7 стратегий управления проектами, чтобы опередить игру (кейсы + инструмент)

Стратегии управления проектами заключаются в том, чтобы иметь кристально четкий план того, как вы будете завершать свой проект. Современное управление проектами в значительной степени зависит от цифровых платформ и методологий. Но важность и главная цель всегда были одними и теми же на протяжении сотен лет. То есть завершить проект наилучшим образом, с наименьшими затратами и в кратчайшие сроки.

Как сказал великий Аристотель тысячи лет назад:

Во-первых, иметь определенный, ясный практический идеал; цель, задача. Во-вторых, иметь необходимые средства для достижения своих целей; мудрость, деньги, материалы и методы. В-третьих, приспособьте все свои средства к этой цели.

Со временем важность организованного управления проектами только возрастала. Для конкретных нужд у нас есть много методологий управления проектами, которые мы практикуем в настоящее время. С помощью этих передовых методологий и правильных стратегий вы сможете завершить проект наиболее эффективным способом.

В этой статье мы покажем вам 7 стратегий управления проектами, которые гарантируют, что вам не придется тратить больше времени, усилий или ресурсов, чем вам нужно. Но сначала давайте получим четкое представление о современном управлении проектами.

Почему управление проектами важно для вашей организации

Управление проектом — это комбинированный план и процесс достижения конкретных целей проекта путем наиболее оптимального использования рабочей силы, ресурсов, времени и инструментов.

Современное управление проектами состоит из набора методологий управления проектами, которые могут обеспечить предсказуемые, воспроизводимые результаты. Методологии и стратегии, которым мы следуем в наши дни, очень аналитические и решительные.

Тем не менее, исследования показывают, что только 23% компаний используют стандартизированные системы управления проектами, такие как водопад и agile.

В наше время те, кто еще не освоил стратегическое планирование проекта, редко могут добиться успеха в проекте. Так почему же мы придаем такое большое значение стратегическому планированию для эффективного управления проектами? Давайте знакомиться.

Почему стратегическое планирование имеет решающее значение для управления проектами

Правильные стратегии управления проектами — вот что делает проект успешным. На самом деле, по данным PMI, организации, которые недооценивают управление проектами, на 50 % чаще терпят неудачу в своих проектах. И даже когда у проекта есть система управления, он все равно может потерпеть неудачу из-за неправильной стратегии. Просто взгляните на опрос ниже.

Во всех организациях 11,4% всех ресурсов тратятся впустую из-за некачественных процессов управления проектами. Опросы показывают, что организации, которые не могут должным образом интегрировать управление проектами в свои стратегии, столкнутся с тем, что число прямых провалов их проектов увеличится в 2/3 раза.

Однако не только стратегическое планирование делает ваш проект успешным, но и помогает сэкономить много денег и ресурсов. Фактически, организации, использующие проверенные методы управления проектами, тратят в 28 раз меньше денег, чем их коллеги, не применяющие методы управления проектами. (ИТ-директор, 2019 г.)

В мире, где 27 % проектов превышают бюджет, деньги, которые вы можете сэкономить благодаря стратегическому планированию управления проектами, поистине экстраординарны.

7 стратегий управления проектами для успешного проекта

Существует множество стратегий управления проектами, которым вы можете следовать для успешного проекта. Из них мы сосредоточимся на ключевых стратегиях, которые больше всего влияют на успех проекта.

Давайте рассмотрим ключевые стратегии, которым необходимо следовать для успешного завершения проекта.

1. Завершите детали проекта до начала проекта

Еще до того, как вы начнете работать над своим проектом, вам необходимо уточнить детали проекта. Четкий план того, чего вы пытаетесь достичь, поможет вам завершить проект наилучшим образом.

Роли и обязанности. В подробном плане проекта должны быть указаны различные роли персонала, который будет работать над проектом, а также их обязанности. Это делает рабочий процесс организованным и помогает избежать задержек.

Структура разбивки работ. Структура разбивки работ помогает разделить большой проект на небольшие и управляемые задачи. Это также поможет разбить задачи для сотрудников, зависимость и поток работы.

Вехи: план должен также включать вехи, которые помогут проекту двигаться в правильном направлении. Вехи отлично подходят для отслеживания хода работы. Особенно для отслеживания небольшого куска работ, которые вы разделите с помощью структуры распределения работ.

Установка результатов и сроков: вам также нужно будет определить результаты и сроки, прежде чем начинать проект, чтобы уложить проект в установленные сроки.

Окончательная проработка деталей проекта не означает, что проект не нуждается или не будет нуждаться в каких-либо модификациях. На самом деле, сегодня, как никогда ранее, управление проектами является более итеративным, чем когда-либо. Вот почему такие методологии, как Agile, быстро набирают популярность. Составление четкого плана проекта перед его началом вас не обяжет. Скорее это заставит вас и ваших сотрудников приспособиться к внезапной смене планов. Это также сохранит стабильность проекта и сроки выполнения.

2. Решите, какую методологию использовать

Если вы не знакомы с термином «методология управления проектами» или с различными типами существующих методологий, вот простое определение. Методология управления проектами — это набор принципов и практик, которые могут помочь вам организовать управление проектами для получения оптимальных результатов. Ни один проект не похож на другой на 100%, поэтому рабочий процесс для двух проектов тоже неодинаков.

Существует несколько методологий управления проектами, которые наиболее широко используются. Среди них вы должны выбрать тот, который больше всего подходит для вашего проекта.

Ниже приведены некоторые из наиболее популярных методологий управления проектами, которые часто использует руководитель проекта.

Методология водопада: водопад — это традиционный способ управления проектами. Методология водопада имени была введена из-за линейного и последовательного подхода этой модели. Прежде чем приступить к следующему этапу проекта, необходимо завершить предыдущий.

Методология водопада в основном подходит для проектов, которые имеют четкий результат или цель. У него также нет никаких возможностей для итерации или изменения плана по ходу дела. Хорошим примером таких проектов могут быть проекты компаний-производителей автомобилей. У этих проектов обычно практически нет шансов на изменения в процессе.

Agile-методология: Agile — еще одна популярная методология, получившая распространение в 2001-х годах. На самом деле его появление восходит к 1990-м годам. Это результат растущей потребности в новом способе управления проектами, более адаптивном к изменениям. Методология Agile фокусируется на коротких периодах работы с непрерывным тестированием, оценкой и адаптацией на протяжении всего процесса. Таким образом, конечные продукты, которые выходят, часто не полностью совпадают с запланированными.

Поскольку гибкая методология ориентирована на быстроту, конечный продукт можно развернуть на ранней стадии. Однако затем он проходит дальнейшую оценку и итерацию, чтобы стать законченным продуктом без проблем/ошибок. Популярность и признание гибких методологий позже способствовали росту других новых методологий. Эти методологии включают Scrum, Kanban и другие. Agile сам по себе отлично подходит для цифровых продуктов, где окончательные результаты могут позволить себе отклонения от первоначального плана.

На самом деле, 80% директоров по маркетингу заметили повышение продуктивности команды с помощью Agile. Компании, внедрившие Agile, также продемонстрировали 60-процентный рост выручки и прибыли.

Методология Scrum: Scrum является своего рода адаптацией гибкой методологии. Методология Scrum разбивает всю продолжительность проекта на короткие периоды или циклы, также известные как «спринты». Спринты обычно длятся одну-две недели.

В Scrum обычно есть скрам-мастера , которые руководят небольшими командами, работающими над частями проектов одновременно. Это отличается от последовательного выполнения задач в методологии водопада. Имейте в виду, что роли скрам-мастера не похожи на менеджеров проектов.

Методология Канбан: Канбан также является основой гибкого управления проектами. Это происходит из японской обрабатывающей промышленности. Канбан-методология — это структура, в которой все задачи визуально представлены в виде столбцов на канбан-доске. Канбан дает общий визуальный обзор каждой задачи проекта в любое время.

Таким образом, можно узнать, почему есть задержка в части проекта.

Гибридная методология: и водопад, и agile (включая его фреймворки или модифицированные версии) имеют свои недостатки. Методология водопада требует много времени, прежде чем вы увидите результат. Это не очень хорошо для быстро меняющегося рынка, где конкуренты хорошо подобраны и постоянно конкурируют друг с другом. С другой стороны, Agile подвержен расползанию масштаба и постоянным итерациям. Это мешает покупателям привыкнуть к продукту. Что на самом деле ухудшает пользовательский опыт. Таким образом, многие менеджеры проектов теперь делают хорошие заметки как по водопадным, так и по гибким методам. В настоящее время все больше и больше продакт-менеджеров внедряют что-то вроде гибрида agile-водопада.

Вот что мы нашли в манифесте гибридной методологии:

Гибридное управление проектами сочетает в себе формальные и гибкие методы для создания нового метода управления проектами. Гибрид использует тщательность Work Breakdown Structure (WBS) с преимуществами скорости и бережливости Agile для нового метода управления проектами, который является одновременно подробным и быстрым.

Помимо этих популярных методологий, существуют и другие модели, которые используются многими. Очень важно идеально подобрать подходящую методологию, так как от этого будет зависеть, насколько быстро и эффективно вы сможете выполнить проект.

3. Сформируйте правильную команду для проекта

Ни один проект не может быть успешным без подходящего персонала для решения каждой отдельной задачи. Каждый из ваших сотрудников должен соответствовать той ответственности, которую вы хотите, чтобы он взял на себя. У человека может быть огромный опыт, но если он не подходит для роли и ответственности, он не должен принимать участие в проекте.

Важно не создавать команду с пересекающимися качествами, так как они могут только затянуть проект и задержать его. Вот почему команды тоже должны быть маленькими

Кроме того, ваша команда должна иметь четкую иерархию и правильное распределение задач для каждого из сотрудников, чтобы воспользоваться преимуществами отличной команды, которую вы нанимаете.

4. Настройте четкую коммуникацию между отделами и персоналом

Коммуникация является серьезным препятствием для большинства проектов. Вот почему эффективный план коммуникаций должен быть очень важной частью вашей стратегии управления проектами.

80% сотрудников тратят половину своей рабочей недели на «переделки», вызванные плохой коммуникацией

Каптерра

Если вам интересно, что мы подразумеваем под планом коммуникации, он включает в себя назначенный канал связи, заранее запланированное время встреч и тому подобное.

Настройка каналов связи. У каждой команды должен быть внутренний канал связи. Для связи между проектом есть несколько каналов, которыми вы можете воспользоваться. Slack, Microsoft Teams — два самых популярных способа общения для проекта или рабочего места.

Запланированная встреча: для каждого проекта должно быть запланировано назначенное время встречи, еженедельно или раз в две недели. Это поможет руководителю проекта следить за ходом проекта. Эти встречи также полезны для решения любых проблем, с которыми могут столкнуться члены команды. Кроме того, встречи также прояснят направление проекта и помогут решить, требует ли он какой-либо итерации или нет.

5. Избегайте больших изменений (Scope Creek) во время проекта

Хотя в современных методологиях проектов большое внимание уделяется повторению плана проекта, рекомендуется не вносить больших изменений. Неправильно вносить как можно больше изменений. Потому что в этом случае конечный продукт не будет похож на задуманный проект.

В терминах управления проектами, когда в объем проекта вносятся неограниченные изменения без какой-либо процедуры контроля, это называется ручьем объема. Объем ручья влияет на график проекта, бюджет, затраты, распределение ресурсов, что не является хорошей новостью для руководителя проекта с установленными ресурсами и временем. Расползание масштаба, вероятно, является одним из наиболее распространенных рисков управления проектами, с которым часто сталкиваются менеджеры проектов.

Расползание объема происходит, когда после запуска проекта добавляются новые запросы на итерацию проекта. Однако по мере того, как изменения вносятся в ходе проекта, часто они не рассматриваются должным образом. Следовательно, это заставляет команду выполнять больше задач, чем планировалось, назначать больше результатов и этапов с теми же ресурсами, что и раньше, в те же сроки.

6. Оцените проект после завершения

У каждого проекта есть цель, которая должна быть достигнута в рамках проекта. Оценивая свой проект после его завершения, вы можете обнаружить, есть ли какие-либо проблемы или различия с первоначальными целями проекта. И только после оценки можно сказать, что проект готов .

Вот почему мы так высоко ценим оценку проектов. Во время окончательной оценки следует внимательно следить за следующими вещами:

Сравните это с прототипом: создаете ли вы прототип (цифровой или физический) того, как проект должен выглядеть, когда вы его закончите? Вам следует. А после завершения проекта сравните его с прототипом.

Запустите тестирование вопросов и ответов: тестирование обеспечения качества является обязательным, независимо от того, является ли продукт программным или аппаратным. После завершения проекта следует проводить сквозной процесс тестирования вопросов и ответов, чтобы не возникало проблем при передаче проекта стороне клиента/заказчика/пользователя.

Запуск UAT: User Acceptance Testing или UAT позволяет менеджеру проекта узнать, что пользователи думают о продукте. UAT-тестирование позволяет менеджеру проекта найти возможности для улучшения, чтобы сделать продукт более удобным для пользователя.

В целом, оценка проекта дает четкое представление о том, что в проекте прошло хорошо, а что можно было бы сделать лучше. Выводы помогут улучшить как текущий проект, так и проекты, которые появятся в будущем.

7. Используйте качественный инструмент управления проектами для достижения оптимального результата

Последняя стратегия, о которой мы хотим поговорить сегодня, — это использование хорошего инструмента управления проектами. Использование выделенного проекта может облегчить жизнь руководителя проекта, помогая поддерживать проект на пути к успеху.

Менеджеры проектов значительно упрощают планирование и планирование задач. Они также позволяют сотрудникам получать доступ к необходимой им информации и ограничивают доступ к той, которая им не нужна. Инструменты управления проектами также известны тем, что повышают производительность при одновременном снижении бюджета проекта.

Выбирая правильные инструменты управления проектами, вы должны иметь в виду следующее:

• Функции, которые вам нужны
• Хотите ли вы автономный или онлайн-инструмент управления проектами
• Если вам нужен инструмент, который взимает фиксированную сумму или за пользователя
• Ваш бюджет

Только после рассмотрения всех вышеперечисленных факторов вы сможете выбрать инструмент, который лучше всего подходит для вашего проекта. Конечно, вы можете получить дорогостоящий звездный инструмент. Но если у вас малый или средний бизнес, вам нужен доступный инструмент управления проектами, в котором есть все функции, необходимые для успешного проекта.

Чтобы сделать ваш проект успешным, воспользуйтесь помощью WP Project Manager, доступного инструмента управления проектами, который идеально подходит для малого и среднего бизнеса. В следующей части статьи давайте рассмотрим плагин и почему мы рекомендуем вам его использовать.

WP Project Manager: упрощение управления и реализации проектов

WP Project Manager — это доступный инструмент управления проектами с открытым исходным кодом, основанный на WordPress. Это помогает эффективно реализовывать стратегии управления проектами. Инструмент предлагает несколько интересных функций и возможностей, которые помогут сделать проект успешным. Основные преимущества использования WP Project Manager заключаются в следующем:

Неограниченное количество пользователей и проектов. Большинство инструментов управления проектами взимают плату за каждого пользователя и ограничивают количество проектов и задач, которые вы можете создать. Однако с WP Project Manager единственным ограничением является небо. Вы можете создавать буквально неограниченное количество проектов, задач и добавлять неограниченное количество членов команды.

Диаграмма Ганта: Диаграмма Ганта позволяет организовать иерархию проекта, позволяя назначать зависимости между различными задачами и подзадачами. Это позволяет увидеть причину задержки выполнения задачи в визуальном представлении в любой момент времени.

Канбан-доска. Канбан-доске придается большое значение для управления проектами, даже если вы на самом деле не следуете Канбан-методологии . С помощью управления задачами в стиле доски вы можете создавать задачи, перетаскивать их между разными досками, позволяя членам вашей команды работать более эффективно.

Управляйте возможностями команды и ролями участников: с помощью WP Project Manager вы можете настраивать разрешения и назначать определенные роли для участников по мере необходимости. Вы также можете легко добавлять в проект внешних участников.

Диспетчер файлов и документов: в WP Project Manager также есть менеджер файлов и документов для хранения всех файлов проекта. Вы также можете перейти к связанным сообщениям, спискам задач или задачам из раздела файлов.

Персональная панель управления для всех пользователей: WP Project Manager предлагает специальную панель управления для каждого члена команды, где они могут видеть свои назначенные и выполненные задачи, а также другие отчеты.

Обзорная панель: чтобы получить общий отчет о проекте, WP Project Manager имеет функцию обзорной панели. Оттуда вы можете получить общее представление обо всех текущих проектах, прогрессе и командах. Здесь вы также можете создавать проекты, добавлять, редактировать членов команды, роли пользователей и другие задачи.

Рассмотрев все, не нужно много времени, чтобы понять, что WP Project Manager — отличный инструмент для управления проектами. Вы можете быть еще более убеждены, узнав цену инструмента, которая абсолютно доступна.

Персональный план WP Project Manager начинается с 79 долларов, а профессиональный и бизнес-план — со 149 и 249 долларов соответственно.

Успешный проект — это всего лишь отличная стратегия

Надлежащие стратегии управления проектами могут изменить правила игры для успеха проекта. Слишком много замечательных проектов потерпели неудачу из-за отсутствия четкой стратегии, и ваш проект не должен быть следующим.

В этой статье мы поделились четкими пошаговыми стратегиями управления проектами, которые помогут вам реализовать успешный проект. Стратегии включают в себя все, от методологии до того, как вы должны формировать свое время для достижения успеха. В конце концов, мы также поделились отличным инструментом, который может помочь вам в управлении вашим проектом.

У вас есть вопросы или опыт, которым вы хотели бы поделиться? Не стесняйтесь комментировать ниже.