Краткое руководство по решению проблем в управлении проектами (советы экспертов)

Одним из основных навыков, которые делают вас отличным менеджером проектов, является решение проблем. Когда вы управляете своими проектами, проблемы неизбежны. Поскольку всем нам приходится сталкиваться с такими же ситуациями даже в нашей повседневной жизни. Разница заключается в знаниях и в том, насколько эффективно вы используете эти знания для решения текущей или предстоящей проблемы.

Решение проблем — это процесс наблюдения за тем, что происходит в вашем окружении; определение того, что можно изменить или улучшить.

кепнер-трего

Решение проблем в управлении проектами является стратегическим процессом. Следовательно, вы не можете достичь этого навыка за одну ночь. Для этого требуется пошаговое обучение, принятие структуры и, очевидно, соблюдение некоторых важных соображений.

Что ж, в этом кратком руководстве мы покажем вам некоторые из проверенных методов решения проблем, которым следует следовать при управлении проектами. После того, как вы закончите читать, вы сможете понять, какие самые важные вещи вы должны сделать, и инициировать дорожную карту, чтобы стать эффективным решением проблем.

Важность решения проблем в управлении проектами

Есть много причин, по которым вы должны научиться решать проблемы в управлении проектами. Прежде чем вы перейдете к основным методам или лучшим практикам, давайте рассмотрим некоторые ключевые моменты, которые делают решение проблем в управлении проектами серьезным делом.

Ремонт сломанных вещей в процессе

Решение проблем требует уникального мышления. Имея это в виду, вы можете легко заниматься своими проектами с большей интенсивностью. Ведение бизнеса и управление проектами — это одновременная вещь. Хорошо разработанная структура решения проблем поможет вам указать на то, что сломано, нуждается в улучшении или обновлении.

Разберитесь с рисками

Выявление рисков имеет решающее значение для ваших проектов. Структура решения проблем поможет вам понять текущее состояние вашего бизнеса. Имея достаточно данных, вы можете легко разобраться с рисками, с которыми можно справиться при наличии соответствующих ресурсов.

Повышение производительности

Ваши проекты и сотрудники неотъемлемы, они дополняют друг друга для достижения единой цели – успеха и развития. Таким образом, когда вы все готовы искать надежное решение своих проблем, это также оказывает положительное влияние на ваших сотрудников. В конце концов, это приводит к улучшению вашей общей производительности.

Поиск возможностей

Чем больше вы продолжаете решать проблемы, вы видите новейшие трещины, сломанные вещи и вещи, которые нуждаются в обновлении. С помощью того же процесса вы можете научиться видеть общую картину, понимать природу общей картины и научиться передавать ее как руководитель проекта. Следовательно, вы можете разобраться в рисках и возможностях и в то же время.

Если вы хотите управлять всеми действиями по проекту прямо с панели управления WordPress, ознакомьтесь с этой статьей в Руководстве для начинающих по управлению проектами WordPress.

5 шагов к решению проблем в управлении проектами, которым вы должны следовать

Как вы уже знаете, навыки решения проблем требуют основы. Как менеджер проекта, вы должны упорядочить наиболее подходящие методы в соответствии с вашими знаниями и ресурсами. Ниже мы отсортировали несколько наиболее проверенных методов, которые могут сделать вас умным профессионалом в решении проблем в управлении проектами. Взгляните на них один за другим -

1. Определение проблемы — ваш главный приоритет

Как вы смотрите на проблему, ваши сотрудники не будут. Потому что, когда они видят проблему, они хотят, чтобы вы решили ее за них, поскольку вы руководитель проекта. Итак, для вас важно определить проблему в первую очередь. Например, ваша команда постоянно срывает сроки, так что это проблема с их стороны. Чтобы найти жизнеспособное решение, вы должны понять, почему ваша команда совершает те же ошибки.

Понимание природы проблемы возможно, когда вы знаете, почему что-то происходит с вашим проектом, почему возникают проблемы. Чтобы понять это, вы можете следовать подходу 5W1H.

Это означает задавать эти шесть вопросов, чтобы определить проблему в управлении проектами:

• ВОЗ   проблема влияет?
• Каковы симптомы проблемы?
• Где / в чем проект это произошло?
• Когда это происходит?
• Почему   проблема имеет место быть?
• Как это происходит?

Таким образом, этот вопрос определенно поможет вам определить вашу проблему, когда вы хотите решить ее умным и безупречным способом.

Подробнее: Как повысить продуктивность команды с помощью WP Project Manager.

2. Выясните причины проблемы

После того, как вы поймете природу проблемы, следующий необходимый шаг — выяснить ее причины и проанализировать их до глубины души. Это похоже на поиск пробелов в вашем рабочем процессе и заполнение их одного за другим, чтобы найти подходящее решение. Поэтому найти причины не составит труда, если вы придерживаетесь стратегического подхода.

Например, вы можете использовать диаграмму Fishbone. Это известный и полезный процесс выяснения причин проблемы. Итак, что такое диаграмма Fishbone? Японский организационный теоретик Каору Исикава создал его, который используется для категоризации основных причин проблемы в визуальной форме.

Посмотрите над картинкой. Предположим, проблема в том, что ваш сайт не работает. Диаграмма Fishbone поможет вам отметить возможные причины, которые могут привести к падению вашего сайта. Поддерживая такую ​​визуальную демонстрацию, вы можете лучше и эффективнее решать проблемы в управлении проектами.

Вот некоторые неизбежные вещи — причины, которые вы записываете, они должны быть реальными. Из множества возможных причин ваша задача состоит в том, чтобы понять настоящие причины. Это возможно, если вы пойдете на глубокий анализ. Следовательно, для этого будет полезен Анализ первопричин (RCA).

3. Генерация идей для решений

Теперь, когда вы знаете, какую проблему вам нужно решить и каковы ее причины, вы можете приступить к поиску идей для правильного решения. Это постепенный шаг решения проблем в управлении проектами. Итак, на этом этапе у вас больше свободы для творчества. Цель этого шага — найти набор решений. Очевидно, вам нужен запас решений или альтернативных решений. Они помогут вам снизить риски. Если одно решение не работает, вы можете выбрать альтернативный подход.

Следовательно, вам нужно проделать большую работу ума, исследовать и найти пути возможных решений. Два лучших способа генерировать идеи — это мозговой штурм и составление карт разума.

Mindtools объясняет, что творческое решение проблем работает в четыре этапа. Они – уточнить, придумать, разработать, реализовать.

Стадия уточнения заставляет вас еще раз изучить свое видение проекта и характер проблем. Затем он помогает собрать необходимые данные и сформулировать вопросы. Следующие шаги посвящены расширению структуры с использованием всего вашего понимания, данных, ресурсов и цели для изучения идей, формулирования решений и создания плана реализации.

4. Выберите наиболее подходящее решение

Нелегко подобрать правильный цвет, когда в вашем гардеробе полно одинаковых вещей. Но когда вы полны решимости, знаете этикет и дресс-код этой конкретной программы, ваше чувство моды позволяет вам выбрать наиболее подходящий цвет. То же самое всегда происходит, когда вы руководите какими-либо проектами и решаете что-то.

После того, как вы сгенерировали массу идей и сформулировали кучу разных решений, колебания неизбежны. Таким образом, как руководитель проекта, ваш навык решения проблем требует от вас выбора наиболее полезного и простого способа решения вашей проблемы.

Что ж, лучший способ сделать это — измерить все решения, сравнить их друг с другом и рассмотреть следующие факты:

• Ваши ожидания и приоритеты
• Оцените все решения и измерьте их
• Учитывайте свои ресурсы
• Берите сначала самое простое

Однако вы никогда не должны переставать задавать вопросы. Спросите себя, вдохновите своих учеников, работающих над проектом, задавать вопросы. Чем больше возникает вопросов, тем более эффективным и безупречным будет решение.

5. Принятие мер для решения ваших проблем

Когда вы знаете, в чем ваша проблема и какое решение вы должны реализовать, начните прямо сейчас. Пришло время действовать. Внедрение решения является завершающим этапом. Но вы должны пройти все предыдущие шаги, чтобы достичь этого уровня. Это устоявшаяся структура для повышения вашего навыка решения проблем.

Подробнее: 6 интересных идей управления проектами, которым стоит следовать в 2022 году.

Как инструмент управления проектами может помочь вам в решении проблем

В эпоху автоматизации управление проектами становится проще благодаря инструментам, которые помогают вам создавать онлайн-базу данных ваших сотрудников, клиентов, учетных записей, общих проектов и т. д. Программное обеспечение для автоматизации управления проектами позволяет отслеживать каждый процесс в режиме реального времени и упрощает усилия для принятия лучших решений.

Например, если у вас есть инструмент автоматизации PM, такой как WP Project Manager , решение проблем в управлении проектами будет более жизнеспособным и простым. Вот как -

• Это обеспечивает наилучшее использование ваших ресурсов и планирование
• Надежно организуйте и отслеживайте свои проекты и задачи
• Расширенный инструмент управления, чтобы сделать ваше отслеживание более эффективным
• Инструмент активизирует ваши совместные усилия
• Создайте отчет, чтобы вы могли видеть, как продвигаются ваши проекты и что вам не хватает

В целом, WP Project Manager имеет все функции, которые могут упростить ваш рабочий процесс. Когда вы видите живые обновления и действия на панели инструментов ваших проектов (включая доску Канбан, диаграмму Ганта, список задач, календарь и т. д.), вы можете легко выполнять все шаги по решению проблем с большей эффективностью. Тем не менее, работа будет легче.

Закрытие для решения проблем в управлении проектами

Большинство проблем вначале небольшие. Ваша задача как находчивого менеджера проекта — решить их как можно скорее. Чем больше вы откладываете, тем больше будет расти проблема. У корабля часто возникают небольшие сбои в двигателе или трещины, когда он находится в дальнем плавании. Умный капитан всегда в курсе, чтобы исправить их одновременно. Как менеджер проекта, ваша работа не что иное, как это.

Структура стратегического решения проблем поможет вам справиться с этим циклом, а совершенный инструмент автоматизации управления проектами позволит вам решать ваши проблемы быстрее (не забудьте добавить гибкость, доступность, управление временем и сообразительность).

Итак, вот наши последние слова — продолжайте изобретать новейшие способы решения проблем в своих проектах и ​​не позволяйте вашей проблеме становиться больше, чем вы.