10 лучших программных платформ для управления знаниями в 2023 году (с плюсами и минусами)

Если один из ваших ключевых сотрудников должен был уйти через неделю, как скоро, по вашему мнению, вы сможете заставить кого-то взять на себя его обязанности?

По мере роста вашей компании вероятность того, что она будет иметь сложные должностные обязанности, разнообразный ассортимент продуктов и услуг и большое количество запросов клиентов, возрастает.

Чтобы все шло гладко, важно, чтобы каждый мог делиться знаниями и систематизировать их. Вот почему концепция управления знаниями стала жизненно важной частью ведения бизнеса.

Имея это в виду, в этом руководстве мы рассмотрим лучшее программное обеспечение для управления знаниями и факторы, которые следует учитывать при выборе того или иного программного обеспечения для ваших нужд. Давайте начнем.

Что такое программное обеспечение для управления знаниями?

Программное обеспечение для управления знаниями относится к цифровым инструментам и платформам, которые можно использовать для сохранения и хранения полезной информации. Используя эти инструменты управления знаниями, администраторы могут публиковать и структурировать информацию таким образом, чтобы пользователям было легко ориентироваться и искать ее.

Таким образом, пользователи могут найти ответы на свои вопросы и получить рекомендации, необходимые для быстрого решения проблем.

Возможность управлять информацией и обмениваться ею делает программное обеспечение для управления знаниями подходящим для двух основных целей. Вы можете использовать его для:

• Создайте частный внутренний центр, к которому могут получить доступ только ваши сотрудники
• Создайте общедоступный внешний ресурс для своих клиентов и партнеров

Система управления знаниями обычно размещается в Интернете. Таким образом, его основным преимуществом является удобство и простота публикации и потребления информации из любого места и в любое время.

Лучшее программное обеспечение для управления знаниями

Вот список лучшего программного обеспечения для управления знаниями, которое вы должны рассмотреть для своего бизнеса, а также лучшие функции, плюсы и минусы, которые выделяют их.

WordPress + героическая база знаний

WordPress — это бесплатная система управления контентом, на которой работают миллионы веб-сайтов. Он прост в использовании и имеет функции, очень похожие на то, что вы ожидаете от любого программного обеспечения для управления знаниями. Это означает, что вы можете создавать, редактировать и классифицировать контент по своему усмотрению.

Если вы решите использовать WordPress, вам потребуется собственный хостинг и доменное имя, что обойдется вам примерно в 40 долларов в год и 10 долларов в год соответственно.

Но даже с учетом этих затрат использование WordPress для управления знаниями обходится значительно дешевле, чем альтернативные решения. И хотя другие решения для управления знаниями не требуют отдельной покупки хостинга, плата за хостинг включена в их стоимость.

Еще одно преимущество использования WordPress заключается в том, что у вас будет полный контроль над настройкой внешнего вида вашего портала управления знаниями. И есть тысячи готовых шаблонов на ваш выбор.

Хотя WordPress в первую очередь предназначен для запуска веб-сайтов, его функциональность можно расширить. Используя плагин Heroic KB, вы можете получить функции, которые превратят его в полноценную платформу управления знаниями. К ним относятся мгновенный поиск, отзывы пользователей, аналитика статей и многое другое.

Кроме того, Heroic KB имеет интуитивно понятный интерфейс, простое управление категориями и простую настройку, чтобы ваша база знаний соответствовала идентичности вашего бренда. И вы можете использовать его аналитические возможности, чтобы выяснить, насколько хорошо ваше решение по управлению знаниями удовлетворяет потребности пользователей.

Настроить платформу управления знаниями с помощью WordPress и Heroic KB очень просто. Большинство веб-хостингов предлагают установку WordPress в один клик, поскольку это самая популярная CMS.

Поэтому, как только вы получите хостинг и установите WordPress, все, что вам нужно, это установить Heroic KB и позволить мастеру установки провести вас через оставшиеся шаги.

Плюсы

• Отличный готовый внешний интерфейс
• Современные проекты баз знаний
• Значительно дешевле, чем решения SaaS
• 30-дневная гарантия возврата денег

Минусы

• Нет бесплатной версии или пробной версии
• Вы управляете хостингом и обновлениями программного обеспечения

Цены

Стоимость пакета Essential от Heroic KB составляет 149 долларов в год для одного сайта. Вы можете добавить еще два сайта с расширенными функциями, такими как аналитика поиска и отзывы о статьях, если вы получите пакет Plus за 199 долларов в год. План Pro открывает сторонние интеграции, включая Slack и Helpscout, за 399 долларов в год.

ProProfs

ProProfs — это полный набор инструментов для создания справочного центра, включающий документацию базы знаний как для внутренних, так и для внешних целей.

ProProfs уделяет большое внимание командному сотрудничеству и интеграции с такими сервисами, как Freshdesk и Zendesk. Он также поставляется с коллекцией готовых шаблонов для быстрого начала работы.

Вы можете легко настроить стиль, включая цвета, шрифт и аспекты, чтобы они соответствовали вашему бренду. Другие функции включают поддержку локализации на 90 языках и отчеты об эффективности.

Плюсы

• Простота настройки и использования
• Множество тем для определения внешнего вида центра знаний.
• Ряд ценных интеграций

Минусы

• Может стать дорогим для больших баз знаний
• Часто подвержен ошибкам / сбоям
• Пробный период всего 15 дней

Цены

Цена ProProfs зависит от того, хотите ли вы использовать его для сотрудников или клиентов.

Стоимость общедоступного справочного центра для клиентов начинается от $30/пользователь/месяц. В этом плане вы можете иметь до 3 пользователей, создавать 500 страниц и обслуживать неограниченное количество просмотров. Следующий доступный премиальный план стоит 40 долларов за пользователя в месяц с возможностью до 10 пользователей, 1000 страниц и неограниченных просмотров.

Если вы создаете частную базу знаний только для сотрудников, вы можете начать с 2 долларов за пользователя в месяц, до 75 пользователей и 500 страниц. Если вы хотите добавить больше пользователей и страниц, премиум-план стоит 3 доллара за пользователя в месяц.

Документ360

Document 360 — одно из лучших программ для управления знаниями, которое позволяет компаниям создавать частные и общедоступные порталы самообслуживания. С его помощью вы можете писать, публиковать и систематизировать знания.

Члены команды могут совместно вносить изменения и сравнивать изменения, внесенные друг другом, чтобы они были на одной странице. Вы также получаете доступ к аналитическим отчетам, чтобы понять, какие статьи имеют наибольшее количество просмотров и вовлеченности.

В Document360 есть несколько расширений, которые можно использовать для интеграции с существующей службой поддержки, чатом, комментариями и инструментами перевода. К ним относятся FreshDesk, Slack, Zapier и другие.

И это также позволяет вам стилизовать свою базу знаний, чтобы она соответствовала вашему бренду. Вы можете использовать собственный домен и настроить навигацию с помощью ссылок, значков социальных сетей и CTA.

Плюсы

• Поддержка уценки при редактировании контента
• Интуитивно понятный пользовательский интерфейс
• Легко настроить

Минусы

• Склонен к частым сбоям
• Могут быть проблемы с форматированием
• Дороже, чем альтернативы
• Короткий пробный период

Цены

Document360 предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы убедиться, что она подходит для вашего бизнеса. И есть бесплатный план, который позволяет вам иметь 5 групповых учетных записей, 50 статей и 1 ГБ хранилища. Премиум-план начинается с 99 долларов за проект в месяц и доходит до 499 долларов за проект в месяц для крупных предприятий.

СправкаCrunch

HelpCrunch предоставляет вам понятный интерфейс для управления знаниями. И это идеально подходит для новичков как в малом бизнесе, так и в крупных компаниях. Кроме того, он включает в себя чат и функции поиска для пользователей.

Для каждого элемента знаний, который вы создаете, HelpCrunch показывает вам панель для добавления метаданных SEO. Это поможет вам оптимизировать статьи для поиска и упростить их поиск.

Кроме того, вы также получаете аналитику поиска с полезными показателями для улучшения вашей платформы управления знаниями. Например, вы можете увидеть, какие поисковые запросы не дали никаких результатов для пользователей, а затем создать статьи, чтобы заполнить пробел.

Вы также можете отобразить виджет в своем справочном центре, чтобы клиенты могли выполнять поиск в центре знаний, прежде чем связываться с вашими агентами по обслуживанию клиентов.

Плюсы

• Дайте вам больше контроля, чтобы настроить внешний вид
• Может быть интегрирован с чатом для лучшего обслуживания клиентов

Минусы

• Может не подходить для внутреннего управления знаниями
• Не поддерживает управление доступом на основе ролей

Цены

У HelpCrunch есть три типа тарифных планов, каждый из которых включает неограниченное количество контактов и бесплатный перенос с других платформ. Также есть 14-дневная бесплатная пробная версия.

Базовый план стоит 12 долларов США на члена команды в месяц с ограниченными функциями, такими как одноязычный центр знаний. Кроме того, в вашей базе знаний и виджетах появится водяной знак HelpCrunch.

Вы можете удалить этот водяной знак с планом Pro за 20 долларов США на члена команды в месяц и получить расширенные функции, такие как многоязычная база знаний и автоматизация чат-бота.

Хаппео

Happeo — это социальное рабочее пространство и одно из лучших программ для управления знаниями, которое объединяет командную работу, взаимодействие и центр знаний на единой платформе.

Он легко сочетается с Google Workspace, Microsoft 365 и другим программным обеспечением, которое может быть уже установлено в вашей компании.

Файлы, сохраненные в OneDrive или Google Диске, можно удобно связать с сообщениями канала, которые затем можно публиковать прямо в Slack или Teams, чтобы информировать всех.

Еще одна ключевая функция — универсальный поиск, который позволяет просматривать всю систему. Данные, которые вы можете искать, также включают файлы, связанные с такими интеграциями, как Microsoft 365 и Google Диск. Кроме того, вы можете следить за важными показателями производительности с помощью его аналитических возможностей.

Плюсы

• Простой в эксплуатации и интуитивно понятный
• Позволяет участвовать в командных беседах
• Совместимость с Google Workspace полезна, особенно функция поиска.

Минусы

• У него нет бесплатной версии
• Недоступность обслуживания клиентов по телефону

Цены

Happeo предлагает три вида ценовых пакетов: базовый, рекомендуемый и индивидуальный. Стоимость зависит от того, сколько людей используют систему, а также от любых дополнительных функций, которые вы выберете.

кликап

ClickUp — это надежная система совместной работы для компаний разного размера, работающих в разных областях. Это позволяет вам упорядочивать мысли, работать лучше и объединять ваши документы в одном месте.

Являясь одним из лучших программ для управления знаниями, ClickUp Docs поставляется с гибким редактором контента, разработанным для удовлетворения всех ваших требований.

Функция редактирования в реальном времени ClickUp Docs позволяет вам сотрудничать одновременно с другими. Пользователи также могут оставлять комментарии, чтобы внести свой вклад в создаваемые статьи и держать всех членов команды на одной странице.

Чтобы систематизировать и обогатить информацию, которой вы делитесь с помощью ClickUp, он поддерживает вложенные страницы и возможность настраивать заголовки, списки, таблицы и другие аспекты, чтобы выделить важные детали.

Мало того, ClickUp совместим с более чем 1000 различных программ для повышения производительности. Это также позволяет вам легко добавлять информацию в ваши документы практически из любого места.

Плюсы

• Простота в эксплуатации
• Постоянно добавляет новые функции
• Разумная стоимость
• Поставляется с приложением для смартфона

Минусы

• Скорость может использовать некоторое улучшение
• Требуется некоторое усилие, чтобы понять его особенности

Цены

У ClickUp есть бесплатный план навсегда, который отлично подходит для индивидуального использования. Он включает 100 МБ файлового пространства и не ограничивает количество задач и пользователей.

Для небольших групп у ClickUp есть безлимитный план, который стоит 5 долларов США для каждого пользователя в месяц. В нем есть все, что предлагается в бесплатном плане, и нет ограничений на пространство для хранения, интеграции и информационные панели.

Флоулу

Flowlu — это CRM, менеджер задач и коммуникационное программное обеспечение, а также система управления знаниями.

Пользовательский интерфейс разработан с использованием карточек, похожих на доску Канбан, вопреки энциклопедическому стилю многих баз знаний.

Вы можете использовать его простой редактор для совместной работы с членами команды и придать дополнительный стиль своим сообщениям с таблицами, фотографиями и видео. Затем пометьте и соедините свои страницы, чтобы улучшить информационную архитектуру.

Вы также можете привести базу знаний в соответствие с брендом вашей компании. Это делается путем настройки логотипа, цветов, доменного имени и т. д.

Плюсы

• Чистый и удобный интерфейс
• Простота навигации
• Доступный и поставляется с бесплатной версией

Минусы

• Функции не предлагают ничего свежего
• Возможны задержки в поддержке клиентов

Цены

Flowlu предлагает версию за 0 долларов только с двумя пользователями и 1 ГБ места. Он включает в себя базу знаний для вашей команды. Обновление до плана Team позволяет добавить 8 пользователей с хранилищем 10 ГБ за 29 долларов в месяц.

Зохо Рабочий стол

Еще одна платформа, которую нельзя игнорировать при обсуждении лучшего программного обеспечения для управления знаниями, — это Zoho, полноценная платформа CRM.

Его система службы поддержки Zoho Desk представляет собой гибрид программного обеспечения для поддержки и платформы управления знаниями. Он способен предлагать быстрые ответы потребителям с высоким уровнем автоматизации.

Одна из его функций, Domain Mapping, позволяет вам использовать собственное доменное имя, легко синхронизируясь с системой Zoho. И вы можете изменить его внешний вид с помощью пользовательских HTML и CSS.

Вы также можете добавить логотип своего бренда и настроить другие аспекты дизайна своего центра знаний. К ним относятся макеты страниц, поля форм, вкладки и многое другое.

Еще одна ключевая функция — изменить, у кого есть разрешение на просмотр контента. Например, вы можете выбрать, показывать ли публикацию всем или только избранной группе, например вошедшим в систему потребителям или сотрудникам.

Плюсы

• Надежная связь с другими инструментами Zoho
• Чрезвычайно настраиваемый
• Разумная стоимость

Минусы

• Некоторые важные возможности только в дорогих планах
• Немного устаревший интерфейс
• Немного сложно работать и модифицировать

Цены

Zoho Desk предлагает 4 пакета по цене от 0 до 40 долларов за агента в месяц. Также доступна бесплатная пробная версия Zoho Desk, которая дает доступ к 3 агентам.

Если вы хотите поддерживать неограниченное количество агентов, платные планы начинаются с 14 долларов в месяц за агента. Кроме того, вы получаете расширенные функции, такие как просмотр таблицы, отслеживание билетов и многое другое.

Нуклино

Nuclino — это платформа для совместного управления знаниями, которая способствует распространению знаний и командной работе внутри компании.

Весь контент в Nuclino можно совместно редактировать в режиме реального времени, автоматически сохраняя каждое изменение в истории версий и предотвращая конфликты версий.

Интеграция с более чем 25 различными приложениями позволяет встраивать интерактивные мультимедиа, включая видео, карты, слайды, электронные таблицы и многое другое.

Кроме того, вы можете комбинировать его с рядом уникальных сторонних инструментов, чтобы обогатить свой контент мультимедийными вложениями, такими как презентации, таблицы, карты, видеозаписи и т. д.

Еще одна замечательная функция — структурировать ваши статьи с помощью символа @. Вы можете использовать его для встраивания ссылок в одну часть контента на другие связанные части. Это позволяет пользователям быстро находить ответы.

Плюсы

• Удобный
• Требуется меньше времени для адаптации членов команды

Минусы

• Не совместим с некоторыми программами управления проектами
• Ограниченный контроль над стилем, соответствующим вашему бренду

Цены

У Nuclino есть бесплатный базовый план, подходящий для новых групп на начальных этапах. Бесплатный план включает максимум 50 документов и 2 ГБ общего пространства.

Премиум-план начинается с 5 долларов США в месяц для одного пользователя и включает в себя бесконечное количество документов, элементы управления администратором, единый вход (SSO), историю версий, выделенное пространство 10 ГБ на пользователя и многое другое. Вы также можете запросить 14-дневную бесплатную пробную версию, чтобы узнать, подходит ли она для вашего бизнеса.

Теттра

Tettra — еще одно специальное решение для внутреннего управления знаниями, которое не предлагается в качестве компонента программного обеспечения CRM.

Таким образом, он предварительно настроен для получения данных из GitHub, Dropbox и Google Docs, а также поддерживает прямой обмен данными.

Кроме того, существует множество готовых макетов, например, для записей о сотрудниках или общих процедур, которым должны следовать ваши сотрудники.

Он содержит интеллектуальную поисковую систему, которая может обнаруживать частые опечатки. Это также позволяет сотрудникам просто давать рекомендации в центре знаний, а не посещать другой канал, чтобы рекомендовать новый контент.

Наконец, он связывается со Slack, позволяя вам отвечать на запросы сотрудников мгновенной ссылкой на центр знаний, а не писать одни и те же ответы повторно.

Плюсы

• Простота в эксплуатации и удобство для пользователя
• Оперативное обслуживание клиентов

Минусы

• Структурирование контента может быть улучшено
• Ограниченный набор функций

Цены

Tettra предлагает бесплатный план для компактных команд на начальных этапах обмена знаниями. Вы получаете ограниченный доступ до 10 пользователей, 1 ГБ пространства, только подключение к Google и никакой аналитики.

Для расширяющихся предприятий, стремящихся повысить уровень знаний своих сотрудников, премиум-подписка начинается с 8,33 долл. США за пользователя в месяц для максимум 250 пользователей. Платный план включает в себя совместимость со Slack, Zapier, MS Teams и неограниченное пространство для хранения. Вы также можете воспользоваться бесплатной пробной версией платного плана на 30 дней.

Переговорное устройство

Intercom — это приложение для обслуживания клиентов и CRM, которое включает в себя решение для управления знаниями.

Intercom известен своей многоязычностью, и в результате у них есть интегрированная структура для перевода вашего материала на разные языки.

Вы можете использовать их редактор контента для беспрепятственной загрузки видеозаписей, фотографий, призывов к действию и интерактивных руководств. Вы также можете ограничить доступ определенной группе пользователей.

Вы можете настроить его по своему усмотрению, чтобы убедиться, что ваш центр знаний соответствует вашему бизнесу, персонализировав логотип, оттенки, домен, заголовок и т. д.

Плюсы

• Настроить интерком легко
• Синхронизируется с вашим сайтом

Минусы

• Задержки в обслуживании клиентов
• Цена находится на более высокой стороне

Цены

Intercom предлагает своим пользователям 14-дневную бесплатную пробную версию. Для небольших стартапов премиальная подписка начинается с 74 долларов в месяц и оплачивается ежегодно. Вы также можете изменить свой пакет, добавив дополнительные пакеты расширений с такими функциями, как опросы, подключение к WhatsApp и демонстрации продуктов.

Что вы должны искать в лучшем программном обеспечении для управления знаниями?

Теперь, когда вы готовы попробовать некоторые из описанных выше вариантов, давайте рассмотрим ключевые аспекты, которые следует учитывать при оценке программного обеспечения для управления знаниями.

Простота настройки и использования

Чем сложнее использовать ваш портал управления знаниями, тем меньше ваши сотрудники и клиенты будут использовать его для публикации и поиска информации. Лучшее программное обеспечение для управления знаниями упрощает создание центра знаний и добавление/редактирование контента. И администраторы, и пользователи должны иметь возможность использовать его с минимальной подготовкой.

Управление документами

Ничто так не раздражает членов команды, как проблемы с загрузкой нужных типов файлов или необходимостью конвертировать их в другой формат. Ваше программное обеспечение для управления знаниями должно иметь возможность обрабатывать все часто используемые форматы файлов и носители, такие как PDF, видео, аудиофайлы, электронные таблицы и т. д.

Эффективная навигация и поиск

Какой смысл создавать все эти великие знания, если пользователи не могут их найти? Одной из ключевых возможностей лучшего программного обеспечения для управления знаниями является возможность систематизировать и оптимизировать информацию, чтобы сделать ее более доступной для поиска. А также предоставить функцию поиска, которая позволяет пользователям быстро решать проблемы.

Командное сотрудничество

Когда много людей добавляют и редактируют статьи в базе знаний, становится сложно отслеживать и просматривать все изменения. Таким образом, хорошее решение для управления знаниями позволяет осуществлять совместное редактирование, просмотр и утверждение.

Контент и пользовательская аналитика

Управление знаниями — это непрерывный процесс. И вам потребуются полезные данные, чтобы регулярно улучшать ваш центр знаний. Сюда входят такие детали, как:

• Самые популярные статьи
• Пользовательские поиски
• Голосование за статью или рейтинг

Поэтому обязательно проверьте, есть ли в вашем программном обеспечении для управления знаниями функции отчетности об эффективности и какие данные вы можете получить.

сторонние интеграции

Если вы уже используете другой справочный центр, чат или инструменты для общения, вам не нужно заменять их или использовать отдельно. Интегрируя вашу систему управления знаниями с вашими инструментами, вы можете поднять эффективность своей команды на совершенно новый уровень.

Часто задаваемые вопросы

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями — это практика создания, сохранения, распространения и управления знаниями в организации. Его цель — помочь сотрудникам и клиентам найти ответы на свои вопросы и решить проблемы эффективным способом.

Почему управление знаниями важно?

Эффективное управление знаниями помогает расширить возможности сотрудников, повысить производительность, повысить вовлеченность сотрудников и удержать клиентов. Напротив, неадекватное управление знаниями может нанести ущерб удовлетворенности сотрудников, удовлетворенности клиентов и общему доходу.

Каковы преимущества программного обеспечения для управления знаниями?

Лучшее программное обеспечение для управления знаниями помогает сократить расходы на обслуживание клиентов, облегчает доступ к необходимой информации, позволяет членам команды избегать избыточных задач, ускоряет поддержку клиентов и способствует организационному росту.

Подводя итог: лучшее программное обеспечение для управления знаниями

Мы надеемся, что благодаря этому целостному обзору лучшего программного обеспечения для управления знаниями вы теперь полностью готовы принять правильное решение для своего бизнеса. Начните с определения потребностей вашей компании в управлении знаниями. Затем попробуйте различные платформы управления знаниями, описанные выше, чтобы увидеть, какая из них лучше всего соответствует вашим потребностям.

Если вы являетесь частью малого или среднего бизнеса, мы настоятельно рекомендуем выбрать комбинацию WordPress и Heroic KB для управления знаниями. Этот подход даст вам полный контроль над настройкой и будет стоить вам лишь часть того, что вам придется заплатить за решение SaaS.

Таким образом, ваши знания могут расти вместе с вашим бизнесом и развиваться по мере изменения ваших потребностей. Удачи!