Основное руководство по этикету онлайн-встреч

Крайне важно знать, что делать, когда вы посещаете одну онлайн-встречу в месяц или дюжину каждую неделю. Кроме того, онлайн-встречи очень похожи на личные встречи. Вот почему некоторые нюансы требуют, чтобы вы изменили свою игру по этикету на онлайн-встречах. Чтобы сохранить чувство профессионализма в будущем, важно понимать его. Даже если вы не знаете, с чего начать, эта статья расскажет вам о «как и почему» этикета онлайн-встреч.

Важность этикета онлайн-встреч

Онлайн-встречи становятся основным способом общения топ-менеджеров, сотрудников и даже студентов и преподавателей. Скорее всего, в последнее время вас приглашали на несколько виртуальных встреч. Возможно, одна из этих встреч оказалась не такой продуктивной, как могла бы быть. Тем не менее, встречи являются необходимой частью рабочего дня, будь то личные встречи или онлайн. С другой стороны, неэффективные совещания лишают предприятия ценного продуктивного времени сотрудников.

Он имеет кумулятивный эффект по мере увеличения количества совещаний и участников. Из-за причинно-следственной природы и простоты планирования онлайн-встречи еще более уязвимы. Знание и соблюдение основных правил этикета онлайн-совещаний — это способ повысить эффективность и результативность онлайн-совещаний. Это помогает устранить распространенные ловушки на собраниях и поддерживать профессиональный тон на онлайн-встречах. Кроме того, это помогает сделать эти встречи более эффективными, продуктивными и приятными для всех.

Читайте также: 5 лучших приложений для управления собраниями, которые улучшают общение в команде

Правила этикета онлайн-встреч

Обычно некоторые традиционные принципы этикета на встречах применяются повсеместно. Многие из этих правил этикета, основанных на здравом смысле, непреднамеренно терпят неудачу в более непринужденной атмосфере работы из дома. Когда место встречи находится в сети, возникает уникальный этикет. Мы проведем вас через все, что вам нужно знать, чтобы показать себя с лучшей стороны на вашей онлайн-встрече.

Что нужно сделать перед встречей?

Обычно важные встречи начинаются задолго до запланированного времени начала. Выделение времени на подготовку перед тем, как вы нажмете кнопку запуска, имеет большое значение для успеха онлайн-встречи.

1. Вам нужно составить повестку дня

Вам нужно не торопиться, чтобы составить повестку дня, в которой изложено все, что нужно обсудить во время встречи. Затем раздайте его заблаговременно, чтобы он информировал участников о том, что им следует обсудить. С другой стороны, если вы являетесь участником собрания, который получает повестку дня и просматривает ее заранее. Тогда это поможет вам должным образом подготовиться, чтобы вы могли повысить ценность обсуждения на собрании. Кроме того, если вас пригласили на встречу, но вы не получили повестку дня, попросите ее у организатора встречи.

2. Договоритесь о соблюдении основных правил

Это помогает встрече на ходу. Кроме того, важно убедиться, что все участники находятся на одной странице, и их ожидания понятны до начала встречи. Согласование основных правил встречи помогает вашим встречам проходить гладко и сводит к минимуму прерывание или нежелательное поведение.

3. Найдите правильное пространство

Прежде чем нажимать «присоединиться» во время начала собрания, вам нужно правильно настроиться. Перед началом онлайн-встречи попробуйте сделать растяжку или отойти от компьютера на несколько минут. Вы обнаружите, что ваша голова ясна и готова к помолвке, когда вы вернетесь.

4. Проверьте свое оборудование перед запуском

Обычно не имеет значения, используете ли вы новое оборудование или тот же старый компьютер. Вы должны убедиться, что он работает до начала встречи. Как может быть неловко возиться в начале встречи, пытаясь заставить вашу гарнитуру работать, пока ваши коллеги смотрят и ждут.

Читайте также: Видео, аудио и контент — три основные силы, с которыми приходится считаться для посещаемости веб-сайта

Что нужно сделать во время встречи?

После того, как вы подготовили и протестировали свое оборудование, приступайте к встрече. Пришло время узнать, как вы ведете себя во время встречи.

1. Ограничьте свое разрушение

Вам нужно отключить все уведомления, включая электронную почту, приложения чата и все остальное. Так как это может отвлекать внимание во время встречи. Поскольку во время разговора вы будете показывать свой экран, неожиданные щенки могут отвлечь внимание. Закройте все ненужные вкладки браузера и уберите телефон, если вы легко отвлекаетесь.

2. Сделайте онлайн-встречу короткой и приятной

Внимательно следите за своей повесткой дня, когда вы ведете встречу, и выделите время для вопросов и ответов в конце встречи. Так что ваша встреча продлится столько, сколько необходимо, даже если закончится раньше, чем планировалось.

3. Завершите онлайн-встречу вовремя

Четкая повестка дня и хорошая встреча — лучший способ обеспечить окончание встречи в запланированное время. Поэтому, когда вам нужно выйти за отведенное время, обязательно спросите участника, могут ли они остаться. Даже если им придется уйти, заверите их, что все в порядке, и пообещайте сообщить им об этом позже.

Что нужно сделать после встречи?

Когда встреча заканчивается, хороший этикет онлайн-встречи не заканчивается, особенно если вы являетесь ее организатором.

1. Обобщайте и делитесь заметками о встрече

После того, что было обсуждено и согласовано на встрече, это должно привести к выявлению заметок. Вы должны обязательно разослать эту информацию всем участникам.

2. Назначьте задачу - Этикет онлайн-встреч

Во время собрания, если будут даны поручения, обязательно определите ответственных. Кроме того, вы можете заключить это в примечаниях к собранию. Кроме того, введите его в свою систему управления проектами.

3. При необходимости запланируйте последующую встречу

Если вам нужно связаться с вашим участником, обязательно внесите эти встречи в календарь. И разошлите новые приглашения, чтобы каждый мог сразу их запланировать.

Читайте также: Актуален ли UX вашего бизнеса?

Заключительные мысли об этикете онлайн-встреч

Потребность в онлайн-встречах связана с распределенной рабочей силой. Соблюдая правила этикета онлайн-совещаний, очень важно освоить эту удобную технологию и получить максимальную отдачу от каждой запланированной встречи. Когда вы подготовитесь к онлайн-встрече, это поможет максимально эффективно использовать время виртуальной встречи. Кроме того, это приводит к более удовлетворенным коллегам и более позитивному отношению к онлайн-встречам.

Интересно прочитать:

8 умных стратегий для повышения SEO сайта WordPress

Лучшие плагины для событий WordPress

Лучшие способы получить качественные обратные ссылки на сайт