интернет-факс
• Видеовстречи, до 45 минут и 250 участников
• Создание заметок о контактах и ​​звонках
• Обмен сообщениями в чате для совместной работы
• Календарь и планирование встреч
• Интеграция контактов и календаря, Google и Outlook
• Управление контактами, до 500 общих контактов

Вы также можете запросить демонстрацию перед регистрацией, чтобы убедиться, что эта услуга подходит именно вам.

При регистрации вы получите возможность выбрать новый рабочий номер телефона или подключить существующий номер к своей учетной записи Nextiva.

После завершения настройки вы можете использовать этот номер для совершения и приема вызовов на нескольких устройствах.

Теперь, чтобы настроить телефонную систему автосекретаря на своем веб-сайте, перейдите в свою учетную запись Nextiva. На левой панели задач выберите вкладку Связь » Телефонная система .

Откроется новая страница, на которой вы увидите дополнительные параметры для вашей телефонной системы. Выберите здесь вкладку « Потоки вызовов ». Это позволит вам настроить автоматическую систему ответа на телефонные звонки для малого бизнеса.

Затем вы можете нажать кнопку « Создать новый поток », чтобы начать настройку функции автосекретаря.

Когда вы только начинаете, вы можете начать с нуля . После того как вы создадите потоки вызовов и сохраните их как шаблоны, вы увидите их здесь.

Nextiva позволяет вам добавить имя для этого потока вызовов, чтобы вы могли легко запомнить, какое из них выбрать позже. С правой стороны вы увидите значок телефона.

Когда вы нажмете на этот значок, вы получите возможность ввести свой рабочий номер телефона. Вы даже можете добавить сюда добавочные номера и другие номера, если хотите, чтобы звонящие напрямую связывались с разными отделами или командами.

Эта функция маршрутизации вызовов позволяет вашей команде узнать, о чем звонит клиент, еще до того, как он ответит на звонок.

Теперь вы можете нажать кнопку «Сохранить и продолжить» . После этого вы можете настроить действия, которые будут выполняться после активации вашего потока вызовов.

Нажмите кнопку «Добавить действие» , и вы увидите новое всплывающее меню.

Здесь выберите «Меню телефона», чтобы записать приветственное сообщение для ваших абонентов. Вы также можете добавить для них параметры, чтобы выбрать конкретные проблемы, с которыми они сталкиваются, чтобы их направляли к нужному отделу или члену команды.

Теперь по умолчанию есть предварительно записанное приветствие, которое вы можете использовать. Если вы хотите персонализировать свое сообщение для автосекретаря, вы можете записать или загрузить собственное приветствие здесь.

Это сообщение станет вашим виртуальным секретарем в вызове IVR (интерактивный голосовой ответ).

Затем вы можете настроить меню телефона в соответствии с вашим бизнесом или веб-сайтом. В меню телефона вы увидите клавиатуру. Здесь вы можете выбрать номера, которые хотите активировать.

Так, например, вы можете попросить звонящего нажать 1 для поддержки, 2 для запросов о продажах и 9 для подключения к представителю.

Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть номер, а затем добавить сведения об отделе или команде в разделе « Параметры меню » справа.

Теперь вы почти закончили настройку своей телефонной системы для бизнеса. Если вы хотите настроить дополнительные параметры , вы можете установить продолжительность тайм-аута и номер для набора оператора.

Если вы хотите, чтобы вызывающие абоненты могли набирать добавочный номер, здесь есть флажок, который вам нужно отметить.

Чтобы перейти к следующему шагу, вам нужно нажать кнопку «Сохранить и продолжить» .

Теперь вы вернетесь на главный экран потока вызовов. Здесь вы можете назначить членов команды и номера телефонов/добавочные номера только что добавленным пунктам меню. Это улучшит обработку вызовов и позволит персоналу использовать сценарии оператора для каждого внутреннего номера.

Если вы нажмете кнопку «Добавить действие» здесь из подменю, вы сможете выбрать вкладку «Пользователи и группы» .

Здесь вы можете назначить члена команды для действия. Вы увидите варианты добавления имени команды, независимо от того, хотите ли вы звонить всем подключенным членам вместе или по одному.

Вы можете изучить эти параметры и настроить параметры в соответствии со своими предпочтениями.

Нажмите « Сохранить и продолжить », и вы вернетесь к основному экрану потока вызовов. Выполните те же действия, чтобы добавить действия к каждому пункту меню.

Таким образом, вы настроили автоматизированную систему ответа на телефонные звонки.

Теперь могут быть случаи, когда вы или члены вашей команды не сможете отвечать на звонки. Таким образом, в нерабочее время и в праздничные дни вы можете настроить ящик голосовой почты. Это позволяет звонящим оставить сообщение, если никто не отвечает на звонок.

Эта функция особенно полезна для предприятий, которые не хотят пропускать важные сообщения от клиентов. Так что, если вы, например, организатор свадеб, организатор мероприятий или фрилансер, звонящие могут оставлять сообщения с подробным описанием того, что они ищут, и запрашивать расценки.

Чтобы добавить голосовую почту в поток вызовов, убедитесь, что вы нажали кнопку «Добавить действие» под только что настроенным добавочным номером.

Теперь вы можете выбрать «Голосовая почта» вместо «Пользователи и команды».

На следующей странице вы можете настроить свой ящик голосовой почты и сообщение. Выберите команду или человека в раскрывающемся меню «Назначение голосовой почты» и нужный отдел в раскрывающемся списке «Команда».

Снова нажмите кнопку « Сохранить и продолжить ». Выполните те же действия для каждого добавленного вами расширения. После того, как вы закончите, вы увидите, что поток вызовов переходит на разные добавочные номера, затем на голосовую почту, и вызов завершается.

Теперь ваш многоуровневый поток вызовов автосекретаря готов. Когда вы нажмете кнопку «Начать трансляцию» в нижней части экрана, активируется поток вызовов.

Мы рекомендуем протестировать вашу телефонную систему автосекретаря, выполнив несколько фиктивных входящих вызовов, чтобы проверить приветственное сообщение, добавочные номера и параметры голосовой почты.

Таким образом, вы успешно настроили автоматизированную телефонную систему для своего веб-сайта с автосекретарем и потоком вызовов.

Теперь вы можете сделать так, чтобы клиентам было проще звонить вам, добавив значок телефона на свой веб-сайт, а не отображая номер, который им нужно набрать. Когда пользователи нажимают на значок, номер автоматически набирается для них.

Как добавить кнопку «Позвонить сейчас» на свой сайт WordPress

Существует простой плагин WordPress, который вы можете использовать для добавления кнопки « Позвонить сейчас» на свой веб-сайт. Это облегчает вызывающим абонентам набор вашего номера, особенно если они используют свой мобильный телефон.

Если вы ищете бесплатную телефонную систему с автосекретарем, то этот плагин может стать хорошей альтернативой. Это позволяет клиентам легко связаться с вами, просто нажав кнопку вызова.

Вы также можете использовать форму запроса обратного вызова в WordPress. Вы можете настроить его бесплатно и позволить заинтересованным пользователям заполнить форму с указанием даты и времени, которые они сочтут удобными для вас, чтобы позвонить им.

Возвращаясь к руководству, давайте настроим кнопку вызова на вашем сайте.

В WordPress перейдите к Плагины »Добавить новую страницу. Теперь найдите плагин WP Call Button , установите и активируйте его. Чтобы узнать больше об этом, используйте это руководство: Как установить плагин WordPress — 3 метода (шаг за шагом)

После активации перейдите в « Настройки» » Кнопка вызова WP в меню WordPress.

Здесь вы можете активировать кнопку вызова и добавить номер телефона VoIP, который вы настроили в Nextiva.

Вы также увидите параметры для настройки внешнего вида кнопки и добавления закрепленной кнопки вызова, которая перемещается по экрану на вашем веб-сайте.

WP Call Button дает вам контроль над вашей кнопкой. Вы можете выбрать, где вы хотите показать / скрыть кнопку на страницах и в сообщениях.

Если вы хотите отображать его в определенных местах, вы можете использовать опцию Статическая кнопка вызова . Это даст вам шорткод, который вы сможете встроить на свой сайт WordPress.

После настройки плагина убедитесь, что вы нажали кнопку «Сохранить изменения» .

Вы также можете добавить липкую кнопку прямо на свои страницы, сообщения и области виджетов, используя включенный блок.

В настройках блока вы получите возможность настроить цвета, размер текста, выравнивание, а также показать или скрыть значок телефона.

После этого не забудьте нажать «Обновить» или «Опубликовать», чтобы сохранить изменения.

Вот и все! Вы только что улучшили свою службу поддержки клиентов и сэкономили деньги! Мы надеемся, что это руководство по настройке дополнительной автоматизации виртуального телефона оказалось вам полезным.

Далее вы можете использовать CRM для улучшения автоматизации: сравнение 10 лучших программ CRM для малого бизнеса.

И вы захотите увидеть наши руководства:

• WordPress Live Chat: как настроить БЕСПЛАТНО (шаг за шагом)
• Как создать форму запроса обратного вызова в WordPress
• 6 лучших инструментов общения с клиентами для построения отношений

Эти посты посвящены тому, чтобы оптимизировать работу с клиентами простым и экономичным способом.