11 лучших способов повысить эффективность управления проектами с помощью автоматизированного диспетчера задач (советы экспертов и инструмент)

Как менеджер проекта, ваши навыки и эффективность могут пойти дальше и дальше. Нет никакого предела. Таким образом, это разумный шаг — внедрить набор процессов, которые могут постоянно повышать эффективность управления вашими проектами. Если вы будете следовать им, регулярно практиковаться и развиваться, вы, безусловно, со временем сможете многое улучшить.

В современном бизнесе менеджеры проектов становятся умнее и расширяют свои возможности с помощью автоматизации. Таким образом, это также неотъемлемая часть того процесса, о котором мы говорим. Экономия денег, времени и усилий — это то, что дает вам больше возможностей для инноваций, и автоматизация так легко вам это даст.

В следующем блоге мы собираемся обсудить все это и показать вам, как повысить вашу эффективность в качестве руководителя проекта с помощью интеллектуального управления задачами и стратегического процесса. Продолжай читать.

Почему вам нужно быть более эффективным в управлении проектами

Эффективность в управлении проектами — это качество, которого можно достичь постепенно. Что-то, что делает вас динамичным менеджером проекта, который может использовать доступные ресурсы и время с точной оценкой, решать проблемы и добиваться успеха проекта. Эффективность также дает вам возможность адаптивности, открытости и популярности среди заинтересованных сторон.

Понятия эффективности и действенности обычно используются при оценке различных процессов. Проектные организации часто борются с балансом между временем, стоимостью и качеством, они заинтересованы в том, чтобы сделать это максимально эффективно и результативно.

Эрик Сундквист, Science Direct

От планирования, составления бюджета и исполнения — менеджер проекта должен пройти долгий и утомительный процесс. И риски почти наверняка. Управление людьми, распределение задач и последующее достижение целей требуют больших умственных и физических усилий. Итак, в чем может быть ваша спасительная благодать?

Действительно, это ваша эффективность. Если вы сможете использовать все доступные ресурсы с правильным потенциалом, вы добьетесь успеха. Следовательно, как это сделать? Это где ваша работа требует пройти несколько шагов.

11 проверенных способов повысить эффективность управления проектами

Список мер по повышению эффективности бесконечен. Вы можете внедрять инновации по-новому, ну, может быть, каждую неделю. Но решающий вопрос заключается в том, какие из них являются лучшими, и эксперт считает, что они действительно работают.

Тем не менее, ниже мы отсортировали несколько проверенных лучших практик, чтобы улучшить ваши навыки управления проектами. Проверь их -

1. Сосредоточьтесь на планировании
2. Создайте базу знаний
3. Установите процесс одновременной коммуникации
4. Управление и бюджетирование времени проекта
5. Стратегия управления рисками
6. Сделайте все данные проекта доступными
7. Отслеживание процесса
8. Поощряйте выступающего члена команды
9. Подберите правильные инструменты
10. Открыт для отзывов и предложений
11. Никогда не останавливайтесь на достигнутом и постоянно совершенствуйтесь

Давайте подробно рассмотрим и выясним, как эти способы помогут руководителям проектов повысить эффективность управления проектами .

1. Сосредоточьтесь на планировании

Планирование является основой всей вашей деятельности по управлению проектами. Если у вас есть четкий план и запасной, вы можете безопасно играть в игру. Кроме того, это первый шаг к тому, чтобы убедиться, что вы готовы к серьезному делу.

Проще говоря, вам нужно сделать это, чтобы составить действенный план —

• Определение масштаба ваших проектов
• Создайте структуру для разбивки работы
• Определить и упорядочить действия проекта
• Сделайте разумную оценку бюджета, продолжительности и других ресурсов
• Держите наготове план на случай непредвиденных обстоятельств

Все вышеперечисленные задачи только упростят ваши проекты. Когда ваш скелет силен, тело должно принять прекрасную форму.

2. Создайте базу знаний

Создание базы знаний имеет важное значение для ваших проектов. Всякий раз, когда вам нужна информация, база знаний может помочь вам. Следовательно, общий сценарий был бы таким — предположим, кому-то нужно знать количество продаж за последний квартал. Вы дайте ему знать. Затем приходит другой человек, чтобы запросить ту же информацию. Вы не против ответить еще раз?

База знаний необходима для перекрестного обмена и для запуска одновременного потока данных по всей организации. Это поможет не только человеку внутри ваших проектов, но и посторонним, а также клиентам.

3. Установите процесс одновременной коммуникации

Если у вас нет стабильной связи между заинтересованными сторонами, ваш проект находится под угрозой. Все, кто присоединен к вашему проекту, должны убедиться, что они находятся на одной волне и работают для достижения одной цели. Однако многие проекты терпят неудачу из-за его отсутствия. Очевидно, что «нарушение связи» является причиной 57% провалов проекта.

Итак, как наладить коммуникативный процесс, который закрепится? Первым делом нужно выбрать формат или доску, где вся информация должна храниться и регулярно обновляться.

Следующим этапом является постановка цели коммуникации. Это означает создание еще одного плана того, чего вы хотите достичь в процессе общения с заинтересованными сторонами проекта. После того, как вы определились с форматом и целью коммуникации, пришло время определить заинтересованные стороны и выбрать метод, которому вы хотите следовать.

4. Управление и бюджетирование времени проекта

Помимо потраченного времени и денег, задержка проекта может стоить вам самого дорогого — ваших клиентов. Таким образом, правильное составление бюджета и управление временем — это большая проблема, которую вы должны решить. Итак, когда вы начинаете управлять проектом, вам нужно отметить следующий контрольный список:

• Хорошая оценка ресурсов, которые вы инвестируете,
• Люди, которых вы выбираете в качестве сообщников
• Разделите этот проект на мелкие части, назначьте нужных людей на нужные места
• Установите расчетное время для выполнения каждой задачи

Бюджетирование — это большая нагрузка. Итак, что делает вас эффективным, так это выбор наиболее подходящего метода в соответствии с вашим бизнесом.

5. Стратегия управления рисками

Как руководитель проекта, риски очевидны. В конце концов, вы должны стать хорошим риск-менеджером, чтобы ваш проект был успешным. Стратегия управления рисками представляет собой достаточно умный арсенал для борьбы с любой надвигающейся ситуацией. Современные маркетологи всегда учитывают положительные и отрицательные стратегии управления рисками, когда сталкиваются с проблемами.

Специалисты выделяют три типа стратегий для решения проблем управления рисками. Это – положительные, отрицательные и условные реакции на риск.

Например, если вы выбираете положительный вариант, управление рисками состоит из четырех шагов. Используйте, делитесь, улучшайте и принимайте. Эксплуатация означает преднамеренный риск, чтобы инициировать возможности. Иногда умные менеджеры проектов ищут партнеров и разделяют риск, чтобы материализовалась возможность.

Условный ответ приходит для особых случаев. Иногда ваша оценка может не дать точных результатов и поставить вас на грань провала. Затем ответные меры по управлению условными рисками помогут вам справиться с трудностями.

6. Сделайте все данные проекта доступными

Мы уже упоминали о важности базы знаний. Однако успешно запущенный проект требует высочайшего уровня доступности среди заинтересованных сторон проекта.

Работающий проект генерирует множество наборов данных и документов. Всякий раз, когда кому-то что-то нужно, у него должен быть способ получить это без каких-либо предварительных хлопот и с легкостью. Это также неотъемлемая часть общей картины процесса коммуникации. Кроме того, то, что вы делаете, должно быть задокументировано. В доступной базе данных все данные вашего проекта должны храниться и отслеживаться.

7. Отслеживание процесса

Отслеживание дает вам полную картину проекта. Некоторые из наиболее важных из них —

• Как много вы сделали задание,
• Какое улучшение,
• Сколько лиг вам нужно пройти
• Какие меры могут улучшить ваш процесс больше

Ваша работа как умного менеджера проекта состоит в том, чтобы найти наилучший способ эффективного отслеживания ваших задач по управлению проектами. В этом случае программное обеспечение для управления проектами или автоматизированный диспетчер задач дает большие преимущества.

8. Вознаграждайте выступающего члена команды

Не то чтобы все члены вашей команды были одинаковыми. У них разные роли, домены, чувство ответственности и возможности. Помимо этих предопределенных качеств, люди по-разному реагируют на работу над проектом. Вы не можете ожидать, что все они будут работать одинаково все время. Поэтому вы должны собрать их, чтобы увеличить свой успех. В таких случаях, что может быть лучшим способом усилить их внутреннюю силу, чтобы работать более тесно и эффективно?

Признание сотрудников жизненно важно для 37% сотрудников. Команды, попавшие в топ-20% вовлеченности, теряют на 59% меньше кадров. Приблизительно 34% работников в США чувствуют себя вовлеченными.

Один из проверенных советов заключается в том, чтобы вознаграждать людей, которые работают лучше. Это давняя традиция — вдохновлять других выступать в том же темпе или помогать им делать это естественно, а не насильно.

9. Подберите правильные инструменты

Ну, это сложная часть. Автоматизация — это то, во что хотят верить большинство современных менеджеров проектов. Но сколько из них действительно так делают? По данным Mckinsey, 31% предприятий имеют хотя бы одну полностью автоматизированную функцию.

Следовательно, по данным Farc Research, «специалистам требуется в среднем 18 минут, чтобы найти документ вручную — от 20% до 40% своего времени — и тратят 50% своего времени на поиск информации».

Это означает, что внедрение автоматизации может сэкономить ваши усилия и время и дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на других вопросах, чтобы повысить эффективность управления вашими проектами.

В результате необходимость в инструменте автоматизации для расширения вашего бизнес-процесса неизбежна. Но какой из них выбрать и как правильный инструмент может улучшить вашу игру? Мы покажем вам это.

10. Открыт для отзывов и предложений

Хороший руководитель проекта всегда открыт для мнений своих учеников. По крайней мере, нет ничего плохого в том, чтобы слушать единомышленников, делиться мыслями и предложениями, верно?

Что плохого в распространенной истории руководителя проекта, который не открыт для новых идей и говорит своим людям: «Я знаю больше, чем вы, поэтому я ваш менеджер».

Предположим, его зовут мистер Брукс. Он никогда не думал о членах команды, добавляющих какую-то ценность проекту или о каких-то надвигающихся проблемах. Поэтому всякий раз, когда возникает какая-либо проблема, у них не так уж много возможностей для ее решения. И хотя его план терпел неудачу, мужчина был настолько упрям, что принимал любые новые предложения, но винил членов команды.

Проект шел в никуда. И все начало разваливаться. Несмотря на то, что г-н Брук был способным человеком с хорошим знанием предметной области, он не смог достичь своей цели.

Здесь ясен один урок: как руководитель проекта вы должны ценить каждого члена своей команды. Держите себя открытым для новых идей и дискуссий. Потому что у каждого есть что добавить в проект, пока он над ним работает.

Вам также может быть интересно прочитать: Полное руководство по методологии водопада в управлении проектами!

11. Никогда не останавливайтесь на достигнутом и постоянно совершенствуйтесь

Жизнь менеджера проекта — это путешествие, которое каждый день способствует инновациям. Итак, если вы добьетесь успеха, следуя набору передовых практик и правил, не думайте, что в следующий раз или в следующем проекте вы будете следовать их примеру. Это мир, который постоянно меняется, и вы тоже. Ваша игра легко адаптируется, а динамичность может привести вас к лидерским позициям.

Используйте автоматизированный диспетчер задач, чтобы улучшить свои навыки управления проектами

Автоматизация приносит инновации и скорость вашей рабочей силе. Таким образом, все меры по повышению эффективности, которые мы обсуждали в блоге, могут быть легко выполнены, если у вас есть автоматизированный диспетчер задач.

С помощью таких инструментов вы получаете все: от планирования до отслеживания вашего процесса, распределения задач до составления бюджета времени или последующих действий. Например, если у вас есть автоматизированный диспетчер задач, такой как WP Project Manager, вы можете просто упростить все свои проектные задачи и повысить эффективность управления проектами.

Вот некоторые из основных функций, на которые вы можете положиться:

• Ресурсная помощь и помощь в планировании
• Интеллектуальное отслеживание ваших нескольких проектов
• Вы можете установить сроки и систему напоминаний/уведомлений для их соблюдения
• Эффективный вариант отслеживания времени
• Совместная работа в команде с помощью канбана, списков задач, диаграммы Ганта и доступного хранилища файлов
• Отчет и аналитика

WP Project Manager — это полноценный инструмент управления с открытым исходным кодом, который может максимально автоматизировать ваши команды и проекты.

Заключительные слова об эффективности управления проектами

Управление проектами является стратегической задачей. Он не нуждается в спешке, а требует пошаговых мер для достижения цели. Если вы хотите быть умным, вашим основным оружием должна быть эффективность менеджера и способность адаптироваться к технологиям.

Кроме того, вышеперечисленные шаги, которые мы упомянули, всегда можно дополнить изменениями и внедрить новейшие меры повышения эффективности. Итак, какая часть вашего текущего управления проектами нуждается в обновлении? Расскажите нам в разделе комментариев.