Советы по продуктивности для владельцев веб-сайтов

Некоторые люди работают по 18 часов в день и все равно мало чего достигают. Именно они всегда кажутся взволнованными, торопливыми и усталыми. Никто не может обвинить их в легкости, но в конце дня на их тарелках все еще остается много еды.

Чего им не хватает, так это не самоотверженности, а эффективного использования проверенных советов по повышению продуктивности. В этом руководстве мы собрали 12 советов по продуктивности для владельцев веб-сайтов, которые могут изменить вашу профессиональную и личную жизнь.

Почему продуктивность важна

Те, кто систематически использует эту продуктивную тактику, ну, они другие. Им удается заниматься своими делами, заботясь о делах одно за другим. У них есть четкое представление о том, что они делают и что они должны делать. Они не кажутся жертвами своих графиков, но контролируют их.

Важно отметить, что они почти не устали, не возбуждены и не встревожены.

Вы можете подумать, что у них недостаточно работы или что у них есть простые задачи. Вы можете подумать, что у них есть доступ к более крупной команде или лучшему программному обеспечению. Правда ничего из этого.

Они более продуктивны. Они знают, как получить максимальную отдачу от каждого дня.

Для этого они сознательно и регулярно применяют советы по повышению производительности. Если вы владелец онлайн-бизнеса и чувствуете, что никогда не доводите дела до конца, вам тоже нужна реорганизация методов работы.

12 советов по продуктивности для владельцев веб-сайтов

1. Удалите уведомления

Если вы хотите быть продуктивным, вы должны полностью сконцентрироваться на поставленной задаче. Одним из самых больших препятствий для этого является постоянная отправка уведомлений из ваших приложений.

Вы можете быть в середине написания презентации или обзора коммерческого предложения, и вдруг получаете уведомление от одного из ваших каналов социальных сетей или вашего почтового клиента. Этого достаточно, чтобы отвлечь вас от того, что вы делаете.

Даже если вы не нажмете на уведомление, вы потеряете фокус, просто взглянув на него. Теперь ваш мозг должен работать в режиме многозадачности между двумя зонами внимания. Это отнимает энергию от задачи, на которой вы сосредоточились.

Решение состоит в том, чтобы отключить все уведомления как со смартфона, так и с компьютера. Этот небольшой совет поможет вам сосредоточиться и меньше отвлекаться.

2. Знайте свои приоритеты

Вы не должны делать все как владелец онлайн-бизнеса и быть на вершине всех решений и процессов. Ваша задача — расставить приоритеты. Но это может привести к большей проблеме. Что именно является приоритетной задачей?

Большинство людей рассматривают то, что в настоящее время находится в их повестке дня, как приоритетное. Они считают, что это требует всего их внимания только потому, что это в их расписании. Это изначально бесполезный подход.

Эффективным способом расстановки приоритетов является использование матрицы Эйзенхауэра. На оси x у вас будут срочные и несрочные. По оси Y добавьте важные и не важные.

Теперь вашим приоритетом номер один является то, что важно и срочно. Вы должны составить план того, что важно, но не срочно. Затем делегируйте срочные, но не важные задачи своим товарищам по команде и исключите несрочные и не важные задачи.

3. Сосредоточьтесь на трех приоритетных задачах в день

Как только вы определите самые важные и срочные задачи, может возникнуть соблазн объединить их все вместе и сразу приступить к делу. Это был бы неправильный способ справиться с этими важными задачами.

Вы должны планировать свои приоритетные задачи на следующий день в конце каждого дня. Вы также можете сделать это на следующий день, но это зарядит вас энергией, если вы войдете в офис, точно зная, что вам нужно сделать.

Важно ограничить их двумя или тремя в день. Даже если вы считаете, что можете справиться с большим, сосредоточьтесь на этих трех.

4. Разделите задачи на более мелкие блоки

Когда задачи кажутся большими, легко прокрастинировать. Вы можете подумать, что вам понадобится целый день, чтобы заботиться о них. Но вы прекрасно знаете, что трудно посвятить целый день, а тем более день какой-либо конкретной задаче.

Способ справиться с этим состоит в том, чтобы разделить их на более мелкие управляемые единицы. Таким образом, вам не нужно пересматривать свою стратегию лидогенерации B2B за один раз. Вы можете анализировать свои методы холодных звонков отдельно от рассылки по электронной почте.

Вам не нужно разрабатывать всю контент-стратегию на этой неделе. Вам нужно только выяснить свои блоги в понедельник, контент электронной почты во вторник и т. д.

Есть упущенное преимущество в разделении ваших задач на более мелкие единицы. Теперь есть более тщательное изучение каждого аспекта этой работы. Это скажет вам, где вы должны улучшить. Возможно, все, что вам нужно сделать, это изменить сценарии холодных звонков, чтобы получить больше лидов.

5. Никаких ненужных встреч

Если есть что-то, что вы можете начать внедрять прямо сейчас, чтобы повысить эффективность вашего офиса, так это поставить под сомнение необходимость совещаний.

Большинство совещаний проводятся не потому, что нужно обсудить что-то стратегически важное. Это потому, что никто не задавался вопросом, почему они должны были присутствовать на собрании.

Другими словами, встречи происходят, потому что встречи запланированы.

Самый простой способ проанализировать, нужна ли вам встреча, — задать заинтересованным лицам простой вопрос: может ли это быть электронное письмо, телефонный звонок или приватный чат между двумя людьми?

В подавляющем большинстве случаев ответом будет любой из этих вариантов. Не поддавайтесь желанию проводить встречи, если они бессмысленны. Совещания — это то, как вы тратите время, ресурсы и внимание.

6. Сократите бессмысленное общение

Если встречи очевидны в том, как они тратят время, электронная почта — не столь очевидная утечка ресурсов компании. Если бы вы могли потратить день, чтобы оценить все электронные письма, которые вы отправляете, получаете и на которые отвечаете, вы поймете смысл.

Большинство из них тривиальны или повторяются. Люди отправляют электронные письма не для того, чтобы сообщить что-то важное, а для того, чтобы сообщить всем остальным, что они выполняют свою часть работы или что сейчас чья-то очередь.

Еще хуже привычка к групповым электронным письмам. Люди, не имеющие никакого отношения к проекту, неоднократно уведомляются о его прогрессе или его отсутствии. То, что легко могло быть двухминутным разговором между двумя людьми, может превратиться в многопотоковые сообщения, которые тратят впустую все время.

Если вы занимаетесь онлайн-бизнесом, скажите всем в системе, что электронные письма следует отправлять только в том случае, если они срочные, и только тем, кому нужно знать. Важно сообщить, что любое общение, которое может быть сделано по телефону, не должно перетаскиваться на электронную почту.

И, конечно же, запретить или жестко ограничить групповые письма.

7. Сократите количество принимаемых решений

Есть несколько небольших решений, которые вы должны принимать каждый день, и это утомительно. К ним относятся, что надеть, что есть, как добраться до офиса и т. д.

Эти тривиальные решения оставляют вас уставшими, и у вас остается мало энергии для принятия важных решений. Лекарством от этого является устранение необходимости в таких решениях. Если речь идет о том, что надеть, чередуйте одежду.

Не тратьте более трех секунд на размышления о том, что поесть. Либо решите заранее и установите распорядок дня, либо выберите то, что придет вам в голову в первую очередь.

Помните, меньше решений = больше энергии.

8. Автоматизируйте задачи

Большинство людей, которые усердно работают, но мало чего достигают, обычно постоянно выполняют одни и те же задачи. Чтобы сосредоточиться на важных задачах, нужно автоматизировать все остальное.

Если клиент отправляет электронное письмо о задержке развертывания или поставщик обращается к вам с предложением, для этого должен быть протокол. Посоветуйте членам вашей команды, что делать. Вы можете сделать заметку или список дел для таких ситуаций.

Цель состоит в том, чтобы автоматизировать ответ и убедиться, что вам не нужно вмешиваться.

Другие способы автоматизации задач? Создание черновиков ответов на распространенные вопросы, изучение сочетаний клавиш и т. д.

9. Никогда не работайте в режиме многозадачности

Многозадачность может быть определена как сбой при выполнении нескольких задач одновременно. Это противоположно продуктивности.

Объем нашего внимания ограничен, и последнее, что мы должны делать, — это давать ему конкурирующие источники. Когда вы выполняете несколько задач одновременно, вы гарантируете, что не будете должным образом сосредотачиваться ни на одной из задач.

К сожалению, большинство людей считают многозадачность достоинством. Они с гордостью рассказывают о своей способности делать несколько дел одновременно и даже поощряют своих сотрудников делать то же самое. Это рецепт культуры посредственности.

Не проверяйте электронную почту во время работы. Не отвечайте на телефонные звонки во время чтения отчетов. Не пишите коллегам текстовые сообщения во время совещания.

Сосредоточьтесь только на одной задаче за раз. Смотрите только то, что перед вами.

Один из самых простых способов сделать это, когда вы работаете на компьютере. Перейти на полный экран. Это гарантирует, что вы будете видеть только вкладку перед собой. Изменение вкладок потребует немного больше усилий, и вам не захочется часто переключаться.

10. Начните говорить «нет»

Если вы владелец онлайн-бизнеса, вы чувствуете, что должны обо всем позаботиться. Вы должны быть в курсе всех решений и процессов. Это означает говорить «да» нескольким вещам.

Вот почему вас постоянно прерывают, и вы вовлекаетесь в задачи, которые не требуют вашего контроля. Один из самых эффективных способов вернуть себе время и внимание — сказать «нет».

Вы не ведете себя невежливо или не проявляете интереса к этим задачам. Вы начинаете ценить свое время.

Самый простой способ сделать это — отсрочить время, необходимое для ответа. Скажите им, что вы перезвоните, если кто-то попросит о встрече, вместо того, чтобы сказать «да». Затем оцените, необходимо ли это, и откажитесь, если это не кажется важным или срочным.

Еще одно преимущество отказа от отказа состоит в том, что вы даете возможность другим участникам системы принимать решения. Это ускорит принятие решений и повысит вовлеченность сотрудников.

11. Знайте свой энергетический ритм

Общий совет для предпринимателей и владельцев веб-сайтов — рано вставать и приступать к работе. Хотя это может подойти некоторым людям, это не применимо ко всем, потому что у людей разные ритмы.

Хитрость заключается в том, чтобы определить свой пиковый энергетический период. У кого-то это может быть раннее утро, у кого-то лучше вечер. Вам не нужно следовать ни за кем другим. Вы просто должны выяснить, когда вы в своих лучших проявлениях.

Как только вы это узнаете, вы должны отметить это как «время глубокой работы». Именно тогда вы должны сосредоточиться на наиболее важных задачах, которые повлияют на ваш бизнес в долгосрочной перспективе.

В этот период вы должны работать как отшельник. Вам не нужно несколько часов, чтобы заниматься глубокой работой, так как это может быть утомительно. Вам нужно уделять этому всего 90 минут каждый рабочий день.

12. Делайте частые перерывы

90-часовая рабочая неделя без перерывов не поможет вам стать продуктивным. Вот почему вы постоянно устаете, у вас появляются серьезные проблемы со здоровьем, вы становитесь циничным и пресыщенным. Это также рецепт проблем в отношениях.

Регулярные перерывы должны быть приоритетом как по профессиональным, так и по личным причинам. Если вы не сможете сделать шаг назад и перезарядиться, вы не сможете работать в полную силу. Вы также будете принимать много плохих решений.

Даже если вы знаете о важности частых перерывов, вы должны институционализировать это в своей рабочей культуре, чтобы это было эффективно. Должны быть специальные слоты для отдыха. Это не перерывы, чтобы ответить на телефонные звонки или проверить социальные сети.

В этот момент нужно расслабиться и глубоко вдохнуть. В это время вам следует отправиться на прогулку, подальше от того, что лежит на вашем столе.

Подведение итогов

Усердная работа означает значительный вклад без существенного результата. Быть продуктивным означает, что вы получаете максимальную отдачу от каждого дня, занимаясь наиболее важными вещами.

Это культура, в которой быть эффективным важнее, чем быть занятым. Как владелец онлайн-бизнеса, вы должны внедрить эту культуру в свою профессиональную жизнь, а также в свою организацию.

Редакция iThemes

Каждую неделю команда iThemes публикует новые руководства и ресурсы по WordPress, в том числе Еженедельный отчет об уязвимостях WordPress. С 2008 года iThemes помогает вам создавать, поддерживать и защищать сайты WordPress для себя или клиентов. Наша миссия? Сделайте жизнь людей потрясающей .