6 интересных идей управления проектами, которым стоит следовать в 2023 году

Постоянно меняющиеся цифровые технологии оказывают сильное влияние на управление проектами. Это изменило все это с новой структурой. Теперь люди занимаются большими и сложными проектами, что обеспечивает лучшее сотрудничество между расширенными членами команды. Но как им на самом деле удается все так гладко?

С годами появилось много передовых методологий, которые руководители используют для реализации сравнительно крупных проектов. Эти методы и инструменты планирования помогают им достичь всех целей проекта оптимальным образом.

Несмотря на наличие опытных рук и полезных инструментов, предприятия по-прежнему сталкиваются со многими проблемами и проблемами в повседневном управлении проектами. Согласно отчету, 80% предприятий тратят не менее половины своего времени на переработку проектов. Это происходит в основном из-за пробелов в знаниях или меньшей вовлеченности в последние тенденции.

Переходя к сути, сегодня мы обсудим некоторые последние идеи управления проектами и будущие тенденции, чтобы вы могли стать лидером в будущем. Между тем, вы можете проверить наш экспертный редакционный выбор «Лучшие книги по управлению проектами, из которых можно черпать вдохновение».

Давайте начнем с 6 самых популярных способов организации вашей проектной деятельности с большим опытом:

6 лучших идей управления проектами для достижения ваших целей

В Интернете есть множество методов, инструментов и других ресурсов для управления проектами. Но каждый из них не подходит для структуры вашего проекта — найти правильный непросто. Иногда одна техника, которая лучше всего работает для других, может не дать вам даже минимальной отдачи. Более того, современные проекты включают в себя множество движущихся частей, уровней приоритета, множество отделов, рабочих параметров и так далее.

Работа менеджеров проектов заключается в том, чтобы согласовать все эти вещи и предоставить окончательные результаты в рамках ограниченных временных рамок и бюджета.

Ниже приведены пункты, которые дают вам подробную информацию о последних идеях и методах управления проектами, которые вы можете применить для роста своего бизнеса.

01. Примените WBS, чтобы разделить проект на более мелкие управляемые задачи

Структура разбивки работ (WBS) представляет собой иерархическую и ориентированную на результат деконструкцию проекта. Это помогает руководителям проектов разбивать сложную задачу на небольшие подзадачи до тех пор, пока вы не достигнете точки, в которой вы больше не сможете подразделять задачи.

Этот формат управления проектами популярен в настоящее время для упрощения сложного рабочего процесса и определения связанного с ним человека для выполнения работы. Вместо того, чтобы ходить туда-сюда, у каждого есть план в руках, и он знает, что делать, когда и как. Кроме того, установка уровня приоритета упрощает оптимизацию всех задач и поддержание рабочего процесса. Существует два типа WBS:

A. Структура разбивки работ на основе результатов: она четко показывает взаимосвязь между результатами проекта, такими как продукты, услуги или результаты, и доступными вариантами, такими как работа, которую необходимо выполнить.

B. Структура разделения работ на основе фаз. В этой структуре вы должны четко определить действия проекта, чтобы свести к минимуму ошибки на каждой фазе. Поскольку ошибки в одной фазе могут помешать продвижению следующей.

Существует еще один тип структуры WBS, называемый структурой, основанной на ответственности, которая касается распределения проектной деятельности между отделами в соответствии с их обязанностями. Однако наиболее популярным и предпочтительным подходом является подход, основанный на результатах.

Почему вы должны использовать структуру разбивки работ в управлении проектами?

WBS — это лазерная разбивка всех ключевых результатов, необходимых для успеха проекта. Взамен руководитель проекта получает графическое представление всех элементов, которые должен выполнить проект, организованных на нескольких уровнях.

Получите полное представление о том , как использовать структуру разбивки работ (WBS) в управлении проектами.

02. Используйте диаграмму Ганта для визуализации рабочего процесса и прогресса вашего проекта

Внутри большого проекта менеджеры должны контролировать большое количество действий и следить за тем, чтобы все задачи выполнялись в соответствии с графиком. Очень сложно уследить за всеми и достичь всех целей. Если возникнет какой-либо зазор, это может повлиять на весь ваш проект. Вы можете легко преодолеть эту трудность, имея визуальное представление рабочего процесса, которое сообщает вам, когда каждое действие должно быть завершено. Диаграммы Ганта помогают менеджерам планировать проекты.

Диаграмма Ганта — это тип гистограммы, которая иллюстрирует задачи проекта, запланированные с течением времени. Он показывает общее состояние проекта, включая выделенную продолжительность времени и ход выполнения графика проекта, на одной простой гистограмме с накоплением. Это означает, что вы и члены вашей команды можете легко определить зависимость задач, установить временные рамки и назначить нужных людей для каждой задачи. Самое главное, вы можете получить подробный обзор вашего проекта и отчет о ходе выполнения, когда захотите. И направить его в вышестоящую инстанцию ​​или инвесторам.

Для диаграммы Ганта вертикальная ось отображает задачи, которые необходимо выполнить, а горизонтальная ось показывает график проекта. Вы можете указать здесь задачи, даты их начала и окончания, связанного члена команды и критический путь вашего проекта. Если вы используете какой-либо инструмент управления проектами, встроенный в диаграмму Ганта, все, что вам нужно, это добавить задачи, которые будут автоматически обновлять диаграмму Ганта.

Почему вы должны использовать диаграмму Ганта в управлении проектами?

Диаграмма Ганта демонстрирует все задачи проекта и их порядок на временной шкале. Таким образом, вы в любое время можете быстро получить представление обо всем проекте, связанных с ним задачах и сроках их выполнения. Устранение различий в нужное время может обеспечить надлежащее выполнение проекта в срок.

Для лучшего понимания ознакомьтесь с этим эксклюзивным постом о преимуществах диаграммы Ганта в управлении проектами.

03. Оцените методологию PERT для более реалистичной оценки времени

Техника обзора оценки программы — это инструмент планирования управления проектом. Вы можете использовать его, чтобы определить время, необходимое для завершения конкретной задачи или действия. Он обеспечивает графическое представление временной шкалы вашего проекта. С помощью этой структуры вы можете оценить время, необходимое для выполнения каждой задачи в проекте.

Сложный проект обычно состоит из нескольких частей и ряда отдельных целей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь конечного пункта назначения. Инструмент планирования PERT помогает руководителям проектов рассчитать продолжительность и примерную стоимость при планировании конкретного типа проекта. Диаграмма PERT состоит из кругов и прямоугольников, называемых узлами. Эти узлы представляют события или вехи проекта. Они связаны векторами или линиями, которые представляют различные события в рамках проекта.

Управление специальных проектов ВМС США впервые представило диаграммы PERT в 1957 году, чтобы наметить проект атомной подводной лодки Polaris. Теперь менеджеры проектов широко используют эту технику для разработки бюджета проекта и распределения необходимых ресурсов для успешного завершения проекта. Он позволяет рассматривать все факты в соответствии с критериями приемки проекта в рамках заданных параметров.

Анализ PERT объединяет данные и информацию из разных отделов. Это улучшает сотрудничество в команде, распределяя соответствующие обязанности по всей организации. Наконец, это помогает менеджерам проектов учитывать поток задач и вехи, чтобы выбрать наиболее эффективный и полезный путь проекта.

Почему вы должны использовать PERT в управлении проектами?

Диаграмма PERT помогает руководителям проектов оценить время и ресурсы, необходимые для управления проектом. Это позволяет им анализировать все возможные пути и стратегии. Таким образом, они могут выбрать правильный вариант для экономичного завершения проекта с минимальным количеством ошибок.

04. Определите зависимость задачи с помощью метода критического пути (CPM)

Метод критического пути — это методология моделирования проекта для планирования набора проектных действий. Руководители проектов используют его для определения задач, необходимых для завершения проекта. Этот инструмент управления проектами включает в себя самую длинную последовательность действий, которые вы должны выполнить вовремя, чтобы выполнить весь проект в согласованные сроки. Задержка в любой важной задаче приведет к задержке остальной части проекта.

Чтобы разработать модель CMP для вашего проекта, вы должны создать список всех задач, определить зависимости задач и оценить продолжительность выполнения каждой задачи. Как только у вас появится идея, вы сможете определить критический путь с самым длинным отрезком зависимых действий с учетом связанных ресурсов.

Этот алгоритм эффективен на разных этапах управления проектом, от первоначального планирования или анализа альтернативных программ до планирования и мониторинга задач, составляющих проект.

Модель CMP обычно используется для сложных, но практически предсказуемых проектов. Впервые он был введен в конце 1950-х годов для решения проблемы дополнительных затрат, вызванных неэффективным планированием. С тех пор менеджеры проектов используют его для планирования проектов и определения приоритетов задач. Используя этот метод, вы можете разделить сложный проект на отдельные задачи и измерить гибкость проекта для принятия более эффективных решений.

Почему вы должны использовать CMP в управлении вашими проектами?

Метод критического пути относится к критическому пути расписания. CMP предоставляет рабочие данные о том, как планировать проекты, распределять ресурсы и планировать задачи. Это позволяет руководителям проектов выбирать оптимальный график с учетом стоимости проекта для различных сроков завершения.

05. Обеспечьте итеративную разработку с помощью Agile Project Management (APM)

Agile-управление проектами — это гибкий способ построить структуру проекта, разбив его на несколько этапов или спринтов. Большое количество компаний применяют Agile, и 98% из них успешно завершают проекты в срок. По этой причине 71% компаний начали использовать различные Agile-подходы в своих проектах.

Чтобы выполнить проект, особенно сложный, нужно разбить его на более управляемые задачи. Agile методология состоит из нескольких небольших кругов или спринтов. На протяжении всего пути он включает в себя постоянное совершенствование продукта или услуги. Это помогает сократить циклы разработки и обеспечить более частые выпуски продуктов. Это намного продвинутее, чем традиционное управление каскадными проектами. Кроме того, члены команды получают время для более эффективного внесения необходимых изменений на основе отзывов клиентов.

Двумя популярными и наиболее часто используемыми Agile-фреймворками являются Scrum и Kanban. Но каждая методология Agile имеет одни и те же этапы выполнения, которые включают в себя: планирование спринта, разработку продуктов, тестирование, проведение итераций, учет отзывов и т. д.

Люди в основном используют этот итеративный подход для управления проектами разработки программного обеспечения. Эти типы проектов нуждаются в непрерывных выпусках и должны учитывать отзывы клиентов при каждой итерации. Применяя APM, многие команды разработчиков программного обеспечения отмечают значительный прирост скорости разработки и взаимного сотрудничества. Кроме того, это увеличивает их способность быстро реагировать на тенденции рынка.

Другие команды, которые тесно сотрудничают с заказчиками и другими внешними сторонами на протяжении всего проекта, могут использовать различные Agile-фреймворки для разработки новых продуктов в условиях неопределенности. Например, маркетологи, университеты, военные, автомобильная промышленность и так далее.

Почему вы должны использовать APM в управлении проектами?

Методология Agile направлена ​​на обеспечение быстрых изменений и гибкости внутри бизнеса. ИТ-команды используют Agile-подход к управлению проектами для создания безошибочных продуктов. Люди из других отраслей также могут извлечь выгоду из Agile-управления проектами, чтобы получать прибыль за счет непрерывной итерации.

06. Решайте сложные задачи управления проектами с помощью эффективных инструментов управления проектами

Технологии уже взяли на себя многие обязанности людей. Это также упрощает задачи управления проектами. Существует ряд полезных программ, ориентированных на различные методы управления проектами.

Инструменты управления проектами позволяют вам управлять и отслеживать действия проекта из централизованного центра, используя задачи, подзадачи, отчеты о ходе выполнения, расписания, рабочие процессы и т. д. Кроме того, это обеспечивает лучшее сотрудничество в команде, включая полезные функции, такие как назначение задач, добавление комментариев, уведомления по электронной почте и т. д. другие.

Помимо этого, вы получите мгновенное представление о том, что на самом деле происходит внутри проекта. Если у вас перед глазами каждое обновление, вы можете предпринять быстрые действия там, где это необходимо.

Даже при резком изменении формата работы — от физического офиса к удаленной работе — инструменты управления проектами оказывают огромную поддержку членам команды. Это эффективный способ объединить всех ваших удаленных сотрудников на единой платформе. И самое главное пусть общаются в режиме реального времени.

Однако, поскольку не каждый метод идеально подходит для вашего бизнеса, каждый инструмент не может служить вашей цели. Вы должны иметь возможность понять потребности вашего проекта и выбрать правильный инструмент.

Почему вы должны использовать передовые инструменты в управлении вашими проектами?

Инструменты управления проектами помогают членам команды хранить и совместно использовать все данные, связанные с проектом, в одном месте. Таким образом, они получают легкий доступ к необходимой информации, отслеживают свой прогресс и сотрудничают, если это необходимо. С другой стороны, менеджеры проектов имеют сильный контроль над всеми действиями, чтобы вести успешный проект.

Подробнее : 8 лучших программ для управления маркетинговыми проектами

Тенденции управления проектами, которые будут лидировать в ближайшем будущем

Вот самые важные тенденции управления проектами 2021 года и далее:

Гибридная рабочая модель, вероятно, станет новой нормой

Глобальная пандемия глобально изменила порядок работы. Если до пандемии американцы проводили дома 5% своего рабочего времени, то сейчас эта цифра составляет примерно 60%. Компании также обнаруживают значительное повышение производительности, приняв гибридную модель работы. Этот сценарий увеличивает ответственность руководителей проектов. Теперь им нужно управлять и распределять работу между штатными членами команды и удаленными коллегами. Поддержание сотрудничества в команде становится все более сложной задачей для лидеров.

Чтобы упростить свою работу, используйте общую платформу для подключения всех членов вашей команды, использующих современные методы управления проектами.

Читайте также: Как грамотно управлять удаленной командой с помощью WP Project Manager Pro и Zoom, чтобы обеспечить наилучший результат

Организации переходят на Agile-подход

Отчет за 2018 год показывает, что проекты, использующие методологии Agile, на 28% успешнее, и почти 71% компаний используют Agile с разной частотой. Эта тенденция сохраняется до сих пор. Помимо индустрии программного обеспечения, другие отрасли также обращаются к методам Agile. Agile-инструменты также представляют более удобные интерфейсы для устранения сложности основных функций. Такие как информационные панели Kanban, невыполненные задачи и средства отслеживания проблем.

Scaled Agile Framework (SAFe) и Scrum — самые популярные Agile-фреймворки. Они, очевидно, работают на производительность команды на разных уровнях организации. Кроме того, интеграция искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (МО) в методологию Agile позволяет принимать настойчивые и своевременные решения.

Важной церемонией в Agile Scrum является «Совещание по планированию спринта». Ознакомьтесь с этим руководством, чтобы узнать: - Как провести совещание по планированию спринта, чтобы обеспечить успех вашего бизнеса.

Растущий спрос на инструменты управления проектами и специалистов

Согласно новому отчету PMI, для выполнения определенных ролей внутри организации необходимо 2,3 миллиона менеджеров проектов. Люди с навыками управления проектами сейчас очень востребованы.

Роль менеджера проекта полна вызовов. Он/она должен контролировать все задачи проекта, сотрудничать с членами команды, каждый раз отслеживать и заполнять пробелы, чтобы гарантировать, что проект достигнет цели в рамках согласованного времени и бюджета. Кроме того, руководители проектов должны обладать сильными лидерскими качествами. Эта характеристика побуждает их создавать гибкое рабочее пространство, где команда может эффективно обмениваться идеями, придумывать новые планы и успешно завершать проект. С другой стороны, использование инструментов управления проектами также процветает с технологическим прогрессом.

Если вы управляете небольшим бизнесом, вы можете проверить этот список лучших бесплатных программ для управления проектами.

Больший акцент на межличностных навыках

Soft skills всегда были важны для управления проектами. Но сейчас это необходимо как никогда. Как правило, ценность руководителя проекта зависит от его академических достижений и навыков применения различных методов управления проектами. Но новейшие технологии и программы на основе ИИ нормализуют многие сложные задачи, связанные с управлением проектами и членами команды. Теперь у менеджеров проектов есть время, чтобы сосредоточиться на других своих обязанностях, и именно здесь становятся необходимыми навыки межличностного общения.

Согласно PMI, вот семь наиболее важных социальных навыков для менеджеров проектов:

• Коммуникация
• Управление конфликтами
• Принятие решений
• Лидерство
• Мотивация
• Организация
• Укрепление доверия

Руководители проектов должны уделять особое внимание развитию своих мягких навыков. Таким образом, они могут повысить ценность своих организаций.

Влияние искусственного интеллекта и автоматизации

В эту современную эпоху постепенно все контролируется технологией ИИ. Потому что это позволяет руководителям лучше понимать своих пользователей и принимать более реалистичные решения. Руководители проектов уже начали использовать ИИ для управления своими проектами и организации повседневных задач. Это сводит к минимуму человеческие усилия за счет автоматизации и обеспечивает лучшее понимание анализа данных. Кроме того, руководители проектов используют автоматизацию ИИ для выполнения сложных задач, таких как распределение задач и визуализация данных.

Использование ИИ в управлении проектами повышает вероятность успеха проекта. Менеджеры используют эту технологию, чтобы делать реалистичные прогнозы, оптимизировать планирование ресурсов, обеспечивать визуализацию данных и проводить анализ рисков. Это также полезно для правильной оценки продолжительности проекта, затрат и прогресса.

Растущий спрос на облачные технологии

Облачные решения сейчас на пике спроса. Все большее число организаций используют облачное программное обеспечение для управления для хранения и управления своими данными. Согласно отчету, более 60% предприятий по всему миру используют облачные технологии. Облачное программное обеспечение для управления проектами позволяет менеджерам проектов и командам хранить все данные проекта, документы и программы в централизованном хабе. Этот концентратор безопасен и всегда синхронизируется между устройствами.

Вы и член вашей команды получите легкий доступ к данным проекта и просмотру статуса работы в режиме реального времени. Неважно, находятся ли члены команды в разных частях мира.

Будет ли гибридная структура работы определять будущее делового мира?

Гибридная работа существует уже довольно давно. Но с началом кризиса Covid-19 компании со всего мира начали приспосабливаться к этому новому подходу. Позже работодатели поняли, что сотрудники могут быть более продуктивными и сосредоточенными вне офиса. Кроме того, это уменьшает зависимость от местоположения и экономит деньги как для сотрудников, так и для работодателей. Принимая во внимание эти факты, эксперты предсказали, что гибридная модель — это будущее посткоронавирусного мира.

Гибридная модель работы представляет собой организационную структуру, сочетающую удаленную работу с работой в офисе. Это означает, что компании позволяют некоторым сотрудникам работать удаленно, в то время как другие работают локально.

Недавний опрос показал, что 55% работников в США предпочитают сочетание работы дома и в офисе. В Великобритании работодатели ожидают, что доля постоянных надомников удвоится: с 18% до пандемии до 37% после пандемии. Эксперт по трудоустройству в Китае Алисия Тунг заявила, что через 10 лет локальная и удаленная работа будет разделена на 60/40.

В гибридной рабочей структуре люди могут выбирать, предпочитают ли они внутреннюю офисную среду или работают удаленно из любого места. Существует еще один тип гибридной модели, когда удаленным сотрудникам необходимо работать из офиса в определенные дни каждой недели. В основном это происходит в компаниях, которые занимаются чрезвычайно сложными проектами и нуждаются в более тесном командном взаимодействии. В этом случае все ваши сотрудники должны находиться на месте.

Однако эффективное гибридное рабочее место не должно требовать, чтобы все работали в одинаковое время и в одном темпе. Вместо этого вы можете использовать инструменты управления проектами и планирования, чтобы помочь своим географически удаленным сотрудникам не сбиться с пути. Как менеджер проекта, вы должны понимать всю систему, чтобы вы могли создать оптимизированную рабочую среду для успешного завершения проекта.

Новые способы оставаться впереди с лучшими идеями управления проектами

За последние несколько лет технологические, социальные и рыночные изменения резко изменили ландшафт управления проектами. Возможно, разработка дорожной карты проекта поможет вам визуализировать то, что необходимо сделать для достижения конечной цели.

Вещи, которые следует учитывать при применении новой идеи управления проектами, включают:

• Инвестиции в правильную идею управления проектом
• Взвешивание затрат
• Сбор отзывов от членов команды
• Поощрение открытого общения
• Представляем полезные ресурсы и политики

Опередив текущую позицию, вы должны работать с новыми технологиями, чтобы выявить лучшее от ваших существующих сотрудников. Приведенные выше идеи управления проектами помогут вам создать рабочую среду, в которой все участники будут чувствовать себя связанными и инвестировать в правильные модели работы.

Однако вы можете использовать комбинацию процессов и шаблонов из нескольких методологий. Или внедрите надежный инструмент управления проектами, такой как WP Project Manager, который интегрируется в общий процесс проектов вашей команды. А если у вас есть существующий ключевой бизнес-отдел, такой как HR, CR и бухгалтерский учет, вы можете просто интегрировать его с WP ERP — комплексным решением для управления бизнесом, чтобы сделать вашу повседневную задачу более упорядоченной, чем когда-либо.

Есть ли у вас дополнительные вопросы или предложения о новых методах или инструментах управления проектами? Поделитесь своим мнением в комментариях ниже.