Объяснение 5 этапов управления проектами

Руководители проектов часто сталкиваются с такими проблемами, как задержки проекта, отсутствие связи, неправильный анализ масштабов проекта и т. д. Вы не можете добиться полного успеха, но с каждой неудачей вы учитесь и снижаете риски.

Кроме того, если вы хорошо осведомлены о текущих ситуациях проекта и о том, как работает каждая фаза проекта, вы можете увеличить свой коэффициент успеха.

Существует 5 этапов управления проектами, и ваша работа как менеджера проекта состоит в том, чтобы освоить их все с нуля до окончательного исполнения.

В этой статье мы разберем для вас эти этапы управления проектами.

Каковы 5 этапов управления проектами

У каждого проекта есть жизненный цикл. Он состоит из четырех или пяти шагов, которые обычно можно назвать фазами управления проектом. Этапы управления проектом следуют аналогичной схеме, независимо от размера или типа проекта. Вот они -

1. Инициация проекта
2. Планирование проекта
3. Выполнение проекта
4. Мониторинг и контроль проекта
5. Закрытие проекта

1. Инициация или концепция проекта

Первым делом в проекте является его концептуализация и инициация. Как менеджеру проекта, вам необходимо создать первичную картину для конкретного проекта о том, как начать и как перейти к следующим шагам один за другим.

На этапе инициации вам необходимо собрать свои идеи и превратить их в бизнес-план, установить цели, определить объем и уставы проекта, а также определить людей, которые несут ответственность за успех или неудачу проекта, то есть заинтересованных лиц.

На этапе инициации проекта должны быть выполнены следующие задачи:

Определение целей проекта

Первый вопрос, который вы должны задать себе и заинтересованным сторонам: «Чего вы хотите достичь с помощью этого проекта?»

Например, вы работаете в компании-разработчике плагинов для WordPress. Как руководитель проекта, вы хотите инициировать проект для новой страницы с ценами. В этом случае вы должны выяснить, почему ваша текущая страница с ценами не работает и какую отдачу вы ожидаете от новой страницы с ценами.

Установите масштаб

Видеть границы вашего проекта задолго до того, как вы начнете над ним работать, вот и все, что нужно для определения масштаба. На этом этапе вы создаете инициалы целей вашего проекта, результатов, сроков и т. д., чтобы понять, как далеко вы хотите и можете пойти.

Также этот этап включает в себя финансовые и бюджетные аспекты, а также общее время реализации проектов.

Завершение стейкхолдеров и определение их ролей

Заинтересованные стороны — это люди, которые будут тесно связаны и несут ответственность за ход и результаты проекта. Некоторые из общих заинтересованных сторон проекта: спонсоры, менеджеры проекта, члены команды проекта, клиенты, конечные пользователи, внутренние заинтересованные стороны и т. д.

Как менеджер проекта, вы собираетесь определить роли и обязанности каждого заинтересованного лица.

Возможные препятствия

На этапе инициации проекта можно предположить и перечислить все препятствия/риски, с которыми вы можете столкнуться в ближайшие дни, создать резервные копии и составить план Б.

Управление рисками — это большая задача, которая включает в себя предположения о рисках, мозговой штурм, сбор ресурсов для управления рисками, оценку, расстановку приоритетов и т. д.

Читайте также: Как управлять рисками в управлении проектами: эффективные советы для успеха проекта

2. Планирование проекта

Планирование проекта является непосредственным шагом после стадии инициации проекта. Он включает более широкие определения целей проекта, от «как контролировать и контролировать проект» до завершения проекта.

Есть два наиболее популярных подхода к планированию проектов среди менеджеров проектов:

а. Метод СМАРТ. Это означает, что ваше планирование должно быть конкретным, измеримым, достижимым, реалистичным и своевременным.

б. ЧИСТЫЙ метод. Он предполагает совместный, ограниченный, эмоциональный, заметный и совершенствуемый рабочий процесс.

Работая над ним, вы должны комбинировать два подхода для достижения лучших результатов.

На этапе планирования вы можете записать и определить полную дорожную карту вашего проекта. Вот как это происходит -

• Создание плана управления проектом
• Разработка структурной декомпозиции работ (WBS)
• Оценка ресурсов и продолжительности проекта
• Создание стратегии управления рисками

Главное достижение этой стадии состоит в том, чтобы определить все шаги фазы инициации и разработать их. Таким образом, ваша задача будет заключаться в разработке подробного плана выполнения проекта, мониторинга и надлежащего контроля.

На этом этапе вам нужно собрать всех членов вашей команды и назначить им конкретные задачи. Например, для каждой из ваших задач вы можете назначить одного или нескольких членов команды и установить крайний срок для выполнения задачи.

Кроме того, вы можете установить надлежащий канал связи между членами команды и заинтересованными сторонами. Инструменты обмена сообщениями, такие как Slack, были бы разумным вариантом в таких случаях.

3. Выполнение проекта

Теперь у вас есть готовый план. Пора идти на работу. Таким образом, этот этап включает в себя запуск вашего проекта и выполнение задач по частям, создание результатов проекта до окончательного выполнения. Другими словами, на этом этапе нужно превратить ваш план в действие.

Следовательно, как менеджер проекта, вы собираетесь создать надежный рабочий процесс, который поможет членам вашей команды работать безупречно, точно общаться и прилагать усилия для достижения цели проекта. Это включает в себя следующее –

• Посмотрите внимательно на рабочий процесс команды
• Правильно управляйте своим бюджетом
• Общение с вашими заинтересованными сторонами

Пока члены вашей команды работают, одна из ваших ключевых задач как менеджера проекта — следить за заинтересованными сторонами проекта, чтобы они могли быть в курсе прогресса и того, как идут дела.

Например, использование инструмента для совместной работы над проектом, такого как Project Manager Pro, было бы очень полезным. Этот инструмент WordPress может помочь вам лучше общаться с заинтересованными сторонами и членами команды с помощью встроенных сообщений, комментариев и чатов.

Кроме того, вы можете следить за прогрессом и потрясениями команды и принимать возможные решения в кратчайшие сроки.

4. Мониторинг и контроль проекта

Ожидайте лучшего, планируйте худшее и будьте готовы удивляться.

Денис Уэйтли

На этапе 3 ваш проект уже должен быть запущен. Итак, задание этапа 4 простое. Вы должны видеть, как справляются ваши задачи и члены команды.

Все дело в наблюдении за рабочим процессом, выявлении ключевых сильных сторон и их улучшении. Если вы видите какие-либо проблемы, решите их с помощью правильных мер.

Поэтому ваша основная работа заключается в том, чтобы разобраться с текущими проблемами проекта, принять правильное решение и разрешить его. Вы также можете назвать это мониторингом эффективности проекта.

Взгляните на следующую вещь, о которой вы должны позаботиться для мониторинга эффективности проекта:

Ключевые показатели эффективности (KPI)

Убедитесь, что вы правильно настроили KPI, и следите за тем, чтобы ваши задачи и подзадачи выполнялись своевременно и соответствовали KPI.

Сбор данных

Сбор данных — незаменимая вещь в управлении проектами. На протяжении всего проекта вы должны собирать соответствующие данные и создавать базу данных, которая включает графики проекта, статус выполнения задач, финансовые отчеты, контроль качества, отзывы заинтересованных сторон и т. д. Лучший способ создать мощную базу данных — использовать инструмент управления проектами. .

Анализ данных

Собранные данные будут очень полезны для надлежащего анализа данных. Вы можете сравнить ход проекта с расходами, общими бюджетами и результатами с бюджетной дорожной картой, которую вы создали на этапе планирования.

Отчеты об эффективности

На разных этапах проекта вы можете создавать отчеты об эффективности на основе анализа данных и делиться ими с заинтересованными сторонами для большей прозрачности. Кроме того, отчеты помогут вам понять, куда направляются все ваши усилия. Базовый отчет о производительности состоит из сводки прогресса, ключевых показателей и подробностей о любых проблемах или проблемах и т. д.

Постоянное улучшение

Мониторинг имеет решающее значение, чтобы убедиться, что вы делаете хорошо. Кроме того, с его помощью вы можете создать непрерывную картину прогресса вашего проекта.

Когда у вас есть хорошо составленный отчет о производительности и анализ данных, вам будет легче понять текущее состояние проекта и предпринять необходимые шаги, которые могут увеличить шансы на успех.

5. Закрытие проекта

Это заключительный этап цикла управления проектом. На этом этапе вы, наконец, завершаете проект и официально закрываете его.

Как менеджер проекта, вы собираетесь сделать следующее на этапе закрытия проекта:

• Передача результатов проекта спонсорам проекта
• Получите одобрение от спонсоров проекта
• Официально закрыть проект и распустить команду
• Организуйте встречу после проекта, чтобы оценить успехи и неудачи

Постпроектная или послематчевая встреча — это место, где вы сообщаете всем членам команды, как они справились, где им не хватает потенциала и в чем их сила. Это поможет им добиться большего успеха в будущем.

Во время встречи заключительный отчет представляется спонсорам проекта и заинтересованным сторонам, чтобы можно было провести плодотворное обсуждение проекта.

Ваша последняя задача на этапе закрытия проекта — пройти окончательный обзор отчетов по проекту, проанализировать имеющиеся данные и сохранить их в безопасном месте, которое будет доступно в любое время. Он будет работать как база знаний для вашего следующего проекта.

Часто задаваемые вопросы о 5 этапах управления проектами

Заключительные мысли о жизненном цикле управления проектами

Жизненный цикл управления проектом состоит из пяти этапов, некоторые профессионалы хотели бы разделить эти пять этапов на шесть, семь или восемь этапов. Однако все эти этапы просто включены в вышеупомянутые 5 этапов управления проектом.

Как умный руководитель проекта, вы можете воспользоваться помощью программного обеспечения для управления проектами и искусственного интеллекта, чтобы расширить свои возможности и возможности в настоящее время. Все, что вам нужно сделать, это понять, какие типы инструментов полезны для вашего бюджета и совместимости.