6 ключевых показателей управления проектами для обеспечения успеха

Успех – это не просто цель; это постоянная борьба со временем, ресурсами и непредвиденными проблемами. Задача своевременной реализации проектов может показаться непростой задачей, заставляя даже самых опытных менеджеров проектов искать эффективные решения.

По данным Smartsheet, 91% специалистов по управлению проектами признают, что их организации сталкиваются с серьезными проблемами в управлении проектами.

Но не волнуйтесь: показатели управления проектами могут стать вашим путеводным светом среди этого хаоса. Эти показатели представляют собой количественные показатели, используемые для отслеживания различных аспектов эффективности и прогресса проекта, определения областей для улучшения и принятия обоснованных решений.

Без них вам действительно будет сложно обеспечить успех проекта. Продолжайте читать этот пост, чтобы узнать, каковы ключевые показатели проекта и как вы можете реализовать их в своих рамках.

Основные типы показателей управления проектами

Метрики проекта включают метрики расписания (например, SV и SPI), метрики затрат (например, CV и CPI), метрики качества (например, плотность дефектов и показатель удовлетворенности клиентов), метрики ресурсов (например, коэффициент использования и распределение ресурсов) и многое другое. Давайте углубимся в подробное обсуждение.

1. Показатели управления затратами

Метрики управления затратами — это количественные меры, которые оценивают и контролируют финансовые аспекты проекта на протяжении всего жизненного цикла управления проектом. Эти показатели дают представление об эффективности затрат, соблюдении бюджета, использовании ресурсов и общем финансовом состоянии проекта. Давайте посмотрим на общие финансовые показатели проекта.

а) Отклонение стоимости (CV)

Отклонение стоимости (CV) измеряет разницу между фактически понесенными затратами и запланированными затратами на завершенные работы.

 Formula: CV = Earned Value (EV) - Actual Cost (AC)

Пример : предположим, что бюджетная стоимость задачи проекта составляет 10 000 долларов США, а фактические затраты, понесенные для выполнения задачи, составляют 8 000 долларов США.
Отклонение стоимости (CV) = EV – AC
Резюме = 10 000–8 000 долларов США.
CV = 2000 долларов США (положительное значение указывает на то, что проект не выходит за рамки бюджета)

б) Индекс эффективности затрат (ИПЦ)

Индекс эффективности затрат (CPI) измеряет эффективность затрат путем сравнения заработанной стоимости с фактически понесенными затратами.

 Formula: CPI = EV / AC

Пример : Продолжая предыдущий пример, давайте посчитаем:
Индекс эффективности затрат (CPI) = EV / AC
Цена за установку = 10 000 долларов США / 8 000 долларов США
ИПЦ = 1,25 (ИПЦ больше 1 указывает на то, что проект работает лучше, чем планировалось, с точки зрения экономической эффективности)

в) Прибавочная стоимость (EV)

Освоенный объем (EV) представляет собой стоимость выполненных работ, выраженную в денежном выражении, исходя из запланированного бюджета проекта.

 Formula: EV = Planned % Complete * Budget at Completion (BAC)

Пример : предположим, что к концу месяца запланировано выполнение задачи проекта на 50 %, а общий бюджет задачи составляет 20 000 долларов США.
EV = 50% * 20 000 долларов США
EV = 10 000 долларов США (что указывает на то, что работы на сумму 10 000 долларов США выполнены в соответствии с планом проекта)

2. Планирование показателей производительности (соблюдение сроков)

Это количественные показатели, которые вы можете использовать для оценки эффективности и результативности управления расписанием в проекте. Эти метрики помогают рассчитать, выполняются ли задачи проекта в соответствии с запланированным графиком, выявить отклонения от графика и отслеживать прогресс в достижении контрольных точек и сроков проекта.

а) Отклонение от расписания (SV)

Отклонение от графика (SV) измеряет разницу между освоенной стоимостью (EV) и плановой стоимостью (PV) выполненных работ, указывая, опережают или отстают задачи от графика.

 Formula: SV = EV - PV

Пример: Предположим, что к определенной дате запланированная освоенная стоимость (EV) задачи проекта составит 8000 долларов США, но фактическая освоенная стоимость составляет 6000 долларов США. Плановая стоимость (PV) задачи составила 7000 долларов США. Отклонение от графика будет рассчитываться следующим образом:
Отклонение графика (SV) = EV – PV
СВ = 6000–7000 долларов США
SV = -1000 долларов США (отрицательное значение означает, что задача отстает от графика на 1000 долларов США)

б) Индекс производительности расписания (SPI)

Индекс эффективности графика (SPI) измеряет эффективность выполнения графика путем сравнения освоенного объема (EV) с плановым значением (PV).

 Formula: SPI = EV / PV

Пример : Продолжая предыдущий пример, давайте посчитаем:
Индекс эффективности расписания (SPI) = EV / PV
SPI = 6000 долларов США / 7000 долларов США
SPI ≈ 0,857 (SPI меньше 1 указывает на то, что задача отстает от графика)

в) Уровень достижения контрольных точек

Показатель достижения этапов измеряет процент этапов проекта, завершенных вовремя, по сравнению с общим количеством запланированных этапов.

 Formula: (Number of milestones achieved on time / Total number of planned milestones) * 100%

Пример : если в проекте 10 запланированных этапов и 7 из них завершены вовремя, коэффициент достижения этапов будет рассчитываться следующим образом:
Коэффициент достижения вехи = (7 / 10) * 100%
Коэффициент достижения контрольных точек = 70 % (что указывает на то, что 70 % контрольных точек были достигнуты вовремя)

3. Показатели управления качеством

Метрики управления качеством оценивают качество результатов, процессов и результатов проекта. Эти показатели помогают менеджерам проектов оценивать эффективность процессов обеспечения качества, определять области для улучшения и гарантировать, что цели проекта соответствуют высоким стандартам качества.

а) Плотность дефектов

Плотность дефектов измеряет количество дефектов, выявленных на единицу работы или продукта, что указывает на качество конечного результата.

 Formula: Defect Density = Number of defects / Size of deliverable (eg, lines of code, pages of documentation)

Пример : если программное приложение имеет 1000 строк кода и выявлено 50 дефектов, плотность дефектов будет рассчитываться следующим образом:
Плотность дефектов = 50 дефектов / 1000 строк кода.
Плотность дефектов = 0,05 дефектов на строку кода.

б) Оценка удовлетворенности клиентов (CSAT)

Оценка удовлетворенности клиентов (CSAT) оценивает уровень удовлетворенности заинтересованных сторон проекта, таких как клиенты, конечные пользователи или внутренние заинтересованные стороны.

 Formula: CSAT = (Number of satisfied respondents / Total number of respondents) * 100%

Пример : После завершения проекта среди клиентов проводится опрос, и 80 из 100 респондентов выражают удовлетворение результатами проекта. CSAT будет рассчитываться следующим образом:
CSAT = (80 удовлетворенных респондентов / общее количество респондентов 100) * 100%
КСАТ = 80%

в) Процент результатов, соответствующих стандартам качества.

Процент результатов, соответствующих стандартам качества, измеряет долю результатов проекта, которые соответствуют заранее определенным критериям или стандартам качества.

 Formula: (Number of deliverables meeting quality standards / Total number of deliverables) * 100%

Пример : если проект имеет 20 результатов, и 16 из них соответствуют установленным стандартам качества, процент результатов, соответствующих стандартам качества, будет рассчитываться следующим образом:
Процент результатов, соответствующих стандартам качества = (16 / 20) * 100%
Процент результатов, соответствующих стандартам качества = 80 %

4. Показатели использования ресурсов

Показатели использования ресурсов — это показатели, используемые для оценки того, насколько эффективно ресурсы используются в проекте. Эти показатели помогают менеджерам проектов понять, насколько эффективно ресурсы, такие как человеческий капитал, оборудование или средства, используются для достижения целей проекта.

5. Показатели управления рисками

Метрики управления рисками помогают оценивать и отслеживать эффективность процессов управления рисками в рамках проекта. Эти показатели дают представление об уровне подверженности рискам, успехе усилий по снижению рисков и общем профиле рисков проекта.

а) Подверженность риску

Подверженность риску количественно определяет потенциальное влияние выявленных рисков на цели проекта, учитывая как вероятность возникновения, так и серьезность воздействия.

 Formula: Risk Exposure = Probability of Occurrence * Impact Severity

б) Эффективность реагирования на риски

Эффективность реагирования на риски оценивает успех реализованных стратегий реагирования на риски в смягчении или контроле выявленных рисков.

 Formula: Risk Response Effectiveness = (Initial Risk Exposure - Residual Risk Exposure) / Initial Risk Exposure * 100%

в) Количество выявленных рисков по сравнению с решенными рисками

Количество выявленных рисков по сравнению с решенными рисками измеряет соотношение выявленных рисков, которые были эффективно устранены или смягчены, по сравнению с общим количеством выявленных рисков.

 Formula: Number of Resolved Risks / Total Number of Identified Risks * 100%

6. Показатели удовлетворенности заинтересованных сторон

Опрос вовлечения заинтересованных сторон проводится периодически. В этом методе заинтересованные стороны оценивают уровень своей вовлеченности по шкале от 1 до 5. Средний рейтинг всех заинтересованных сторон представляет собой Индекс взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Опрос проводится для оценки восприятия заинтересованными сторонами эффективности коммуникации в рамках проекта, при этом вопросы касаются ясности, своевременности и актуальности коммуникации. Средний балл дает оценку эффективности коммуникации.

Еще одним показателем заинтересованных сторон является анализ обратной связи с заинтересованными сторонами . Отзывы, полученные от заинтересованных сторон посредством опросов, интервью или форм обратной связи, классифицируются, анализируются и обобщаются для выявления общих тем, тенденций и практических идей для повышения удовлетворенности заинтересованных сторон.

Почему показатели проекта важны в вашей организации

Давайте поговорим о том, почему метрики проекта имеют значение в организации.

Содействие принятию обоснованных решений . Когда дело доходит до принятия решений, показатели проекта подобны вашему доверенному советнику. Они дают вам интересные и убедительные факты, которые помогут вам сделать осознанный выбор и направить ваши проекты в правильном направлении.

Мониторинг прогресса и производительности . Когда дело доходит до отслеживания того, как идут дела, показатели проекта помогают отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени, поэтому вы всегда знаете, где находитесь и что требует внимания.

Определение областей для улучшения . Показатели проекта также выявляют области, в которых вы можете добиться большего. Они определяют области для улучшения, будь то оптимизация процессов или точная настройка стратегий, чтобы вы могли постоянно улучшать свою игру.

Обеспечение эффективности ресурсов . Показатели проекта гарантируют разумное использование ресурсов. Следя за такими показателями, как использование ресурсов, вы можете оптимизировать ресурсы и избежать потерь.

Улучшение взаимодействия и удовлетворенности заинтересованных сторон . И последнее, но не менее важное: показатели проекта направлены на то, чтобы все были в курсе событий и были счастливы. Эффективно сообщая показатели производительности, вы можете завоевать доверие заинтересованных сторон и обеспечить их удовлетворенность на каждом этапе пути.

Читайте также: Советы по эффективному управлению проектами, которые помогут стать лучшим менеджером проектов

Разница между метриками проекта и KPI проекта

В то время как показатели проекта направлены на отслеживание различных переменных проекта и показателей эффективности, ключевые показатели эффективности проекта носят более стратегический характер. Ключевые показатели эффективности проекта предлагают общий обзор успеха проекта, напрямую связанный с целями организации и направляющий процесс принятия решений. Вот сравнительная таблица, показывающая ключевые различия между показателями проекта и ключевыми показателями эффективности проекта:

Как внедрить метрики успеха проекта для управления вашей командой

Включив показатели успеха проекта в свой подход к управлению командой, вы можете улучшить отслеживание производительности, улучшить процесс принятия решений и повысить вероятность достижения целей проекта. Давайте узнаем, как вы

1. Определите четкие цели проекта и ключевые факторы успеха.

Вам следует начать с определения четких целей проекта и определения важнейших факторов успеха. Это представляет собой дорожную карту для вашей команды, направляющую ее усилия к желаемым результатам. Например, если целью является запуск нового продукта, ключевые факторы успеха могут включать соблюдение сроков запуска, достижение определенного уровня проникновения на рынок и обеспечение удовлетворенности клиентов.

2. Выберите соответствующие показатели, соответствующие целям проекта.

Затем выберите соответствующие показатели, которые напрямую соответствуют целям и задачам проекта. Выбирайте индикаторы, которые точно измеряют прогресс и эффективность в областях, имеющих решающее значение для успеха проекта. Если одной из целей проекта является повышение удовлетворенности клиентов, соответствующие показатели могут включать показатель Net Promoter Score (NPS), уровень удержания клиентов и рейтинги отзывов клиентов.

3. Установите методы измерения и базовые уровни

Определив метрики, определите методы измерения и базовые показатели, чтобы обеспечить согласованность и точность. Определите, как каждая метрика будет измеряться, собираться и анализироваться на протяжении жизненного цикла проекта. Например, если вы отслеживаете затраты на проект, установите базовый бюджет и используйте такие инструменты, как программное обеспечение для управления проектами или электронные таблицы, для отслеживания фактических расходов по сравнению с бюджетом.

4. Используйте инструменты и системы отслеживания.

Используйте инструменты и системы отслеживания, чтобы оптимизировать процесс мониторинга и эффективно собирать соответствующие данные. Будь то программное обеспечение для управления проектами, электронные таблицы или специальные информационные панели, убедитесь, что у вас есть необходимые инструменты для эффективного отслеживания прогресса.

Рынок программного обеспечения для управления проектами не просто растет. Это процветает. По прогнозам, к 2030 году объем рынка достигнет ошеломляющих 15,08 миллиардов долларов . Это темп роста 10,68% с 2022 по 2030 год.

Исследование рынка Сиона

Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, такое как WP Project Manager, Asana или Trello, чтобы отслеживать ход проекта, задачи и этапы, позволяя членам команды обновлять свой прогресс в режиме реального времени.

5. Регулярно контролируйте и анализируйте

Регулярно отслеживайте и анализируйте показатели проекта, чтобы быть в курсе прогресса и выявлять любые отклонения от плана. Это позволяет вам своевременно предпринимать корректирующие действия, решать проблемы и использовать возможности для продолжения проекта.

Используйте WP Project Manager для простой интеграции показателей проекта

Если вы управляете веб-сайтом WordPress, WP Project Manager может стать вашим союзником в реализации показателей управления проектами для вашей организации. Этот плагин предлагает удобный интерфейс и мощные функции для оптимизации задач управления проектами, совместной работы и общения внутри вашей команды.

С помощью WP Project Manager Pro вы можете легко организовывать проекты, назначать задачи, отслеживать прогресс и общаться с членами команды — и все это с панели управления WordPress. WP Project Manager предоставляет важные функции для эффективной реализации показателей проекта:

• Управление задачами : создавайте и назначайте задачи членам команды, устанавливайте сроки и отслеживайте ход выполнения задач.
• Вехи : установите вехи проекта, чтобы отслеживать ключевые достижения и отслеживать ход проекта.
• Учет времени: отслеживайте время, потраченное на задачи и проекты, для измерения производительности и использования ресурсов.
• Диаграммы Ганта . Визуализируйте сроки проекта, зависимости и ход выполнения задач с помощью интерактивных диаграмм Ганта.
• Канбан-доска: Канбан-доска позволяет визуализировать задачи в виде карточек, расположенных в столбцах, представляющих различные этапы рабочего процесса (например, «Сделать», «В процессе», «Готово»).
• Отчетность и аналитика : создавайте отчеты и аналитику для мониторинга эффективности проекта, выявления тенденций и принятия решений на основе данных.
• Панель мониторинга : здесь вы можете получить краткий обзор хода проекта, предстоящих сроков и назначений задач. Панель мониторинга предоставляет краткую информацию, позволяющую держать вас в курсе состояния ваших проектов.

Независимо от того, управляете ли вы небольшими проектами или крупномасштабными инициативами, WP Project Manager масштабируется в соответствии с вашими потребностями. Используя этот инструмент, вы можете легко интегрировать показатели проекта на свой веб-сайт WordPress, оптимизировать рабочие процессы управления проектами и добиться успеха проекта.

Применяйте эффективные показатели проекта для обеспечения успеха

Когда мы подходим к завершению нашего исследования показателей управления проектами, становится очевидным, что эти количественные показатели служат бесценными инструментами для любого менеджера проекта. Эти показатели проекта, от отслеживания прогресса до управления рисками и удовлетворенности заинтересованных сторон, помогают уверенно преодолевать сложности управления проектами.

Важно не только понимать их значение, но и эффективно применять их в своих проектах. Итак, ваша очередь воспользоваться мощью показателей управления проектами и позволить им направить вас к месту назначения. Если в вашем распоряжении правильные показатели, успех — это не просто возможность, это уверенность.