Удаленный коворкинг: секрет эффективного удаленного сотрудничества

В последнее время появилось много материалов о том, как работать из дома, и несколько полезных советов для людей, которым предстоит первая или две недели удаленной работы. С самого начала Ellipsis была полностью удаленной, поэтому, хотя большая часть нашей команды сейчас «заперта», мы можем продолжать работать в обычном режиме.

Удаленная работа тяжела, и за эти годы мы создали ряд систем, помогающих нам работать эффективно. Я действительно думаю, что удаленная работа лучше, когда она сделана хорошо , но это важное предостережение. Вам действительно нужно адаптироваться к работе в офисе, и если вы не создадите системы, которые помогут вам в этом, вы вполне можете получить плохой опыт в течение следующих нескольких недель, а затем отбросить его.

Это было бы позором, поскольку удаленная работа имеет огромные преимущества: больше гибкости, более счастливые члены команды и возможность нанимать и удерживать самых лучших людей — вот некоторые хорошие примеры.

Этот пост об одной идее, которую вы можете довольно легко скопировать: удаленный коворкинг . Мы начнем с рассмотрения проблемы, которую мы решаем, а затем того, как мы это делаем. Все это очень действенно, и я написал это так, чтобы вы могли легко скопировать и внедрить его самостоятельно.

Проблема: совместная работа сложнее при удаленной работе

Одним из больших преимуществ личного общения по сравнению с удаленным является то, что совместная работа намного проще. Такие офисы, как многомиллиардный Apple Park Apple , спроектированы таким образом, чтобы максимизировать вероятность случайных встреч с коллегами, с надеждой на то, что эти случайные встречи приведут к сотрудничеству.

Есть некоторые исследования, подтверждающие это. Исследование Массачусетского технологического института показало:

«Физическая близость увеличивает совместную активность среди академических ученых… исследование показывает, что междисциплинарное и межведомственное сотрудничество подпитывается базовым личным взаимодействием в общих пространствах».

Это имеет смысл, и это способствует тому, что совместная работа является областью, где удаленная работа слабее. Решение состоит в том, чтобы воспроизвести эти преимущества в условиях удаленной работы .

Предупреждение заключается в том, что некоторые офисы с полностью открытой планировкой, такие как Apple, могут нанести ущерб общему объему производства, как отмечает Кэл Ньюпорт:

Разработчик Facebook утверждает, что офис [открытой планировки] редко бывает заполнен более чем на треть, поскольку люди научились оставаться дома, если хотят создать что-то серьезное… Предлагая личные кабинеты и непрерывное время для концентрации, возможно, это одно из самых ценных преимуществ, которые вы можете предложить. разработчиков в наш связанный век.

Однако общая точка зрения остается неизменной, и Кэл продолжает утверждать, что офисы с дверями лучше, чем просто удаленная работа. Находясь в одном и том же месте, совместная работа становится проще, а при удаленной работе вам нужно выйти и создать пространство для этого сотрудничества.

Вот так мы придумали наш удаленный коворкинг.

Как проходит удаленный коворкинг?

Предпосылка проста: вы планируете день специально для совместной работы с вашей командой. Вы получаете это в календаре каждого, и они блокируют время. Мы находим, что один раз в месяц — это хорошая частота, но вы можете делать это раз в две недели или в более короткой версии еженедельно.

Тогда вы работаете вместе! Делим день на несколько частей:

• Общее обновление команды и сессия ответов на вопросы, которую я представляю. Это отталкивает нас.
• Совместная работа всей команды . Как правило, у нас есть несколько пунктов, которые должна пройти вся команда. Даже если вам там не нужны все, это половина дела: вы предоставляете возможность для более случайного сотрудничества и идей, которые вы получаете в офисе.
• Коворкинг в малых группах . Иногда имеет смысл разбиться на небольшие группы или один на один. Коворкинг — это специально запланированная возможность сделать это.
• Книжный клуб ! Мы завершаем день нашим ежемесячным книжным клубом! Мы по очереди выбираем книгу (реально главу или две), подкаст или статью, все читаем/слушаем ее заранее, а затем обсуждаем идеи в течение часа или около того.

Эта структура работает довольно хорошо. Мы планируем время начала и окончания, но не то, сколько времени должно занять каждое действие; иногда есть что обсудить, а вы пытаетесь поощрять обсуждение! Мы также обязательно делаем много перерывов. Поскольку мы находимся в разных часовых поясах, кому-то нужен обед, а кто-то хочет перекусить.

Вы захотите настроить структуру в зависимости от того, что вы делаете и какие проблемы вам нужно решить. Мы маркетинговое агентство, и этот формат, вероятно, подходит для аналогичных установок, но команды разработчиков или разработчиков захотят использовать свой собственный формат. Нам потребовалось некоторое время, чтобы найти надежно работающую структуру, так что экспериментируйте.

Большинство наших внутренних совещаний проходят только по аудио, но на этом мы всегда делаем видеозвонки. Я обычно нахожу видеозвонки плохим опытом и малой пользой, когда вы уже разговаривали с кем-то с помощью видео, но с группой это работает. Мы пробовали практически все видеоплатформы — Zoom, Skype и т. д. — но использовали Hangouts Meet. Соединения всегда надежны, ничего не нужно устанавливать, и это просто работает.

В этом пространстве есть несколько интересных инноваций, в том числе RemoteHQ, который записывает стенограммы ваших встреч в реальном времени и позволяет вам добавлять общий браузер и заметки, но, к сожалению, это было недостаточно надежно. Найдите любой инструмент, который вы хотите использовать, а затем используйте его каждый раз. Нет ничего хуже, чем начинать каждую встречу с попытки найти ссылку или с пятиминутного «ты меня слышишь?».

Другие идеи удаленной работы, которые стоит попробовать

Удаленный совместный рабочий день — это один из способов воспроизвести то, что хорошо в личном общении. Вот еще три быстрых идеи, которые мы делаем:

1. Мы дополняем удаленную коворкинг личным командным ретритом три раза в год. Это огромные возможности для сотрудничества, и мы многое делаем на наших ретритах. Вы не можете делать все онлайн, и время от времени необходимо личное общение.
2. Ежемесячные «счастливые полчаса». Это отличная идея, которую я украл из этого поста. Вы получаете меньше возможностей для общего чата в удаленном режиме (мы используем Basecamp, а не Slack, поэтому, как правило, асинхронны, а не постоянно общаемся с чатом). Исправим это получасом на общий чат, раз в месяц! Мы пробовали еженедельно и раз в две недели, но, поскольку мы все находимся в разных часовых поясах, это не сработало для нас.
3. «Что происходит вне работы?» Наши еженедельные проверки сообщаются всей команде в начале недели, и один из вопросов, на который вам предлагается ответить, — «что происходит вне работы?» Обычно мы просто публикуем одно-два предложения, но это хороший способ узнать, чем занимаются люди.

Удаленный коворкинг легко попробовать

Удаленный совместный рабочий день очень легко попробовать, и я считаю, что это огромная помощь. Это помогает всем оставаться на связи, дает нам дату по умолчанию для выполнения сложных совместных задач, которые в противном случае были бы пропущены, и позволяет нам эффективно сотрудничать.

Это невероятно легко сделать, и я настоятельно рекомендую вам попробовать это в течение следующих нескольких недель. Никогда еще не было более важного времени для продолжения сотрудничества и инноваций! И это работает независимо от того, находитесь ли вы в любом случае удаленно, как мы, или работаете удаленно на временной основе.

Удачи! Пожалуйста, поделитесь своими мыслями или вопросами в комментариях ниже.