Жизнь и работа во время эпидемии коронавируса — часть 2

Во второй части нашей серии «Жизнь и работа во время эпидемии коронавируса» мы рассмотрим, как удаленные команды могут обмениваться файлами и лучше сотрудничать в проектах. Мы рассмотрим доступные инструменты, которые помогут сделать этот процесс проще, понятнее и менее напряженным!

Службы обмена файлами

В течение достаточно долгого времени многие предприятия полагались на внутренний сервер для обмена файлами между членами команды. За последние несколько лет облачные хранилища и инструменты для совместной работы сделали шаг вперед, оставив внутренние серверы в прошлом.

Сегодня такие сервисы, как Dropbox, Box и Google Drive, позволяют быстро и легко обмениваться активами — от документов Word до PDF-файлов, фотографий и многого другого. Эти сервисы очень похожи на внутренние файловые серверы, но имеют множество дополнительных преимуществ, включая функцию номер один, которую необходимо иметь, позволяя сотрудникам получать доступ к файлам практически с любого устройства в любой точке мира.

Это огромное улучшение по сравнению с более старомодными системами хранения и обмена файлами. Эти облачные системы не только упрощают доступ к файлам, но и обеспечивают дополнительный уровень безопасности для ваших бизнес-файлов в виде удаленного резервного копирования.

Простота использования — еще одна важная причина, по которой так много компаний сейчас используют сторонние службы обмена файлами, такие как Dropbox. Кривая обучения низкая, в то время как контроль и уровень доступных функций высоки. Например, это работа пары щелчков мыши, чтобы изменить права доступа для целых папок, чтобы разрешить (или запретить) доступ назначенным сотрудникам.

Версии файлов — еще одна замечательная функция, без которой вы будете удивляться, как вы жили… когда у вас есть команда, совместно работающая над общими файлами, вы иногда можете столкнуться с неудачной ситуацией, когда вносятся изменения, которые вы позже решите, что они не нужны или, возможно, неверны. Традиционно было бы трудно вернуться к предыдущей копии документа. В таких программах, как Dropbox или Box, можно увидеть количество версий файла, созданных за время существования документа, и вернуться к любой из них одним нажатием кнопки. Временами спасает!

Давайте кратко рассмотрим 3 основных игроков в этом секторе:

Дропбокс

За последние пару лет Dropbox претерпел некоторые изменения. Не так давно он рассматривался в первую очередь как «домашнее» приложение для хранения и обмена файлами. Как изменились времена. Теперь это серьезный игрок в корпоративном секторе, которому доверяют известные имена, такие как Lonely Planet и Expedia.

Dropbox работает лучше всего, когда вы загружаете их настольное приложение. При этом на вашем компьютере создается специальная папка Dropbox, в которую вы можете перетаскивать все файлы, которые хотите сохранить в Dropbox. И, в зависимости от плана, это может быть неограниченное количество без каких-либо ограничений на хранение. Эти файлы могут оставаться на вашем рабочем столе, что дает вам легкий доступ, если у вас нет подключения к Интернету, а также легко копируются в облако Dropbox в фоновом режиме. Затем это позволяет предоставить доступ к этим файлам или папкам другим членам команды. Версии файлов сохраняются и могут быть восстановлены одним нажатием кнопки, а тот факт, что эти файлы надежно хранятся в Dropbox, дает вам душевное спокойствие, если ваш компьютер или ноутбук выйдет из строя или будет украден. В связи с этим Dropbox даже предоставляет возможность удаленной очистки вашего компьютера в случае кражи.

Dropbox определенно стоит попробовать. Процесс синхронизации и восстановления файлов невероятно быстр и надежен, а система в целом очень хорошо спроектирована. Проверьте это на dropbox.com

Основное преимущество : простая синхронизация файлов между вашим рабочим столом и облаком Dropbox практически независимо от количества файлов, которые вы хотите сохранить.

Microsoft Один диск

One Drive позиционирует себя как конкурент Dropbox и является основной системой обмена и хранения файлов для клиентов Microsoft 365. Если у вас есть подписка на Office 365, которая включает электронную почту и доступ к таким вещам, как Word и Excel, то вы почти наверняка будете иметь доступ к примерно 1 ТБ хранилища на одном диске.

Идея этой системы очень похожа на Dropbox… она позволяет хранить файлы в облаке Microsoft, что дает вам возможность делиться файлами и сотрудничать с вашей командой, а также дополнительное преимущество резервного копирования ваших файлов в удаленном месте.

Поскольку он является ключевой частью предложения продуктов Office 365, он очень хорошо интегрирован практически во все продукты Microsoft (например, Word) и позволяет быстро и легко сохранять данные в облаке из этих приложений.

У Microsoft также есть настольное приложение, которое, как и Dropbox, превращает папку в «живое» соединение с облаком One Drive. Помещенные в него файлы будут синхронизироваться с One Drive, а уже сохраненные файлы будут загружены на ваш компьютер, что обеспечит легкий доступ в автономном режиме.

Несмотря на то, что он предлагает хорошее соотношение цены и качества благодаря включению в подписку на Office 365, были сообщения о проблемах при попытке синхронизации большого количества файлов. Тем не менее, для небольших команд, у которых нет десятков тысяч документов, он предлагает жизнеспособный способ обмена и совместной работы с коллегами. Загляните на office.com

Основные плюсы : включено бесплатно в подписку на Office 365, что означает, что вам нужно платить на один счет меньше.

Коробка

Box — главный конкурент Dropbox (и не только потому, что у них похожие названия!). Box был исходной корпоративной службой обмена файлами и по сей день продолжает концентрировать свои усилия на предоставлении отличного инструмента для обмена файлами для компаний по всему миру.

Если в вашем бизнесе важны безопасность и соответствие нормативным требованиям, Box должен вам помочь. Они предлагают довольно обширный набор инструментов безопасности и включают банки и других поставщиков финансовых услуг, которые требуют соблюдения отраслевых стандартов, таких как FINRA и GDPR, среди своих клиентов.

Как Dropbox и One Drive, Box позволяет вам получать доступ к файлам через веб-браузер, а также синхронизировать файлы через приложение Box на вашем рабочем столе. Возможно, неудивительно, что все службы обмена файлами, упомянутые в этой статье, также поставляются с хорошими приложениями для iOS и Android, что означает, что вам не нужно оставаться приклеенным к своему ноутбуку в течение всего дня. Больше информации на box.com

Основное преимущество: превосходные функции безопасности и соответствие нормативным требованиям, обеспечивающие пригодность для предприятий, где безопасность является главным приоритетом.

Совместная работа с файлами

Итак, мы рассмотрели три громких имени в области обмена файлами и их хранения. Что бы вы ни выбрали, я думаю, вы будете приятно удивлены тем, как приятно иметь возможность легкого удаленного доступа к файлам… прошли те времена, когда вам нужно было не забывать отправлять себе по электронной почте документ, над которым вы хотите работать дома! Аспект резервного копирования и проверки файлов также является очень приятным дополнительным бонусом для использования подобных сервисов.

Итак, есть ли другие преимущества? Безусловно, есть, и самое главное — сотрудничество без усилий.

Мы уже коснулись аспекта проверки файлов, предоставляемого этими сервисами. Все три системы позволяют при необходимости вернуться к предыдущим копиям документа. Но как быть, когда над одним и тем же документом работает несколько человек?

К счастью, Dropbox, One Drive и Box имеют множество функций, которые упрощают эту задачу. От уведомлений о том, что кто-то другой редактирует документ, до возможности «заблокировать» файл, чтобы предотвратить внесение изменений кем-либо, вы обнаружите, что совместная работа становится увлекательной. Все эти системы позволяют легко комментировать документы в режиме реального времени, а различные функции отслеживания означают, что вы можете видеть, как меняется работа с течением времени. В отсутствие того, что все сидят за столом, эти функции делают совместную работу настоящим бризом.

Инструменты захвата и публикации

Последний набор инструментов, который мы сегодня рассмотрим, — это те, которые позволяют вам делать снимки экрана в виде снимка экрана или видео. Знаете ли вы, что общаться с помощью устных слов в 6 раз быстрее, чем писать (согласно Loom, во всяком случае, одному из наших рекомендуемых приложений!).

Когда вы работаете удаленно, может быть неприятно пытаться объяснять мелкие детали по электронной почте (или Slack, если вы читали нашу последнюю статью!) Каждые две минуты. Точно так же иногда вам просто нужен способ быстро указать что-то на экране. Обычно это может быть связано с утомительным письмом по электронной почте или телефонным звонком, но теперь, благодаря этим трем приложениям, донести свою точку зрения можно быстрее, чем когда-либо.

Облачное приложение

CloudApp «обеспечивает запись экрана, снимки экрана и создание GIF в облаке в простом в использовании приложении корпоративного уровня». Возможно, одна из «оригинальных» служб записи экрана / обмена файлами, CloudApp предлагает довольно удобную возможность обмена, которая позволяет вам быстро общаться либо с помощью скриншота, либо записанного на экране видео.

Для начала загрузите их настольное приложение и установите его. Как только вы запустите программу, просто нажмите CTRL / ALT и 6 на клавиатуре, чтобы мгновенно открыть окно записи. Нажмите «Пуск», а затем приступайте к демонстрации или показу того, что вам нужно. CloudApp запишет ваш экран и голос в фоновом режиме. Как только вы закончите, выйдите из диктофона, и через несколько секунд ваше видео будет автоматически загружено на серверы CloudApp. Будет сгенерирован уникальный URL-адрес, который затем можно быстро вставить в электронное письмо, Slack или другой инструмент для отправки коллегам.

Видео не надо? CloudApp позволяет сделать быстрый снимок экрана, а затем аннотировать его стрелками, текстом, прямоугольниками и т. д. Как и в случае с видео, вы получите общий URL-адрес, который затем можно будет отправить своим коллегам.

Требуется некоторое время, чтобы привыкнуть к использованию такой системы, но как только она будет интегрирована в ваш рабочий процесс, вы удивитесь, как вы справлялись без нее! Полная информация на getcloudapp.com

Дроплер и ткацкий станок

И если вам нравится идея использования такого инструмента, есть и другие варианты, которые вы можете попробовать, например, Droplr, конкурент CloudApp. В то время как их система работает на Windows, она изначально была более удобна для Mac… так что, если вы пользователь Mac, эта система может быть для вас.

Наконец, Loom — «новенький в этом квартале». Щедрый бесплатный план доступен во время вспышки COVID. Функциональность с видеозаписью аналогична CloudApp и Droplr, но если вы хотите делать скриншоты, то Loom — не приложение для вас, поскольку оно полностью ориентировано на видео.

Завтра мы будем смотреть на вашу рабочую среду. Работа на дому сопряжена с некоторыми уникальными проблемами, и обеспечение оптимальной настройки может иметь решающее значение с точки зрения производительности, а также вашего здоровья.

От всех нас в Pressidium, будьте здоровы!