Жизнь и работа во время эпидемии коронавируса. Часть 1

В первой части нашей серии «Жизнь и работа во время эпидемии коронавируса» мы рассмотрим, как удаленные команды могут общаться и работать друг с другом. В частности, мы рассмотрим несколько инструментов, которые можно использовать для поддержания связи с вашей командой или даже с вашими клиентами.

Не так давно большая часть общения между членами команды осуществлялась по электронной почте. Но электронная почта быстро вышла из-под контроля! Сколько из вас читали статью «Входящие до нуля» и хотели, чтобы ваш почтовый ящик не был полностью переполнен? Вы определенно не одиноки!

Электронная почта управляема, когда вы просто общаетесь с одним другим человеком, но в тот момент, когда вам нужно кого-то скопировать, и эта цепочка электронной почты начинает усложняться, становится практически невозможно поддерживать связный разговор. Добавьте несколько вложений, и все очень быстро потеряют желание справляться!

Таким образом, поскольку многие из нас будут работать дома в обозримом будущем, это отличная возможность модернизировать то, как вы общаетесь с коллегами и как вы все отслеживаете задачи, которые необходимо выполнить. Это означает отказ от электронной почты и электронных таблиц дел, которые совместно используются на внутреннем сервере, и использование нового поколения коммуникационных технологий. Давайте рассмотрим некоторые варианты.

Командное общение

У нас есть три продукта, которые могут полностью изменить то, как вы работаете. Встречайте Slack, Twist и Zoom.

Слабый

Slack называют «убийцей электронной почты». Это онлайн-сервис, который позволяет членам команды общаться через личные сообщения и групповые чаты. Думайте об этом почти как о WhatsApp для бизнеса. Вместо запутанных цепочек писем, которые теряются в течение нескольких дней, Slack предоставляет дом для всех ваших деловых разговоров.

Для начала зарегистрируйте учетную запись для своего бизнеса и зарегистрируйте всех в своей команде. Вы увидите список членов команды в своей учетной записи и сможете выбрать один из двух вариантов. Либо общайтесь напрямую через «Прямое сообщение», либо настройте «Slack Channel». Каналы предназначены для того, чтобы члены команды могли сотрудничать в режиме реального времени и таким образом, чтобы каждый мог оставаться в курсе событий.

Вы можете настроить несколько каналов и просто присоединиться к тем, которые вам нужны. Итак, у вас может быть маркетинговая команда. Настройте маркетинговый канал и просто назначьте членов команды на этот канал. Теперь вместо массы электронных писем, пересылаемых между маркетинговой командой, каждый может сразу увидеть сообщения друг друга. Еще лучше вы можете загружать файлы в Slack, И все разговоры в обоих каналах и прямые сообщения сохраняются. Это означает, что вы можете просто прокрутить назад, чтобы увидеть, что было сказано в предыдущую дату и время. Это фантастическая функция (кто не тратил часы на поиск неуловимого электронного письма, содержащего важную информацию?!). Со Slack эти дни прошли.

Нужна личная беседа с членом команды? Затем прямое сообщение дает вам эту возможность.

Наконец, Slack позволяет выполнять как голосовые, так и видеозвонки внутри платформы. Это могут быть групповые чаты до 15 участников. Итак, когда просто написать сообщение не получится, просто откройте звонок (аудио или видео) и все готово. Никаких дополнительных подписок или приложений не требуется.

Цена акций Slack резко выросла с момента вспышки коронавируса из-за его популярности. Если вы хотите попробовать это для своей команды, зайдите на slack.com, чтобы попробовать.

Крутить

Twist предназначен для достижения результата, очень похожего на Slack; а именно, позволяя командам общаться без электронной почты. И это действительно хорошо.

Однако Twist позиционирует себя как альтернативу тем, кто считает Slack слишком отвлекающим.

Одна из распространенных жалоб на Slack заключается в том, что он «всегда включен». Поскольку сообщения отправляются мгновенно, а в некоторых компаниях вы можете в конечном итоге принадлежать множеству разных каналов, Slack иногда может показаться ошеломляющим.

Twist стремится покончить с этим, уделяя меньше внимания непосредственному общению в Slack. Это позволяет пользователям «не торопиться» с просмотром сообщений, а удобная функция «Входящие» означает, что вы можете быть уверены, что ничего не пропустили.

Это отличный продукт. Разработанный теми же людьми, которые также разрабатывают Todoist (приложение для списка задач), вы можете быть уверены, что он будет хорошо поддерживаться и предлагать надежную функциональность, необходимую вашему бизнесу. Он также очень хорошо интегрируется с Todoist в качестве дополнительного бонуса, что делает его идеальным выбором, если вы используете его в настоящее время.

Однако Twist не предлагает звонки в приложении или видеоконференции, а это означает, что вам нужно будет использовать стороннее приложение, такое как Zoom.

Несмотря на очевидные ограничения, Twist устроен просто. Он выполняет одну работу, обеспечивая четкость линий связи между членами команды, и делает это очень хорошо. Загляните на www.twist.com

Увеличить

Наконец, в нашем списке инструментов для общения есть еще одно «горячее» приложение под названием Zoom. Zoom, как и Slack, испытал огромный всплеск интереса благодаря необходимости общения людей удаленно. Это инструмент для видеоконференций, который позволяет от двух до сотен участников участвовать в удаленном видеовызове через одно из их многочисленных приложений (например, для рабочего стола, приложения для iPhone и т. д.).

Есть много продуктов, которые предлагают видеоконференции (как уже упоминалось, вы можете настроить видеоконференцию до 15 участников из Slack), но по простоте использования Zoom трудно превзойти. Тот факт, что он может обслуживать сотни участников, также делает его идеальным выбором для тех, кто хочет проводить семинары или мастер-классы.

Итак, если вам нужно провести видеозвонок с группой коллег, Zoom предлагает простой и доступный способ сделать это. Проверьте это на zoom.us

Командные задачи

Общаться с командой — это одно, а отслеживать, кто чем занимается — совсем другое! Каким-то образом, когда вы можете зайти в офис коллеги, чтобы поболтать или скоротать время за обедом, может быть легче оставаться в курсе того, что происходит, что вам нужно сделать и что было делегировано другим. Хотя из великолепной изоляции домашнего офиса гораздо легче ускользнуть от работы.

Чтобы избежать этого, вам нужно использовать диспетчер задач команды. Недавно мы написали подробную статью о трех лучших: Asana, Trello и Todoist. Итак, вместо того, чтобы вдаваться в подробности, перейдите к этой статье, чтобы взглянуть.

Хотя поначалу использование диспетчера задач может показаться немного пугающим, поверьте нам, это имеет большое значение. Плюс это; очень приятно видеть, что задачи отмечены галочкой, а также дает вам удивительную ясность ума, когда вы знаете, что не забыли (или не забудете) выполнить жизненно важную задачу. Когда вы привыкнете добавлять задачи в диспетчер задач, он быстро станет обычной частью вашего повседневного администрирования и сделает вас и вашу команду намного более эффективными.

Завтра мы рассмотрим способы удаленного обмена информацией, в том числе способы обмена идеями на экране, когда вы не можете сделать это лицом к лицу.

А пока от всех нас в Team Pressidium, будьте здоровы!