Как оформить, отправить по электронной почте и распечатать счет-проформу WooCommerce?

Счет-фактура продажи в WooCommerce — это просто документ, в котором указаны условия продажи между двумя сторонами. Счет-проформа WooCommerce также является одним из таких документов, который содержит много похожей информации, но не может использоваться взаимозаменяемо с обычными счетами-фактурами. Проще говоря, счета-фактуры могут быть нескольких типов, и счет-проформа WooCommerce является одним из них.

Счет-проформа WooCommerce часто выступает в качестве документа соглашения между покупателем и продавцом. В счетах-проформах излагаются согласованные условия, включая, помимо прочего, предполагаемую дату доставки, цену, количество и многое другое.

WooCommerce не предлагает механизм по умолчанию, с помощью которого вы можете создавать счета-проформы. Однако сторонние разработчики WooCommerce, такие как WebToffee, предлагают решения (плагины), помогающие настроить счета-проформы. В этой статье мы надеемся подробно рассмотреть выставление предварительных счетов-фактур WooCommerce с помощью плагина предварительных счетов-фактур WebToffee WooCommerce.

Счет-проформа WooCommerce — это документ, в котором сообщаются окончательные детали покупки, о которых договорились покупатель и продавец. В отличие от обычных счетов-фактур предварительные счета-фактуры не имеют обязательной юридической силы. Это связано с тем, что счета-проформы могут быть изменены. Условия продажи могут измениться по мере продвижения переговоров о покупке.

Более того, счет-проформа может не иметь номера счета-фактуры, поскольку окончательные данные о продажах не подтверждены. Документ просто дает представление о том, чего ожидать с точки зрения цены и доставки.

Счет-проформа будет отправлен до счета-фактуры, когда окончательные штрихи покупки еще не подтверждены. Узнайте больше о том, как, когда и почему счета-проформы WooCommerce, используя связанную статью.

Счет-фактура WooCommerce и счет-проформа выглядят одинаково внутри и являются важным компонентом международной торговли, но они различаются по своему назначению — зачем он отправляется?

Теперь давайте внимательно посмотрим на эти различия.

В чем его необходимость : счета-проформы дают покупателям представление о том, чего ожидать в процессе продажи. Поскольку это не окончательный счет, он оставляет место для переговоров. В то время как счет-фактура отправляется для запроса оплаты или в качестве доказательства покупки.

Когда выдается : Счета-проформы WooCommerce будут созданы и отправлены до подтверждения продажи. В то время как счет-фактура будет выставлен после отправки или доставки товара.

Юридический статус документов : Поскольку ничего о покупке не будет подтверждено при отправке счета-проформы WooCommerce, он не имеет юридической силы, и клиенты не обязаны его соблюдать. Однако счета-фактуры будут отправлены после отправки продуктов, поэтому это считается официальной записью транзакций.

Может ли он использоваться для бухгалтерского учета : счет-фактура может использоваться для целей бухгалтерского учета, тогда как предварительный счет-фактура не должен.

Как обсуждалось ранее, вам понадобится внешний плагин, такой как счет-проформа для WooCommerce, чтобы выставлять счета-проформы для ваших заказов.

Плагин предлагает готовую поддержку счетов-проформ. Это означает, что документы будут автоматически генерироваться в соответствии с конфигурациями плагина по умолчанию без каких-либо настроек.

Обратите внимание, что плагин-проформа счета действует как расширение бесплатного плагина WooCommerce PDF-счета и упаковочных накладных. Поэтому сначала вам нужно будет установить и активировать оба плагина в вашем магазине WordPress для создания предварительных счетов-фактур.

Чтобы генерировать или выставлять счета-проформы для заказов WooCommerce, давайте сначала установим плагин.

1. Войдите в консоль администратора WordPress и перейдите в «Плагины » > « Добавить новый ».
2. Найдите плагин WooCommerce для счетов-фактур и упаковочных листов в формате PDF и определите плагин WebToffee.

3. Нажмите «Установить сейчас» , а затем «Активировать », соответствующий этому плагину.
4. После завершения активации нажмите кнопку « Загрузить плагин », расположенную вверху страницы.
5. Загрузите zip-файл плагина формы счета-фактуры WooCommerce, полученный после его покупки.
6. Когда загрузка будет завершена, нажмите « Установить сейчас» , а затем « Активировать плагин ».

Это добавит оба плагина в вашу консоль WordPress. Отныне счета-проформы будут генерироваться автоматически.

Однако, чтобы полностью настроить, когда и как создавать счета-проформы, перейдите к Счет- фактура/Упаковка > Счет-проформа . Там вы найдете все варианты персонализации ваших счетов. Обратитесь к этой статье о настройке предварительных счетов-фактур WooCommerce, чтобы узнать больше.

Счета-проформы, созданные в вашем магазине, могут быть автоматически отправлены вашим клиентам вместе с электронными письмами о статусе заказа WooCommerce по умолчанию. Чтобы настроить это,

1. Перейдите в «Счет- фактура/упаковка » > «Счет- проформа» > « Общие ».
2. В разделе «Общие» выберите, когда автоматически создавать счета-проформы. Например, если вы выберете «В ожидании», счет-проформа будет автоматически сгенерирован, когда статус заказа изменится на «В ожидании».
3. Теперь установите флажок, соответствующий Прикрепить счет в формате PDF к электронному письму заказа . Это автоматизирует процесс прикрепления PDF-документа счета-проформы WooCommerce к электронному письму для статуса заказа, выбранного на предыдущем шаге. Например, предварительный счет-фактура в формате PDF будет прикреплен к электронному письму «Заказ на удержании».
4. Нажмите « Обновить настройки », чтобы обновить внесенные изменения.

Счета-проформы, созданные для WooCommerce, могут быть распечатаны вами, администратором WordPress или вашим клиентом.

Чтобы распечатать счет-проформу самостоятельно,

1. Перейдите в WooCommerce > Заказы и щелкните заказ, для которого вы хотите создать счета-проформы.
2. В правой части страницы вы сможете увидеть виджет под названием Счет/Упаковка .
3. Нажмите на кнопку печати или загрузки, соответствующую счету- проформе .

Обратите внимание, что таким образом можно вручную формировать счета-проформы для заказов всех статусов.

Чтобы ваши клиенты могли распечатывать счета-проформы,

1. Перейдите на вкладку « Счет/упаковка » > «Счета-проформа» > вкладка « Общие ».
2. Установите необходимые флажки, соответствующие опции Показывать кнопку печати счета для клиентов .
   • Моя учетная запись — страница списков заказов: добавляет кнопку печати на страницу «Мои учетные записи» > «Заказы» вашего клиента.
   • Моя учетная запись — страница сведений о заказе: добавляет кнопку печати на страницу сведений о заказе для отдельных заказов.
   • Электронная почта заказа : добавляет кнопку печати в электронное письмо о статусе заказа, к которому прилагается счет-проформа.
3. Нажмите «Обновить настройки ».

Так будет выглядеть кнопка печати на странице сведений о заказе клиента.

Счет-проформа в WooCommerce обеспечивает прозрачность процесса покупки и укрепляет доверие между вами и вашими клиентами. Хотя документ не имеет обязательной юридической силы, предложение предварительных счетов-фактур WooCommerce может упростить процесс закупки данных и продуктов даже во время международных транзакций.

Вы можете настраивать, выдавать, отправлять по электронной почте и распечатывать свои счета-проформы WooCommerce с помощью подключаемого модуля счетов-проформ WebToffee. Плагин предлагает широкий спектр функций и полностью совместим с многоязычными плагинами, такими как WPML. Его интеграция с бесплатной надстройкой mPDF для счетов WooCommerce добавляет к платформе поддержку RTL и Unicode.

Была ли эта статья полезной? Не стесняйтесь, дайте нам знать ваши мысли по этому поводу.