Внутренняя документация: все, что вам нужно знать (советы и руководство)

Нужна ли вашему бизнесу внутренняя документация? И что вообще такое внутренняя документация?

Хотя вы, вероятно, знакомы с идеей создания документации, чтобы помочь вашим клиентам получить больше пользы от ваших продуктов или услуг, высококачественная документация также может помочь вашему бизнесу и сотрудникам работать лучше.

Этот тип внутренней документации называется внутренней документацией, и вы можете использовать ее для повышения производительности, сохранения и обмена знаниями и многого другого.

В этом руководстве вы узнаете все, что вам нужно знать о внутренней документации, включая следующее:

• Что такое внутренняя документация
• Преимущества внутренней документации
• Лучшие практики внутренней документации
• Как создать собственный центр внутренней документации

Что такое внутренняя документация?

Внутренняя документация — это структурированный набор процедур, знаний, лучших практик и т. д. вашей компании.

За время существования ваша компания накопит массу знаний и опыта. Внутренняя документация поможет вам сохранить все эти коллективные знания в одном легкодоступном центре.

Вы можете использовать его для повышения производительности, предотвращения потери знаний, адаптации новых сотрудников и многого другого.

Давайте разберем некоторые ключевые понятия…

Внутренняя и внешняя документация

Внутренняя и внешняя документация служат одним и тем же целям документирования процессов, объяснения того, как что-то делать, обмена ключевыми знаниями и так далее.

Ключевое отличие заключается в том, кто является целевой аудиторией для этой документации:

• Внутренняя документация – целевая аудитория – сотрудники вашей компании.
• Внешняя документация — целевая аудитория — ваши пользователи, заказчики, клиенты и так далее.

По сути, клиенты или посторонние вообще никогда не должны видеть вашу внутреннюю документацию, но ваши сотрудники, скорее всего, будут полагаться на внутреннюю документацию для выполнения своей работы.

Различные типы внутренней документации

Мы коснулись этого немного выше, но есть разные типы внутренней документации, каждый из которых вы захотите адаптировать к своей конкретной цели:

• Документация процесса — вам нужно задокументировать, как правильно выполнять определенные задачи. Это могут быть контрольные списки, учебные пособия и так далее. Например, у вас может быть статья «Как создать новую внутреннюю документацию».
• Документация по проекту — вы захотите задокументировать детали и прогресс каждого проекта. Это могут быть предложения, бизнес-кейсы, сводки собраний, сроки и т. д.
• Документация по политикам/кадрам — вы захотите задокументировать важные политики, такие как адаптация сотрудников, политика отпусков, больничные, увольнение сотрудников и т. д.
• Командная документация — каждая команда может создать свою собственную внутреннюю документацию для своих знаний и политик. Например, ваша команда по контенту может задокументировать руководство по стилю блога и правила работы с гостевыми постерами.
• Техническая документация — если у вас есть команда разработчиков, они захотят создать собственную внутреннюю документацию, которая объясняет, что происходит в коде, руководства по стилю, политики тестирования QA и так далее.

Преимущества внутренней документации: почему это стоит усилий?

Создание внутренней документации, несомненно, требует дополнительного времени, а не «просто на лету».

Итак, каковы преимущества внутренней документации? То есть, почему стоит вкладывать время и силы в создание внутренней документации?

Вот некоторые из самых больших преимуществ внутренней документации:

• Способствуйте обмену знаниями — вы можете поощрять сотрудников делиться знаниями. Более того, сотрудники могут легко получить доступ к знаниям, которыми поделились другие сотрудники, без необходимости каждый раз напрямую взаимодействовать с первоначальным пользователем.
• Повысьте производительность — документируя важные процессы и детали, вы можете гарантировать, что сотрудники не застревают без необходимости, что повысит вашу общую производительность.
• Адаптируйте новых сотрудников более эффективно — когда новый сотрудник присоединяется к вашей компании, он сможет положиться на ваши объединенные внутренние знания, чтобы быстро освоиться.
• Сохраняйте знания – в какой-то момент ключевые сотрудники уйдут либо навсегда, либо из-за отпуска/болезни. Наличие внутренней документации гарантирует, что знания этих сотрудников по-прежнему сохраняются и доступны даже после их ухода.

Лучшие практики для создания качественной внутренней документации

Теперь, когда вы знаете, что такое внутренняя документация и почему она важна, давайте начнем переключаться на то, как вы можете создать собственный центр внутренней документации.

Мы начнем с некоторых общих рекомендаций по внутренней документации, а затем рассмотрим технический процесс создания собственного концентратора.

• Привлекайте ключевых заинтересованных лиц — внутренняя документация не должна основываться только на подходе «сверху вниз» — важно вовлекать ключевых сотрудников на каждом уровне. В конце концов, эти сотрудники часто являются теми, кто обладает знаниями «в окопах», которые вы хотите сохранить. Вы также можете назначить определенных сотрудников кураторами контента, чтобы было четкое лицо, принимающее решения.
• Перепрофилируйте любую существующую документацию — вам не нужно создавать всю внутреннюю документацию с нуля, поскольку у вас, вероятно, уже есть существующий контент, спрятанный в разных местах. Попробуйте перепрофилировать этот контент в один центральный узел, чтобы упростить доступ к нему.
• Упростите доступ — говоря о простоте доступа, вы хотите убедиться, что ваш центр легко просматривать и искать. Используйте категории и функции, такие как мгновенные поисковые подсказки, чтобы направлять сотрудников к соответствующему контенту.
• Создайте руководство по стилю для согласованности — если вся ваша документация использует разное форматирование, людям будет сложно извлечь из нее пользу. Чтобы избежать этого, заранее создайте руководство по стилю и следуйте ему для каждого элемента контента.
• Включайте изображения, видео и GIF-файлы — не полагайтесь только на текст — включая изображения, видео и другие медиафайлы, такие как GIF-файлы, которые могут сделать ваш контент более полезным. Например, при документировании определенного процесса вы можете включить изображения или видео, документирующие этот процесс.
• Избегайте избыточного документирования — хотя у внутренней документации есть много преимуществ, избыточное документирование также может вызывать разочарование и раздражать ваших сотрудников. Важно найти баланс между документированием важных деталей и обременением сотрудников загруженной работой.
• Поддерживайте все в актуальном состоянии — ваши процессы и институциональные знания со временем будут меняться, поэтому важно обновлять внутреннюю документацию, чтобы не отставать от этих изменений. Опять же, может быть полезно назначить сотрудников в качестве заинтересованных лиц, ответственных за обновление вашей внутренней документации с течением времени.
• Спрашивайте отзывы у сотрудников — помните, что ваша внутренняя документация предназначена для облегчения жизни сотрудников. Не бойтесь запрашивать отзывы у сотрудников, поскольку у них могут быть отличные идеи о том, как улучшить ваши внутренние знания.

Как создать центр внутренней документации

Теперь последний вопрос: как вы на самом деле создаете хаб, в котором все ваши сотрудники могут получить доступ к вашим внутренним ресурсам документации?

Что ж, у вас есть три основных варианта, когда дело доходит до программного обеспечения базы знаний:

• Используйте программное обеспечение с открытым исходным кодом, такое как WordPress и HeroThemes.
• Используйте инструмент SaaS.
• Закодируйте собственное решение.

Хотя мы можем быть немного предвзятыми, мы думаем, что подход с открытым исходным кодом в WordPress имеет смысл по нескольким причинам:

• Вы полностью владеете и контролируете свою документацию . Ваша документация может содержать конфиденциальную информацию, которую вы не хотите хранить на чужом сервере (как в случае с инструментом SaaS). С WordPress вы можете хранить все свои данные и информацию на собственном сервере.
• Это все еще очень просто . Если вы используете плагин WordPress, такой как Heroic Knowledge Base, вы можете начать работу за очень короткое время, что вряд ли произойдет, если вы разработаете собственное решение.
• Это рентабельно . Подход WordPress, как правило, намного дешевле, чем инструмент SaaS. Амортизируя в течение года, вы, как правило, будете платить менее 15 долларов в месяц за неограниченное количество статей и неограниченное количество пользователей.

Вот как создать центр внутренней документации с помощью WordPress и плагина Heroic Knowledge Base.

1. Настройте установку WordPress

Для начала вам нужно создать новую установку WordPress, которая станет вашим внутренним центром знаний.

У вас есть два варианта установки WordPress:

1. Вы можете создать сайт интрасети, доступный только из локальной сети вашей компании. У нас есть руководство по настройке интранет-сайта WordPress.
2. Вы можете создать общедоступный сайт WordPress, доступный из любого места, но ограничить доступ с помощью пароля и/или учетных записей пользователей для сотрудников. Существует множество плагинов, которые позволяют вам создавать учетные записи пользователей или просто ограничивать весь сайт одним паролем, которым вы можете поделиться с сотрудниками.

Из-за популярности удаленной работы в наши дни вы, вероятно, захотите использовать второй подход, чтобы сотрудники могли получить доступ к внутренней документации, даже когда они не в офисе.

2. Установите героическую базу знаний

После установки WordPress вы можете добавить плагин Heroic Knowledge Base, чтобы превратить его во внутренний центр документации.

Heroic Knowledge Base — это плагин WordPress, который добавляет полную функциональность базы знаний в WordPress. Он включает в себя ряд функций, которые сделают ваш центр внутренней документации успешным:

• Мгновенные поисковые подсказки, чтобы направлять сотрудников к соответствующему контенту.
• Неограниченное количество категорий для организации контента по темам, отделам и т. д.
• Встроенный инструмент обратной связи, позволяющий сотрудникам оставлять отзывы о статьях.
• Простое управление версиями и версиями через встроенную систему управления версиями WordPress. Это отлично подходит для того, чтобы увидеть, как статьи изменились с течением времени (и отменить изменения, если это необходимо).
• Встроенная аналитика, чтобы увидеть, какой контент больше всего интересует сотрудников. Вы можете использовать эту информацию для уточнения и оптимизации вашей документации.
• Виджет Help Assistant предоставляет сотрудникам еще один простой способ найти необходимую документацию.

После того, как вы купите Heroic Knowledge Base, вы сможете установить ее, как и любой другой плагин WordPress. Затем вы получите простую в использовании область настроек, где вы можете настроить все, что касается вашей внутренней базы знаний документации:

Кроме того, вы также можете использовать тему KnowAll, которая управляет дизайном вашего центра документации, а также встраивает все функции плагина Heroic Knowledge Base.

3. Добавьте свои статьи документации

После установки плагина Heroic Knowledge Base вы готовы начать добавлять свой внутренний контент.

С Heroic Knowledge Base вы можете сделать это с помощью гибкого редактора блоков WordPress.

Heroic Knowledge Base также добавляет несколько специальных блоков, которые помогут вам улучшить вашу документацию. Например, вы можете легко добавить выноски или предупреждения, чтобы выделить ключевую информацию или проблемы, которых следует избегать:

Вы также можете добавлять неограниченное количество категорий для организации своего контента.

Чтобы изменить порядок ваших статей и/или категорий, вы получите специальные интерфейсы перетаскивания. Вы можете получить к ним доступ, перейдя в Heroic KB → Порядок статей или Heroic KB → Порядок категорий :

Создайте свою внутреннюю базу знаний сегодня

Хотя создание внутренней документации требует времени на создание контента, эти инвестиции окупятся, когда вы сможете сохранять и делиться знаниями, повышать производительность и более эффективно адаптировать новых сотрудников.

Самый простой способ настроить центр внутренней документации — использовать программное обеспечение WordPress с открытым исходным кодом и плагин Heroic Knowledge Base.

Используя WordPress и базу знаний Heroic, вы получите следующие преимущества:

• Полное владение и контроль над данными вашей компании, потому что все остается на ваших серверах.
• Более низкие затраты, поскольку вы платите одну небольшую фиксированную плату за неограниченное использование.
• Простота, потому что база знаний Heroic предлагает все необходимые функции, что избавляет от необходимости кодировать собственное решение с нуля.

Настройте свой внутренний концентратор контента сегодня, и вы сразу же получите выгоду.